Getronics

Getronics が徹底した分析によって IT 変更管理プロセスを簡素化

	ソリューション概要 企業名 Getronics プロファイル 1980 年代以来、 Getronics は高品質な IT ソリューションやサービスを提供してきました。オランダのアムステルダムに本社を置き、米国とシンガポールにも拠点を持つ Getronics は、世界 30 ヶ国以上で約 2 万 3000 人の従業員を雇用しています。 ビジネス状況 Getronics では、組織全体の従業員が BPIS 変更管理プロセス データを効率的かつ視覚的に取り込むことができるソリューションが必要でした。ソリューションは、Getronics の従業員がエンドツーエンドの BPIS 変更管理プロセスを分析、レポート、簡素化する際に使用できるように、プロセスデータを統合、検証し、さらにそれらを中央のリポジトリに格納する必要があります。 ソリューションの説明 ProActivity Whiteboard for Microsoft® Visio® によって、技術者は、既存のビジネス プロセスの工程を図式化し、その図を Visio XML ファイル形式のデータに変換できます。ProActivity Enterprise Hub for Visio は、データを検証して統合し、それを Microsoft® SQL Server™ データベースまたはエンタープライズ ハブに格納し、エンドツーエンドのプロセス モデルを閲覧、分析、簡素化するのに使用します。 導入メリット 統一されたソリューションで既存のプロセス データを視覚的に取り込み、従業員の生産性を向上 単一のデータ レポジトリを使用するエンドツーエンドのプロセス分析によって時間を節約 柔軟なプロセスを設計することで顧客満足度を向上 クライアントの IT 資産の可用性を増加 パートナー ProActivity, Inc. ソフトウェアとサービス ■ Microsoft .NET Framework ■ Microsoft Office Excel 2003 ■ Microsoft Office Project 2003 ■ Microsoft Office Visio 2003 ■ Microsoft Office Word 2003 ■ Microsoft Solutions for Management ■ Microsoft SQL Server 2000 ■ Microsoft Terminal Services ■ Microsoft Windows 2000 Server ■ Web Services ハードウェア Getronics の SQL Server データベースは Microsoft Windows® Advanced Server オペレーティングシステム搭載の Dell PowerEdge 2650 サーバーと、 Microsoft Windows 2000 Server 搭載の Dell PE2400 サーバーで実行されています。 業種 IT 国 地域 オランダ ソリューション ナレッジ マネジメント 対象 ビジネスの意思決定者 開発者 IT プロフェッショナル ナレッジ ワーカー

Getronics は、ベンダに依存しない情報通信テクノロジ (ICT) のソリューションとサービスにおいては、世界でも有数のプロバイダです。Getronics はクライアントの毎日の業務に欠かせない IT インフラストラクチャ システム、ネットワーク、エンタープライズ アプリケーションの設計、実装、展開、管理、さらに、メンテナンスおよびサポートを行っています。クライアントがすべてのネットワーク業務をアウトソースする場合でも、複雑な IT インフラストラクチャを簡素化する場合でも、Getronics ではクライアントがテクノロジ投資の価値を最大化し、その他のことは Getronics に任せてコア ビジネスの運営に焦点を当てられるように支援しています。

世界最高クラスの企業に最高の IT サービスを提供し、その IT 環境が最大効率で運営されるように、Getronics では組織内のビジネス プロセスおよび情報システム (BPIS) の変更管理プロセスを簡素化することで運営効率を高めようとしています。このプロセスは、顧客の IT 環境において、ソフトウェアやハードウェアのインフラストラクチャの変更を伴います。現在の BPIS 変更管理プロセスはリソース集約的で、ビジネス ユニットごとに異なっています。Getronics ではプロセス情報を取り込むのに、一貫性があり標準化された方法が必要であることを認識しています。プロセスの文書化が標準化されていないと、後で作業し直す手間が発生してしまうことになります。

Getronics では、必ずしもビジネス分析者としてのトレーニングを受けていない社員にとっても、すべての部門で既存プロセス データを取り込むための標準の方法を持つことが重要だと認識しています。したがって Getronics は、プロセス情報を既存 BPIS 変更管理プロセスの包括的エンドツーエンド スナップショットに統合、分析、簡素化し、さらにその簡素化されたプロセスを BPIS 組織全体で統一された方法で実装する必要があります。また、Getronics がその投資に対して十分な収益を上げられるよう、これらの各目的を達成できるソリューションが必要です。

プロセスに実際に関わっている人たちから情報を収集したことで、既存の変更管理プロセスを通常よりはるかに短時間で把握できました。プロセスの文書化、分析、設計を容易にする包括的で柔軟なソリューションは必要不可欠です。 Getronics プロジェクト マネージャ Jennifer Frazier 氏

