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全道の医師に適切かつ迅速なサポートを。
コストを抑えてサービス品質と
効率を高めた SBS 2003。
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組合員への利益還元が優先される協同組合では、情報システム導入やリプレースに備えた資金の内部留保が難しいケースが多いようです。しかし組織の構成員が増加し、環境も変わる中で構成員に十分なサービスを提供していくためには、従来のサービスのあり方を踏襲しているだけでは追いつきません。やみくもに職員を増やすわけにもいかない場合も多い協同組合では、IT 投資にも効率性が問われているのです。
北海道医師協同組合は、北海道全体の開業医のほぼ半数 (約 1,300 人) が加入する協同組合です。かねてからオフコンによる合理化を進めてきましたが、5 年前にはその限界を打破するために Microsoft® Small Business Server (SBS) 4.5 にシステムをリプレースし、より高いサービスを提供しています。そして今回、SBS の最新バージョンである SBS 2003 への移行を行って将来への不安を払拭し、同組合が理想とする「医師が医療に専念できるようにするためのサポート」の実現にさらに一歩近づくことができました。
＜導入の背景と経緯＞
老朽化したシステムと増え続ける組合員
北海道医師協同組合 (以下、医師協) は、北海道内のほぼ半数近くにあたる開業医が加入している事業協同組合です。札幌市の時計台の間近に本拠を構える同組合は、2005 年に創立 50 周年を迎えました。
同組合が扱う業務は、医療現場で必要な備品や消耗品などの販売や、各種の保険や共済の取扱い、セミナー開催などの教育事業など多岐にわたります。「医師が医療に専念できるように、医療以外の面をサポートする」ことが、同組合の理念です。多くの医師が加入することによるスケール メリットを生かし、商品購入においても保険加入においても団体ならではのディスカウントを行うことができ、多くの組合員に親しまれ、また他では得られない利便と利益を提供しています。
「医者のサポートは誰もしてくれませんね。しかし自分で何でもできるとは限らない。そこである程度は医師協が手助けになるようにしたい」と語るのは、医師協理事長の新井田光路氏。新井田氏は昭和 30 年の医師協が設立されて以来の組合員で、これまでの歩みをずっと見てきました。「当初から融資、購買、福祉関係のサポートを行っていましたが、特に融資の面などで思うようにいかないことがありました。そこで『数は力なり』ということで、少しずつ組合員を増やしていくように動きました」。当時は約 300 人の規模だった医師協は、理事やスタッフの努力でだんだんと組合員が増え、今では 1,300 人を数えるまでに成長しました。そのすべての組合員と家族、さらに従業員などへのサービスを含めると 5 万件に及ぶ情報を管理しなければなりません。しかしサービスと情報管理を行う組合のスタッフは、理事を除いて現在はわずかに 9 人。この小人数で豊富なサービスを全組合員に提供できているのは、1999 年に導入した Small Business Server (SBS) 4.5 があったからです。そして同組合はさらなるサービスの拡充と加入者増をめざし、SBS の最新バージョンである SBS 2003 へのバージョンアップを図りました。
オフコンの老朽化を SBS へのリプレースで解決
1999 年以前にも、同組合はオフコンを使って業務の管理を行っていました。しかし、そのシステムは加入者が増えるに従って不便さが目立ってきていました。端末の数が少なかったため、問い合わせなどが多くあればすぐには答えることができなかったり、業務範囲が広がるにつれ同じ情報を何度も入力することが多くなったりと、サービスの面でもきめ細かな対応が難しくなると同時に業務効率も悪くなっていたのです。さらに情報の記録できる容量も限られ、古い情報を消去して新しい情報を加えなければならない状況にまで追い込まれてしまいました。
そんな状況であっても、組合員のためのサービスはどんどん拡充していく必要があり、1997 年ごろには購買事業では組合員割引販売が始まり、保険事業では各保険の団体料率適用 (割引) などが充実してきたため、業務はますます忙しくなってきていました。老朽化したオフコンによるシステムは完全に限界に達していました。
