Word はただ文字を入力するだけ、Excel は単純な表を作るだけ。せっかくいろいろな機能が用意されても、「使い方がよくわからないから……」と新しい機能を使うことに躊躇してはいませんか?

そこで最終回となる今回は、2007 Office system と Office 2003 のどちらが使い方を学びやすいかを比較してみます。新機能や、より使いやすく改善された機能をマスターして、ワンランク上の使い方を目指してみましょう。

「いろいろな新機能や便利なツールがあるというのは聞いたことがあるのだけど、実際にどうやって使ったり、どこからダウンロードしたりすれば良いの?」、Office の使い方に慣れていない人にとっては、"使いこなす" と言っても、具体的にどうやれば良いのか迷ってしまう場合もあることでしょう。

そこで、まずは 2007 Office system と Office 2003 のどちらが使いこなすための情報に簡単にアクセスできるかを比べてみました。

Word 2003 の場合は、[Word のヘルプ] 作業ウィンドウを表示すると ([ヘルプ]メニューの [Microsoft Office Word ヘルプ] をクリックまたは F1 キーを押す)、作業ウィンドウ中央部分に Microsoft Office に関する製品情報サイト「Microsoft Office Online」にアクセスするためのリンクが一覧表示される。一方、Word 2007 の場合、2007 Office systemがプレインストールされた PC であれば (プレインストール以外での導入方法は後述)、リボンに [活用しよう! ワード] タブが表示されているので、このタブからさまざまな情報にアクセスできる。Word 2003 の作業ウィンドウに表示されるリンクに比べると、「Office ナビ」のボタンは名称がわかりやすく、リンク先のコンテンツの種類も増えている。また、作業ウィンドウを表示しなくてよいので、Word 自体の作業スペースが狭くならないのもうれしいところだ。

「Microsoft Office Online」には、製品情報だけではなく、ヘルプや活用術、自己学習コンテンツ、テンプレートやアドオンなどのダウンロードなど、豊富な情報が掲載されています。しかし、役立つリソースが提供されていたとしても、知りたい情報、欲しい情報にたどり着けなければせっかくのリソースも意味がありません。 　

Office 2003 では、[ヘルプ] 作業ウィンドウで検索したり、Office Online 上で検索したりリンクをたどったりして情報にアクセスしていましたが、2007 Office system には、「Office ナビ」と呼ばれるアドインが用意され、Office Online の情報が一段と使いやすくなりました。

お使いのパソコンに Office ナビが導入されていると、リボンに [活用しよう! ○○] タブ (○○にはアプリケーション名が入ります) が表示されます。このタブには、2007 Office system の使い方についての疑問やより使いこなすためのテクニック、トレーニングなどにすばやくアクセスできるボタンが集められており、さまざまな情報に手軽にアクセスすることができるようになっています。ボタンに付けられている名前も具体的でわかりやすく、何をしたいときにどのボタンを押せば良いのかは一目瞭然です。

実際にどのようなボタンがレイアウトされているのかを見てみましょう。

この「Office ナビ」、パソコンに 2007 Office system がプレインストールされている場合は標準で導入済みとなっており、リボンにはじめから登録されています。一方、パッケージ版などを利用して 2007 Office system を自分でインストールした場合などは、以下の方法で無償インストールできます。 　

初心者はもちろんのこと、エキスパートにとっても、一度使うと手放せなくなる便利なツールですので、ぜひインストールしておきましょう。

「メニューのこの機能やあのボタンは、一体、どんなときに使えばいいの?」、「こういうことがしたいのだけど、具体的にどの機能を使えばいいの?」、そんなときに役立つのが「ヘルプ」です。では、ヘルプ機能が使いやすく、しかも充実しているのは、2007 Office system と Office 2003 のどちらなのでしょうか?

Office 2003 では、ボタンにマウス カーソルを合わせると、そのボタンの名称がポップアップ表示されたが、2007 Office system の場合は、ボタンの名称に加えて、簡単な機能の説明が表示されるようになった。何をするボタンなのか確認したいだけならヘルプを検索する必要がない。目次や検索などから Office Online に掲載されているヘルプも参照できるのは、Office 2003 も 2007 Office system も同様だが、Office 2003 のヘルプは [ヘルプ] 作業ウィンドウに検索結果や目次のリストを、詳細な内容は別ウィンドウにそれぞれ表示されていたのに対し、2007 Office system ではすべて別ウィンドウでヘルプが開くようになった。

