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情報アセットの属人性を解消。ノウハウの標準化推進の基盤としてエンタープライズ サーチ FAST ESP を採用し、多様な情報を "形" にこだわらずにダイナミックに共有、活用する
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顧客のビジネスに貢献するソリューションを安定的に提供するため、技術ノウハウの標準化を推進している株式会社 エクサ (以下、エクサ) 。ここではそのシステム基盤として、エンタープライズ サーチ FAST ESP が活用されています。同社は創業以来、社内標準策定に向けた努力を続けてきましたが、フォーマットの共通化や情報格納方法の確立にコストがかかりすぎるという問題に直面してきました。そこで 2007 年にスタートした新たな標準化活動では、多様なフォーマットの情報をダイナミックに扱うことを前提に、標準化システムの構築に着手したのです。この要求をクリアできるものとして高く評価されたのが FAST ESP でした。2009 年 7 月に標準化システムが社内公開され、わずか 1 〜 2 か月で 7,000 〜 8,000 件のノウハウを収集。情報共有基盤として高い効果を上げています。またイントラネットの検索エンジンとしても導入され、複数システムを横断した検索も実現。今後も営業ポータルの構築や Microsoft Office SharePoint Server 2007 との連携、これらの構築ノウハウを活かしたソリューションの社外提供などが計画されています。
＜導入背景とねらい＞
ノウハウ共有のための標準化活動に立ちはだかるコストと時間の壁
動的で軽いしくみを作るためエンタープライズ サーチ FAST ESP を活用
株式会社 エクサ
執行役員
技術推進部門長
泉田 泰弘 氏
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株式会社 エクサ
ソリューション事業部
ユビキタス・PCMソリューション部 部長
理事
松本 昌幸 氏
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業務内容の多様化や複雑化、無秩序化を抑制し、業務の合理化や生産性向上、品質向上に大きな貢献を果たす「標準化」。これが大きな効果をもたらすことは多くの企業が理解していますが、実際の取り組みは決して簡単なものではありません。特にシステム インテグレーターのように膨大な知的資産を抱える企業では、全社標準の策定はイバラの道だと言えるでしょう。多様なフォーマットで蓄積された膨大な知的資産から標準を抽出していくことは、複雑で時間のかかる作業になりがちだからです。そのため長い期間をかけて標準を策定し終えたころには、その内容が時代遅れになる危険性もあるのです。
このような問題を根本から解決するため、エンタープライズ サーチ FAST ESP を活用しているのがエクサです。
同社は 1987 年に日本鋼管株式会社 (現在の JFEスチール株式会社) から分離独立し、株式会社エヌ・ケー・エクサとして創業したシステム インテグレーター。大規模な製造系システムや金融系システムで高い実績を持ち、最先端の Web 系システムでも業界をリードする存在です。2009 年度、新たに「信頼という底力。」を全社スローガンに掲げ、顧客の成功に貢献する高品質なソリューションを数多く提供。顧客企業からの信頼も厚く、浮沈の激しいこの業界の中で着実な成長を続けています。
「標準化の重要性は創業当時から強く意識していました」と言うのは、執行役員 技術推進部門長の泉田泰弘氏。この世界では社員のスキルこそが最重要資産ですが、各個人が保有するノウハウを共有できなければ "属人性" が強くなり、安定した品質と高い生産性を実現することは困難になると説明します。「エクサには社員スキルを管理する "技術マップ" と呼ばれるデータベースがあり、登録されているスキル項目数は既に 1,000 を超えています。これらのスキルを持つ社員のノウハウやドキュメントを、彼らの頭や机のひきだしから引きずり出して全社レベルのアセット (資産) にすることは、ビジネスを発展させるうえで不可欠な取り組みなのです」。
しかし標準化に向けた従来の取り組みは、いくつかの問題を抱えていたと振り返ります。標準化のための共通フォーマットを厳密に作り上げようとすれば、その策定そのものに膨大な時間とコストがかかってしまいます。また、アセットを格納するための "棚作り" に労力をかけてしまうと、技術の変化に対応することが難しくなります。さらに、システム インテグレーションの現場では自社の標準だけではなく、顧客企業が既に策定している「他社の標準」も受け入れる必要があります。そのため高い柔軟性を確保することも重要になるのです。
「標準化を成功させるための鍵は、共通フォーマットや棚の "形" にこだわらず、知的アセットを "ありのままに集めて活用する" ことです」と泉田氏。2007 年に着手した新たな標準化活動では、この考え方が明確に打ち出されたと説明します。また、この標準化活動で中心的な役割を果たしているソリューション事業部 ユビキタス・PCMソリューション部 部長 理事の松本昌幸氏は「標準化を支えるシステムの仕様としては、アセットを格納する棚が "動的である" こと、アセット収集が "軽い" ことが求められました」と言います。「このニーズに対応するために私どもが出した答えが、エンタープライズ サーチの活用、そして数ある中でも FAST ESP の採用だったのです」。
＜導入の経緯＞
圧倒的なスピード感と安定性を高く評価
