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全社レベルでのプロジェクトマネジメントによって、Web サイト構築のスケジュール、リソース、コストの管理、経営判断の最適化を実現した
エンタープライズ プロジェクト マネジメント ソリューション
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インターネット黎明期から活躍していたコンテンツ クリエータが集まって設立された、株式会社ビジネス・アーキテクツは、Web をはじめとするインターネットを媒介としたコミュニケーションの浸透にあわせ、急成長を遂げています。設立当初からそのクリエイティビティは内外で高く評価されており、制作案件の受注量は増加の一途をたどってきました。しかし業務の拡大や制作コンテンツの複雑化と共に、それまで担当クリエータ個々の裁量に委ねられていた各制作プロセスについて、チーム全体でのマネジメントを求められることが多くなってきました。そして制作に関わるメンバが増えるにつれ、プロジェクトが円滑に進められないという問題も発生するようになってきていました。
その解決策として同社は、全体の管理に Microsoft® Office Project Server を導入し、スケジュールとリソース、コストの可視化を実現しています。そして制作過程の重要なポイントを Microsoft Office Project 上の「マイルストーン」として全員が確認、共有できるようになったことで、各々の作業の進行が飛躍的にスムーズになっています。同時に、社内で進行中のプロジェクトすべてを一元管理できるようになり、プロジェクトの遅延や計画割れといったトラブルの回避や経営判断の迅速化にもつなげられています。
＜導入の背景と狙い＞
クリエータ個々の認識を共通化する必然性から、問題解決の手段を求める
株式会社ビジネス・アーキテクツ
Project Verification Group / Senior Manager
四海 利一 氏
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インターネット黎明期である 1995 年ごろの Web サイトは、情報媒体としての有効性がまだ十分に理解されておらず、国内でのサイト制作業務はまだ大きな市場を形成していませんでした。そのため、Web デザイナたちは、SOHO やフリーランスなど小規模な組織での活動を主としていました。ところが 1999 年ごろになると、企業がインターネットをビジネスで活用しようという機運が一気に高まり、同時に構築する Web サイト自体も巨大化、複雑化するだけでなく、データベースとの連携といったシステム的要件を求められることも一般的になってきました。株式会社ビジネス・アーキテクツ （以下、ビジネス・アーキテクツ） はそういった企業のニーズに対し、ワンストップでのソリューションを提供すべく、個人で活躍していた先駆者たちが集まったプロフェッショナル集団です。
ビジネス・アーキテクツは、その企業名にもあるように、単にインターネット コンテンツの制作だけでなく、企業のビジネス コミュニケーションそのものを設計、すなわちクライアント企業とユーザーのコミュニケーションをデザインするプロフェッショナル集団として設立されています。そのため同社内では、コンテンツ制作におけるクリエイティビティと同時に、円滑なビジネス遂行のためのナレッジとインフラが必要と認識されていました。
実際同社には、さまざまな得意分野を持つメンバが集まっていましたが、「仕事の進め方」や「業務用語」に対する認識がそれぞれで異なり、プロジェクト内での意思疎通を図ることが難しくなることがありました。こうした状況を打開し、プロジェクトにアサインされたメンバ全員の高いシナジー効果を得られるよう、業務の各プロセスで必要となる用語や表現の定義付け、共通認識作りを進めていたのです。
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株式会社ビジネス・アーキテクツ
Project Verification Group / Manager
奥 いずみ 氏
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たとえば、Web サイトの制作プロセスでは標準的に用意されることの多い「スケルトン」という言葉ひとつとっても、ある人はブラウザ上でサイトの遷移まで追えるものととらえ、またある人はテキストベースでサイト構成を表しただけのものだと認識しているなどのギャップがありました。こうした認識のズレが、最終的なプロジェクトの進捗に支障をきたす要因となっていたのです。「プロジェクトが佳境を迎えると、関係者が一同に集まり、膝を突き合わせてお互いの進捗状況を確認し合わなければ、何も進まないというような状態でした」（株式会社ビジネス・アーキテクツ Project Verification Group / Senior Manager 四海利一氏）。
