Microsoft Word 以外のプログラムで読み取ることのできる汎用的なファイル フォーマット (.txt、.htm、.mht、.xml など) で文書を保存した場合、このトピックに記載されているような個人情報は、ファイルを開く権限を持つユーザーであれば容易に見ることができます。これを Word ファイル フォーマット (.doc または .dot) で保存することにより、ファイルを開く権限を持つユーザーでも容易には個人情報を特定できないようにすることが可能です。たとえば、文書に対する変更をパスワードで保護しておけば、そのパスワードを知っているユーザーだけが、文書の各要素に対する編集権限を持つユーザーは誰かを知ることができます。 この手順を使用すると、次の個人情報が文書から削除されます。 ファイルのプロパティ | 作成者、管理者、会社名、更新者。 | コメント | 作成者や校閲者が文書に追加するメモまたはコメント。文書内の余白の吹き出しか変更履歴ウィンドウに表示されます。)や変更履歴 (変更履歴 : 文書内容の削除、挿入などの編集を記録する機能。)に関連付けられている名前、日付、時刻: 名前は "作成者" に変更されます。日付と時刻は削除されます。 | 回覧先 | 回覧先は削除されます。 | (電子メール) を使用して生成された電子メール | メッセージのヘッダーは削除されます。 | 版の管理 | [保存した人] の名前は「作成者」に変更されます。 |
1. | [ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[セキュリティ] タブをクリックします。  | 2. | [保存するときに個人情報をファイルのプロパティから削除する] チェック ボックスをオンにします。  | 3. | 文書を保存します。 |
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