カスタマイズの容易さも大きなメリット
株式会社 エクサ
ソリューション事業部
営業本部
PCM・サーチソリューション営業部
部長
山尾 茂 氏
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株式会社 エクサ
ソリューション事業部
ユビキタス・PCMソリューション部
ソリューション第4チームマネージャー
安藤 寿 氏
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株式会社 エクサ
ソリューション事業部
ユビキタス・PCMソリューション部
山本 庸弘 氏
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エクサが標準化システムの基盤として、FAST ESP の採用を決定したのは 2008 年夏。実はその決定には、同社における検索ビジネスの展開も関与していました。
「私どもは 2005 年から検索ビジネスに取り組んでいますが、以前は FAST 以外の製品でビジネスを展開していました」と言うのは、ソリューション事業部 営業本部 PCM・サーチソリューション営業部 部長の山尾茂氏です。しかし検索ソリューションの可能性を大きく感じ始め、ビジネス拡大のために 2007 年 10 月に FAST ESP の機能検証に着手。その結果、2008 年春に「FAST ESP を軸に展開する」ことを決定、2008 年 8 月には FAST の代理店になっています。これと並行して社内の標準化活動チームにも FAST ESP を提案、前述の 2 つの要求が高いレベルで満たせると認められ、ノウハウ共有のための標準化システムでの採用が決まったのです。
それではエクサでは、具体的に、FAST ESP のどのような点が評価されたのでしょうか。
「最初に使ってみて感じたのは、圧倒的な検索スピードと安定感でした」と言うのは、ソリューション事業部 ユビキタス・PCMソリューション部 ソリューション第4チームマネージャーの安藤寿氏。これは他の製品と比較すると一目瞭然だと言います。またソリューション事業部 ユビキタス・PCMソリューション部の山本庸弘氏は「管理画面が充実しており、インデックスやランキングの細かいコントロールが可能な点も大きな魅力」だと指摘。カスタマイズも容易なので、ユーザー ニーズにきめ細かく対応できる点も大きな評価ポイントだと説明します。その一方で「テキスト分析の精度も高く、日本語でも安心して使えるのも重要なメリット」だと言うのは松本氏です。「FAST の日本法人には開発部門も含まれているので、何かあっても迅速に対応してもらえる点も評価しています」。
その後エクサでは、エンタープライズ サーチの存在を前提に標準化システムの設計が進められていきます。その具体的な内容は以下のとおりです。
まず、既に情報が蓄積されているシステム （ファイル サーバーなど) を FAST ESP に接続し、多様なフォーマットで格納された情報のテキストを FAST ESP 上でインデックスします。FAST ESP によって、ファイル単位の検索とメタ データ検索 (データベースや XML など) の 2 種類の検索を実現するのです。ファイル単位の検索は通常の Web 検索と同様にエンタープライズ クローラーが情報を自動収集し、辞書やルールなどにのっとり自動的にメタ データを付与します。メタ データ検索は、アセット管理者が作成したアセットの特性を記載した表を FAST ESP のファイル トラバーサーでバッチし、フィードするしくみになっています。つまり、これらが「棚を軽く作れる」ポイントとなる部分であり、採用の決め手となった部分でもあります。
この設計に基づいたシステム構築に着手したのは 2009 年 6 月。まずは技術系の情報を対象にしたシステムを 1 か月間で完成させ、7 月 3 日に社内公開しています。これと並行してイントラネットの検索エンジンも FAST ESP へとリプレース。両システムの検索を 1 セットの FAST ESP に統合することで、標準化システムとイントラネットをまたいだ横断的な検索も実現されています。
＜システムの概要＞
検索結果の左側にナビゲーションを表示
少ないオペレーションで目的の情報へ
現在のシステム構成は (図 1) に示すとおり。Web ブラウザーに表示される画面には検索窓が用意され、ここにキーワードを入力することで、検索結果が表示されます。検索結果の左側には「公開方法」や「カテゴリ」「部署」「キーワード」などのナビゲーション メニューも表示されます。このナビゲーション メニューを活用すれば、関連情報へのアクセスを多角的に、そしてキーワードに依存することなく、マウス クリックで行えます。このしくみも FAST ESP の機能で実現されています (図 2、3) 。
「入力されたキーワードに応じた "フィーチャード コンテンツ (おすすめコンテンツ)" の表示も実装しています」と説明するのは山本氏。たとえば技術セミナーなどのイベント名を入力すると、そのイベントに関する最新情報が含まれるコンテンツがトップに表示されます。「フィーチャード コンテンツはランキングと切り離して設定できます。このようなことが手軽に行えるのも、FAST ESP のカスタマイズ性が高いからです」。