また、業務の拡大に伴って担当するメンバが増えていくことは、同時に情報共有が難しくなっていくことでもあります。既存の環境では、同社は Microsoft Exchange Server を導入し、プロジェクトごとにメーリングリストを作成して、コミュニケーションの履歴を残すという情報共有方法を採用していますが、この方法では途中から参加したメンバは、現在のステータスや懸案事項を確認するのに大量のメールを読まねばならず、また実際のスケジューリングについては Excel や Word で作成した進行表などを個別に作成して進められていたのが現実で、全社的な標準が定まっていませんでした。
こうした環境を経営的な側面から見ると、各プロジェクトの進捗、メンバの負荷、コストの推移を、役員はおろかプロジェクト リーダーでさえ把握することができず、今後、現在の社内リソースをベースにいつどれくらいのプロジェクトを請け負うことができるのか判断できない、また納期遅れや収支の悪化が危惧されるようなプロジェクトがいくつあるのか、またその優先順位は、といった判断も下せない状態に陥っていました。そのような状況から脱出するためビジネス・アーキテクツは、既存の環境が実現していたプロジェクト個々の「個別最適」だけでなく、全社規模での情報共有、管理を実現する「全社最適」のための手段を求め始めます。
システム概念図
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＜システム導入の経緯＞
「全体最適」でなければ真の効果を発揮できないと判断
株式会社ビジネス・アーキテクツ
Quality Assurance Group / Specialist
藤野 淳也 氏
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同社は、まず自社で Microsoft Project を購入し、プロジェクト マネジメントの仕組みを構築することにトライしました。しかし当時は、Microsoft Project に関する日本語の資料が現在ほど豊富ではなく、運用がままならない状況でした。また、ビジネス・アーキテクツは当初 Microsoft Project をスタンドアロン形態で導入したため、まずは Microsoft Project が持つ機能や、それによって可視化できる業務プロセスの把握を中心に進められることとなりました。
この試みは一定の効果がありました。しかし、こうした形態の活用ではプロジェクト単体の「個別最適」を実現することはできますが、最終的な目標点であった「全社最適」までには至りません。「個別最適のシステムをいくら構築しても、経営上の課題を解決することはできません。やはり Project Server を導入し、会社で抱えているすべてのプロジェクトを一元管理して意思決定を行わなければ、時間とコストが無駄になってしまうと判断しました。Project Server も、当初は社内エンジニアを活用して自社導入しようと考えていましたが、Project Server は導入からチューンアップにかなりの専門的知識を要すること、またそのためのデベロッパ情報はまだ流通していないということがわかり、独自での構築は断念しました。そこで、セミナー等を通じて知っていた複数の SIer に声をかけ、ソリューションの提案をしていただくことにしました。その結果、導入構築を網屋さんにお願いすることになったのです」(四海氏) 。
株式会社網屋 営業部 PMS グループ マネージャーの鈴木克哉氏は、次のように導入の経緯を語ります。「ビジネス・アーキテクツ様の場合、何をやりたいかというビジョンが明確だったので、Project Server を導入すれば目的を達成できると判断し、我々も自信を持って提案書を提出させていただきました。また、既に Exchange Server を導入されていて、情報共有のベースが整っていたこと、Project Server と Exchange Server は同じマイクロソフト製品なので親和性が高かったこともプラス要因でした。そうしたプラス要因が相乗効果を発揮した結果、わずか 1 か月という短期間でのシステム構築が可能となり、導入コストも抑えることができたのです」。
＜導入の効果＞
可視化された進捗状況と社内リソース管理により、
メンバを適材適所にアサイン
株式会社ビジネス・アーキテクツ
Project Verification Group / Specialist
鈴木 潤子 氏
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Project Server 導入後すぐに現れた効果としては、現場の「待ち」がなくなったことでした。これまではプロジェクトの進捗がリアルタイムで確認できなかったため、メンバは自分の担当タスクがいつから始まるのか把握できず、待機状態による時間の浪費を強いられていました。ところが Project Server 導入後は、自分の PC 画面からリアルタイムで進捗 （ガントチャート） を確認できるため、「自分がいつ何を準備し、どれだけの期間でやればよいのか」を各自で判断できるようになり、その結果、残業時間の低減によるメンバの負荷軽減だけでなく、コスト的なメリットももたらされています。