ProActivity, Inc. (Microsoft® Office Visio® ソリューション プロバイダ） は、ビジネス プロセスの文書化、設計、分析、および最適化のためのソフトウェアを開発しています。ProActivity, Inc.は Getronics にぴったりの 2 つの総合ソリューション、ProActivity Whiteboard for Visio と ProActivity Enterprise Hub for Visio ソリューション （それぞれ特許取得済み） を使用して、これらのゴール達成のために Getronics と協力しています。 Microsoft .NET テクノロジを使用しているこれらのソリューションは、Microsoft SQL Sever® の強力なデータ処理機能、Microsoft Office Visio 2003 描画･作図ソフトウェアの簡単なグラフィック機能、また、コスト効果が高く、ビジネス プロセスの作図、設計、分析、そして簡素化を実現するパワフルなソリューションを提供する XML Web サービスを組み合わせたものです。

まず、Getronics の技術者は、Visio が ProActivity Whiteboard for Visio で図を処理している間、既存のプロセス情報を取り込みます。 ProActivity Whiteboard for Visio は、新しい Microsoft Office Visio 2003 ActiveX® Drawing Control をユーザー インターフェイスにシームレスに組み込んだ Microsoft .NET アプリケーションです。次に、ProActivity Enterprise Hub for Visio がこれらの図をデータに変換し、そのデータを検証して、さらにエンドツーエンドのプロセス モデルに統合します。このソリューションは、単一でダイナミックかつ拡張性のある Microsoft SQL Server データベース (ProActivity Business Process Knowledgebase) にデータを格納します。これは、Getronics が BPIS 組織全体で共有可能な単一のプロセス データ リポジトリです。このリポジトリ、またはエンタープライズ ハブを使用して、Getronics ではエンドツーエンドのプロセスをさまざまな方法で分析およびレポートし、改善余地のある案件や機会を明確にすることができます。最終的には、新しく簡素化されたプロセスを、変化するビジネスの優先事項に絶えず適応させながら、それを BPIS 組織全体に実装することができます。

ProActivity, Inc. の会長兼 CEO である Avi Fogel 氏は、こうした技術者主導のプロセスのメリットを Visio のビジネス プロセス図を使用して説明しています。「当社のクライアントの多くは、ビジネス プロセスの最適化作業を拡張、プロセスに直接関わる社員の協力を積極的に得ようとし、同時に彼らのユニークなナレッジを活用し、真のコラボレーション環境を提供してコミュニケーションや変更を容易に行おうとしています。Visio を当社のソリューションに統合し、その拡張可能なプラットフォーム機能を使用することで、私たちは使い慣れた作図環境を活用し、エンタープライズ ビジネス プロセス情報をそのプロセスに直接関わる社員の援助を得て収集、共有、分析、シミュレーション、設計し、さらにそれについてコミュニケーションを行うための簡単な方法を提供しています」。

その結果、単一、標準、かつ検証済みの、ビジネス プロセスの中心となる表示が実現し、高度な分析、シミュレーション、設計、およびビジネスや IT 分析のための前実装サポートなどを可能にします。

Getronics の技術者は BPIS 組織全体のさまざまな業務分野で、データ 取り込みプロセスおよび全体的な簡素化作業を Visio の描画ウィンドウをエンタープライズ ハブに接続する ProActivity Whiteboard for Visio で開始します。ProActivity は、Getronics の技術者が使用できる標準のテンプレートや SmartShapes® シンボルを用意することによって、高度な作図や既存の BPIS 変更管理プロセスの表示を効率化します。

直感的な操作性を持つ Visio の視覚作業環境や図形を使用することにより、BPIS 組織全体の技術者は ProActivity Whiteboard for Visio ツールバーから図形を図面ページにドラッグし、それらを接続するだけで標準的で一貫性があり、エラーのないプロセス図を作成できます。後は、図形を選択したり文字を入力したりするだけで簡単にプロセスの説明を追加できます。

遠隔地で働いていたり ProActivity Whiteboard for Visio を自分のコンピュータにインストールしていない Getronics の技術者は、Microsoft Windows Server® 2003 Terminal Services を使用したインターネット接続を介して、リモートでプロセスを作図できます。

Getronics の技術者が作成した各図は BPIS 変更管理プロセスの工程を示すもので、 まさに「プロセス工程」と呼ばれています。技術者はこれらのプロセス工程を作成する際、 ProActivity Whiteboard for Visio の Visio 機能で図形ごとに異なるカスタム プロパティを使用して BPIS データと図形を関連付けます。

シェイプ (図形) を図面ページにドラッグしたら、技術者は各シェイプのカスタム プロパティのデータを入力します。たとえば、あるアクティビティ図が図面ページにドラッグされると、[Activity Properties] ダイアログ ボックスが表示され、技術者はそこでアクティビティ名、アクティビティを実行する担当者、アクティビティを実行するために使用するシステム、アクティビティの実行にかかるコストなど、シェイプのカスタム プロパティのデータを入力できます。このデータはシェイプと共に保存され、後でエンタープライズ ハブにインポート、分析、さらにプロセスのコストとタイミングまたはプロセス リソースなどのレポート生成に活用することができます。

