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SMILEαAD で実現する、正確な在庫管理と販売管理業務の効率化
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製造現場と管理ソフトで「在庫のずれ」が生じるという問題を抱えていた株式会社堀木工所は、MS-DOS® ベースの従来のシステムにかえて Microsoft® Windows® 2000 Server を基盤とする SMILEαAD 販売管理ドキュメントブリッジを導入して業務基盤を一新し、今後の発展の基盤を構築しました。
＜導入背景と狙い＞
MS-DOS ベースのパソコンソフトウェアの限界を痛感
株式会社堀木工所 (以下、堀木工所) は、従業員 18 名の木工品加工会社です。主力商品はエアコンの前面をやさしく包み込む木製グリルで、大工職人だった社長が 20 年以上前に考案した同社のロングセラー商品です。株式会社堀木工所 業務部 設計主任 堀浩司氏は「エアコン用グリルは、結露や乾燥、激しい温度差に耐え得るものでなければなりません。そういった過酷な条件の中で、反らない、割れない、曲がらない材料は何かという研究を、私たちはずっと続けてきました」と、同社の強みを説明します。長年にわたる研究成果と、天然素材に対するこだわり、同社の優れた加工技術によって堀木工所の木製グリルは、現在、多くのメーカーから高い評価を受けており、生産量は製造開始当初の 10 倍以上になりました。
このように成長を続ける堀木工所の販売管理を長い間、支えていたのは、MS-DOS ベースの管理ソフトでした。仕入、加工、仕掛品、半製品の製造および納品といった製造業の業務の流れは会社ごとに異なり、在庫管理や販売管理は、どこも特有の難しさを持っているものです。堀木工所では、特に「セットもの」とよばれる商品の取り扱いに問題を抱えていました。セットものとは、複数の部材から構成される商品で、実際には仕掛品製造の段階で減少すべき部材の在庫数が、販売管理ソフト上のデータでは商品納品のときまで引き落とし処理がされないことから、製造現場とソフトウェア上で在庫の「ずれ」が生じていたのです。また、この他にも、ある商品について、どの部材が何個必要かということを現場で確認するためプリンタ出力する際、なぜか全ての機種のデータを印字してしまうという仕様上の問題もありました。
セット商品の部材展開がきちんとできるシステムが欲しいという現場の思いは、そのまま会社の課題でもあったのです。
＜導入システムの紹介＞
SMILEαAD ドキュメントブリッジ採用の決め手は、
機能、コスト、サポート体制のトータルバランスのよさ
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株式会社大塚商会
大阪南エリアシステム販売課
堺支店担当
主任
松葉 陽一 氏
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堀氏は早速、システムを導入したときの費用対効果を試算しました。すると、想定している課題が解決すれば業務効率が向上し、大きな利益が出ると予測されました。Windows 対応のパソコンを自宅で使っていた堀氏は、まず、自分の力で Windows ベースの管理システムが作れないかと挑戦してみましたが、もちろん、それは簡単な作業ではありませんでした。「やはり、ちゃんとしたソフトウェアを入れた方がいい。不具合が発生したとき、きちんとサポートしてくれるところにお願いしたい」と、堀氏は考えました。
以上の点を考慮して堀木工所が選択したのは、Microsoft Windows 2000 Server 、Microsoft SQL Server™ 2000 を基盤とする、株式会社大塚商会 (以下、大塚商会) の SMILEαAD 販売管理ドキュメントブリッジでした。SMILEαAD シリーズは、短期間かつ低価格で基幹業務システムを提供することを目標に開発された統合型基幹業務パッケージソフトで、ドキュメントブリッジは、紙ドキュメントと電子ドキュメントの一元管理および運用を可能にするオプションです。商品の設計図や写真を多く取り扱う堀木工所にとって、このオプションは非常に魅力的なものだったと言います。「他社の販売管理ソフトでも同じように部材管理はできましたが、ドキュメントブリッジのような機能はありませんでした。コストもトータルで考えると安く、納期も 2 か月と短めでした」と、堀氏は大塚商会の提案を受け入れた理由を語ります。
