山梨県甲府市

掲載日: 2004 年 7 月 27 日

「日本一親切ていねいで明るい市役所」を目指し
文書管理システムを導入
Microsoft® .NETの柔軟性を活かして他システムとの連携を実現

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ソリューション概要

プロファイル

甲府市

は、武田信玄公の父である信虎公によりまちづくりが始められ、以来甲府城の城下町として栄えてきた歴史のあるまちです。山梨の政治、経済、文化の中枢として発展しており、平成12年11月1日には特例市へ移行し、地方分権時代を担う地方中核都市として位置付けられています。環境にも恵まれており、南に富士の霊峰、北に八ヶ岳と金峰山、西にアルプス連峰を望み、秩父多摩甲斐国立公園の主峰を源とする荒川が市内を貫流しています。「山の都」と呼ばれるように、自然豊かな落ち着きを見せた盆地都市です。

シナリオ

・	総合文書管理システム
・	ワークフロー
・	グループウェア
・	システム連携基盤

ソフトウェアとサービス

■	Microsoft Windows Server™ 2003
■	Microsoft SQL Server 2000
■	UniCity総合文書管理システム(日本ユニシス株式会社)

パートナー

・	NTTコミュニケーションズ株式会社
・	株式会社テプコシステムズ
・	日本ユニシス株式会社
・	株式会社ジインズ
・	東京レコードマネジメント株式会社

協力企業

・	株式会社富士総合研究所 (BPRコンサルティングを担当)

メリット

自治体特有の文書事務の実態に即した総合的な文書管理が行えます。BPR と共に進めているため、通常多くのカスタマイズが必要となりますが、今回導入を決めた「UniCity総合文書管理システム」は、あらかじめ各種必要機能を広く包含しており、改修コストを抑えた導入、運用が可能となっています。

ユーザーコメント

「自治体を取り巻く状況の変化にも対応し、長く使い続けられる柔軟性の高さ、Web サービスによる他システムとの連携性の高さ、そして使いやすさ、もちろんコスト面も含め、総合的に見て.NET 版のUniCity 総合文書管理システムを選択したと言えるでしょう」

甲府市役所
総務部情報管理課
情報化推進係係長
土屋光秋氏談

甲府市庁舎

山梨県の中核都市として政治、経済、文化の中心的役割を果たしている甲府市は、IT 先進市として規範となるべく情報化推進プロジェクトを進めています。「日本一親切ていねいで明るい市役所」を目指して、役所内の業務効率向上や、さまざまな場所、さまざまな手段で市民の声を受け付けられるよう、システム整備を進めています。今回、住民とのコミュニケーションや地域での協力体制を重視した“わ”の都にふさわしい、柔軟で使いやすい総合文書管理システムやワークフロー管理のシステムの導入を決めました。システムそのものだけでなく、導入の方法についても工夫を重ね、調達ガイドラインを策定し、情報システムの調達を標準化・効率化することによりTCOの削減はもちろん、さまざまな計画の実現を担保するなど、バランスのとれた情報化を推進しています。

＜導入の背景とねらい＞
市民の声を収集して
日本一親切ていねいで明るい市役所を目指す

5つの『わ』

市民から望まれる行政サービスをスムーズかつ迅速に提供する。これが市役所に求められている役割です。全国の多くの市町村ではバブル崩壊以降、人口の漸減傾向が続いています。この傾向は甲府市でも例外ではありません。人々が暮らしやすい都市、特に若者や子育て世代にとって自分たちの意見が市政に反映される魅力ある都市となることが、課題と考えられています。甲府市においても、常に念頭においているスローガンとして「日本一親切ていねいで明るい市役所」を挙げ、より良い行政サービスの提供を目指してきました。

甲府市は人々が過ごしやすい「『わ』の都」の実現に向けて、さまざまな方策を計画しています。『わ』の都には、次の 5 つの意味が込められています。1 つ目は、対話を重視し、合意を基本においた市政を推進する「話」の都です。そして次は、市民が相互に地域連帯の精神を機軸として、個々の利害を超えて支え合う「和」の都。 3 つ目は、多様で重層的な地域全体の連携による活力溢れる「輪」の都。また住環境も視野に入れ、花と緑に溢れた環境共生による住み良い「環」の都という意味も持たせています。そして最後の 5 つ目は、驚きや感激する都市ということで、市民一人一人がその個性と能力を十分に発揮できる創造性豊かな「ワッ！」の都です。