Office 2003 のメニューには、マウスを使わずにアプリケーションを操作するためのショートカット キーが併記されていたが、2007 Office system のリボンではこの表示がなくなっており、画面デザイン的にはすっきりとシンプルになった。また、ショートカット キーを知りたいときは、Alt キーを 1 回押すと、タブごとに割り振られたショートカット キーがポップアップ表示され、この状態でショートカット キーを押してタブを選択すると、タブ内の各ボタンのショートカット キーが画面上にポップアップ表示される。キーボード操作中心で作業をする人の手助けになる工夫だ。

目の前の疑問、まさに今直面している課題、充実したヘルプ機能によって、これらにすぐに答えてくれるのも 2007 Office system の特徴です。

たとえば、リボンの各機能にマウス カーソルを合わせると、その機能の説明がポップアップ表示され、どんなときに使えば良いのかがすぐにわかります。Excel 2007 などでは、グラフの種類ごとに、どんな用途に適しているのかなども表示されますので、実践的な活用ができるでしょう。なお、Alt キーを押すと、タブやボタンにショートカット キーを示すアルファベットが表示されます。

一方、やりたいことから機能を探したり、機能のもっと詳しい使い方を調べたりしたいときは、ヘルプを検索してみると良いでしょう。2007 Office system のヘルプは情報量が増えたうえ、オンライン上の最新のヘルプ情報をキーワード検索することもできるようになっています。

このような充実したヘルプを活用すれば、2007 Office system をさらに快適に使いこなすことができるでしょう。

「機能の概要は何となくわかったが、できれば具体的な例を使って、実際の操作方法を教えてほしい……」。実は、2007 Office system には、そんなニーズに応えてくれるサービスも用意されています。どのようなサービスがあるのかを見てみましょう。

Office 2003 に引き続き、充実した内容が用意されている 2007 Office system のオンライン トレーニング (Office Online で公開中)。文章だけでなく、音声ガイドや映像を使ったデモ、これから初めて Office を使う人向けのコンテンツなどで自己学習ができる。

Office 2003 からの乗り換えに便利なコマンド リファレンス ガイド。実際の Office 2003 アプリケーションを操作するようにメニューをクリックすると、同様の機能を 2007 Office system のアプリケーションで利用するにはどうすれば良いかをポップアップ表示してくれる。Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Access に対応したガイドが用意されている。

Word 2003 の機能に対応する Word 2007 のコマンド リファレンス ガイド

Excel 2003 の機能に対応する Excel 2007 のコマンド リファレンス ガイド

PowerPoint 2003 の機能に対応する PowerPoint 2007 のコマンド リファレンス ガイド

Outlook 2003 の機能に対応する Outlook 2007 のコマンド リファレンス ガイド

Access 2003 のコマンドに対応する Access 2007 のコマンド

はじめて 2007 Office system を使う人向けの基本操作から、Outlook 2007 の魅力的な署名の作り方、背景や罫線を使った Word 2007 の文書の効果的な装飾といった実践的なテクニック、Excel 2007 のピボットテーブルの使い方などの脱初心者を目指した高度な機能の使い方まで、さまざまなトレーニングを画面と文字、さらに動画や音声を駆使して学習できるのが、Office Online で提供されている「トレーニング」のコンテンツです。

さまざまなトレーニングがアプリケーションごとに用意されているほか、Office 2003 の機能に対応した 2007 Office system の操作方法をインタラクティブに学習できるコマンド リファレンス ガイドを参照することなどもできますので、自分のペースや使い方に合わせて学習していくと良いでしょう。

目の前にそびえ立つ高い山にいきなり登れと言われても、それは無理な話だと誰もが思うことでしょう。

しかし、山頂へのルートが示され、そのための道具と有能なガイドが付き、さらにトレーニングまでも施してもらえるとなれば、どうでしょうか? いきなり山頂は無理でも、きっと一歩ずつ登ってみようかという気になるはずです。

2007 Office system では、ユーザーがはじめの一歩を踏みだすための丁寧なガイドから、日々の業務に役立つヘルプ、脱初心者を目指す人のための段階的なトレーニングまで、さまざまな方法で利用者をサポートしてくれます。また、今まで Office 2003 を使い込んできた利用者に向けた操作方法の違いをインタラクティブに教えてくれるトレーニングも用意され、乗り換えの際にも安心です。

本当の意味でビジネスの生産性を向上させるには、単に効率的なツールを用意するだけでなく、それをいかに使いこなすかが重要なポイントとなります。ビジネスの生産性を向上させるさまざまな新機能とそれを使いこなすための豊富なヘルプやトレーニングが用意されているという意味でも、2007 Office system を選ぶ意義は大きいと言えるでしょう。

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