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マイクロソフト オンライン グループウェアを利用することでメール情報とファイルの一元化を実現。
さらに導入コスト ゼロで月間運用コストを約 1/3 にまで削減
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関西文化学術研究都市内にあるマイクロソフト オフィシャル トレーニング スクールのけいはんなアイティトレーニング株式会社では、プロバイダーを利用した通常のメール システムと社内の PC ファイル サーバーで受講者やトレーナーとのメール送受信とファイルの管理を行っていました。しかし、教室、自宅、出張先からの異なる PC でのアクセスでは、送受信メールがメール サーバーに残らないため、送信メールや添付ファイルがバラバラに保存されるなど、異なる PC での送受信による非効率なコミュニケーションが日常的になっていました。また、ファイルに関しても教室に戻ってコピーしなければならないため非常に不便でした。こうした状況の中で BPOS (Business Productivity Online Suite) を導入。メールとファイルの一元化によっていつでもどこでも常に同じ情報を利用することができ、さらに導入コスト ゼロで月間運用コストも従来と比較して約 1/3 まで削減することができました。
＜導入の背景と狙い＞
メールの送受信場所が異なることによる不便さを痛感。
無駄な時間の増加と共に、受講者へのサービス低下を懸念
けいはんなアイティトレーニング
株式会社
代表取締役 社長
天野 貴之 氏
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けいはんなアイティトレーニング株式会社は、1989 年の関西文化学術研究都市創設時から、その中核施設であるけいはんなプラザで地元密着型のパソコン スクールとして活動を続けてきた歴史あるトレーニング スクールです。けいはんなアイティトレーニング株式会社 代表取締役 社長 天野 貴之 氏が当時を振り返って語ります。
「パソコン スクールが全盛期を過ぎ、その後、資格取得の要望が高まってきました。周りは住宅街のため、子育てを終えられた方々が資格を取って再就職したいという要望や、キャリア アップのために資格を取りたいという方が急増してきたのです。最盛期の受講者は延べで月間 200 名くらい受講されていました。マイクロソフトさんとのおつきあいも長かったので、3 年前に、スクール事業を引き継いで、私企業として運営していくことになってからは、思い切って、完全にマイクロソフト オフィシャル トレーニング スクール (Microsoft Official Training School) に特化したスクールとして経営の舵を切りました」。
同社は常勤トレーナー 2 名、非常勤トレーナー 3 名の総勢 5 名の小規模な企業です。また、地域密着型とはいえ、立地条件も決して優れているわけではありません。そこで、天野社長は周辺自治体のトレーニングや研修、職業訓練も辞退し、MOT に特化することによって活路を見いだしたのです。同時に優秀なトレーナーを集め、自らも Microsoft Official Trainer Expert の資格を取得しました。同氏がさらに語ります。
「当スクールはマイクロソフトの厳しい認定条件をクリアした MOT 2007 が在籍しているマイクロソフト認定スクールということはもちろんですが、MOT トレーニング センターとして、MOT 2007 と呼ばれるトレーナーを教える資格を持つ最上位の指導員がいるというのが大きな特徴です。全国でも 80 名程度しか認定されていない MOT Expert が 2 名在籍しています。高品質なトレーニングが受けられるというのが、他のスクールとの差別化にしている点です」(天野 氏)。
少数精鋭のスタッフとはいえ、高品質なトレーニングを維持するためには、多くの時間と工数をかけてトレーニングを行わなければなりません。特に、MOT 研修の場合には、トレーナーを育成するためのトレーニングであるため、講習技術はもちろんのこと、カリキュラムの作成から、さらには、受講者とのコミュニケーション能力や受講者の能力を引き出すための訓練などが行われ、非常に厳しいトレーニングです。受講期間も講習期間の 4 日間だけでなく、前後 1 か月ずつ 2 か月にもおよび、その間、受講者と MOT Expert は、通常の講習以外にも、頻繁にメールでのコミュニケーションや提出物のアドバイスなどを行わなければなりません。
同社では、5 人のインストラクターとのメールによる情報交換は、主に教室にある PC、それぞれが所有するノート PC、自宅の PC といったさまざまな場所での Microsoft® Outlook® による送受信と、講習などで必要なファイルに関しては教室にある Windows Vista® を利用してピア ツー ピアで共有していました。メールに関しては、地元のけいはんなネットをプロバイダーとして利用していました。
しかし、受講者の増加と、講師の地方への出張増加によって、このシステムでの対応が難しくなってきました。一般的なトレーニングでも、事前準備や購入後のサポートなどがあります。まして、MOT 研修の際には、受講される方は現役のトレーナーですから、日中は各自、通常のトレーニングや仕事があります。そのため、講師とのやり取りは夜間にメールを書くことになります。講師は翌朝、受講者からのメールを見て、コメントを挿入したりアドバイスをしていました。