「このような『わ』の都になるためには、5 つの『わ』がスムーズに回転して、それぞれがつながり合わなくてはなりません。さまざまな設備や政策が必要ですが、その一つに、気軽かつ簡単に、意見を市に伝えられる環境やしくみというものがあります。また市役所内には収集した意見や、内部の書類を効率的かつ正確に処理できるしくみが必要になります。つまり情報化は『わ』の潤滑油でもあり、それぞれをつなげる接着剤でもあるわけです」と、甲府市長の宮島雅展氏は市政におけるIT の重要性を説いています。

＜システム導入のポイント＞
情報システム調達ガイドラインを策定して
県内他市のモデルケースとなることを意識

甲府市長
宮島雅展氏

『わ』の都を実現するための独自のIT 戦略だけでなく、e-Japan 戦略の下で住基ネットやLGWAN( 統合行政ネットワーク) への接続など、全国レベルで進められているIT 化の取り組みも甲府市では率先して進めています。現在多くの市町村で注目を集めている電子申請についても、いくつかの申請や届出をいち早く実現しています。IT 化を進め、さまざまなシステムを導入して住民に対する充実した行政サービスを提供することは、地方都市にとって一層重要になっています。行政サービスの向上を確実に実現するために、甲府市ではシステムの機能、性能だけでなく、導入する方法にまでこだわって、失敗のないシステム導入を心掛けています。このため非常に厳しい目で、製品やシステムを選定しました。こうした厳しい製品選定の環境下で選ばれたのが.NET 版のUniCity 総合文書管理システムなのです。

甲府市役所
総務部情報管理課
情報化推進係係長
土屋光秋氏

今回のシステム導入にあたって中心的役割を果たした甲府市役所の土屋光秋氏は、厳しいシステム選定を行うための詳細な要件定義だけでなくSLA( サービスレベルアグリーメント) の必要性を説いています。「市役所ではいったん決まった予算は原則として変更できません。失敗しても方向を変換してやり直すことはたいへん難しいのです。そこで変更が発生しても追加コストが極力抑えられるようにするため、通常は個別に話し合いで決める内容まで盛り込んだ詳細なSLA を締結しました。詳細に取り決めをしただけでなく、トラブルが連続した場合にシステムの再構築を確約させるなど、厳しいペナルティも要求しています」( 土屋氏)

甲府市はこのようなSLA を、実際にシステム構築を行う業者と直接締結するのではなく、システムインテグレータであるNTT コミュニケーションズ株式会社と締結しています。NTT コミュニケーションズとは、システムの要件定義から当該システムの構築事業者の選定までを甲府市と共同で行うコンサルティングも締結しています。そのため、すべての前提条件を了知したNTTコミュニケーションズが、実際の構築を行う業者と甲府市の間に立つことで、SLA を担保した契約を甲府市は結んでいます。このことにより、低コストで高機能のシステム調達を成功に導くことができたのです。甲府市は、こうした方法を盛り込んだ「情報システム調達ガイドライン」作りを進め、庁内の他のシステムにも活用しています。今回のシステム導入では、前述のNTT コミュニケーションズがシステムインテグレータとしてプロジェクト全体をまとめ、システム構築事業者である株式会社テプコシステムズを柱に、日本ユニシス株式会社、株式会社ジインズ、株式会社富士総合研究所、東京レコードマネジメント株式会社が関わっています。

土屋氏は、山梨県と県内全市町村が参加している山梨県市町村電子申請受付共同事業を進める、市町村総合事務組合電子自治体推進室長を務めており、その立場からも調達ガイドラインの重要性を説いています。「電子申請の受け皿としての文書管理システムは多くの市町村で必要になります。今回の甲府市における導入をモデルケースにするために、プロジェクト体制の組み方やシステム調達の方法まで含めた、失敗しないためのノウハウ作りになるように心掛けました」( 土屋氏)