今回、数多くの競合他社の提案の中から高い評価を受け選択された大塚商会は、システムの販売からサポートまでを一貫して行うソリューションプロバイダです。株式会社大塚商会 大阪南エリアシステム販売課 堺支店担当 主任 松葉陽一氏は、「SMILEαAD シリーズは、お客様の成長に合わせて連携することを前提に開発されています。今回は販売管理とドキュメント管理の連携でしたが、CAD をはじめとするさまざまなデータを、部署間を越えてネットワーク経由で連携させ、情報を共有していく仕組みを実現することができるということをお見せしながらご提案いたしました」と、説明します。
＜導入の結果、今後の展望＞
小ロット生産から大量生産までスケーラブルに対応できる、今後の発展のための情報基盤が完成
本来、同一規格品の大量生産を効率的に管理する目的で導入した今回のシステムでしたが、導入を決めて間もない頃、困ったことが起きました。一部の商品について、小ロットまたは一個流し (製品を顧客が必要とする単位である一個ずつ生産する方式) での生産が求められてきたのです。「時代は多品種少量生産。これまでの大量生産、最大在庫という発想ではなく、在庫をできるだけ持たないという風に変わってきたのです」(堀氏)。
この大幅な変更にも、「一個流しは在庫を持たないということですから、カスタマイズを必要とせず、むしろ簡単。SMILEαAD は問題なく対応できます」と、松葉氏は説明します。もし、パッケージソフトではなく、作りこみのシステムを選択していたら、大幅な仕様変更となり、追加コストと時間がかかっていたと言います。
問題の多かったセットもの商品の取り扱いは、SMILEαAD の導入により正確で効率的なものに改善されました。Windows 2000 Server マシンには、RDB として Microsoft SQL Server 2000 が利用されています。また、大量生産が主だった以前は、2 〜 3 か月先を見越して現場とパソコンソフト上の在庫の「ずれ」を意識しつつ、必要な部品点数を計算して手書きで発注書を書いていました。現在は、「セット品 (仕掛品)」で使用されている部材や部数が正確に分かるので、それに伴い各部材の適正在庫も分かるようになりました。仮展開を掛けてから、適正在庫割れをしている部材に対して発注が行われ、ファックス用の注文書としてプリンタから出力されます。「これまで、品名、図面番号、数量、単価、納期などすべてが手書きでしたが、今は簡単なマウス操作で、商品コードまたは品名を押してあとは個数と納期を入力するだけです。とても効率的になりました」(堀氏)。 もし、以前のまま手書きで発注業務を続けていたら、最近の多品種少量生産の風潮により増加傾向にある発注業務をこなすのは、たいへんな手間とコストを要したことでしょう。
さらに、これまで事務所スタッフは、注文品番 (機種名) と商品名には詳しくても、実際のものを知らず、わざわざ製造現場に足を運んで形を確認することがしばしばありました。しかし、ドキュメントブリッジにより、機種名 (品番) や部品名、図番など色々な項目から登録した図面や商品写真の画面上での確認が可能になっています。ドキュメントブリッジは、情報を視覚化し、取り出しやすくすることで、業務の効率化だけでなく、事務所スタッフと現場サイドとの「ずれ」のない、より正確な情報共有にも役立っているのです。また、堀木工所の IT 導入は業務の効率化のみならず、社員の生産、在庫に対する意識に大きな変革をもたらしました。在庫を見やすい表示に変えたり、同じ場所に集めたりなど、誰もが分かるような形にすることによって、数える無駄や探す無駄が少なくなってきました。また、現場へ行って数量の再確認を行う際の探す手間を省くために仮展開表には「部材置き場」が参照できるようになっています。
さらに、売上管理業務においても堀氏は SMILEαAD を次のように評価します。「売上業務ではこれまで、納入伝票や台帳へ手書き作業、MS-DOS ベースの管理ソフトへ入力をしていましたが、今では SMILEαAD の納入伝票への記入のみで、台帳管理 および請求明細書まで反映されます。これまでの工程削減ができるうえに、データ収集が簡素化し、Excel へ出力後、すぐにグラフ等を作る事ができます。このような機能からも将来的に有望なパッケージソフトだと思います」。
MS-DOS ベースのシステムを、Windows ベースのネットワークシステムにアップグレードしたことが、堀木工所のこれからの情報基盤作りにおいて、重要なステップであったことは間違いありません。このとき、SMILEαAD シリーズのような、先行する多くの企業の要望を集約して進化してきたパッケージソフトを効果的に活用することで、企業の今後の成長に柔軟に対応できるシステムを構築することが可能です。
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