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Microsoft Office Visio 2007 を使った内部統制文書の作成ツールを導入。
既存の Microsoft Office Excel 文書のスムーズな移行と、より効率的で簡単な文書メンテナンスのための体制を構築
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株式会社フライングガーデンは、北関東を中心に約 70 店舗を展開するレストラン チェーンです。1976 年の創業以来、看板メニューの「爆弾ハンバーグ」やチキンで人気を集め、また 2008 年 4 月には、「多国籍料理」をコンセプトにした新しい店舗（ダイニングカフェ マリア・テラス）を宇都宮にオープンして、さらなる多角化展開への先鞭をつけました。2004 年 3 月に JASDAQ 市場に上場した同社では、かねてから内部統制の文書化を Excel を用いて進めてきましたが、今後のスムーズなメンテナンス体制の確立を目指して、Visio 2007 を搭載した文書作成・評価支援パッケージ ソフトを導入。既存の Excel 文書のスムーズな移行と、低コストでメンテナンス性の高い内部統制環境の構築に成功しています。
＜導入背景と狙い＞
内部統制の文書メンテナンスを効率よく行うために Visio 2007 を使ったパッケージを選択
株式会社フライングガーデン
取締役
内部監査室長 兼
内部統制担当
橋本 哲也 氏
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「今回の Visio 2007 を用いたパッケージ ソフトの導入には、有効な内部統制環境を効率的に維持したいという意図がありました。つまり、いわゆる内部統制の文書化 3 点セット（業務フロー図、リスク コントロール マトリックス（RCM）、業務記述書）の作成・更新を、いかにコストと手間をかけることなく継続的に行っていく体制を作るかが、大きなテーマになっていたのです」と、内部統制対応の責任者であり、自ら文書化の作業も手がける株式会社フライングガーデン 取締役 内部監査室長 兼内部統制担当 橋本哲也氏は語ります。
同社では、内部統制の文書化ツール導入以前からすでに、"3 点セット" の文書化の作業を 1 年近くにわたって進めていました。しかしこれらの文書はすべて、Excel や Visio などを用いて個別に作成されていたため、文書化の完了後に発生してくる整備状況/運用状況の評価、次年度以降に発生する文書のメンテナンス作業に膨大な手間とコストがかかることが予測されました。そこで、そうした作業を軽減するための、文書作成や評価支援に役立つツールの導入を検討するようになったのです。
「当社では内部統制に関して、以前から専門のコンサルティング企業の指導を受けていました。このコンサルタントから、次年度以降の文書管理に向けたツールの導入をアドバイスされたのです。具体的には、『TRIANGLE J-SOX』というパッケージ ソフトを推薦されました」。
このパッケージ製品は、株式会社アトラクスが開発・販売を行っているもので、金融商品取引法対応の際に、各企業がもっとも頭を悩ませる、文書化および設計・運用評価を支援するツールです。この製品のもっとも大きな特長は、"3 点セット" を始めとする文書の生成エンジンとして Visio 2007 を使用しているため、ユーザーの思い通りの文書を正確かつ容易に作成・更新・管理できる点にあります。
「他のツールも、一応デモを見たりして比較検討してみたのですが、自社で今後使っていくのなら、これがいいのではないかと、コンサルタントから勧められました。これまで Excel の文書フォーマットも同社に作ってもらっていた経緯もあり、その提言を受け入れることにしたのです」（橋本氏）。
＜導入の経緯＞
「毎年更新の必要がある」と聞いて、自動化のための内部統制対応ツール導入を決意
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株式会社フライングガーデン
経理部
大森 法子 氏
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そもそもフライングガーデンでの文書化作業が始まったのは、TRIANGLE J-SOX 導入の 8 か月前、2007 年 7 月でした。このときは、業務フローは Visio 2007 で、RCM は Excel で、そして業務記述書は Microsoft Office Word でと、各々単体のソフトウェアを使った、完全な手作業での文書作成が行われていました。