プロジェクトが可視化されたこうした環境は、進捗管理面以外にも相乗的な効果をもたらしています。プロジェクト全体の状況を把握できるため、メンバの意識が自分の作業だけでなくプロジェクト全体に向き始めたことです。すなわちプロジェクトを成功させるという共通目標が自然と形成されていったことです。
さらに、自分が現在アサインされているプロジェクトにどういった形で貢献しているのかを各メンバが理解し実感できるようになったことで、責任感と達成感が芽生え、各プロジェクトが自発的にその質を上げていったことは、特筆すべき効果と言えるでしょう。
「プロジェクトを可視化したガントチャートを見ることで、各メンバの役割分担とその進捗状況が明確になったことが一番大きいですね。おかげで常に顔を合わせていなくとも安心できるまでプロジェクトチーム内メンバのコミュニケーションが密になったという実感があります」（株式会社ビジネス・アーキテクツ Project Verification Group / Manager 奥いずみ氏）。
経営的な側面としては、各プロジェクトの進捗状況が可視化されるだけでなく、リアルタイムでコスト算出が可能になるという重要な効果がもたらされました。プロジェクトのコストは、社内稼動コストや外注費といった下位要素に分解して把握できるようになり、各項目がプロジェクトの進捗とリアルタイムに同期しつつ、コストの実績累計だけでなく、終了時の着地予測まで算出される仕組みが構築されています。たとえば、あるプロジェクトの着地予測が計画値をオーバーしそうになると、異常値として画面上にアラートが表示されるので、プロジェクトリーダーや経営者は、その時点で問題を回避する最善の手段を迅速に講じることが可能になったのです。
また、このシステムでは社内の人的リソースをデザイナやインフォメーション アーキテクトといったプロジェクトにおける役割とそのスキルレベルに応じて管理できるようにもなっています。こうしたリソース管理の基盤を用意しておくことによって、プロジェクト計画時にアサイン可能なリソースを容易に把握でき、仮にトラブルが発生しても必要となる人材を迅速に追加するといった柔軟な対応ができるようにもなっています。
「異常値管理とリソース管理の両方ができているから、状況によってスタッフの『質』で対処すべきか、『量』で人海戦術に出るべきか、外注へ出すべきかなど、リアルタイムで意思決定できます。業務プロセスに起因する不本意な計画割れを招くリスクはなくなりました」（株式会社ビジネス・アーキテクツ Quality Assurance Group / Specialist 藤野淳也氏）。
プロジェクトにおけるリソースの割り当て
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＜成功の秘訣＞
社内にプロジェクトマネジメントを浸透させるための
徹底的な普及啓蒙活動が功を奏す
株式会社網屋
営業部 PMS グループ マネージャー
鈴木 克哉 氏
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このように Project Server の導入は、同社にプロジェクトマネジメントの効率化、不要な負荷の軽減、計画割れプロジェクト化のリスク回避など多くの効果をもたらしました。さらにプロジェクトの管理者にとっては、新規プロジェクトの開始時にも Project Server にアクセスするだけで標準化されたプロジェクトファイルを入手でき、プロジェクト設計を迅速にスタートできるという成果も生まれました。
「Project Server の導入前と導入後では、業務効率に明らかに差があります。その点で今回のシステム導入は成功であったと言えると思います」(奥氏) 。
同社が成功を手にすることができたのは、Project Server が全社最適を実現できる機能を有していたことは当然ですが、もう 1 つ大きな要因がありました。システム構築を担当した株式会社網屋の技術本部 PMS グループ テクニカルマネージャーの鹿野富貴氏は次のように語ります。「Project Server は、全社最適のプロジェクト マネジメントを実現する豊富な機能を実装している製品ですが、単にこのシステムを構築するだけでは、本当の効果を得ることはできません。全社最適のプロジェクト マネジメントを実現する最大の鍵は、『運用』にあると我々は考えています。これは、実際に自社内で Project Server を運用してきたことで得たノウハウでもあるのですが、どんなに優れたツールを導入しても、プロジェクト メンバの一人ひとりがそれを使ってくれなければ、何の効果も発揮できません。なぜなら、複数のメンバで構成されるプロジェクトは、たった 1 人のメンバが進捗を入力しないだけで、そこから積み上げられる集計情報の精度が落ちてしまうからです。ビジネス・アーキテクツさんの場合、四海さんをはじめプロジェクト検証グループの皆さんが強力な現場サポートを行って、全社に Project Server のクライアントを操作する方法から運用ノウハウまで、徹底的に浸透させる努力をされていました。その教育と運用に精力を傾けた成果が、今回の成功に結び付いたと感じています」(株式会社網屋 技術本部 PMS グループ テクニカルマネージャー 鹿野富貴氏) 。
