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Microsoft Office SharePoint Server 2007 for Internet Sites によるコンテンツ マネジメント システム (CMS) 導入で自社 Web サイトを刷新。
コンテンツ作成、更新の大幅な効率化とコストダウンを実現
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シービー・リチャードエリス株式会社 (以下、シービー・リチャードエリス) は、世界に 300 か所以上の拠点を展開する世界最大の事業用不動産サービス会社、米国 CB Richard Ellis の日本法人です。同社では 2008 年、ワールドワイドでのブランドおよびシステム統合プロジェクトの一環として、Office SharePoint Server 2007 for Internet Sites による自社 Web サイトの大幅な刷新を実施。これまでは Web サイト管理者がそのつど手作業で行っていた更新作業が、標準のテンプレートなどを活用してより簡便に行えるようになりました。この結果、Web サイト管理の負荷を大幅に削減できたことに加え、更新頻度の向上やシステムセキュリティも向上。現在は、ワークフロー基盤の構築による全社的なコンテンツ マネジメントの実現など、さらなる Web サイト活性化へ向けた試みを積極的に進めています。
＜導入背景と狙い＞
社名統一をきっかけに、収益をもたらす Web サイトを目指して CMS の導入を決定
シービー・リチャードエリス株式会社
コーポレイトコミュニケーション部
コーポレイトコミュニケーショングループ
アソシエイトディレクター
堀 勝己 氏
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シービー・リチャードエリス株式会社
コーポレイトコミュニケーション部
コーポレイトコミュニケーショングループ
大岩幹央 氏
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「当社が米国シービー・リチャードエリスとの提携、統合を経て現在の社名になったのは、2006 年のことです。この新体制発足に合わせて、ブランドや社内システムをワールドワイドの基準に合わせていくことになりました。そこで 2008 年 10 月、関連会社を含む全面的なコーポレート ブランドの統一を実施。今回の新 Web サイト構築もこのタイミングに合わせて行われたものです」と、コーポレイトコミュニケーション部 アソシエイトディレクター 堀勝己氏は、Web サイト刷新のきっかけを語ります。
それまでも自社の Web サイトはありましたが、ビジネスへの積極的な活用という観点からは、コンテンツの面でも運用面でも十分とはいえない状態が続いていたと言います。当初から運用を担当してきた、コーポレイトコミュニケーション部 コーポレイトコミュニケーショングループ 大岩幹央氏は、「以前の Web サイトでは、各部署から来たコンテンツの原稿案を私が HTML でコーディングしてアップロードするといった旧来からの手作業か、外注制作で運用が行われていました。しかしホスティングを始め、デザインや構成もサイトごと独自のもので、更新のペースを上げられないのが大きな課題だったのです」と当時を振り返ります。一方、各現場も、制作コストや煩雑な作業を嫌い、たまにニュース リリースがアップされるといった程度でした。その結果、更新頻度が少ないサイトとなり、社内の Web サイトに対する認識もビジネスのための Web サイトではなく、"広報のための Web サイト" という認識が広まってしまいました。その状況を打開するためにも、全社的なコーポレート ブランド刷新は絶好の機会だったのです。
「新しい Web サイト構築のねらいの 1 つに、Web サイトおよびコンテンツの作成、発行、更新、削除を自動化等により効率的に行えるコンテンツ マネジメント システム (CMS) の導入がありました。当社の事業分野は多岐にわたるため、非常に多くの業務部門が存在しています。これらの部門が各々の戦略や意図に沿って、より積極的に Web サイトをマーケティング ツールとして活用していく必要がありました。そのためにはまず、統合的な管理とテンプレート、そしていずれ各部門が HTML を使わずにコンテンツの管理を行うための基盤作りが必要だったのです」 (大岩氏) 。
そこで手始めに、各部門で簡単にコンテンツを作成や更新できる Web サイト管理基盤 (CMS) があったら積極的に活用するかどうか、社内アンケートを行いました。その結果、CMS を使って積極的にコンテンツを掲載したいという声が多数を占めたため、CMS の導入を決定したと言います。
＜導入の経緯＞
ワークフロー機能を始め、将来の導入計画に最適な Office SharePoint Server 2007 を選択
2008 年 6 月の導入決定後、すぐに具体的な CMS 製品の選定が始まりましたが、この時点で既にマイクロソフト製品を使うことがほぼ決まっていたと大岩氏は語ります。
「米国本社を始め、グループ各国では、以前から Office SharePoint Server 2007 の前身となる Microsoft Content Management Server 2002 を導入していました。こうした実績に加え、社内のシステムをワールドワイドに Microsoft Windows ベースで統一するといった方針もありました。さらに以前から社内で Microsoft Active Directory を導入していたため、各ユーザーが PC から簡単にログインできる使い勝手の良さに加え、Windows プラットフォーム間の高い親和性やセキュリティというメリットを考えると、Office SharePoint Server 2007 for Internet Sites を採用したのは、ごく自然ななりゆきだったと言えるでしょう」。
