インディゴ株式会社 システム・インテグレーション事業部 ジェネラル・マネージャー 高橋 陽一 氏

インディゴ社では、Microsoft Office 2003 Editions の時代から、Office System の優れたドキュメント管理機能に注目し、企業の中で埋もれてしまいがちな文書情報を効率よく一元管理しながら、効果的に再利用できるシステムの開発に取り組んできた。その取り組みの経緯について、インディゴ社 システム・インテグレーション事業部 ジェネラル・マネージャの高橋陽一氏は、次のように話す。

「我々は、ドキュメントの生産性を向上させて、インフォメーション ワーカーの作業効率を改善するために DocuDyne を開発してきました」。

Microsoft Office Word 2003 に対応していた旧バージョンの DocuDyne には、3 つの特長的な機能があった。1 つが、Word 文書の新旧対照表による差分の平明な可視化。2 つ目が、Word 文書の意味に着目した検索機能。そして 3 つ目が、Word 文書の HTML 変換による Web ブラウザからの閲覧である。これらの機能が評価されて、DocuDyne の初期バージョンは Word 文書を頻繁に更新し、それらをすばやく全社公開することが必要な企業を中心に、積極的な導入が進められてきた。

「新バージョンの開発にあたり、我々は大規模なテスト マーケティングを行いました。その結果、業務で使われている文書の大半が、既存の情報の再利用、もしくは類似の内容によって構成されていることがわかりました。これは、文書作成時に、過去の情報資産からのコピー アンド ペーストが頻繁かつ無秩序に行われていることに原因があるのではないかと考えました。そこで、開発チームではこの問題を解決するために文章の部品化機能を検討していたのですが、その時にちょうど発表された Office Open XML 形式という新しいフォーマットを調査したところ、ビルディング ブロックやコンテンツ コントロールの機能を利用すればこの機能が実現できることがわかったのです」。と高橋氏は開発の経緯について振り返る。

インディゴ社の開発チームでは、DocuDyne の新バージョンを開発するにあたって、当初は引き続き Word ML での開発を検討していた。しかし、顧客のフィードバックを元に部品化の機能の必要性を感じていた時、ちょうど Office Open XML 形式がリリースされ Microsoft Office Word 2007 では XML の形式のフォーマットが標準フォーマットになるという情報を入手した。開発チームが早速新しいフォーマットの内容を調査したところ、これなら求めていた部品化の機能が実現できるのではないかという感触を得て、新バージョンの文書データの部品化の機能を開発することができたのである。

たとえば、保険約款や各種契約書の多くは、基本的には共通の条文や条項を組み合わせた文書構造になっており、新規書類作成時には、雛型となる文書からのコピー アンド ペーストでそれらを組み合わせて対応することが多い。しかし、このような運用では、雛形となるオリジナル文書の内容が変更されてしまうと、そこからコピー アンド ペーストで派生した、ペースト先の文書をすべて手作業で修正しなければならなくなってしまう。実際、契約書や約款などの文章ではこういった事態が頻繁に発生し、大きな手間とロスにつながっている。そうした時に、定型的な条文を部品化し、必要な部品を組み合わせる形で文書を作成できれば、個々の部品を修正するのみで、当該の部品を利用する全ての文書の内容更新を一元管理できるだけでなく、新規文書作成の時間が節約できる。そのため、文書データの部品化は必須の機能だと考えたのだ。

「Office Open XML 形式は、標準化されていることにより、非常に詳細な仕様が簡単に入手でき、開発がスムースに進みました」。と高橋氏は開発の成果についても語る。

「DocuDyne の新バージョンでは、文書データの部品化によって、生産性を向上するだけではなく、Office SharePoint Server 2007 と連携することによって、ドキュメントの監査証跡管理や閲覧制御など、コンプライアンスや内部統制に対応した機能も充実しました。そのため、企業の皆様により安心してご使用いただけます」。と高橋氏は言う。

新バージョンの DocuDyne では Office SharePoint Server 2007 との連携機能も併せ持っている。そのため、ユーザー認証やセキュリティ権限などを厳密に管理できるようになるだけではなく、さらに承認ワークフローを活用した文書管理や、監査証跡管理などの機能も強化され、Office SharePoint Server 2007 が持つエンタープライズ コンテンツ管理機能とシームレスな融合を果たしている。

新バージョンの DocuDyne は、Office Open XML 形式というフォーマットが持つ、ビルディング ブロックやコンテンツ コントロールの機能を活用することで文書の部品化管理を実現した。そのうえでさらに、Office SharePoint Server 2007 と連携して管理機能を強化した。Word 文書をマニュアルや仕様書といった、更新、管理が必要なドキュメントに活用している企業にとって、生産性向上やコンプライアンス対応に優れたソリューションに仕上がっている。

DocuDyne の各機能は Office SharePoint Server 2007 のユーザー インターフェイスに統合 画面は差分を可視化する「新旧対照表」機能のサンプル[拡大図]

DocuDyne に部品を登録する、あるいは部品を参照し組み立てを行う機能は Office Word 2007 のユーザー インターフェイスに統合 画面は部品を組み立てる「ドキュメント エディタ」機能のサンプル[拡大図]