ProActivity Whiteboard for Visio のツールバーにある [Submit Drawing to Hub] オプションを使用して、Getronics の技術者はプロセス工程を検証し、直接 Visio の図面ページからエンタープライズ ハブに送ることができます。プロセス分析者はシェイプを見直してもうひとつの検証レイヤ上に、技術者がシェイプを上手くエンドツーエンドのプロセスに統合するために必要なすべての情報を取り込んだことを確認します。その後分析者は確認済みのプロセスを Visio XML ファイル形式でエクスポートし、図中のシェイプに関連するすべてのデータを維持します。ProActivity Enterprise Hub for Visio はシェイプをデータに変換し、分析や詳細なエンタープライズ レベルの検証を行えるように、そのデータをエンタープライズ ハブに格納します。

ProActivity のプロセス分析者がビジネス プロセス工程を送ると、BPIS 変更管理プロセスの個々の工程がエンタープライズ ハブに作成されます。ProActivity Enterprise Hub for Visio はこれらの工程を各プロセスの入力と出力をマッチさせてリンクします。その後、すべての工程がひとつの包括的なエンドツーエンドのプロセス モデルに統合され、Getronics のような大規模な組織内で複雑化する業務を簡素化して、問題なく取り組むことができます。

エンタープライズ ハブの統合されたプロセスデータを使用して、プロセス マネージャ、ビジネス分析者、システム開発者、戦略企画部門、部門長など、Getronics のすべての社員は、Getronics のチーム機能について、同一の詳細なエンドツーエンドの表示を閲覧できます。ProActivity のプロセス分析者と共同で情報を見直して分析する際、以下のようなタスクを実行できます。

• スイム レーンとアクティビティ レベル図の表示など、エンドツーエンドの BPIS 変更管理プロセスをさまざまな方法で動的に表示、分析
• ギャップ分析、プロセスのコストおよびタイミング、リソースなどのレポートの実行
• Visio のプロセス図をエンタープライズ ハブのプロセス データから生成し、ProActivity Whiteboard for Visio で図を変更することにより、既存の BPIS プロセスを向上し、将来のプロセスを設計
• プロセスの展開以前に BPIS 組織全体で最適化されたプロセスのシナリオをシミュレーションする
• BPIS プロセスデータを Microsoft Office Visio、Microsoft Office Word、Microsoft Office Excel、XML、HTML、および PDF などのさまざまなファイル形式で公開
• プロセスへの変更を効率的に監視し、脆弱性を排除

Getronics と ProActivity のビジネス分析者はさらに、現在の IT 生産環境用に最適化され、BPIS 組織のすべての業務部門のニーズを満たし、現在のビジネスの優先事項と一致するまで、BPIS 変更管理プロセスに磨きをかけることができます。

簡素化されたプロセスが承認されたら、Getronics はそれを IT 環境に統合し、プロセス全体またはその工程についてのドキュメントを Visio の図やインターネット上の HTML ページなどの視覚的でアクセス可能なファイル形式で社員に提供します。Getronics ではこのドキュメントを使用して新しく簡素化されたプロセスについて社員をトレーニングし、プロセス全体を通して特定のルールや規定に順守させるようにします。

このような継続的なプロセス改善サイクルは、ProActivity が簡素化されたプロセスを基に新しい Getronics のベスト プラクティス テンプレートを開発し、BPIS 組織全体の技術者に配布して既存のプロセスを文書化したりエンタープライズハブに送ったりする際に使用できるように配布した時点で一巡したことになります。

Getronics では ProActivity Whiteboard for Visio と ProActivity Enterprise Hub for Visio ソリューションを使用することにより、BPIS 変更管理プロセスが通常よりはるかに短時間で処理可能で、簡素化できると見込んでいます。また、社員の生産性が向上し、プロセス データの取り込みにかかる時間が少なくとも 30% 短縮され、単一のデータ レポジトリによってエンドツーエンド プロセスの分析時間を節約でき、さらに顧客満足度を高められると考えています。

どんな作業においても、既存のプロセス情報の取り込みがまず必要になる作業ですが、多くの組織にとってこれは非常に骨の折れる業務で、そのための適切なツールがないためにほとんど行われません。Getronics では ProActivity Whiteboard for Visio という最適なツールを手に入れました。直感的に操作できる Visio 2003 インターフェイスが統合されているため、Visio での作業に慣れている人はスキルをこのアプリケーションに移行して、引き続き迅速かつ効率的に既存のプロセス図を作成できます。