しかし当初は、アジア・パシフィック部門と同じ Content Management Server 2002 を使うという案もありました。
「地域で環境を統一する意味で、当初はまったく同じソフトウェアを使う可能性もありました。しかし、会員サイト機能や電子フォーム機能を始め、今後 Web サイトを通じた新しいサービスを展開していくうえで有効な機能を多く備えている点に着目して、あえて Office SharePoint Server 2007 for Internet Sites を選択したのです。それに何よりも、各業務部門が戦略的に Web サイトを活用できる環境作りの布石として、権限の設定を厳密に行えるしくみが欲しかったのです。そのためには各部門により柔軟にコンテンツ作成が行え、また "コンテンツを作る人、承認する人" をきちんと設定できるワークフロー ツールを備えた基盤が欲しかったというのが大きかったですね」。
他にもバージョン管理やコンテンツ自動発行機能、また外資系企業としては、1 つのサイトに複数のバリエーションを使用できる多言語対応も見逃せない機能でした。
「さらに将来的には、社内の情報共有基盤として Office SharePoint Server 2007 を採用する意向を持っており、同じ環境で揃えておきたいということもありました」と大岩氏は付け加えます。
シービー・リチャードエリス株式会社
管理本部
IT部
飯川順一 氏
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2008 年 10 月 1 日付のグループ会社の社名変更に間に合わせるため、開発は急ピッチで進められました。導入決定からすぐの 7 月には構築が始まり、機能検証から統合サイトの設計、マスターページ デザインを約 1 か月で。最後の 1 か月はテストを繰り返しながら、ほぼ期限までに間に合わせることができました。
「Office SharePoint Server 2007 for Internet Sites について何も知らない状態から始めたので、最初はセミナーに行ったり書籍を探して読んだりして情報を集めました。初めての製品ということもあって、さまざまな課題も多かったのですが、本番展開の前後 1 か月はマイクロソフトのパートナーであるオープンキューブデータ有限責任事業組合 (以下、OpenCube DATA LLP) に加わってもらい、試行錯誤を繰り返しながら 1 つ 1 つ確実にクリアしていきました」 (大岩氏) 。
また Web サイトの基盤構築と並行して、ネットワークやセキュリティ環境、そしてサーバーの刷新といった、ハードウェアを含む周辺インフラの開発も急ピッチで進められました。管理本部 IT部 飯川順一氏は、「初めて扱うアプリケーションなのに加え、社内のネットワーク経由で各部門からアップロードできるようにという条件もあって、セキュリティをどう確保するか非常に悩みました。Office SharePoint Server 2007 for Internet Sites の国内導入事例がまだ少なかったので、まず海外の事例やホワイト ペーパーを探して勉強しながら、さらに OpenCube DATA LLP にもアドバイザーとして入ってもらって構築を進めていきました」。
飯川氏は、セキュリティの確保に苦心した例として、システムのマスター部分をいかに隠すかの工夫を挙げます。
「外部に公開している Web サイトですから、匿名のユーザーがシステムのコントロール領域にアクセスしてしまう危険が考えられます。そこでいろいろ探した結果、Office SharePoint Server 2007 for Internet Sites には "編集権限のあるユーザーしか見られない" 設定を行う機能があるのを発見したのです。これを使うと、正当な権限を持った者以外が管理機能に触れる心配がなくなり、セキュリティ面でも運用管理の効率化という面でも満足のいく水準が達成できました」。
＜システムの概要＞
コンテンツの作成が容易になって更新頻度がアップ。運用面の作業負荷やコストも大幅に軽減
Office SharePoint Server 2007 for Internet Sites による CMS 機能の導入は、同社の Web サイトの活用率を大いに向上させました。何よりも更新頻度がアップして、既存の顧客や見込客を始めとした方々にさまざまな情報やサービスの提供を行うサイトとしての存在感が高まってきたと、大岩氏は導入の成果を語ります。
「新しいコンテンツを作成する際には、あらかじめ用意されたテンプレートを利用し作成するので、以前のように HTML を 1 ページずつ書き起こす手間がありません。またファイルをアップロードする際も、従来は Web サイト管理者がそのつど Web サーバーに FTP 転送を行っていたのが、ユーザーが自分で簡単にアップロードできるようになり、Web サイト管理側の作業がぐんと減りました。何より、必要に応じてすぐにコンテンツを作れるようになったのが大きいですね。プレス リリースなども、ほとんどテンプレートにテキストを入力してアップロードするだけなので、タイムリーに発行できるようになりました」。
こうした更新のスピードアップのほかにも、大きく 3 つ、CMS ならではのメリットが挙げられます。まず 1 つ目に注目したいのは、コンテンツの効率的、体系的な管理が可能になった点です。
「あらかじめ用意されたマスター ページからすべてのコンテンツを作成できるので、一貫したデザインが実現できるようになりました。そのためビジュアル面での統一感が高まって、社外からアクセスしてくるお客様には、統一された企業ブランドやバイリンガルでグループを包括したサイト構成を提供。一方、社内にはデザイン作業の効率化といったメリットをもたらしました。この結果、よりビジネスと収益に直結する Web サイトとしての価値が向上し、同時にコンテンツ管理も容易になったのです。また、デザインやコーディングにかかっていた外注コストが、ほぼ完全に削減されました。今までは 制作会社に出していた制作費を、すべて削減できたのです。金額で見ても、年間数百万円規模のコスト削減になっているのは間違いありません」 (大岩氏) 。
