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会員企業へのサービス向上と IT 化推進をめざし
Microsoft® SharePoint™ Portal Server 2001 で
情報ポータルサイトと文書管理環境を整備
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浜松商工会議所は、浜松地域の約 14,000 事業所を会員に持ち、会員企業への積極的なサポートと、地域経済の発展に注力しています。 2002 年、会議所内のIT化をさらに推進させることを目的に、これまでのイントラネット システムを、 SharePoint Portal Server 2001 をベースとするものに置き替えました。新たに加わった企業情報ポータルサイト (EIP) と文書検索機能によって、商工会議所内の文書共有はさらに行いやすくなり、会員企業に対するサービスの質が向上しました。
＜導入の背景＞
会員企業の IT 化をサポートし、地域産業を支える
浜松商工会議所
振興部
情報推進課 課長
湯口 哲世 氏
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浜松商工会議所が、 e-Japan 計画を具体化するための取り組みとして進めているのが、「 IT プロジェクト 21 」と名付けられた情報化支援活動です。すでに、インターネット上で会員企業データベース検索や公式サイトを運営しているほか、 2000 年には会員向けのインターネット接続サービス「 @newing 」、ホスティング サービス「 @newing+ 」を開始。 IT 環境の整備、ソフトウェアと情報サービスの提供、人材育成、 IT 相談の 4 つを主要なテーマに、「会員全てにメールアドレスを取得していただくのが当面の目標です (浜松商工会議所振興部情報推進課課長湯口哲世氏) 」との意気込みで、種々のサービスを提供しています。
浜松商工会議所は、情報化支援を行う側として、自らの IT 化にも早くから取り組んできました。 1 人 1 台のパソコン体制を目標とした「情報基盤整備計画」を 1995 年にまとめ、 1997 年にはグループ ウェアやファイル サーバーによる文書共有を可能にする、イントラネット「 CORNET 」を所内でスタート。イントラネット化されている業務システムが多いことから、現場での簡単なシステム管理作業を任せる IT 推進員も各部署に置いています。
CORNET が動き始めてから 4 年後、 2001 年になって、次世代のイントラネットを検討するためのプロジェクトが設けられることになりました。対内的にはイントラネット基盤の整備とメインフレームとの連携を実現し、地域内の事業所を対象とした顧客管理 (CRM) システムを構築することが最終的な目標です。 3 段階のステップからなる計画概要は 2002 年 2 月にまとまり、内部の承認を経て、 4 月からシステム構築作業が始まりました。
＜導入の経緯＞
2 万件余の共有 Office 文書を検索可能に
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浜松商工会議所
振興部
情報推進課 主幹
松尾 秀樹 氏
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最初に行われるステップ 1 は、イントラネットの基盤整備を目的とした段階です。具体的な実施項目として掲げられたのは、グループウェアの見直し、 Web サーバーのアウトソーシング化、セキュリティ対策の向上、企業情報ポータル (EIP) の導入など。このステップで整備を目指すイントラネット基盤は、単に CORNET の後継となるだけでなく、ステップ 2 のメインフレーム連携やステップ 3 の CRM サービスも想定した将来性豊かなものであることが求められました。
導入システムのうち、ハードウェア基盤として採用されたのは、インターネット接続用回線の B フレッツ、所内 LAN として使われる高速無線 LAN 、ネットワーク プリンタなどです。また、職員全員のクライアント パソコンも、Microsoft Windows® XP Professional と Microsoft Office XP を搭載した最新のものに更新されました。
グループウェアについては、それまで使っていた Microsoft Exchange Server 5.5 を、 Microsoft Exchange Server 2000 にアップグレードすることが当初からの方針となっていました。
新しく設ける EIP に選ばれたのは、 SharePoint Portal Server 2001 です。採用のポイントとなったのは、「 Office 文書を検索するための機能が充実していて、ポータル画面に Web パーツが使える (松尾氏) 」こと。 5 年間のイントラネット運用で、ファイル サーバーやパブリック フォルダに蓄積された約 2 万件の文書を、ノウハウやナレッジとして活用するために、全体ポータル、部署ポータル、個人ポータル (マイポータル) の 3 段階のポータル画面が検討されていました。こうしたニーズに適合するものが、SharePoint Portal Server 2001 であると判断されました。