1999 年、増え続ける業務量に押されるように、同組合はオフコンを最新のシステムにリプレースすることを決断しました。しかし新システムを自前で構築するわけにはいかず、といって小さなソフト ハウスに委託するのでは将来的に不安が感じられ、また大きなシステム メーカーではなかなか中小規模の案件には積極的に応えてくれないケースがあります。
そこで同組合が委託先として選んだのは、従来からサポートを依頼していた独立系で日本トップ クラスの実力と実績を持つ新日鉄ソリューションズの子会社、北海道 NS ソリューションズ株式会社でした。
多機能サーバーで低導入コスト、低運用コストをめざす
北海道 NS ソリューションズは、医師協のシステムと業務を調べた結果、当時発売されたばかりの SBS 4.5 による業務支援システムの開発が最適だと判断しました。SBS 4.5 はデータベースやメッセージング システムが標準で搭載された低コストなサーバーでした。今までサーバーとクライアントという形でのシステム構成を経験したことがない医師協でしたが、最大の課題である情報の一元化と業務の効率化を同時に図れてしかもコストが低いという利点をもつ SBS 4.5 は受け入れやすい製品でした。
最も重視されたポイントは、導入コストと運用コストのトータルでのコスト パフォーマンスでした。他の業者に相談したときは、医師協の年間予算を超すような金額が提示されたといいます。「話を聞いただけで、もう検討する元気もなくなってしまうような金額でした」と振り返るのは医師協事務局長の東貞敏氏です。「組合というのは儲かることばかりやっていればよいわけではなく、先生方のためになるなら、たとえ儲からなくてもやることがあります。なかなか予算は大きくとれないなかで、北海道 NS ソリューションズさんにはよく協力していただいたと、感謝しています」(東氏)。
もちろん 北海道 NS ソリューションズが SBS を提案したのは単に価格面で有利だからだけではありません。「OS も、Exchange サーバーや SQL サーバーも含めて 1 つの製品になっていて、専用の管理ツールも入っているのが SBS です。医師協のスタッフの方が自分で操作して管理でき、サーバーが 1 台で済むので管理コストも下がります」(北海道 NS ソリューションズ 小松貴氏)。さらにマイクロソフトのサポートと、サーバー メーカーのサポートが継続して受けられることも選択理由の 1 つでした。
＜システムバージョンアップの経緯と効果＞
最新の SBS 2003 で将来的な業務継続と新サービスを提供する余裕を確保
SBS 4.5 は当時まだ導入事例の少なかった製品で、医師協の導入後にも何度かのバージョンアップが行われました。新しいコンポーネントが追加されるなどの比較的大きな変更もありましたが、医師協と北海道 NS ソリューションズはそのたびに対応を図り、大過なく運用を続けてきました。新しいシステムは組合員が急増するなかでもサービスを低下させずに済んだのはもちろんのこと、サービスを提供するスタッフの省力化にも大きな貢献をしました。「2 重 3 重の入力の手間がなくなり、一元管理ができるようになりました。それに伴ってデータの精度もある程度落ち着いてきました。ネットワーク化により、情報共有もできるようになりましたし、各職員が自分の業務を自分のデスクでできるようになったことで、処理能力が上がってきたと思います」(医師協 業務係長 深澤晴郎氏)。
しかし、それから 5 年間の運用を続けるうちに、サーバーやパソコンのハードウェアの老朽化が目立ってきました。ハードディスクの不具合が生じるなどのトラブルが発生しており、また製品の技術が進歩して、ハードウェア面では性能の高い機種の価格が低くなり、ソフトウェア面ではさらに機能面や信頼性の面で優れる OS が登場してきていました。ハードウェアがほぼ限界と思われた 2004 年、同組合はシステムのリプレースを決めました。そのとき、SBS はちょうどタイミングよく、SBS 2003 へのバージョンアップが行われたところでした。