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株式会社網屋
技術本部 PMS グループ
テクニカルマネージャー
鹿野 富貴 氏
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鹿野氏が語っているように、ビジネス・アーキテクツでは、Microsoft Project を全社員に浸透させるために、Project Verification Group（プロジェクト検証グループ）が、独自のマニュアルを作成し、社内で何度も勉強会を行うなど、普及啓蒙活動を積極的に行ってきました。
「ノートパソコンと外付けディスプレイを抱えて、一人ひとりのデスクに足を運び、使ってもらえるようになるまで手取り足取り指導をしました。時間はかかりましたけれど、その地道な教育の結果が今回の成功に結び付いたのだと思います」（株式会社ビジネス・アーキテクツ Project Verification Group / Specialist 鈴木潤子氏）。
「四半期に一度行われる全社会議の席でも Microsoft Office Project がなぜ必要なのかをわかりやすく説明し、これを導入することによって一人ひとりのメンバが『どれだけ仕事がやりやすくなり、そして楽になるか』を伝えてきました。また、一方で『各自の業務の進め方しだいでプロジェクト全体の結果は変えられる』、『プロジェクトのコストは最初から固定ではなく、みんなの 1 分 1 秒すべてがコストにつながっている』というメッセージを発し続けてきました。その結果、これまでは『成果物を上げることが自分の仕事』と思っていたメンバの間で、いかに自分の動き方がプロジェクトの成否に関与しているか、またそれを通じて会社に貢献しているかという自覚が芽生え、それを支援するツールである Project Server のファンを確実に増やすことができました」(四海氏) 。
プロジェクト センタ画面
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＜今後の展望＞
経営管理システムの基盤として、
システムのさらなる拡充を目指す
「Project Server を導入したことで、スケジュールとリソースの負荷、そしてコストといった定量的な要素は確実にマネジメントできるようになりました。次なる課題は、我々のコアコンピタンスである質の高いクリエイティブワークにより注力する、いわば『質』のマネジメントの環境作りに取り組んでいくことだと考えています」(四海氏) 。
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株式会社ビジネス・アーキテクツ
プロジェクトマネジメント担当チーム
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同社では、今回の Project Server 導入によって得られた管理会計などの実績データをより有効活用するために、Microsoft SQL Server™ の OLAP 分析などと連携させてビジネス インテリジェンスへ応用することも検討されています。また、Microsoft SharePoint™ Portal Server と連携させて、ドキュメントマネジメントを実現し、情報共有環境の強化を図る計画も持ち上がっています。さらに、プロジェクト終了後の業務分析とその改善プロセスの構築、人事評価やスキルアップ教育との連携までプロジェクトの枠組みとして実行していくことが計画されています。「つまり、あらゆる業務遂行の基盤として、Microsoft Office Projectを採用したと位置付けているのです。私たちの業務の本質はあくまでクリエイティビティにあると考えていますが、これらプロジェクトマネジメントの手法を成熟させることで、その対極にあるマネジメントワークを限りなく効率化し、本来のクリエイティブワークにもっと専念できる環境を作りたいと考えているのです」(四海氏) 。
常に最高品質のクリエイティビティを顧客に提供するべく、ビジネス・アーキテクツのプロジェクトマネジメントは、今後もますます進化を続けていきます。
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本ケーススタディは情報提供のみを目的としています。Microsoftは、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。
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からできます。