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拡大する業務規模への対応策として Microsoft® Online Services によるコミュニケーション インフラの導入を選択、
高効率かつ高セキュリティ環境への移行をスムーズに実現
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『Asian Legal Business』(世界的に著名なアジア地区の法律専門メディア誌) で、2008 年に「アジアで最も急成長した法律事務所」の 1 つに選ばれ、また、2009 年には日本で「最も顧客対応の良い事務所」に選ばれた渥美総合法律事務所・外国法共同事業は、ファイナンスを中心として、IP ＆ IT (知的財産)、コーポレート、倒産・再生、紛争解決の分野で質の高いリーガル サービスを提供しています。2009 年 8 月、IT 基盤の中核となるコミュニケーション インフラを、POP3 ベースの他社のメール ホスティング サービスから、Microsoft Online Services (Microsoft® Exchange Online と Microsoft® Office Communications Online) に移行。ランニング コスト 4 割減を達成すると共に、業務効率の向上と高セキュリティ環境を実現しました。
＜導入の背景とねらい＞
膨れ上がるデータ量に追いつかないメール システムがボトルネック、
効率性とセキュリティを兼ね備えたコミュニケーション インフラの導入を検討
渥美総合法律事務所・外国法共同事業
弁護士
高橋 宏明 氏
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渥美総合法律事務所・外国法共同事業 (以下、渥美総合法律事務所) は、「外国弁護士による法律事務の取扱いに関する特別措置法」(以下、外弁法) の改正法が 2005 年に施行されたのを機に、日本で初めて外国法共同事業 (海外の弁護士資格を有する外国法事務弁護士または弁護士法人と共同して行う事業) を開始した法律事務所となりました。以来、30 人規模の事務所が、弁護士および外国法事務弁護士 (以下、弁護士等) 約 80 人、アシスタント約 50 人という業界でも十指に入る規模の法律事務所に急成長。多言語にわたる契約書類の作成、日本法および外国法にかかわるグローバルな視点のアドバイスなど、ファイナンスを中心に高品質のリーガル サービスを行っています。
渥美総合法律事務所のパートナー弁護士 (原則として出資者としての地位を有する弁護士。法律事務所の経営について決定権を有する) である高橋 宏明 氏は次のように語ります。
「外国法事務弁護士 3 人を含むパートナーが 20 人、そして、アメリカ、イギリス、ドイツ、中国の弁護士資格者が 14 人おり、顧客のグローバルな活動を支援しています。特に、当事務所は国際的な金融分野で強みがあり、新規の金融商品開発や証券化のアドバイス、M＆A、知的財産を含む企業法務に関する業務を中心に実績を重ねてきました」。
渥美総合法律事務所では、専門分野ごとに編成したプラクティス グループ (PG) に各弁護士を編成し、案件処理の効率化を図ると共にノウハウを蓄積および共有し、所員の能力、専門性の強化を目指しています。具体的には、ファイナンス、コーポレートおよび知的財産権、訴訟および倒産、ファンドという 4 つの PG があり、一定のキャリアを持つ弁護士等全員がいずれかの PG あるいは複数の PG に属して業務を遂行します。
つまり、弁護士の案件処理は、通常、チームを組んで行われますが、チームは、案件の性質に応じて各 PG に所属する適任の弁護士を選ぶことにより編成されます。各チームにおいては、パートナーがプロジェクト リーダーとなって、アソシエイト弁護士 (勤務弁護士) やパラ リーガル (準法律業務を行う専門的アシスタント) と共に業務を遂行するわけです。数人のチームで短期に終了させるものから、20 人前後のチームが 1 年以上の長きにわたって活動するものまで、案件の規模もさまざまです。
法律事務所の業務においてはドキュメント作成が大きな比重を占め、情報共有はじめチーム内での円滑なコミュニケーションが非常に重要です。顧客に対しても、またチーム内でも、やり取りした内容を蓄積、保存する必要性から、連絡や報告はメールを中心に行っています。これまで、それらの業務を支えてきたのが、外部に委託して事務所独自に構築したイントラネットと文書管理ソフトの他、他社のメール ホスティング サービスでした。イントラネットでは、弁護士等が案件にどのくらい時間がかかったのかを集計する課金管理、新案件が既存の案件と利害が対立しないかを確認するコンフリクト チェック (同一事件で対立する相手同士の相談を受けることは弁護士法・外弁法・弁護士職務基本規程で禁止されている)、スケジュール管理、会議室予約などを行い、文書管理ソフトで弁護士等が作成した文書の管理を行っていました。
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渥美総合法律事務所・外国法共同事業
マネジャー
昼間 みゆき 氏