＜システムの概要＞
Web パーツへのアクセス制限など、独自機能も
日本タイムシェア株式会社
営業本部第一営業部主任
高田 節夫 氏
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ステップ 1 のシステム構築は 2002 年 4 月半ばにスタートし、約 2 か月半の開発期間を経て、 2002 年 7 月初めから稼働を開始しました。浜松商工会議所のオフィス内に設置されたサーバーは、 Exchange 2000 Server 用と SharePoint Portal Server 2001 用の 2 台。ファイル サーバーとしての役割も、この 2 台のサーバーが提供しています。管理コストの削減を目的に、以前はオフィス内で運用されていた Web サーバーとメール サーバーは、外部のインターネット データセンターに移され、 B フレッツ回線でのインターネット接続となりました。所内のネットワークは有線 LAN と無線 LAN を組み合わせた構成になっていて、クライアント パソコンの移動や職員の座席変更にも容易に対応できます。
SharePoint Portal Server 2001 のトップ画面として表示される全体ポータルは、中央部にコンピュータ ウイルス最新情報、各部署からのお知らせ、共有文書の検索などを置き、その周囲に所内のイントラネットや日本商工会議所へのリンクを配置したデザイン。共有文書の検索では、 Exchange 2000 Server のパブリック フォルダと、ファイル サーバーの共有フォルダ内に蓄積されている Microsoft Word 、 Microsoft Excel 、 Microsoft PowerPoint などの Office 文書、約 2 万件に対してキーワード検索を行うことができます。イントラネット周りの機能を従来の CORNET と極力同じにしてあることから、完成した全体ポータルは、所内で「 CORNET Ⅱ」と呼ばれるようになりました。
セキュリティ対策の一環として、浜松商工会議所では SharePoint Portal Server 2001 の Web パーツに独自のアクセス制限機能を付加しています。「きっかけは、業務アプリケーションにかかわる Web パーツに対し、個人単位で書き込み制限をかけたいとの要望が、松尾氏から寄せられたことでした」と語るのは、システム構築チームでプロジェクト マネジャを務めた小杉素充氏 (日本タイムシェア株式会社東海支社システム部) 。日本タイムシェア株式会社では、マイクロソフトに技術支援を要請し、提供された情報をもとに自主開発することで、無事に対処することができました。
＜今後の展望＞
所内の環境整備とともに、会員企業への提供サービス強化を目指す
日本タイムシェア株式会社
東海支社
システム部 プロジェクトマネジャ
小杉 素充 氏
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浜松商工会議所の職員の間で、 2002 年 7 月に稼働を開始した CORNET Ⅱの評判は上々です。全職員が旧 CORNET でイントラネットの使い方に習熟していたこともあり、移行にあたって特に研修は必要ありませんでした。「今後は、 CORNET Ⅱをどれほど使いこなせるかが問われることになります。所内の文書を SharePoint Portal Server 2001 でどのように共有し、インターネットから収集した情報と合わせて、いかにうまく加工して会員事業所に提示していくか。そのようなスキルを高める所内教育を折に触れて実施していきたいと考えています (松尾氏) 」というのが、職員の IT 研修を担当する部署としての、振興部情報推進課の目標です。
次のステップ 2 で目指すのは、メインフレームで実行している業務アプリケーションを、 CORNET Ⅱのポータル画面と連携させて、日常業務の省力化を達成することです。さらに、最終フェーズとなるステップ 3 では、ステップ 1 とステップ 2 の成果を、顧客管理 (CRM) システムへと結実させる計画になっています。顧客管理 (CRM) システムでは顧客の属性を収集し、それに基づく個別管理を行うことになります。そして、浜松商工会議所が特に重視しているのは、会員企業の置かれた状況に応じて、それぞれが必要とされるサービスをタイムリーに提供していくこと。湯口氏は、「 CRM サービスは別ドメインの Web サイトとして立ち上げ、コンピューター テレフォニー インテグレーション (CTI) も併用した最先端のシステムとしたいですね」と抱負を語ります。
日本経済を支える原動力となっているのは、地域の中堅企業。その振興を図り、経営のバックアップを行う商工会議所に対する期待は、これまで以上に高まっています。マイクロソフトのソフトウェア製品は、地域経済の活性化に貢献する商工会議所の業務を、 IT 基盤の分野からサポートしています。
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