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情報活用基盤を確立し、躍進するビジネスの営業スタッフを情報面から力強くサポート。
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Microsoft Partner Program JAPAN AWARD 2005
「中堅・中小 IT 活用部門 最優秀賞」受賞事例：協立情報通信株式会社
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Summary
創立から 6 年でアスクルのトップ クラス代理店の座を獲得した一方、営業スタッフの増強に伴ってこれまでのメールと口頭でのコミュニケーションには限界が見えてきていた。新たな情報共有のために、Microsoft® Windows® Small Business Server によるシステムを導入。決定から稼働までわずか 1 か月という短期間での構築に成功。基幹系とのデータ連携や、VPN による社外からの Microsoft Office GroupBoard Workspace アクセスなど、営業スタッフの情報活用支援の強化を実現した。
ビジネス背景
売り上げの伸びに連れて営業スタッフの人数が増え、それまでのコミュニケーションに限界が出てきた。また地方出張も多く、不在の間は業務の進捗や所在などもつかめず効率の悪さが目立ちつつあった。
展開の目的
営業スタッフの情報共有による営業力の強化や活性化と、マネジメントの強化を実現。また全国で 1 ～ 2 を争う顧客数を誇る顧客データの活用と、セキュリティ強化およびシステムの安定運用の実現。
導入プロセス
SBS のオール イン ワン機能と構築期間の短さ、コスト性の高さに着目し、Active Directory® による増員や異動に対する拡張性の高さ、ファイアウォール機能による情報セキュリティの確保などのインフラを構築。さらに GroupBoard ワークスペースによる営業スタッフの情報共有空間を設置。
導入効果
GroupBoard ワークスペースを核にして、営業スタッフが社内外を問わず営業情報に随時アクセスできるようになり、重要な案件に対して迅速かつ的確に対応できる体制が整った。強固な情報セキュリティ体制の整備も完了した。
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オフィス用品から文房具、事務用品などを今日注文すると「明日来る」というスピーディなデリバリーで人気を集める、ステーショナリー通販の大手サービス「アスクル」。株式会社イーエスシーは、全国のアスクルの代理店の中でもトップ クラスの実績を誇るトップ エージェントです。ビジネスの急成長に対応するため、同社は Windows Small Business Server 2003 と Active Directory、GroupBoard ワークスペースを用いて、セキュアな情報共有基盤と活用環境を導入しました。
＜導入背景と狙い＞
伸びるビジネスと増え続ける営業スタッフにふさわしい、新たな情報基盤の構築を決意
株式会社イーエスシー
アスクル事業部
アリーナ事業推進グループ
マネージャー
長岡 祐樹 氏
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「アスクルアリーナ」というオフィス用品の一括購買システムをお客様に提供する株式会社イーエスシー (以下、イーエスシー） の成長は、「アスクル」の成長と軌をひとつにしてきました。1999 年創業という若い会社でありながら、アスクル代理店の中でもめきめきと頭角を現し、今では全国で 1,500 社を超えるエージェントの中でも常に最上位組の一角を占めるまでに成長しました。そのビジネスの強みは、同社のヒューマン パワーにあると、同社 アスクル事業部アリーナ事業推進グループ マネージャーの長岡祐樹氏は語ります。
「アスクルといえば、発注や取りまとめの自動化、インターネットや IT による効率化といった印象が強いと思いますが、当社は『まず IT ありき』という考え方ではありません。私たちは、設立当初から営業担当者をはじめとする『人の力』を大切にして、ここまで伸びてきました。あくまでヒューマンなパートナーシップがまずあって、その人々が効率よく働けるツールが IT ならば、それを取り入れるという姿勢で臨んでいます」。
わずか 3 年ほど前まで、同社にはいわゆる情報基盤といったものがありませんでした。当時は営業担当者が 2 ～ 3 名で、電子メールや口頭で十分コミュニケーションがとれていたのです。Microsoft Office Excel® のワークシートや手帳があればビジネスの大半が完了し、また当時はそれがベストの方法でした。
しかし、これではとうてい間に合わなくなる事態がやってきました。2003 年に Web ベースのサービスである「アスクルアリーナ」がスタートしたのです。従来のサービスでは、お客様は支社や拠点ごとに各自で注文を行っていましたが、これを本社の購買部門や資財部門で一括して把握したいという声が寄せられつつあり、そのニーズを Web 上での受発注という形で実現したのが「アスクルアリーナ」です。
この業容拡大に合わせ、イーエスシーの営業力は着々と増強されていきました。営業担当者も増員され、ビジネスの規模が拡大の一途をたどりました。こうなると、今までのメールと口頭ベースでは間に合わなくなります。また、お互いの情報を共有しきれないため、営業活動のうえでも行き違いや重複などの無駄が起こる懸念も付きまといます。
「営業力の強化に注力していくにつれ、いよいよ情報基盤を整備する時期に差しかかったと考えていました。そうした折に、協立情報通信株式会社と話をする機会を得たのです」（長岡氏）。