「現在はまだアセット収集の段階であり、標準化策定は今後の課題」と前置きしながらも、社内の評価は好意的だと松本氏は言います。エクサではこの標準化システムについて社内アンケートを実施していますが、システム公開後わずか 2 か月で既に大半の社員が使い、レスポンス スピードやナビゲーション機能を高く評価しているのです。「今回はエンジニアに向けた情報技術の共有と提供を目的に始めましたが、総務部やプロジェクト管理部といった本社部門からの情報検索にも威力を発揮しています。たとえば、特定部署から発行されたレターを見つけだすといった使い方があるのですが、1 回キーワード入力すれば、あとはその部署名をマウス クリックするだけで目的の情報に辿り着けるので、非常に重宝がられているようです」 (図 4) 。ノウハウ共有のための標準化活動では、継続が最重要課題。それにはユーザーにとってはサーチが 1 つのリポジトリに見え、「サーチして、"使える情報" が表示される」というプラスの経験を積んでもらうことが非常に重要だと言います。
"ノウフー (Know-Who)" を目的とした活用も行われています。特定の技術名をキーワードに検索すると、検索結果に関連する人物名がナビゲーション メニューに表示されます。これをクリックしていくことで、誰がどのようなノウハウを持っているのか、短時間で把握できるのです。
「ノウハウの開示に対してエンジニアが協力的であるということも、今回の取り組みを通じて強く感じたことの 1 つです」と安藤氏。ノウハウの共有にはノウハウ保有者からの抵抗があると言う議論も多いようですが、エクサではその心配は杞憂に過ぎなかったとのこと。検索可能なファイル、ドキュメントはシステム公開後わずか 2 か月で 7,000 〜 8,000 件に上っており、その数はその後も増え続けています。オープン マインドで数多くのナレッジが提供され、それらを活用することでさらにマインドがオープンになっていくという、ポジティブな循環が進みつつあるのです。
＜今後の展望＞
中長期的な目標は知識を分かち合う企業文化の確立
得られたノウハウのソリューション提供も計画
FAST ESP を他のシステムに展開しようという動きも始まっています。その 1 つが営業ポータルの実現に向けた取り組みです。既に 8 月中旬にプロトタイプが構築され、一部の部署で活用をスタート。プロトタイプでの検証が終わりしだい、社内公開する予定になっています。また Office SharePoint Server 2007 と連携させた活用法にも着手しており (図 5、6) 、社内の他のサーバーとの接続を段階的に拡大していくことも検討されています。
その一方で「今回の標準化システム構築で得られたノウハウを、ソリューションとして提供するための準備も進めています」と山尾氏は言います。FAST ESP による情報検索と Office SharePoint Server 2007 を連携させた上流サービス メニューを作成し、2009 年 9 月末にはマイクロソフトの「ビジネス価値計画サービス (BVPS)」としてラインアップされています。また FAST ESP を PLM (Product Lifecycle Management) と接続するソリューションや、アセット管理システムと連携したソリューションも視野に入っています。「エンタープライズ サーチは情報系アプリケーションのハブになれる可能性があります。既存の情報システムを有効活用するだけではなく、たとえば、社内のエキスパートを探す Know Who 検索の構築や、他の部署の情報から新たな気付きを得ることができるようになります。これによって社内組織の壁も解消され、よりダイナミックな組織を実現できるはずです」。
このようにエクサでは、FAST ESP によるエンタープライズ サーチを、多様な形で展開していくことが計画されています。そしてこれらの展開で得られたノウハウはエクサ社内のみならず、数多くの日本企業にもメリットをもたらすはずだと言います。「日本企業がこれからさらに強くなるには、ノウハウの共有を積極的に推進する必要があります」と泉田氏。「中長期的に目指すのは "喜んで知識を分かち合う企業文化" の醸成と浸透です。FAST ESP はそのための基盤であり、活用次第では世の中を変えてしまうポテンシャルすらあると確信しています」。
FAST ESP の活用による意識改革によってダイナミックな組織になりつつあるエクサは、これからもよりいっそう、お客様に信頼される システム インテグレーター として成長し続けることでしょう。
(図 5) Office SharePoint Server 2007 ホーム画面[拡大図]
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(図 6) Office SharePoint Server 2007 上での FAST 検索結果画面[拡大図]
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ファスト サーチ＆トランスファ株式会社
Info-j@microsoft.com
03-5511-4343
(10:00 〜 17:00 ※土日祝日、弊社指定休業日を除きます)
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ファスト サーチ＆トランスファ株式会社は、米国 Microsoft Corporationの100％子会社であるFAST社の日本法人です。
FAST、FAST ESP、FAST Unity およびその他の関連するすべてのロゴ、製品名は、ノルウェー、アメリカ合衆国、
その他の国におけるFAST, A Microsoft® Subsidiaryの商標または登録商標です。
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本ケーススタディに記載された情報は初掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
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