また、こうした視覚的な作業環境に慣れていない人も、図面ページにいくつかの図形をドラッグしてみることで簡単に作図方法を学べます。 Microsoft Office Visio グループの製品マネージャである Dan Hay は、「Visio を使用するとどんな人でも詳細で正確なプロ並みの図を作成でき、その図を広くやり取りして共有することが可能です。マイクロソフトでは、Visio ベースの ProActivity ソリューションが、コストを削減し、純利益を向上させ、さらにビジネス プロセスを最適化するために活用できる貴重な戦略的資産を企業ユーザーに提供していることを大変嬉しく思っています」と語っています。

操作方法の習熟時間が短く済むことに加え、どのシェイプを使うか迷うこともありません。全体のプロセスの中の自分の担当部分を作図するのに、社員全員が数個のシンプルなシェイプを使用します。この結果、理解しやすく、容易に検証して企業のハブに統合できる、統一されたエラーのないプロセス図が実現します。Getronics では、ProActivity Whiteboard for Visio を使用して図の形式で既存のプロセスデータを取り込むことによりデータ取り込みにかかる時間が少なくとも 30% 短縮され、その結果、社員の生産性が向上すると予測しています。

複数のプロジェクト チーム、部門、国にまたがるプロセスを簡素化するためには、まず業務プロセス全体を徹底的に分析する必要があります。これは必要不可欠な要素ですが、大変面倒な作業です。個々の部門やチームにとっては、部門間の依存関係やプロセスの重複、組織全体のプロセスの可視化には手が付けられず、自分たちのプロセスだけを改善してしまいがちです。しかしこのような近道をすると往々にしてコストがかかり、結果的に作業効率化が実現できず、すべての失敗の根本原因となります。

Getronics では最初から正しい業務を行うことの重要性を認識しています。そのため Getronics では、業務部門全体の BPIS 変更管理プロセスの情報を ProActivity Enterprise Hub for Visio を使用してひとつの一貫したプロセスに統合しようとしているのです。また、このエンドツーエンドのプロセスを組織として共同で分析し、以下の項目の実現を目指しています。

• いつ、どこで、どの部門が全体のプロセスに参加し、グループおよび部門間のコミュニケーションを改善するかを判断
• 組織全体の改善を行う機会、また、なぜ特定のアクティビティを実行するか、なぜ特定のグループがそれを実行しているのかを判断
• どのプロセスまたはプロセス工程が顧客に最もインパクトを与えるかを判断
• エンドツーエンドのプロセスの障害、弱点、面倒な業務、および複雑な部分を特定
• プロセスやグループに関連するアクティビティ全体に付加価値を与えないアクティビティを特定
• エンドツーエンドのプロセスの中で、面倒なアクティビティを減らすコラボレーションプロセスを特定

組織全体でこうしたアプローチを採用している Getronics では、単一の正確なデータ レポジトリを使用して BPIS 変更管理プロセス全体を分析することにより、社員が時間を節約できると見込んでいます。ProActivity Enterprise Hub for Visio を使用することで、変更管理プロセスの効率化をいくつかの部門だけではなく、BPIS 組織全体で行うことにより、わずかなコストで最初から正しい業務を行うことができます。

最後に、最も重要なメリットについて説明しましょう。Getronics では、組織全体で簡素化される BPIS 変更管理プロセスは、顧客のニーズに迅速かつ簡単に対応するのに十分な柔軟性を備えられると予測しています。このことは、クライアントの IT 資産の可用性も高めます。結果として、Microsoft Office Visio グループの製品マネージャ、Dan Hay が予測したように、顧客満足度が向上し、Getronics の純利益に好影響を与え、ProActivity Whiteboard for Visio および ProActivity Enterprise Hub for Visio が価値ある戦略的資産になるのです。

Microsoft Office Visio 2003 は、ビジネスおよびテクニカル プロフェッショナル がアイディアやプロセス、システムを文書化、設計、コミュニケーション、および改善することを可能にする、使いやすい作図アプリケーションです。
Microsoft Office Visio 2003 についての詳細情報は、
http://www.microsoft.com/japan/office/visio/をご覧ください。

Microsoft .NET Framework は、次世代アプリケーションや XML Web サービスの構築や実行をサポートする Windows® の中心的なコンポーネントです。
.NET Framework についての詳細情報は、
http://www.microsoft.com/japan/msdn/netframework/をご覧ください。

ProActivity, Inc. は次世代の Enterprise Business Process Analysis (EBPA) において世界をリードするプロバイダであり、一般企業や政府機関向けのソリューションを設計しています。
ProActivity の製品やサービスについての詳細情報は、 http://www.proactivityinc.com/ をご覧ください。

Getronics は、ベンダに依存しない情報通信テクノロジ (ICT) のソリューションとサービスにおいて、世界でも有数のプロバイダです。
Getronics の製品およびサービスについての詳細は、 http://www.getronics.com/ をご覧ください。