＜導入の経緯＞
提案からカット オーバーまでわずか 3 か月。この速さと高機能は SBS ならではのメリット
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株式会社イーエスシー
アスクル事業部
アリーナ事業推進グループ
ビジネスサポートチーム
髙橋 明 氏
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イーエスシーからの相談を受けた、協立情報通信株式会社 情報ソリューションサービス事業部 情報ソリューション営業部主任 堺澤顕氏は、すぐに Small Business Server （SBS） がひらめいたといいます。
「SBS のオール イン ワン機能が、イーエスシーさんにはぴったりはまると思ったのです。以前の環境では、Windows ファイル サーバーとそれぞれのクライアント PC があるだけでした。そこで、『まず幹を立てましょう』というコンセプトをご提案しました。Active Directory を使ってネットワーク全体を管理するしくみを作っておけば、スタッフの増員や異動があっても拡張が容易です。同時に、数多くのお客様を抱えるイーエスシー様にとって情報セキュリティは最重要事項ですので、Windows Small Business Server 2003 の Premium Edition をお勧めしました。こちらには、セキュリティで保護されたインターネット接続を支援する Internet Security and Acceleration Server (ISA) テクノロジが搭載されていたからです」。
こうしてまとめられたソリューションの導入が決定され、実際の構築が始まったのが 2005 年 1 月。そして同年 2 月にはほぼ通常通り稼働を開始しました。この迅速な構築の背景には、提案されたプランに対してスムーズに理解を示していただけたことが大きいと堺澤氏は振り返ります。
「必要な機能が吟味されている SBS のソリューションによって、『これがベストかな』というお言葉をもらうまでがスピーディでした。この第一関門通過が速かったので、すぐにお客様側からの要求事項にかかることができたのです」。
イーエスシーからの要望には、大きく 3 つのポイントがありました。
「まず営業担当者の情報基盤としては、使い勝手の良さが大事です。そこで、『グループウェアの画面構成』と『スケジュール管理』に手間をかけました。さらにコスト低減のために、既存のハードウェアなどを極力用いたいとも思っていました」と語るのは、システムを担当する同社アスクル事業部アリーナ事業推進グループビジネスサポートチーム髙橋明氏です。
同社のシステムには「GroupBoard ワークスペース」が組み込まれています。これは日本の業務にあわせてマイクロソフト日本法人が開発した、イントラネットとグループウェアを簡単に構築できるツールで、SBS に含まれる Microsoft Windows SharePoint® Services のアドオン テンプレートとして提供されています。情報システムの専門知識を持たないスタッフでも、ビジネスの情報共有をスムーズに行うことが可能となり、あたかもオフィスの中央に大きな情報ボード 1 枚設けたような感覚で、全員の作業進捗や現状を把握、共有できる場が構築できます。
とはいえ、「GroupBoard ワークスペース」の導入は、共有の情報スペースを作り出すと同時に、それまで各人が工夫してきた情報の整理方法を一気に変え、ある意味では強制的に統合することになります。髙橋氏は導入経緯を振り返ります。
「新環境の導入といっても、実は特に運用ルールなどは作りませんでした。堅苦しくマニュアルを押しつけるよりも、『画面が今までと変わるけれど、とにかくやってみよう』と始めたのです。『問題が起きたら戻ってやりなおせばいい』というくらいに力を抜き、それがかえって功を奏した印象がありますね」（髙橋氏）。
そして、長岡氏が付け加えます。
「実務に携わる営業担当者は、必要と認めれば自ら使いこなしていきます。運用管理的な観点からどれほど必要性を訴えても、『役に立たない』と思ったら絶対に使いません。新環境構築後、このシステムがスムーズに活用されるようになったという事実は、彼らに必要と認められたことの証明だと思っています。月並みな言い方ですが、グループウェアってすばらしいものだと感じていますよ」。
＜システムの概要＞
GroupBoard ワークスペースで、大事なお客様の要望に全国どこからでも即対応
協立情報通信株式会社
情報ソリューションサービス事業部
情報ソリューション営業部
主任
堺澤 顕 氏
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今回のシステムの特長の 1 つに、「VPN 経由による出張先からのセキュアなアクセス」が挙げられます。同社では営業担当者が全国の担当エリアに展開していますが、出張中の連絡はこれまで携帯電話が主流であったといいます。口頭の連絡では、各担当者のスケジュールや業務の進捗状況を大まかにしか把握できず、ビジネスの効率という点で大きな悩みになっていたのです。
「部門全体としての動きが見づらい、携帯電話をかけてもなかなかつかまらない、新規案件が出ても、誰に配分していいか即断できないといった悩みがありました。それが今のシステムになってから、かなり解消されてきています」（長岡氏）。
「アスクルアリーナ」の開始以降はお客様の数も飛躍的に増えてきており、新規の問い合わせもしばしば寄せられます。担当者が外出中、出張中でも、社内のスタッフが「GroupBoard ワークスペース」に伝達事項やアポイントを入力しておき、営業担当者は随時セキュアな VPN 接続でそれを確認、すぐに客先へ立ち回るといった業務連携が実現しました。
