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Microsoft® Windows® 2000 Server を使って
市庁舎のデータ共有を推進
室蘭市役所は、電子政府を目指した取り組みの一貫として Microsoft Windows 2000 Server を使った庁内情報システムを、株式会社大塚商会（以下、大塚商会）の協力により再構築しました。市庁舎のあらゆる情報を Microsoft SQL Server™ 2000 に格納し、Microsoft Internet Information Services 5.0 と連携して市役所内の各部署から参照できるようになりました。また Microsoft Exchange 2000 Server を導入し、部署間や職員間での情報伝達およびスケジュール管理を可能にしています。今後は Microsoft SharePoint™ Portal Server 2001 の導入を予定しており、さらにスムーズなナレッジマネジメントシステムの構築を目指しています。
＜導入の背景と狙い＞
各部署間の情報伝達をスムーズに
電子政府の先端を行くシステムの導入
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室蘭市 企画財政部 総合政策課
高度情報化推進担当
主幹
堀敏雄氏
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これまで、室蘭市は e-Japan 構想にある電子政府を目指した取り組みを、利用者である市民に対していち早く手がけてきました。たとえば、市庁舎と関連施設とを結ぶ光ファイバーを敷設し、市内 13 か所に公共端末を設置、電子相談システムで市民との双方向の通信を実現しています。これは Windows 2000 Server を使ったいわば『ビデオ会議システム』で、音声だけでなく各種書類などを画像で表示することにより、市民の質問や依頼に対して市職員が身近に応対できるシステムです。また、議会中継システムの導入や、IT 推進化のリーダーを各地に配置するなど、電子政府実現へ向けた取り組みは、他市の一歩も二歩も先を行きます。これら IT 化のために導入が進められてきたのが、Microsoft Windows 2000 や Microsoft Office XP、Windows 2000 Server、Exchange 2000 Server でした。
今回大塚商会の協力により構築し、導入されたシステムは、電子政府のもう一つの側面であるバックヤード部分の取り組みとして、庁内の各部署間における情報伝達をスムーズに行い、また庁内のペーパーレス化を目指すものです。
システムを導入する際のポイントは、“使いやすさ”と“管理のしやすさ”でした。室蘭市役所では職員 1 人につき 1 台のパソコン環境を目指していますが、職員の IT リテラシーにはどうしても幅があり、操作の難しいマシンは必ずしも全員が使いこなせるというわけではありません。そのため、誰でも使える操作性の良いマシンを選択する必要がありました。また市役所内は人事異動が多く、その都度システム管理に伴う作業が発生するため、システム管理が容易にできるものが求められました。
これらの要求をクリアするものとして選択されたのが、Exchange 2000 Server と Windows 2000 Server、Office XP または Office 2000 という組み合わせです。さらに Active Directory® の導入により、システム管理の作業量を減らすことが期待されました。
＜導入システムの概要＞
十分なカウンセリングを行い失敗のない短期導入を実現
システム導入に際しての最大の問題になったのは、システムの設計業者と納入業者が異なる点でした。公共団体や地方自治体などの公的機関では、設計業者や販売業者は競争入札によって決定するのが通例のため、システムの設計から機器の導入まで必ずしも同一の業者で行うとは限りません。複数の業者による分業の場合、システム全体を設計しながら、一部分でパイロットシステムを稼働させてテストを繰り返すといったことが難しくなります。結果、システムの設計に機器の設置をシンクロさせにくいというデメリットが生じるのです。
室蘭市役所の場合も、システムの設計は大塚商会が行い、クライアントとなるパソコンの納入は別の業者が行うことになっていました。そのため、システム設計を行う大塚商会では、十分なカウンセリングを行い、クライアントの一斉導入を進める必要があったのです。
大塚商会の高い技術力を背景とした「Windows 2000 コンサルティングサービス」を利用し、短期間での堅実な導入が実現されました。
*大塚商会における構築の詳細
大塚商会では、実際にシステムを利用したり、運用や管理を行うユーザーの立場を重視して、どのようなシステムが必要になってくるのかをしっかりと確認することが、これからのシステム構築には重要になってくると考えました。システム基盤の整備やスピードアップだけを単純に望んでいるユーザーは減り、ユーザーアプリケーション寄りの戦略的な機能追加や、これを念頭に置いたインフラを整えておくユーザーが増加しています。このため大塚商会は基盤を整備する場合でも、将来のシステム強化まで含んだユーザーの要望を十分に把握した上で、最適なインフラ整備を行うのが最善の策になると判断したのです。そのため、構築期間が非常に短いという事情にもかかわらず、多くの時間を使ってじっくりとカウンセリングを行いました。