「とにかくこの当時は、毎日が初めて経験することばかり。目の前の仕事をこなすのが精一杯で、とてもツールを導入するとか考える余裕はありませんでした」と橋本氏は振り返ります。スケジュールに追い立てられながらも作業は着々と進み、ようやく 2007 年 10 月末、6 プロセスをいったん仮締めするところまで到達しました。ところが、ここで橋本氏はコンサルタントからあることを言われ、「これは大変だ！」と驚いてしまったといいます。
「ようやく "3 点セット" ができたと一息ついているところに、『次年度からは 3 種類の文書すべてを更新していかなくてはならない』と聞かされてびっくりしたのです。ご存じのように、組織変更やフロー変更があれば、3 点セット全体に反映させて更新しなくてはならないわけですね。しかし、文書化に取りかかった当初は、作るのに夢中で更新のことなどまったく考えていませんでした。作ってからのメンテナンス作業こそが大変だったのですね。さあ、そうなったら手作業でやっている場合ではない。何とかしなくては……と思っているところへ、コンサルタントから TRIANGLE J-SOX の推薦を受けたというわけです」。
さっそく 2008 年 1 月には製品デモを見て、機能だけでなく価格的にも魅力を感じたという橋本氏。2 月末には会社として導入決定、3 月末には導入を完了して、既存の "3 点セット" 文書の移行を開始しました。
移行作業を担当しているのは、同社 経理部 大森法子氏です。大森氏は旧バージョンの頃から約 10 年にわたって Visio を使い続けてきたベテラン ユーザーというだけに、今回の TRIANGLE J-SOX にもほとんど抵抗なく入っていけたと語ります。
「昔から Visio を使って業務のフロー図などを作成していたので、特に新しく操作を学ぶ必要はありませんでした。とはいえ、TRIANGLE J-SOX の場合、業務フロー図は Visio 2007 の作図機能を用いて自動生成されるので、たとえ初心者でも細かな修正以外に手作業を行うストレスはありません」。
この TRIANGLE J-SOX が提供するさまざまな作業の "自動化" は、Visio 2007 を描画エンジンとして用いることで実現される大きな特長の 1 つです。大森氏が紹介する業務フロー図の自動生成だけでなく、そうして作成した "3 点セット" から業務統制評価用のチェック リストを自動生成・出力する機能も備えています。また TRIANGLE J-SOX で作った文書を Excel へ出力したり、反対に Excel から取り込んだりといったデータの活用も可能です。さらに、"3 点セット" の中の文書に修正が入った場合、これを手作業で全部の文書に反映させるのは大変な作業です。これを TRIANGLE J-SOX では、バックエンドに配置した SQL Server のデータベース上で自動連携させ、手作業で整合を取る手間を省くなど、徹底した内部統制対応の自動化を目指しています。
「このデータベースの構造などがまったくわからない一般ユーザーだと、いきなり文書を移行するのは少し難しいかもしれません。その場合は、ベンダのサポートが役立ちます。私の場合も、何回もアトラクスさんに聞きました。こちらのデータの控えが全部渡してあったので、具体的にどこをどうするのか非常に細かくサポートしていただくことができましたね」（大森氏）。
TRIANGLE J-SOX にはもともと移行用のツールが豊富に用意されており、一方で操作性の明解さは Visio 2007 そのものなので、このデータベースの部分さえクリアできれば、後の移行は実にスムーズです。
＜システムの概要＞
描画・作図機能に優れた Visio 2007 は、従来の手作業に比べて文書化を格段に効率化
TRIANGLE J-SOX そして Visio 2007 の、もっとも優れたメリットの 1 つは、「使いやすさ」にあると、橋本氏は指摘します。
「以前 Excel を使ってフロー図を作ったことがありますが、同じものを作るなら Visio 2007 の方が格段に楽です。たとえば描いた線が自動的につながるとか、線の間に図形を挿入するといったことが直感的な操作でストレスなく行えるのです。同じことを Excel でやろうとしたら、手でそのつど切り貼りしなくてはなりません」。
現在、文書の更新作業は橋本氏が一手に引き受けていますが、こうした操作の簡単さを利用して、今後は作業を各プロセス オーナーに分散して委ねていくようにしたいと橋本氏は考えています。
