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Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 でオフィスのペーパーレス化を実現。
社内の書類を一掃し、コストの大幅な削減を推進
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引き出しのない机にそれぞれディスプレイ 2 台が並ぶダンクソフト社内
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マイクロソフトの認定ゴールド パートナーとして、CRM をはじめとしたソリューションに実績のある株式会社ダンクソフト (以下、ダンクソフト) は、大手企業の Web サイト構築と運用、サービス業向け利益管理のパッケージ ソフトの開発、販売を事業の柱としています。ダンクソフトでは、プライバシーマーク取得プロジェクトのスタートを機に社内の無駄をなくすため、全社的な業務改革に着手。総務、経理関連の申請書類や、提案書、設計書などの書類を Microsoft Office SharePoint Server 2007 で管理し、社内から紙の書類を一掃しました。さらに、仕入れや売上管理などの業務に Microsoft Dynamics CRM を活用。それぞれの特長を生かして業務の効率化とコストの削減に成功しました。
＜導入の背景とねらい＞
約 5 年間で就業規則の整備、評価制度の導入、
プライバシーマーク取得などの社内改革を実施
ダンクソフトとマイクロソフトのかかわりは Microsoft® Access® 1.0 で顧客管理システムを開発したころに始まり、近年は Microsoft Dynamics CRM をベースにしたソリューションの開発に力を入れています。設立当初は業務の遂行が最優先でしたが、業績を積み重ねる中で対外的な信頼を高めるためにも、社内の業務整備が必要となってきました。新卒採用を開始した 2004 年ごろから就業規則の整備、評価制度の導入などの社内改革に着手。2007 年にはプライバシーマーク取得プロジェクトをスタートし、取得までの 1 年余りで業務のしくみから見直しを行い、自社開発の業務システムを整備しました。
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株式会社ダンクソフト
代表取締役 C.E.O.
デジタルアーキテクト
星野 晃一郎 氏
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株式会社ダンクソフト 代表取締役 C.E.O. デジタルアーキテクトの星野 晃一郎 氏は、業務改革への取り組みを次のように語ります。
「新卒採用をすることになり、他から見て恥ずかしくない会社にしたいと業務改革を始めました。以前は紙が氾濫している状況でしたが、この 5 年ほどで整備を進め、ほとんどペーパーレスで社内業務ができるようになりました。もともと経理、総務の専任者がいないので、サイトを見ながら各自が処理を行えるようなしくみを目指しました」。
SharePoint Server で社内の書類を管理するようになったのは、1 人の女性社員が休職することになり、引き継ぎがスムーズに行えるようにと、総務系の業務に関する書類を自主的に SharePoint Server 上に展開したことがきっかけでした。それまでは社内ポータルもなく、ファイル サーバーでデータを共有しているだけでしたが、その後は社内の各種書類を SharePoint Server で誰もがひとめでわかるように整備していきました。
SharePoint Server による書類管理を上から推し進めるのではなく、社員が自主的に業務改善を行っているのが同社の特長です。システム関連だけでなく、CI の提案、毎週 1 回の全員による社内清掃なども社員からの提案で行われるなど、同社のユニークな社風は至る所にうかがえます。プライバシーマークの取得でこういった社員各自の意識もより高まっています。
＜導入経緯とシステム概要＞
申請書や提案書などの非定型書類を SharePoint Server で管理
株式会社ダンクソフト
統括マネージャー
中山 雅彦 氏
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同社には、個々の机に引き出しがありません。各自の所有物は退社時にプラスチック ケースに収めて保存します。紙の書類を保管するキャビネットも 2 つしかなく、ひとめ見ただけで紙の書類がほとんどないことがわかります。紙がないので大型のコピー機も置いていません。必要なものはスキャナーで読み込み、PDF 化して利用しています。
外部との契約書や、保管期間が法的に定められている会計書類以外は、すべてペーパーレス化し、デジタル情報として活用しています。紙がない代わりに、各自の机にはディスプレイが 2 台置かれています。紙を見ながら PC で作業するのではなく 2 台のディスプレイを見比べて作業することで、業務処理の効率化を図っています。
申請書類、提案書、設計書なども紙では保管せず、すべて SharePoint Server で管理しています。社内ポータルのメニュー画面から必要な情報へすぐにたどりつけるので、システムに精通していない社員でも支障なく業務をこなすことができます。
同社の統括マネージャー 中山 雅彦 氏は、書類の整理に苦労した経緯を次のように語ります。
「プライバシーマーク取得にあたっては、申請書などで紙の書類が求められ、書類の整理が煩雑でたいへんだったのですが、見かねた他の社員が書類を SharePoint 上で扱えるように整備してくれて助かりました。こうやって社内の情報を SharePoint で管理するのが普通になっていきました」。
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株式会社ダンクソフト
統括マネージャー
中村 匡貴 氏
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同じく統括マネージャーの中村 匡貴 氏は、こうした社内の業務改革への取り組みにあたって「机の上の清掃ができていないとイエロー カードを SharePoint 上で示すなど、全員が積極的に取り組めるような工夫も考えています」と話しています。
総務や経理の日常業務は、専任者がいなくても、社内ポータルの SharePoint や Dynamics CRM から処理が行えるように工夫されています。また、Dynamics CRM で行っている仕入れや売上などの業務においても、紙を使うことはほとんどありません。
星野 氏は情報の管理と切り分けについて、次のように説明します。
「社内の業務システムは、もともと Access、Microsoft® SQL Server® と、お客様へのシステム提案と一緒に開発していましたが、現在は非定型業務は SharePoint、定型業務は Dynamics CRM で行っています。売上と仕入れのようにデータベース向きの情報は Dynamics CRM に入れていますが、それ以外の情報管理は SharePoint Server が適しています。レポートや提案書などの非定型のものを CRM に入れてしまうと、探すのが結構たいへんなので、その辺の切り分けが重要です。SharePoint は情報を蓄積して利用するもの、Dynamics CRM は再利用や分析などを行う業務で使うものと、区別して活用しています」。
＜導入効果と今後の展望＞
オフィス経費を年間 500 〜 600 万円削減。
生産性向上で残業時間も 1/3 カット
紙の書類がなくなったことにより、広大なオフィス スペースは不要になりました。同社ではオフィスの移転時に不要書類を処分しましたが、その量は 2 トン トラック 2 台分に及びました。オフィス賃料や光熱費などのコスト、紙の書類を探す時間と手間を考えると、ペーパーレス化により年間 500 〜 600 万円のコストを削減できている計算になります。さらに同規模の企業と同様に経理、総務の専任者 が 2 名いたと考えれば、年間約 1,000 万円の人件費を節約しています。ペーパーレス化により業務の生産性も向上し、紙が氾濫していたころに比べ、社員の残業時間は平均して 1/3 ほど少なくなりました。
また、同社では 2009 年 10 月にコミュニケーション手段として、試験的に Microsoft® Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) を導入。リモート オフィスの社員との連絡手段などに Microsoft® Exchange Online、Microsoft® SharePoint Online を利用していく予定です。既に活用中の Microsoft® Office Live Meeting を使ったテレビ会議では、同社が出展した展示会場の模様を社内で中継するなど、利便性とコスト メリットを実感しています。6 月から開始した Dynamics CRM の Saas 型サービスとの連携も視野に入れて、今後はオンライン サービスのさらなる活用を検討しています。
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