Word ノートを開いたら、すぐに入力を開始できます。入力したテキストは、既定ではレベル 1 のメモとして追加されます。returnキーを押すたびに、同じレベルの見出しを作成できます。見出しのレベルを 1 段階下げるには、tab キーを押します。レベルを 1 段階上げるには、shift キーを押しながら tab キーを押します。この方法で、キーボードだけを使用してメモをすばやく作成し、整理することができます。

見出しを階層構造にすると、1 段階上のレベルの見出しの横には下向きの三角形が表示されます。この三角形をクリックすると、その見出しよりも下の階層を開いたり閉じたりできます。メモを取り終わった下の階層を閉じておけば、他のメモを取る時の邪魔になりません。

Word ノートの最上部にある空白欄には、紙のノートのようにタイトルを入力できます。この欄には、メモのタイトルのほかに、作成者の名前や作成日時、更新日時を入力することもできます。

メモ作りの作業では、メモ アイテムを移動したり、構成を練り直したりして再編成できると便利です。ノート レイアウト表示では、簡単な方法でメモ アイテムを別のアイテムの前後に移動したり、レベルごとにインデントを設定したりできます。

メモ アイテムは、メモの横にあるハンドルを目的の場所にドラッグするだけで移動できます。ノート レイアウト表示は既存の表示モードであるアウトライン表示と似ていますが、アウトライン表示よりも洗練されたレイアウトで、メモ アイテムの配置を正確に確認できます。

ノート レイアウト表示では、長いメモを整理しやすいようにセクション形式になっています。セクションは、Word ノートの右端にタブとして表示されます。 [＋ (プラス) ] 記号が付いたタブをクリックすると、新しいセクションを作成できます。既定では、各セクションには番号が割り当てられますが、それぞれに見出しを付けることもできます。セクションに見出しを付けると、長期にわたって参加する連続講座の長い受講録などを整理するのに便利です。

長いメモの取り扱いには、語句の検索機能が重要です。メモの作成中には語句を頻繁に検索する必要があるため、ノート レイアウト表示の標準ツールバーには検索ボックスが用意されています。

ノート レイアウト表示の検索ボックスでは、角丸型のテキスト ボックスを採用しています。このスタイルは Apple の「Mail」、「iCal」、「iTunes」、「Address Book」でも採用されており、検索ボックスの標準形となりつつあります。

語句を検索するには、検索ボックスに語句を入力して return キーを押すだけです。長いメモでも目的の語句を簡単に見つけられるように、ノート レイアウト表示では検索されたすべての語句が強調表示されます。書類に複数のセクションがある場合は、検索対象の語句が含まれるセクションの見出しが強調表示されるので、見落とす心配もありません。

さらに確実な忘備録として、Word ノートのメモ アイテムから Entourage の仕事を作成することができます。Entourage の仕事を作成すれば、期日を設定したり、その仕事をプロジェクトに組み込んだり、作業を依頼する担当者に電子メールで伝えたりできるため、ノート フラグよりも機能的です。

Entourage の仕事を作成するには、メモ アイテム内にカーソルを置き、設定パレットの [ノート フラグ] パネルにある [Entourage に仕事を作成] ボタンをクリックします。

Entourage の仕事を作成すると、Word ノートのメモ アイテムと Entourage の仕事一覧の間には、ダイナミック リンクが確立されます。このため、仕事完了のマークを付けるなど、一方のアプリケーションで仕事に変更を加えると、もう一方のアプリケーションの情報も自動的に更新されます。両方のアプリケーションに同じ情報を 2 回も入力する必要はなく、また、メモ アイテムと仕事一覧の内容がずれることもなくなりました。