「やはりソフトもこの際新しくしないと、またすぐ次の限界がやってくるということで、アップグレードを是非しましょう」(北海道 NS ソリューションズ グループマネージャー 磯野晃氏) という提案が行われ、医師協も渡りに船とばかりに SBS 2003 へのバージョンアップを決めました。「SBS 4.5 でも満足していましたので、別の選択肢というものも特に挙げられませんでした。またバージョンが違うにしても同じ製品ですから移行がスムーズにいくものと判断しました」(深澤氏)。
医師協の業務支援システムは、SBS 2003 による新バージョンに生まれ変わることになりました。これを機に、医師協からはアプリケーションの改善点の要望が多数出て来ました。非常に細かい点の修正ではありましたが、北海道 NS ソリューションズはそれに 1 つ 1 つ応えていきました。
バージョンアップで実現した新しい機能
特別な困難もなく、2004 年 8 月に移行が完了しました。さまざまな点で改善が施されましたが、主な改善点や新しい機能は次のとおりです。
- 一括データ修正が実現
それまでデータ修正は 1 件 1 件を業務支援システムの画面上で修正していましたが、新バージョンでは修正すべきデータをいったん Excel データとして抽出し、Excel 上で 1 度に必要箇所を修正して、元のシステムに戻すことができるようになりました。作業効率はこれにより著しく向上しました。
- OLAP を用いたダイレクトメール送付先の絞込み
北海道全域に散在する対象者への営業活動のうち、同組合ではダイレクト メールを重要な手段にしています。どの地区に、どの年齢層対象に営業活動を行うかは重要で、従来は対象の絞込みをスタッフの経験で判断を行っていたため必ずしも客観的に適切な絞込みが行えていなかったという反省がありました。そこで OLAP (オンライン分析処理) を用いて、スタッフが自分のデスクのパソコンでデータベースを分析し、対象の絞込みができるようにしました。これは戦略的な営業活動につながります。
- 情報の共有化
SBS 2003 の特長の 1 つである SharePoint® Services は、単にサーバーのファイルをユーザーが利用するばかりでなく、予定表や連絡先、Web リンク、お知らせなどの機能によってユーザー同士の情報交換が行えるものです。これを利用することによって、組合スタッフの知識やノウハウが互いに参照し合え、共有することができるようになりました。
- データのボリューム シャドウ コピーで安全性確保
SBS 2003 の一部である Windows Server™ 2003 (OS) には、業務データをディスク内に定期的に自動バックアップして、いつでも復元できるボリューム シャドウ コピー機能があります。これを利用すれば、データ変更時の間違いなどでデータを破損しても、すぐに元の状態に復元できる可能性が高くなります。
- ブロードバンド対応で保険会社のサービス利用が容易に
同組合が取り扱う保険の提供会社のシステムが Web 化されており、同組合ではそのシステムを利用して組合員の問い合わせに応じて試算をしたりするサービスを行っています。そのためのインターネット接続には新規に光ファイバ利用のブロードバンド回線に切り替え、組合員への回答が迅速化し、またさらにきめ細かい回答が短時間で行えることにより一歩進んだ提案もできるようになりました。
このような新しい機能は、組合スタッフの業務を効率化しているばかりではなく、そのことにより組合員により高いレベルのサービス、より安心できるサービスを提供することにつながっています。ユーザーとしての組合員の評判も上々のようです。
「(電話をすれば) 1 ～ 2 分で対応してもらっています。レセプト関係の品物や従業員の白衣などを注文したり問い合わせたりすることが多いですが、だいたいその場で対応してもらえます。その際にいちいち面倒な書き込みをしなくて済むので助かっています」(宮﨑整形外科 院長 宮﨑誠一氏)。
ただでさえ忙しい医療現場では、本業以外の作業は極力避けたいもの。医師協は、その医師たちの気持ちを共有して、これからますます充実したサポートを提供していこうとしています。SBS 2003 により業務が効率化した同組合は、それにより生まれた余裕を生かして新サービスの開発や営業活動に力を入れていきたいとしています。
「先生方には医療に専念していただきたい。それ以外の余計なところは極力医師協でお手伝いしたい。それが、大げさに言うと医療の発展にもつながっていくのではないかと思っております」(深澤氏)。
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