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履修登録を Microsoft® SQL Server™ と Microsoft Internet Information Services でイントラネット化全学生の履修内容を即座に確定し、教務の負担を大幅削減
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人間と、人間の社会を研究することを目指す愛知みずほ大学。ここではキャンパス IT 化の 1 段階として SQL Server と Internet Information Services を使ったイントラネット履修登録処理システムを導入、教務事務職員の負担を大幅に減らすことに成功しました。従来、履修登録は紙ベースで行っていましたが、そのチェック、仕分け、登録などに、教務担当だけでなく事務職員総出でも数週間かかるたいへんな業務でした。それをイントラネット化することにより、2 日間の登録受付日のうちに全学生の登録を終了させることが可能になりました。選択ミスや記入ミスも大幅に減り、呼び出されて修正するなどわずらわしいことがなくなったと、学生にもたいへん好評です。
＜導入背景と狙い＞
1 か月かかっていた紙ベースでの履修登録処理
履修登録のある新年度は、教務部にとって一番あわただしい時期と言えます。学生は講義要綱に従って候補の中から取るべき講義を選択するわけですが、学科やコースによって選択できる科目に違いがありますし、また前年度までに取得した単位によって取れる講義、取れない講義というのも存在します。学生はそれを正しく履修届けに記入して教務に提出しなければなりません。一方教務では、間違いがないかをチェックし、学生個人の時間割を確定するとともに、講義ごとの履修人数を確定し、履修者が予想を超えて多すぎた講義があれば、教室を変更しなければならず、また選択ミスや記入ミスがあれば掲示を出して学生を呼び、修正してもらわなければならないというたいへん手間のかかる作業です。愛知みずほ大学でも、それまで教務だけでなく、事務スタッフ総出で履修届けの処理にあたってきましたが、それでも 5 月連休明けまでのほぼ 1 か月間も費やしていたと言います。
そこで、履修登録のシステム化を検討開始した 2000 年夏、名古屋市で開催された株式会社日立システムアンドサービス(以下、日立システムアンドサービス)のセミナー「 21 世紀の IT キャンパス」に大学理事長らが出席。同社が開発した学生向け情報提供システム「Campus Vision 」のデモを目にしました。Campus Vision は、Web や携帯電話を利用して休講情報や教室変更、お知らせ、学生呼び出しなどを行う、教務と学生のコミュニケーションシステムです。しかし当初のバージョンには、履修登録処理機能は含まれていませんでした。
同大学には、既に携帯電話を利用したコミュニケーションシステムは導入されていましたが、Campus Vision の高い機能性に注目した大学理事長からの提案により、Campus Vision をベースに履修登録機能を追加開発することになりました。開発スタートは 2000 年 12 月、新学期まで 4 か月しかないというタイトなスケジュールでしたが、2001 年度の新学期より Campus Vision 履修登録処理システムを導入。その年、わずか 2 日間で履修処理を確定することができるようになったのです。
＜導入システムの紹介＞
(1) 個人ごとに選択可能な講義だけが表示されるしくみ
履修登録処理システムでは、講義ごとに選択するための条件をデータとして持っています。たとえば「講義II」は「講義I」と「実習I」を取得済みでなければ選択できないというようなことです。それまでは、学生は講義要綱を読み、自分の成績表と照らし合わせて選択できるかどうかを判断し、履修届けに記載していたわけですが、この条件判断を間違えて取れない講義を選択し、取るべき講義を取り損ねてしまうといったことも起きていました。
「もちろん、教務が履修届けをチェックして間違いがないか調べるのですが、間違いがあった場合には掲示を出して学生を呼び出し、改めて修正した履修届けを出してもらわなければならず、全学生の時間割が確定するのは、そのやり取りが終わってからということになります」（愛知みずほ大学 人間科学部 教授 教務部長 藤原博氏）
Campus Vision 履修登録システムでは、学生の個人データと講義のデータをマッチングさせ、選択可能な講義しか表示しないようになっています。「つまり、学生が間違えて取れない講義を選ぶことがなくなり、それまでの紙の履修届けでは避けられなかった選択ミスによる無駄なやりとりをなくすことができるわけです」（藤原氏）
(2) イントラネット限定で情報を保護
Campus Vision 履修登録システムは、管理者画面から行う科目情報の登録、ユーザー画面から行う科目情報の表示、科目選択、選択内容の反映、履修申請の確定などから構成されています。