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所員の活動を支えている渥美総合法律事務所 マネジャーの昼間 みゆき 氏は、同事務所の メール システムについて次のように説明します。
「弁護士等がクライアントにアドバイスする際、きちんと記録として残す必要があるため、メールでのやり取りが多くなります。いつ過去の履歴を調べる必要が生じるかわかりませんから、案件にかかわるメールを安易に削除することはできません。受信したメールだけでなく送信したメールもすべて、基本的に保存しておく必要があります。また、チームとして案件に取り組みますので、長期間にわたって複数の弁護士やアシスタントの間でのコミュニケーションが発生し、多数のドキュメントを並行して作成していくことになります。スタッフの数が急増し、業務量も膨れ上がる中で、ドキュメントのバージョン管理だけでも非常に煩雑になっていました。法律事務所にとって、情報の守秘義務、管理義務は何よりも重要な課題であり、セキュリティにおいても、業務効率化のためにも、メールを中心としたコミュニケーション インフラの根本的な見直しが必要だったのです」。
弁護士として実際の業務にあたっている高橋 氏も、メール管理には頭を悩ませていました。
「メールは業務遂行の要であり、過去の案件を調べる機会も多いため、送信メールも受信メールも捨てるわけにはいきません。しかし、POP3 サーバーを用いた以前のメール システムでは、送受信メールを各 PC にダウンロードしてサーバーにはメールを残さないため、不便でした。事業継続性やコンプライアンスの観点から、事務所全体としては、送受信されたすべてのメールを別のシステムに自動転送するアーカイブを用意すると共に、一部のユーザーは外付けハード ディスクを冗長構成にしていました」。
しかし、こうした方法や個人レベルの管理もまたセキュリティ面での不安が残ります。弁護士等は厳然たる守秘義務を負っており、情報漏洩に対してはどのような言い訳も許されません。したがって、効率的な意味では外部からでも容易に過去の履歴にアクセスでき、安全面では堅牢なセキュリティが保持できるメール環境が早急に求められていました。
「常に 20 〜 30 の案件が並行して動いており、私は、依頼者ごと、さらに案件ごと、日付ごとにフォルダを分けて管理 (終了した案件は別フォルダで管理) していたため、フォルダ数は 2,800 にも上り、保存データ量は 40 GB もありました。最も多い者は 80 GB にまで膨れ上がっていました」(高橋 氏)。
40 GB、80 GB というのはメールのバックアップとしては尋常でないデータ量です。増加する一方のメール データをセキュアな環境でいかに効率よく管理していくか。それは同事務所にとって、切実な課題となっていました。
＜導入の経緯＞
運用管理の手間がかからないクラウド サービスの中から、
親しみやすく、安定稼働が期待できる Microsoft Online Services を選択
渥美総合法律事務所・外国法共同事業
情報技術部ヘッド
大石 道久 氏
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当初、渥美総合法律事務所の IT 担当は 3 人いましたが、専任ではなく業務の合間に行っている状況で、本格的な運用管理は行われていませんでした。そんな中、IT 担当の責任者が退所したのを機に、改めて IT に詳しい人材を採用し、コミュニケーション インフラの根本的な改革を目指すことになります。
外資系金融機関の IT 部門に勤めていた大石 道久 氏が、渥美総合法律事務所の情報技術部ヘッドとして入所したのが 2009 年 5 月のこと。大石 氏がインフラの実態を調査したところ、6 年前、事務所がまだ 30 人規模だった折に導入した Windows 2000® ドメイン環境が、その後の業務サービスの拡大、ユーザー数とデータ量の急激な増加によって、システム全体のパフォーマンスが低下しているという事態に陥っていました。IT 担当者も、トラブル対応や非効率な日常業務に追われて、新たなサービスの導入に着手できない状態でした。
大石 氏は、取り急ぎ IT インフラの再構築に着手。Windows 2003 ドメインに移行をして、Active Directory® (AD) 環境を整備し、IT 部門によるサポート業務の効率向上に取り組み始めました。同時に IT 改革案をまとめ、最優先課題として、セキュリティの確保、メール システムの変更の必要性を同事務所の上層部に訴えたのです。
専任の IT 担当が不足する中で、130 人分もの膨大なデータを扱うメール サーバーの管理を自前で行うことは難しく、また運用スキルの面からも負担とリスクが大きすぎると考えた大石 氏は、管理の手間がかからないクラウド サービスの活用を選択。ユーザー向け展示会で体験したことのあるマイクロソフトの Exchange Online と、グーグルのメール サービスなどを比較検討することになりました。
「グーグルのメール サービスは、セキュリティを含め安定稼働の面で不安が拭えず、たまたま数か月前に世界規模でアクセス不可の事故が起きたことも頭に残っていました。逆に Exchange Online は、これまで使い続けてきたマイクロソフトというグローバル企業への基本的な信頼感や親近感があり、Exchange Server の構築と運用の経験から、安定稼働やセキュリティ面でも非常に信用が置けると判断し、Exchange Online を選択することにしました」(大石 氏)。
