ご存じですか？個人情報の漏えいや機密情報の流出を防ぐ知っておきたい Microsoft Office のあんしん機能

Microsoft Office で作成した文書ファイルを電子メールで送信したり、インターネット上で公開することがあると思いますが、ちょっとした不注意から、大切な情報が意図せず第三者に漏れてしまう危険性があります。Microsoft Office には、情報を安全に扱うための機能が用意されていますので、上手に活用していきましょう。

Microsoft Office 全般

Microsoft Office の機能である [蛍光ペン] を使って、文書中の重要な文字列を強調することができます。この機能を文字と同じ色 (黒色など) で利用すると、文字が塗りつぶされたように見せることができます。しかし、視覚では塗りつぶされて見えない状態でも、データとしては存在している状態となっています。

しかし、この黒塗りになっている個所をコピーアンドペーストにて [テキストのみ保存] で貼り付けると、元の文字を見ることができます。
文書ファイルが編集禁止 (PDF や XPS ファイル) で保存されていても、文字列のコピーが可能な状態であれば、文字列の内容を見ることができます。

[注意] 文書ファイル中のデータを隠したいときは、蛍光ペンの機能を使わず、該当箇所の削除を行いましょう。

Word Excel PowerPoint	プロパティの個人情報、変更履歴、非表示に設定されている情報を削除する 2007 Office system には、文書に含まれる個人情報や非表示に設定した情報を見つけて削除する「ドキュメント検査機能」が用意されています。この機能を使用して削除できる情報やその方法をご紹介します。
Outlook	Office ドキュメントを添付して送信するときに個人情報を追加しない Word、Excel、PowerPoint などの文書を電子メールに添付すると、名前や電子メールアドレスなどの個人情報が添付ファイルのプロパティに追加され、変更履歴の確認および差し込みが可能になります。電子メールを送る際に、個人情報が追加されないようにする方法をご紹介します。
Visio	図面または図面ファイルのプロパティの個人情報を削除する Microsoft Office Visio で作成された図面や図面ファイルに記憶される個人情報やステンシル、テンプレートファイルのパスなどを削除する方法ご紹介します。

Word	ファイルのプロパティから個人情報を削除する文書ファイルには作成者の名前や会社名などの個人情報が保存されています。第三者に文書を配布する前に必要のない情報は削除しましょう。また、変更履歴やコメントを削除する方法もご紹介します。
	文書ファイル内に保存されるメタデータ（個人情報、履歴情報など）を最小限に抑える Microsoft Word で文書を作成する際に個人情報や変更履歴などの様々な情報がメタデータとして保存されます。これらの情報を最小限に抑える方法をご紹介します。 Word 2002 をご使用の方はこちらをご参照ください。
	Web ページとして保存した文書から個人情報を削除する Microsoft Word の文書を、一定の条件で Web ページとして保存すると、文書の作成者の名前が HTML コードに予期せず残る場合があります。これらの情報を削除する方法をご紹介します。
Excel	個人情報または非表示情報を削除する Microsoft Excel で作成された文書ファイルからプロパティなどの個人情報を削除する方法をご紹介します。
	文書ファイル内に保存されるメタデータ（個人情報、履歴情報など）を最小限に抑える Microsoft Excel で文書を作成する際に個人情報や変更履歴などの様々な情報がメタデータとして保存されます。これらの情報を最小限に抑える方法をご紹介します。
	マクロを含む文書から、[このファイルに保存された個人情報を削除する] チェックボックスが動作しない場合の対処法マクロを含む文書で、[このファイルに保存された個人情報を削除する] チェックボックスをオンにした場合、そのドキュメントを保存した後、警告メッセージが表示される場合があります。この現象を回避する方法をご紹介します。
Outlook	Office ドキュメントを添付して送信するときに個人情報を追加しない Word、Excel、PowerPoint などの電子メールに添付すると、名前や電子メールアドレスなどの個人情報が添付ファイルのプロパティに追加され、変更履歴の確認および差し込みが可能になります。電子メールを送る際に、個人情報が追加されないようにする方法をご紹介します。
Outlook	ローカルにファイルを残さないように機能を制限する受信したメールに添付されていたファイルのデータは、パソコン内にキャッシュとして保存されます。これらのキャッシュデータをファイルとして残さない方法をご紹介します。
PowerPoint	ファイルのプロパティから個人情報を削除する Microsoft PowerPoint で作成されたプレゼンテーションファイルからプロパティなどの個人情報を削除する方法をご紹介します。
Access	個人情報または非表示情報を削除する Microsoft Access で作成された文書ファイルからプロパティやデータアクセスページの個人情報を削除する方法をご紹介します。
Visio	図面または図面ファイルのプロパティの個人情報を削除する Microsoft Office Visio で作成された図面や図面ファイルに記憶される個人情報やステンシル、テンプレートファイルのパスなどを削除する方法ご紹介します。

Word
Excel
PowerPoint

隠しデータ（変更履歴やコメントなど）の削除ツール
変更履歴の記録やコメントなどの隠しデータとグループ作業データを Word、Excel、および PowerPoint ファイルから完全に削除できるツールです。

最後に

安全にインターネットを利用するために

インターネットはいろいろな情報を手軽に見たりすることができ、大変便利です。その一方でインターネットでの犯罪が多発しており、危険もたくさんあります。安全にインターネットを利用するための方法をいくつかご紹介します。