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株式会社日立システムアンドサービス
公共システムサービス事業部
中部公共システム部
技師
加藤隆広氏
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サーバーは校内に置かれた1台でまかなわれ、2CPU 構成となっています。学生は校内のパソコン教室に置かれた 100 台のパソコンからイントラネットを経由してアクセスします。システム的にはもちろんインターネットを経由することも可能ですが、学生の個人情報を扱うため、パソコン教室に置かれたパソコンからしかアクセスできないようにしています。履修登録は 2 日間。学年によって時間を区切り、一斉に行います。新入生の中にはパソコンを操作するのが初めてという人もいますが、それでも時間内に登録を完了させることができています。
「操作はとにかくわかりやすくすることを目指しました。基本的にはマウスのみ、それも左クリックだけで操作できるようにしています。科目なども画面に表示されたものを選ぶだけで、学生がキーボードから入力するのはログイン時の名前、パスワードだけで済みます」（藤原氏）
「このシステムのデータベースには Microsoft SQL Server を採用しました。その選択理由としては
1) システムが安定していること
2) 高速であること
3) 導入コストを抑えられること
が挙げられます。履修登録のように短期間にアクセスが集中するシステムでは特に 1)、2) のように信頼性と性能が重要だと考えています」（日立システムアンドサービス 公共システムサービス事業部 中部公共システム部 技師 加藤隆広氏）
＜開発の経緯＞
わずか 4 か月で開発、本稼動させながらの調整
株式会社日立システムアンドサービス
オープンソリューション事業部
中部公共システム営業部
第 2 グループ (文教担当) 主任
吉本拓也氏
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仕様が確定し、開発に取りかかったのは 2000 年 12 月。本稼動は 2001 年 4 月からということで、相当な短期間での開発となりました。開発そのものは 3 月には完了させ、デバッグをしながら本稼動のためのデータ登録作業を平行して行うことになりました。
「マイクロソフト製品を採用したことにより、これだけ短期間での開発が可能になったと言えます。マイクロソフト製品は導入ユーザーが多いために設定事例、トラブルシューティングなどの情報量がたいへん豊富です。また、当然のことながら OS からエンドユーザーのアプリケーションまで、マイクロソフト製品同士の組み合わせであるため、親和性が高いことも開発効率を上げました」（加藤氏）
システムの開発とともに行わなければならないのがデータの作成です。これは教員、職員の協力によって進められました。
それまでの印刷された講義要綱とは異なり、コンピュータシステムに導入して処理するためには、どの条件を満たしていればその講義が履修できるのか、といった厳密な条件設定の作業が必要でした。
「こうした判断や条件は大学独自のカリキュラムの考え方に依存していますので、必ずどこかで人の判断（ケースバイケース）が入らざるを得ません。どこまでをシステムに載せ、どこまで人の判断（ケースバイケース）とするかを決めるのに十分な時間を費やせなかった、という問題もありました。結局、本番での具体的な問題発生を待って対応していくことになりました」（藤原氏）
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株式会社日立システムアンドサービス
公共システムサービス事業部
中部公共システム部
高橋徹氏
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初年度は、このような短期間での開発や調整作業に加え、それまでゼロであった講義要綱データを入力するという作業も必要でした。しかし、次年度以降はこのデータを手直ししていくだけで済むようになり、手間は大幅に減りました。学生側も 2 年目には操作に慣れ、より履修登録がスムーズになりました。
＜今後の展開＞
プラズマディスプレイによる電子掲示板を導入したい
履修登録処理システムについては、印刷の手順をさらにわかりやすくしたいというのが今後の改良目標です。現在はブラウザから Excel を起動し、Excel の印刷ボタンをクリックして印刷を行っているため、学生がまごつくことがあると言います。また、履修登録処理システム以外の Campus Vision の機能として、プラズマディスプレイ導入を検討しています。これは大型のプラズマディスプレイを校内に設置し、学生への連絡事項などの電子掲示板として使用するというものです。
「電子掲示板システムにより、これまで教務が掲示物の作成や掲示にかかっていた時間や労力を、削減することができると考えています」（藤原氏）
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