「そのためにも、今後は各現場担当者レベルでも TRIANGLE J-SOX を使いこなせるように、トレーニングが課題になってきます。とはいえ Visio 2007 は操作性が非常に優れているので、そんなに難しいことを覚える必要もないでしょう」。
Visio 2007 を使うメリットは、操作の簡単さだけではありません。情報の見つけやすさも格段に Excel とは違うと、橋本氏は強調します。
株式会社アトラクス
内部統制事業グループ
マネジャー
河口 大介 氏
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「Excel で RCM を管理している場合は、情報が多すぎて、自分が必要な情報を見つけ出すのに時間がかかることもしばしばでした。しかしこのツールを導入した結果、必要な情報を簡単かつスピーディに表示できるようになり、非常に便利ですね」。
TRIANGLE J-SOX は、バックエンドのデータベースに SQL Server を採用しています。このため、本格的なリレーショナル データベースの検索機能がそのまま利用できるのです。
加えて TRIANGLE J-SOX は、機能を必要に応じて追加することも大変容易に行えると、開発・販売元である株式会社アトラクス 内部統制事業グループ マネジャー 河口大介氏は語ります。
「Visio 2007 はカスタマイズが容易なので、ユーザーの必要に応じてさまざまな機能の追加、組み合わせが可能です。TRIANGLE J-SOX でも、Visio 2007 の直感的に使えるインターフェイスはそのままに、内部統制対応の業務に必要な機能を最適化して実装しています。これによって、IT の専門知識を持たない一般企業の現場担当者レベルでお使いになる場合も、よりスムーズに導入できるようになっているのです」。
また、Visio 2007 は描画ツールとしての機能が豊富に備わっているため、ソフトウェア単体で考えた場合、今回のような内部統制対応を離れて他にもさまざまな用途が考えられます。レストラン チェーンを展開する同社の場合は、「たとえば店舗の配置や人の導線の設計に活用できるのでは」、「本社の組織変更に伴う、机のレイアウト配置に使えるのではないか」といった声が今回の取材でも聞かれました。なお橋本氏によれば、すでに本社のレイアウト図などは、Visio 2007 で作っているといいます。
「株式会社フライングガーデン」システム構成図[拡大図]
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＜今後の展望＞
文書化したデータを戦略的な経営指標として活用するため、さらなる取り組みを
株式会社フライングガーデン
取締役
管理部長
片柳 紀之 氏
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今後のフライングガーデンにおける内部統制の文書化の第一目標は、現在進めている移行作業を完了させ、これらのデータ資産を「報告・保存」の静的なものから、より経営活動に役立つ動的なものへと活用していく点にあると橋本氏は語ります。
「私は基本的に、内部統制は『動的なもの』だという考えに立っています。単に数字やリスク項目を列記するだけではなく、それらに対する『評価』とそれに基づく『アクション プラン』……、つまり『PDCA サイクル』を回していくための取り組みにしなくてはならないのです。その実現のためには、見やすく、使いやすく、更新が容易な IT ツールが必要です。文書化しておしまいではなく、それらのデータを改善のための資料として意識することが大事です。具体的には、"3 点セット" とりわけ RCM を各人が活用できるようになるといいですね。はやくこうした認識を、社内に定着させていきたいと考えています」。
一方で、同社 取締役 管理部長である片柳紀之氏も、「これまでは情報を収集・整理する方に力点を置いてきた傾向がありますが、今後はこうして集めたデータを戦略的に活用していく方向を目指したいと思います。省力化や効率的な処理も大事ですが、一歩進めて情報を使ったビジネスの活性化を進めていきたい。そうした観点から、内部統制は組織のストラクチャの見える化を実現するよい機会ではないかと考えています」と前向きの姿勢を見せます。
内部統制対応から始まった情報化の取り組みをジャンプボードに、さらに戦略的なビジネスの拡大・展開を目指すフライングガーデンが、全国エリアへ飛躍する日もそう遠いことではなさそうです。
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