システム構成図 [拡大図]

＜導入システムの紹介＞
.NET版のUniCity総合文書管理システムを採用して
ワークフローや職員認証などのシステムとの容易な連携を実現

NTTコミュニケーションズ株式会社
e-ガバメント営業部
担当課長
ITコーディネータ
三輪憲氏

近年構築する多くのシステムは、他のシステムとの連携を求められるケースが増えています。それは民間企業においても、官公庁や地方自治体においても変わりません。さまざまな情報を、経営戦略に反映させるべく情報システム化に取り組む、あるいは紙の意見書やWebなどの多様なチャネルを使って意見を収集して管理し、一部をWeb で公開するなど、複数の機能やシステムが連携し合うことで、より高度な情報化が実現できるのです。

今回甲府市で導入を決めた総合文書管理システムにおいても、文書管理機能が優れているだけでなく、同時に構築するワークフローやグループウェア、職員認証（シングルサインオン）などとの連携容易性を重視しました。UniCity 総合文書管理システムは、自治体文書管理業務の豊富な機能を有するだけでなく、.NETテクノロジの採用により、XMLベースの環境で動作するため他のシステムとの連携が容易になり、快適な操作性を実現しています。甲府市では今回のシステム導入を文書管理という単体のアプリケーション構築ではなく、ワークフローなどと連携した仕事のしくみを変えるほどの大規模なシステムの構築であり、BPR との同時進行による業務プロセスの改革であると位置付けているのです。このBPR については、株式会社富士総合研究所が提案するバランスト・スコアカード（BSC) 手法を用いた行政BPR を取り入れました。甲府市にとって最適な業務フローを短期間で設計し、パッケージのオプション設定、カスタマイズ範囲を明確に切り分けることができる点が採用のポイントとなりました。

株式会社テプコシステムズ
営業本部
公共営業グループ　担当課長
IT コーディネータ
軽部隆氏

日本ユニシス株式会社
官公庁事業部
自治体ビジネス部
第二グループマネージャー
松永大氏

自治体に必要とされる文書管理システムは、機能面でも民間企業に適用するものとは性格が違います。まず、自治体ならではの複雑な文書決裁フローに対応する必要があります。たとえば市の提案書を、県の組織で承認を受ける必要がある場合や、中央省庁の承認を受けることもあります。さらにその後に、市役所内の上位組織で審査するといったように、文書の種類によって経路は千差万別になります。また、組織的に用いられる文書は原則として情報公開の対象となるため、公開のために必要な機能が求められます。「基本的な機能は、どのベンダの文書管理システムでも備えているようです。しかし、他の複数のシステムと連携する場合、状況は微妙に異なってきます。できないと答えるベンダはありませんが、実現方法の違いにより、追加コストや構築期間に差が現れてくるのです。つまり、システム間連携は簡単にできるのか、その機能は標準で備えているのか、という問いに対して、ベンダや製品ごとに答え方が変わってくるのです」と土屋氏は言います。連携はできるが膨大な作業になるものや、多くのオプション製品が必要になるものから、ほぼ標準パッケージのままでできるものなど差があるのです。

この点について、今回甲府市の情報化推進プロジェクトのパートナーを務めたNTT コミュニケーションズの三輪憲氏は次のように説明します。「今回の文書管理システムの構築については、複数のベンダで提案コンペを行いました。詳細項目まで指定したシステムの要件に対する各社からの企画提案では、ほとんどの文書管理システムのパッケージですべて実現可能という回答でした。つまり、どのパッケージでも必要な機能はほぼすべて備えているということです。しかし実際には、利用者に複雑な運用を求めていたり、単純なカスタマイズではなく、パッケージそのものに手を入れることになりかねない大幅な変更が含まれると見受けられるものもありました」。こうした状況の中で採用を決めたのは、テプコシステムズが推奨する日本ユニシスの.NET 版のUniCity 総合文書管理システムだったのです。