セキュリティとシステムの安定運用という点では、この VPN とともに Active Directory が大きく貢献しています。SBS が実装している Active Directory による一元的なユーザー管理基盤によって、ファイルへのアクセス権限や他システムとの連携時の設定が容易になり、運用管理の効率がぐんとアップしました。併せてイーエスシーではクライアント PC の OS を Microsoft Windows XP Professional で統一しており、業務環境全体のセキュリティと安定性がいっそう確実なものにしています。
今回のシステム構築にあたって、協立情報通信はマイクロソフト パートナー コールセンターを活用しながら、入念な準備を行っていました。パートナー コールセンターは、マイクロソフトがパートナーのビジネス支援を目的として、マイクロソフト製品に関する質問や相談に答える専用電話サービスです。
「念には念を入れて、提案中からコールセンターを利用していました。特に ISA の構成には、マイクロソフト認定パートナー向け技術サポートの 1 つである『プリセールス テクニカル サポート』を活用して、現場レベルでも安心かつ確実なサービスをご提供できたと自負しています」（堺澤氏）。
こうした入念な準備を経たため、導入にあたっての大きなトラブルなどはなかったといいます。「環境はすんなり移行できました。ドメイン コントローラを始めとする各種の設定も、『便利になっただけ』としか形容のしようがないほどです」と髙橋氏は成果に笑みを浮かべます。
またコスト面でも評価は高く、長岡氏、髙橋氏ともに「オール イン ワンですべての機能がそろってこの価格というのは、コスト パフォーマンスという面でも、かなり安価に抑えられたと思います。当初サイボウズと比較検討した時期もありましたが、自社で必要に応じてカスタマイズできる度合いも高いと評価しています」と声を揃えます。
＜今後の展開＞
さらに多くのお客様獲得とその情報活用を目指す
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協立情報通信株式会社
マイクロソフトソリューション事業部
吉田 一広 氏
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この SBS ソリューションの導入と合わせて、勘定系の基幹システムを Linux から Microsoft Windows Server™ へ移行するという変更も行われています。同社ではこれまで基幹システムに Linux を採用しており、さらに販売と財務が別々のソフトウェアを用いていたため、社内処理が 2 重に必要となることがありました。
「SBS を柱としたソリューションは、Microsoft Office 製品との親和性が極めて高くなっています。今後もその特長を最大限に活用していくために、基幹システムのプラットフォームを Windows Server へ移行させ、拡張性を高めたのです」（堺澤氏）。
基幹システムの移行によって、Microsoft SQL Server™ 上に蓄積されるようになった勘定・販売系のデータを、業務ニーズに応じて分析用資料として加工、販売実績や売上推移等の情報を GroupBoard ワークスペースに視覚的にリアルタイムに表示させる、といった活用も容易に実現できます。
また、アスクルのトップ エージェントである同社には、膨大なお客様の購買履歴情報があります。この貴重なデータ資産をどう扱っていくかは、同社のビジネスにとっての一大テーマです。
「当社はアスクルの代理店の中でも顧客保有率では 1 ～ 2 位のポジションにあります。数多くのお客様に関する情報をセキュアに保護しながら、その動向やニーズの把握に努めて、自社のビジネスに活用する道を探っていきたいですね。慢心するのではなく、アドバンテージを活かしてさらに強化していくことが大切だと思っています」（髙橋氏）。
稼働開始から 1 年が過ぎ、営業スタッフのフットワークにも弾みがついてきたところですが、同社では早くも次のステップ アップに向けて、さまざまな考えを巡らせているようです。長岡氏は次のように語ります。
「営業担当者がとにかくラクに仕事ができるようなシステムに強化していきたいですね。そのために、業務進捗の把握を完全に行えるしくみを作りたいと思っています。もし止まっている案件があれば、それを発見するだけでなく、なぜ止まっているのかどうすればうまく動かせるのかを GroupBoard ワークスペース上で話し合って、皆の知恵で解決できるまでに持っていけたらと思っています」。
この目標の達成のため、現在イーエスシーでは Microsoft Office InfoPath® の導入も検討しているといいます。現在フォームがばらばらである業務日報や各種の申請、顧客管理等に関して、定型のフォームを InfoPath で用意してサーバーに情報を集積していくことで、業務状況の把握や共有はいっそう容易になります。
「人のパワー」を何よりも大切にして今日までの急成長を成し遂げてきたイーエスシーは、新しい IT ソリューションを手にしてなお、「まず人ありき」の考えを最優先に掲げ続けます。そのゆるぎないスタンスが、アスクルのトップ エージェントとしての存在感をこれからも高めていくことでしょう。
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本ケーススタディは情報提供のみを目的としています。Microsoftは、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。
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