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これで仕事も 10 倍速!? - Outlook 2007 便利技 20 選 | スマート ビジネス センター マイクロソフト - MSBC
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「Outlook 2007 便利技 20 選」今日から変わる!ソフトウェア使いこなし術

日々のビジネスには欠かせない Microsoft Office Outlook 2007。
でもまだまだ使っていなかったり、知らなかった機能もあるのでは?
今回ご紹介するテクニックでもっと便利に Outlook 2007 を使いこなしましょう!
1 大切なメールを見落とさない「送受信メールを色分けする」
2 ただの目印ではありません「フラグと分類の使い分け」
3 ほかの宛先を隠して送信したい「BCC で送信する」
4 いちいちコピー アンド ペーストしなおすのは大変…「テキスト形式のメールで長いURL が切れないようにする
5 定型テキストは前もって登録しておこう「署名の設定方法と便利な使い方

便利 1 : 大切なメールを見落とさない「送受信メールを色分けする」

Outlook 2007 では特定の条件に従って送受信メールを色分けすることができます。色分けすることで、目的のメールを素早く探し出せるようになります。ここでは受信トレイのメールを差出人によって色分けしてみましょう。

スクリーン ショット 1

1 色分けしたい差出人からのメールを選択した状態で、[ツール] → [整理] を開きます。
[ツール] ボタンの位置

2 [色分けする] タブを開き、条件を選択し、色を選んだら[色を適用] をクリックします。

ヒント
特定の人を色分けしたときに、選んでいないはずの人まで同じ色になってしまうことがあります。これは条件となる差出人の名前の中に「, (カンマ)」が入っている場合、複数条件とみなされてしまうためです。

例:ヤマダタロウ (sample co.,ltd) さん を色分けしたら、サトウハナコ (sample co.,ltd) も同じ色になってしまった

この場合、co.,ltd 部分にカンマがあるため、ltd を含むすべてのアドレスが対象になってしまっています。
この場合は一度右上の [自動書式] から該当の 設定を削除し、再度設定を行なう際に、co., ltd を co ltd などにしてから [色を適用] してみてください。

便利 2 : ただの目印ではありません「フラグと分類の使い分け」

「フラグ」と「分類」はどちらもメールの目印として利用できる機能です。フラグは案件を忘れないようにするメモがわりに、分類は "同僚からのメール" や "取引先ごと" など、メールを任意のグループ分けをするために使うと便利です。

スクリーン ショット 2

●フラグを使う

1 受信トレイ上で、フラグを設定したいメールの一番右にある フラグ フィールド 部分を右クリックし、設定したいフラグを選択してクリックします。

2 フラグを設定したメールは、ToDo バーの「仕事リスト」として表示されます。

●分類を使う

1 フラグ同様にメールを右クリックし、 分類項目 フィールド から設定したい分類項目を選択してクリックします。

2 選択メールの右側「分類項目」を見ると色がついています。表示フィールド「分類項目」をクリックすると、分類項目でソートすることができます。

3 [アクション] → [分類] → [すべての分類項目] を選択すると、分類項目ごとに名前をつけたり、新しい分類を追加することができます。

ヒント
フラグはアラームを設定すればリマインダーとしても機能します。また「仕事」など、メール以外のアイテムにも設定することができます。分類は複数の分類色を同時に設定することが可能です。
こうしてフラグ付けや分類をおこなったアイテムは「 便利 17:検索フォルダを活用する 」にも利用できます。

便利 3 : ほかの宛先を隠して送信したい「BCC で送信する」

あるメールを多人数に送りたいとき、受信者同士の面識がなかったり、不特定多数の場合などにはプライバシーを尊重するためにも「BCC (Blind Carbon Copy)」機能を利用しましょう。BCC 送信されたメールを受け取った人は、自分以外の誰にメールが送信されたかを知る事はできません。

スクリーン ショット 3

1 新規作成や返信など、メールの作成時に [オプション] タブを選択し、「フィールド」にある [BCC の表示] をクリックします。

2 BCC 欄に送信先アドレスを入力して、[送信] をクリックします。

3 BCC 送信されたメールを受信しても、他の送信先は表示されていません。

便利 4 : いちいちコピー アンド ペーストしなおすのは大変…「テキスト形式のメールで長いURL が切れないようにする

テキスト形式でメールを送信する際に長い URL を貼り付けた場合など、送受信の環境に設定によっては、メールで改行が入ってしまい、リンクが切れてしまうことがあります。これを回避する設定をご紹介しましょう。

スクリーン ショット 4

1 [ツール] → [オプション] をクリックします。

2 [メール形式] タブから [インターネット メール形式] を選択します。

3 「インターネットメール形式」ダイアログが表示されるので、[テキスト形式オプション] の [自動的に文字列を折り返す] に任意の値を入力します (最大値は 132 文字)。

4 受信メールで、改行されずに URL が表示されました。

ヒント
なぜ初期設定では 76 文字の制限に?
かつてコンピュータのオペレーティング システム (OS) が MS-DOS といった Windows 以前の時代では、画面のサイズが決まっており、1 行の最大文字数は 80 文字まででした。そのとき、メールの返信などのために数文字の余裕を残した最大数ということで 76 文字で改行を行なうシステムが多かったことに起因しています。現在ではこうした制限のないシステムが大多数になっており、改行を設定せずとも多くの場合問題はありません。

便利 5 : 定型テキストは前もって登録しておこう「署名の設定方法と便利な使い方

署名とはメールの末尾に置く送信者のサインであり「シグネイチャ」とも呼ばれます。自分の名前だけでなく、連絡先や手がけているプロジェクトや URL などを記述しておくのが一般的ですが、毎回入力するのでは大変です。事前に署名を設定しておくようにしましょう。

スクリーン ショット 5

1 [ツール] → [オプション] をクリックします。

2. [メール形式] タブから [署名] をクリックし、「署名とひな形」ウィンドウを開きます。

3 [新規作成] をクリックし、名前を決めます。ここでは新規メール用の署名として、「新規用」とします。

4 「署名の編集」画面で自由に署名を編集します。なお、色や画像などは、メールが HTML 形式でないと利用できません。編集が終わったら [保存] をクリックします。

5 今度は返信用の署名を作成しましょう。新規用では住所や、連絡先などを細かく記述し、返信用では名前とメール アドレスだけなど簡素なものにしておくとよいでしょう。なお、署名の作成では下記のページも参考にしてください。
→「 魅力的な電子メール署名を作成する
※音声が再生されます。ご注意ください。

6 署名を作成するとメッセージ作成時に自動的に挿入する署名を選択できます。

ヒント
動的に挿入された署名の上で右クリックすると、署名を切り替えることが可能です。このとき空欄の署名を作っておけば、署名を削除することができます。また署名だけでなく、お客様へのご挨拶などの長文も署名を利用して登録しておくと便利です。

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