大石 氏が、コスト面、導入の容易さ、運用しやすさ、使い勝手の良さなどを中心に、Exchange Online のメリットを上層部に訴えたところ、Exchange Online の導入が決定します。さらに、在席確認や簡単なチャットなどをオンラインで行うことができる Office Communications Online も同時に導入することになりました。
ちなみに、Online Services には、前述の Exchange Online と Office Communications Online に加えて、Microsoft® SharePoint Online と Microsoft® Office Live Meeting をパックにした Microsoft® Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) もあります。今回、あえて 2 つのサービスに絞った理由について、大石 氏は「最初の試みですから、導入リスクをできるだけ抑えたいというのが最大の理由です。それに、Online Services なら必要なサービスをいつでも容易に追加できるという安心感もありました」と説明しています。
＜システム概要＞
ネットワーク環境を所内 LAN で再構築、
Exchange Online の導入を機に、セキュリティ環境を徹底改善
他社のメール ホスティング サービスから Exchange Online への移行にあたり、費用をまったくかけずに 09 年 6 月にパイロット テストを開始します。
しかし、個々のクライアント PC の OS がバラバラで、中には Windows 2000 のものもありました。Windows 2000 以前のバージョンでは Exchange Online サービスの適用外であること、メモリが 512 MB 以下では十分なパフォーマンスが出ないこと、OS が統一されていないと IT 部門によるサポートの効率が悪いことから、所内の PC 140 台の OS を Windows XP SP3 に統一、メモリも 1 GB に増設しました。エンド ユーザーのメール クライアントとして Microsoft® Office Outlook® 2007 を全所員分 (145 ライセンス) 導入し、8 月に Exchange Online への完全移行となりました。
Windows 2003 ドメインとして Windows 環境を再構築した際には、所内サーバーの OS を Windows Server® 2003 (一部 Windows Server 2008) に移行し、GPO (Group Policy Object) やスクリプティングを活用することにより、運用の手間の軽減を実現し、ネットワークのパフォーマンスとセキュリティも強化しています。将来、所内のドメインを Windows Server 2008 に移行することを見越して、Windows Server 2008 ドメイン コントローラも構築して、所内の AD と Microsoft Online Services の AD との連携もさせています。
スムーズな移行の中、ローカル メールの移行では少し苦労したと大石 氏は語ります。
「Exchange Online のメール ボックスの容量は 1 人あたり標準 5 GB、最大 25 GB まで。それを超えるデータは各自の PC 上の C ドライブに保存しなくてはなりません。仕事柄、メールのデータは削除できませんから、皆、かなりのデータを蓄積していました。先ほども話が出たように、中には 80 GB ものデータを保持しているユーザーもいましたので、その移行作業がたいへんだったのです。結局、私を含め、事務所の IT 担当 4 人が週末に手分けをして、約 130 人全員分の移行作業を行いました。のべで 10 日近くかかりました」。
図 1 Microsoft Online Services の概要 [拡大図]
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図 2 Microsoft Office Communications Online のインスタント メッセージング利用画面 [拡大図]
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＜導入効果＞
初期コストは自前サーバー導入のなんと 1/5、ランニング コストも 4 割削減、
低コストとスピード移行で業務の効率化と高セキュリティ環境を一気に達成
渥美総合法律事務所では、プロジェクトごとに縦横無尽なチーム編成をとるため、会議や打ち合わせのスケジュール調整だけでもかなりの手間がかかっていました。この辺の事情について、マネジャーの昼間 氏は次のように語ります。
「従来のイントラネットでも会議室の予約状況や各所員の大まかなスケジュールは共有できましたが、各自の詳細なスケジュールまでは把握しきれず、会議のスケジュール調整などでは本当に苦労していたのです。しかし、Exchange Online にある Outlook の予定表のおかげで皆の予定が把握しやすくなり、効率的にスケジュール調整を行えるようになりました」(昼間 氏)。
