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小規模オフィスにおけるWindows NT Serverの導入例
パーソナルコンピュータによって業務の効率化を図るには
−ネットワーク化の進む小規模オフィス− |
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パーソナルコンピュータの低価格化が進むにつれ、5〜6人程度の社員を有する小規模オフィスでもパーソナルコンピュータを一人一台体制で導入し、ローカルエリアネットワークを構築することが珍しくなくなってきました。しかし、単にネットワークを構築するだけでは、企業の生産性を向上させることはできません。例えば、Windows 98のネットワーク機能を利用することでクライアントに作成したフォルダを共有し、各コンピュータ間でデータの交換を行なうことはできますが、このような共有フォルダが各コンピュータに散在すると、ユーザーが必要なファイルがどのコンピュータにあるのかが難しくなるなどの問題が発生してしまいます。
パーソナルコンピュータやネットワークの導入によって業務の効率化を図るには、ネットワークを介していかに効率よくデータの交換を行なうか、ユーザーが作成した文書データをどこに保管し、誰が参照できるようにするかを考慮してシステムを設計することが重要となります。このような課題に対して、マイクロソフトではWindows NT Serverを中心としたLANの構築を提案します。架空の会社であるエムエス商事のケースを参考にWindows NT Server導入のメリット、そして具体的な導入方法を紹介していきましょう。
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エムエス商事は、携帯電話の販売を行なう従業員数5人の小規模な会社です。営業部に3人、経理部に2人の社員を有しており、営業部は主な取引先となる法人を相手に営業活動を行ない、経理部は社内の会計業務や在庫管理などを行なっています。エムエス商事では、これまでにも営業部と経理部の両方に1台ずつのスタンドアロンコンピュータを導入していましたが、業務の拡張に伴い社内業務の効率化が望まれるようになり、パーソナルコンピュータを一人一台体制で導入し、Windows 98のワークグループ機能を利用した社内ネットワークを構築しました。
このような社内ネットワークの導入により、各コンピュータで作成したデータの共有が可能となり、営業部で作成した報告書や伝票をネットワーク経由で経理部に受け渡すことができたり、経理部で管理している売り上げ統計や在庫情報を営業部の社員が容易に参照することができるようになりました。また、これまで1台のパーソナルコンピュータにしか接続されていなかったプリンタも全社員で共有できるようになりました。エムエス商事の経営者は、これにより業務の効率化が図れたものと確信していました。
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しかし、一見成功したかのように見えた社内ネットワークの導入も運用を続けるうちに以下のような問題点があることが判明してきました。
- 必要なデータがどのコンピュータに保存されているのかがわかりにくい
- 同じデータが複数のコンピュータに散在するため整合性が取れない
- 給与や人事情報など経理部内だけで共有したいデータを営業部からも参照できてしまう
- ユーザーが業務に利用しているコンピュータでプリンタを共有しているため、印刷が集中するとアプリケーションの動作が遅くなる
これでは、とても業務の効率化が達成されたとは言えません。もう一度、業務内容から構成や運用方法を検討し、ネットワークを構築し直す必要がありそうです。では、現状の問題点を解決するためには、具体的にどのような方法でネットワークを構築すれば良いのでしょうか？
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