テプコシステムズではUniCity 総合文書管理システムを、その前身となる製品の時代から取り扱っており、機能についても熟知しています。「製品の特長を一言で言えば、カスタマイズの自由度が高いということです」とテプコシステムズの軽部隆氏は言います。「製品そのものだけでカスタマイズできる設定項目が幅広く、柔軟にかつ低コストで業務に適応させることができます。文書の作業フローから画面レイアウト、画面遷移まで、項目設定により各自治体の個別ニーズに合わせることができるのです。特に.NET 版になってからは、他のシステムとの連携もWeb サービスを使って簡単に組み込めるようになっています」と、カスタマイズの容易性、経済性について評しています。

UniCity 総合文書管理システムのもう一つの特長は、管理する文書の形態を問わないことです。「地方自治体や中央省庁などでは、電子化された文書と紙とが混在しているというのが現状です。UniCity 総合文書管理システムはさまざまな種類の文書が混在する環境で、それらをシームレスに管理するしくみを豊富に備えています。また日本ユニシスでは、これまで中央省庁、地方自治体問わず文書管理分野で多くのシステム構築経験があり、そういう意味では多様なユーザーの声を数多く取り込んで作られていると言えるでしょう」と、日本ユニシスの松永大氏は、豊富な機能と構築実績という点が今回の採用につながっているのではと解説しています。

「現在はまだ試用段階ではありますが、使いやすさを実感しています。市役所の職員の情報リテラシは、全員が非常に高いとは言えません。今回構築する文書管理システムは、パソコンの操作が得意とは言えないユーザーでも十分に使いこなせるものでなくてはなりません。使いやすさも採用のポイントとして重視しました」と、甲府市役所の深澤健二氏は、述べています。「他システムとの連携性の高さ、長く使い続けられる柔軟性の高さ、導入のしやすさ、使いやすさ、もちろんコスト面も含め、総合的に見て.NET 版のUniCity総合文書管理システムを選択したと言えるでしょう」と土屋氏は、.NET 版のアプリケーションのレベルを高く評価しています。

システム概要図 [拡大図]

システム構築対応図 [拡大図]

＜今後の展望＞
情報基盤を活用した行政サービスの展開など
システムのさらなる高度利用が将来の課題

甲府市役所
総務部　情報管理課
情報処理係　係長
深澤健二氏

今回導入を決めた総合文書管理システムは、機能の再検証や試用を進めて2005 年4 月に稼動を開始する計画です。この「総合文書管理システム」は、文書管理を中心としてワークフロー、グループウェア、職員認証（シングルサインオン)、システム連携基盤を総合的に構築するもので、甲府市の目指す「電子市役所」構築の全体を見渡したときには、「基盤」の整備にあたるものです。

今後この「基盤」を利用し、電子的な申請、届出システムとの連携や電子公文書交換、情報公開、さらには市民への電子的な公文書の交付などへ進めていくものであります。また、内部事務においては、既存の財務会計システムや人事給与システムなどとの情報連携を通じて、NPM（ニューパブリックマネジメント) など顧客（市民) 志向の行政を実現するため、事業を軸にした行政執行をマネジメントするシステムへの発展を目指しています。こうした中でも、.NETを使ったシステムの柔軟性という特長を最大限活かして、多くのシステムとの連携を進めることにより、短期間でTCO の軽減を両立させることが可能になります。

情報システム調達ガイドラインは、システムの企画段階から構築、運用といったシステムのライフサイクル全体を通しての目的適合性や改善方法、コスト管理といった考え方を示したものです。より優れたシステムをより低コストに構築し、トラブル発生を抑制しつつ、発生した場合の対処や改善の方向性をあらかじめ明確にすることにより、透明性の高いシステム調達が可能になり、公共側とベンダがパートナーシップを結ぶことが可能になります。今後さらなる改良を加えて、よりよい市民サービスが提供できるようにする予定です。

「今回のシステムは、直接のユーザーである職員の利便性を考えたものですが、最終的な目標は市民に対する行政サービスです。行政側の都合に合わせたシステムを構築するのではなく、行政事務のあり方から改めることも視野に入れて、住民主体の行政を作ることと、そのためのシステムを構築することが目標になっています。この目標に向けた改良は今後も継続して行います」( 土屋氏)

起案画面 [拡大図]

承認・決定画面 [拡大図]

フォルダ管理画面 [拡大図]

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