2 つ目のメリットは、コンテンツの追加・更新にかかわる工数の削減です。その好例が、コンテンツの展開機能です。
「追加するコンテンツをテスト サイトに登録して事前チェックを行った後は、ボタン 1 つでそのまま本番環境に展開できるのです。このため、以前のようにテスト サイトに登録して、内容などを確認後、再度本番環境に同じものを転送するという二度手間がなくなり、更新作業の効率がアップしました。またコンテンツのバージョン管理が確実になされているので、いちいちバックアップをとらなくてもすぐにリストアできるのも便利です」。
そして 3 つ目のメリットが、自社 Web サイトに対する社内の期待感の高まりです。コンテンツ更新が活発に行われるようになって、各業務部門の人々の間に「自部門のビジネスに Web をもっと活用できるのではないか」といった期待感がわき起こり、社内からは「こういうコンテンツを作りたい」といった前向きな要望も、Web サイト管理者に寄せられるようになりました。
「人材募集の情報を発信したいとか、特に宣伝したいサービスのページを設けたいといった、企業価値の向上や売上に直結するツールとして Web サイトを積極的に活用しようという意識が高まってきたのを感じます。以前はデザインやコーディングを外部の制作会社に依頼していたケースが多く、仮に 1 か所修正するだけでも発注から納品まで数日がかりでした。社員もそうしたペースで業務のニーズに即応させるのは無理と、Web サイトをビジネスに使うことを敬遠していました。それが Office SharePoint Server 2007 for Internet sites 導入後は、当日中にも作業が完了できるようになり、"これならビジネスに使える" という期待感を持ってもらえるようになったのだと思います。また、以前はグループ会社ごとバラバラに Web サイトを作っており、何かしたくても誰に聞けばいいのかわからないという状況が続いていました。それがサイトの統一化で解消されたのも、Web サイトを積極的に使おうという動機付けの 1 つになっているでしょうね」と、堀氏はマネージャーの視点から評価します。
システム構成図
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＜今後の展望＞
ワークフローを活用したコンテンツ管理の実現やより収益に結びつけるツールとして、さらなる機能拡充の道を探る
今後の大きな課題は、導入当初から目標としていたワークフローを活用したコンテンツ管理を実現しさらなる効率化を図ることだと、大岩氏は語ります。
「部門管理を進めるうえで、やはり権限をきちんと分けてコンテンツの公開などの承認を実現するワークフロー機能の導入は欠かせない要件だと思っています。また Office SharePoint Server 2007 for Internet Sites ならではの機能をさらに活かすという点では、リスト機能の活用によるデータベース化や、電子フォーム機能の活用による問い合わせやアンケート システムの実現。さらには Office SharePoint Server 2007 の標準機能である個人サイト機能を活用し、会員サイト的な使い方をするといった、お客様との双方向の関係を実現するような基盤として活用していきたいですね」。
一方、飯川氏はそうした機能を充実させていくためのインフラ整備という視点から、「セキュリティは、基本的かつ重要なテーマです。今回の Web サイト刷新ではサーバーも新しくしたので、顧客情報保護の基盤作りの一環として暗号化領域を作ってみたいと考え、そのための具体的な企画を探っているところです」と意欲を見せます。
Office SharePoint Server 2007 for Internet sites をベースにした新 Web サイトがオープンしてから約 1 年、堀氏は今後の同社 Web サイトの方向性について、「コーポレート サイトは、いわば会社の顔ともいうべきものです。当社のサービスをご利用してくださるお客様に対するアナウンスメントや、新規見込み客の獲得といった、ビジネスの底上げおよび拡大につながる使い方を探っていきたい。そのためにも、Office SharePoint Server 2007 for Internet Sites の機能をどう使いこなしていくのかを、さらに追求していこうと考えています」と語ります。
企業情報の発信窓口という企業 Web サイトの位置付けから、お客様とのさらなる接点の拡大や関係の深化を図り、新たなビジネスを創造するためのツールとして、シービー・リチャードエリスのコーポレート Web サイトは、着実に進化を遂げつつあります。
Office SharePoint Server 2007 でのWeb サイト制作管理画面 (トップページ)[拡大図]
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実際の公開画面 (トップページ、http://www.cbre.co.jp/JP/Pages/default.aspx)[拡大図]
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Office SharePoint Server 2007 でのWeb サイト制作管理画面 (メディアセンター)[拡大図]
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実際の公開画面 (メディアセンター、http://www.cbre.co.jp/JP/Media_Centre/Pages/Default.aspx)[拡大図]
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