さらに、Exchange Online では、Web メールのように使える Outlook Web Access (OWA) を用いることで、十分なセキュリティを確保したうえで、社外の PC などからもメール ボックスのコンテンツに容易にアクセスすることができます。
「OWA によってセキュリティを保持した環境で、自宅からメールや予定表を見られるようになり、非常に業務効率が上がりました。また、Outlook の予定表を皆がきちんと活用するようになったことで、各自のスケジュールを簡単に共有できるようになり、事務所全体での効率化もいい形で進んだように思います」(高橋 氏)。
また、130 人が 4 フロアに分かれて業務を行っている同事務所では、在席か否かを確認するために、それぞれの席まで見に行ったり電話をしたりしなくてはならず、非常に効率が悪かったといいます。しかし、Office Communications Online では、Microsoft® Office Communicator 2007 R2 を使って、プレゼンス (在席情報) の確認が容易に行えるようになりました。さらに、少量のテキスト情報なら暗号化してオンライン上でのやり取りができるインスタント メッセージング (IM) 機能により、簡単な相談程度であれば、わざわざメールを使うまでもなく、セキュアな環境でリアルタイム コミュニケーション (チャット) が行えるようになりました。
これまで使い慣れたマイクロソフト製品ということで、所員たちもユーザー インターフェイスになじみがあり、移行に際して使い勝手に戸惑う場面もほとんどなく、短期かつスムーズな導入となりました。
大石 氏は IT 担当責任者という視点から、Exchange Online や Office Communications Online のメリットについて、次のように評価します。
「まず機能面の充実ですね。古いメール システムやイントラネットでは、グループで共有するタスクやアドレス帳などのデータの管理に手間がかかっていたのですが、Exchange Online の導入によってそれらが手軽に利用可能になりました。また、従来のメール サービスではスパム フィルターが十分に機能していませんでしたが、Exchange Online に移行後は所員からの苦情が非常に多かったスパム メールが激減しました。さらに、コスト メリットです。オンライン サービスなので初期投資が低く済み、自前のサーバーで同じ質のメリットを得る場合に比べ、導入コストは 1/5 程度になっているはずです。ランニング コストも以前より 4 割は削減でき、それでバリューは断然高くなったのですから理想的な成果だと思います。最後に、運用の手間が不要なこと。自前で Exchange Server を導入した場合、私 1 人で Exchange Server の運用を 24 時間体制で行うのは無理ですが、Exchange Online なら運用はマイクロソフトに任せることができますので、私としては大助かりです」。
＜今後の展開＞
Online Services を中心に着々と進行中の Web ベースによる業務基盤整備プラン、
渥美総合法律事務所の IT 改革はこれからが本番
優先課題であったセキュリティ向上と効率的なメール システムの構築をわずか 2 か月余りの短期間で実現した同事務所。移行後も順調に稼働しています。また、セキュリティの重要性、適切な IT 基盤が実現する効率性の高い業務環境など、IT に対するスタッフの意識改革も進んできているといいます。
本来の業務にリソースを集中できるようになった今、大石 氏はさらなる IT 改革に取り組んでいます。
「せっかく Online Services によって、外出先からメールや予定表を確認できるようになりましたので、Windows Mobile® やノート PC などの積極活用をスタッフに勧めています。海外や出向先からのメールの利用が、事務所内にいるときと大きな差がなく行えるようになりました。また、新型インフルエンザなど、パンデミック対策の一環として、リモート アクセス環境の再構築にも取り組んでいます。私どもの IT 改革はまだ 2 合目といったところ。今後はイントラネットの全面的な改革を行い、業務を Web ベースで遂行できる環境を整えていくつもりです。特にドキュメント管理は法律事務所にとって業務の要となりますから、SharePoint Server の導入も考えながら、所内でのドキュメント管理システムの充実を図りたいと思っています。それに伴い、サーバー OS も Windows Server 2008 への全面移行を視野に入れています」。
業務規模の急成長に追いつけずにいた渥美総合法律事務所のコミュニケーション インフラは、マイクロソフトの Online Services の活用をテコに、その規模と内容にふさわしい機動的でセキュアな環境へと全面リニューアルが進行しつつあります。Online Services は、少数精鋭になりやすい IT 部門担当者にとって力強い味方になると同時に、ユーザーに負担をかけることなく、今後ますます、業務そのものの効率化、パワーアップに貢献することでしょう。
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