まったく初めて使う人のための Project 2007 入門

プロジェクト計画にあった初期設定
Project 2007 は、起動してすぐに使い始めるのではなく、プロジェクト計画にあったシミュレーションができるように、タスクの種類やカレンダーの選択、プロジェクトの基点日の指定などを行ないます。これらの設定は、スケジュール計算を行なう上で重要な要素になるので計画前に設定しておきましょう。

作業に合わせて、ビューを使い分ける
Project 2007 には、作業に合わせてさまざまなビューが用意されており、上手に利用することで効率良く作業することができます。何の操作をしたいのか、何を表示したいのかによって、適切なビューに切り替えて活用しましょう。今回、タスクの入力や設定、リソース割り当てには [ガントチャート]、進捗状況の把握には [ガントチャート (進捗管理)]、リソースの登録、管理は [リソースシート]、リソースの負荷状況の確認に [リソース グラフ]、作業時間や実績報告に [タスク配分状況]　といったビューを利用しました。

タスクを設定する
プロジェクトを構成するのは、ひとつひとつの作業 (タスク) です。プロジェクトにどのようなタスクがあり、また階層構造になっているのか、どのような前後関係で進んでいくのかという情報は大変重要です。タスクの正しい階層構造や前後関係を設定していないとシミュレーション機能が正しく働かず、プロジェクト全体を見渡せなくなります。タスク情報を正しく理解しましょう。

リソースを登録、割り当てる
タスクを完了するためには作業担当者や機材といった要素 (リソース) が必要です。リソースのキャリア情報を把握し、どのタスクにどのリソースを割り当てるのが最善かを考慮することが大切です。Project 2003 では、[リソース シート] や [リソース グラフ] といったビューで簡単にリソース状況を知ることができ負荷状況を把握できます。上手に活用しましょう。

プロジェクトの再調整
大まかなプロジェクト計画が作成できたら、マイルストーンの期限は守れているか、タスクの前後関係は正しいか、リソースの割り当てに無理がないか確認します。全体の調整を行い実現可能な計画に仕上げて行きましょう。

基準計画の保存
プロジェクト計画がある程度出来あがったら必ず当初計画として保存します。基準計画は、実際のプロジェクトの進行に伴い、更新された情報をプロジェクト開始時の情報と比較するためのものです。計画が変更されたらそのつど、基準計画を保存し直します。

実績作業時間の入力
実施段階に移行したら、実績作業時間や残存作業時間、タスクの達成率などをこまめに報告しながら進捗状況を管理します。当初計画との差異が生じたらそのつど、それ以降の計画を見直して修正します。また、実績作業時間を入力しやすいように、[実績作業時間]、[基準作業時間]、[残存作業時間] などの必要なフィールドを表示しましょう。

現状のスケジュールを分析する
実施段階に移行したプロジェクトでは、常に計画がどのように進捗しているのか監視する必要があります。作業の実施に計画以上の時間がかかってしまったり、計画時には予測できなかった作業が発生したり、また作業担当者に問題が発生して計画通りに進まないなど必ず問題は生じます。計画に遅延が生じた場合、再計画を実施する必要があります。なぜスケジュールに遅れが生じてしまったのかその原因を把握し、現状にあったリカバリや再計画を行なう必要があります。常に現実可能なスケジューリングを意識しましょう。