カウンセリングの内容として考慮されたことは、第一に『パフォーマンス向上』です。室蘭市役所では、今回のシステムを導入する以前から Microsoft Windows NT® Server 4.0 を使い、Exchange Server と SQL Server、Internet Information Server を 1 台のサーバーで稼働させていました。しかし、システムの利用度が高まり、サーバーが過負荷の状態になっていたため、複数のサーバーで負荷を分散させることが最大の目的となったのです。さらにクライアントを約 500 台増加することが決定しており、それに耐え得るシステムが必要でした。そこで Exchange 2000 Server と SQL Server 2000、Internet Information Services 5.0 を、それぞれ独立させたマシンで稼働させました。それぞれのサーバーは親和性が高く、複数のサーバーに分散させても、高いパフォーマンスを発揮することができるからです。また、最終的には職員に 1 人 1 台パソコンが配布され、1500 ユーザー以上になることを見込み、ソフトウェアとハードウェアはその環境に耐え得るハイパフォーマンスな組み合わせが求められました。それらを考慮し、Windows 2000 Server が選択されたのです。
第二に考慮されたのは、『信頼性』です。室蘭市役所では既に連絡事項の伝達がイントラネット上で行われており、クライアントの大量導入後には、その重要度が一層高まることが予想されました。万が一システムが停止した場合、業務に支障が生じることは必至です。そのため、十分な実績があり、信頼性の高さが実証されているシステムを選択する必要がありました。Windows 2000 Server と Exchange 2000 Server、SQL Server 2000、Internet Information Services 5.0 という組み合わせは、普及率も高く実績もありました。さらにシステムを冗長構成にして 4 台のサーバーを導入することで、システムダウンの危険性をゼロに近づけることができ、高い信頼性が保証されたのです。
「クライアント導入が 3 か月後に迫っているという状況にもかかわらず、約 2 か月間を費やして十分なコンサルティングを行い、ソフトウェアの選定とシステム設計作業をしました。最適なシステム設計ができたおかげで、クライアントの導入作業は特に問題なく進められたのです」（室蘭市 企画財政部 総合政策課 高度情報化推進担当 主幹 堀敏雄氏）
＜導入の結果と評価＞
Active Directory を使うことで
システム管理作業を大幅に削減
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室蘭市 企画財政部 総合政策課
高度情報化推進担当
主事
丸田之人氏
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今回のシステム導入による最大のメリットは、管理作業が低減されたことです。室蘭市役所では、ほぼ 2 年に 1 度大きな組織変更があります。これまでのシステムは、人事異動があるたびにメールのクライアントとネットワーク全体のクライアント、さらにはデータベースや独自にセキュリティを設定した Active Server Page の設定を個別に変更しなければなりませんでした。また、それぞれのユーザーをドメインに再登録するといった作業は非常に煩雑で、200 人程度の人事異動が発生したときには、数週間の作業を余儀なくされていました。
それが、Active Directory を導入することで、すべてのサーバーに対して統一したユーザー管理が可能になりました。組織変更に伴う作業も 1 週間以内と大幅に短縮されています。また、グループやユーザーごとのセキュリティ設定の柔軟さが増し、よりきめ細かなセキュリティ設定とユーザー管理ができるようになったのです。「システム管理のしやすさ、設定変更のしやすさは大幅に向上しました。Windows 2000 Server の操作性の高さと、ユーザーを含めたシステムのリソースを統合的に管理できる Active Directory のおかげで、作業の煩雑さはなくなりました」（室蘭市 企画財政部 総合政策課 高度情報化推進担当 主事 丸田之人氏）
＜今後の展望と期待＞
LGWAN への接続に合わせて
庁内のペーパーレスを実現させる
今回のシステムを構築したことにより、イントラネット上で他部署の情報を自由に参照できるようになりました。たとえば市民からの問い合わせに応対する際、職員が所属している部署に情報がなくても、イントラネットを利用して他部署の情報を調べることができます。また、部署間での情報交換、複数部署への情報の通知、市内のイベントのお知らせ、市長など特別職のスケジュール確認なども、イントラネットを通して行うことが可能です。さらに今後は、各種文書の検索を容易にしたり、文書作成時の利便性を高めるしくみとして、SharePoint Portal Server 2001 の導入が予定されています。このシステムの導入により、文書検索にかかる手間を大幅に削減すると同時に、これまで情報を共有するために必要だったイントラネットのホームページ作成に関する作業をなくすことができます。
また来年度には、総合行政ネットワークである LGWAN(Local Government Wide Area Network)への接続が計画されており、これが実現すれば、市庁舎は国や県からの情報を WAN を通じて受け取ることになるでしょう。さらに、電子化された情報はわざわざプリントアウトして配布されることがなくなり、ペーパーレス化の実現が図られます。2005 年には、電子データの紙出力を全面的に廃止、最終的には電子決済も可能になる方向です。
電子政府には利用者である市民(企業や個人)が提供される情報サービスや行政サービス、各種手続きという側面と、役所や公共機関の内部、つまりバックヤードで展開される事務処理という 2 つの側面があります。両者の側面から見て、デファクトスタンダードとして普及している Windows 2000 Server や Windows XP、SQL Server 2000、Exchange 2000 Server を導入したこと、またクライアントとして Office 2000 および Office XP を導入したことは、操作性と拡張性が期待できる「電子政府のインフラ」の要素を備えていると言えます。
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