「出張先や自宅からメールを送る場合には、送信メールが送信した PC だけに残るため、ノート PC と教室の PC でメールやファイルのやり取りが途切れてしまったり、送ったファイルが見つからないなどといった問題が発生していました。POP メールの場合には受信するとメール ボックスから削除されてしまいますから、自宅の PC でメールを受けて、翌日、そのメールを教室で見ようとしても自宅の PC にしかないんですね。メールの送受信には Outlook を使っていたのですが、教室、自宅、地方出張先と使っている PC が異なると、メールやファイルの受け渡しや確認が非常に煩雑なうえ、夜に送信されたメールが朝には大量に受信されているため、こうしたメール処理だけで朝の 2 時間が潰れてしまうということが頻繁に起きていました」(天野 氏)。
ファイルのやり取りも同様でした。教室の PC にあるファイルを USB メモリで持参したり、メールに添付するなどしていましたが、教室のファイル サーバーにしか情報がなく、セキュリティ上の問題から外部接続はしていないので、必ず教室に寄ってデータをコピーする必要があります。いつでも、どこでも同じメールやファイルを使うということができないため、非効率的な作業を強いられていたのです。そして、それは、受講者へのサービス低下を招きかねませんでした。
＜導入の経緯＞
今までの悩みを自社サーバーを持たずに一気に解決できる BPOS。
さらに月額運用コストが 1/3 に
同社はマイクロソフト オフィシャル トレーニング スクール (MOTS) ですから、Microsoft® Exchange Server や Microsoft® SharePoint® Server のエキスパートであるトレーナーが在籍しており、当然、自社サーバーの導入と運用も検討されました。しかし、自社サーバー導入について、天野 氏が語ります。
「教室を引き継いでから 3 年間、ずっと考えていました。もちろん、認定トレーナーですから、システム導入や運用のスキルについてはまったく問題ありません。むしろ、実際に運用したノウハウをトレーニングに活かせるというチャンスもあります。しかし、当社のような小規模な人数ではその運用に問題があるのです」。
メール サーバーやファイル サーバーを自社導入した場合、セキュリティ パッチの更新やメンテナンス、緊急時の対応などが現実問題としてのしかかってきます。専任担当者をつけることができない小規模企業ならではの問題です。同社では、導入コストよりも、運用上の問題がネックになっていたのです。
そのため、メールには CC を付けてどこでも送受信できるようにしたり、ファイルに関しては日付フォルダなどでバージョン管理を徹底するなど、運用面での対応を行っていました。また、同社はマイクロソフト オフィシャル トレーニング スクールであるため、マイクロソフト以外のサーバー製品やサービスを利用することは当初から検討していませんでした。
そんな中で昨年のマイクロソフト パートナー カンファレンスで、BPOS の存在を知りました。BPOS は、マイクロソフトのオンライン サービスの 1 つで、Microsoft® Exchange Online、Microsoft® SharePoint® Online、Microsoft® Office Live Meeting、Microsoft® Office Communications Online から構成される主に小規模企業向けの画期的なオンライン サービスです (図 1)。
図 1 SharePoint Online でファイルやスケジュールを共有。トレーニングでも利用している。 [拡大図]
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「BPOS の存在を知ったときには、当社に最適なシステムだと思うと同時に、これはトレーニングでのビジネスにもつながると直感しました。当社のような小規模な企業では、お客様のシステムを設計したり、開発、運用はできません。スキルはあってもそのための要員が割けないからです。しかし、BPOS のようなオンライン システムであれば、既にできているシステムを利用するわけですから、運用はマイクロソフトさんが行ってくれるわけです。そうなると、BPOS の使い方や現場レベルでの運用、そしてトレーニングを含めて、当社でもコンサルティングしたり、活用支援といったビジネス展開ができると思ったのです」(天野 氏)。
もちろん、今までにも、Exchange Server のホスティングや SharePoint Server のホスティングといったサービスもありました。しかし、天野 氏はマイクロソフトが行っているところに意味があるとしています。
「ホスティング サービスの場合には、基本的にサード ベンダーのシステムを利用することになります。もちろん、メールとファイル サーバーに対するソリューションとしてはそれで解決するかもしれませんが、当社はマイクロソフト オフィシャル トレーニング スクールですし、やはりちょっと違和感があります。その点、BPOS であれば、マイクロソフトさんが直接運用されているシステムですから、我々も問題なく導入できますし、安心感もあります」(天野 氏)。
こうして、2009 年 5 月に試用版がリリースされたのをきっかけに、早速利用を開始しました。
「Exchange Online については、利用できる機能は Exchange Server とほぼ変わりなく、SharePoint Online については、Standard と同様の機能を持っていました。トレーナーとも相談したのですが、レスポンスもまったく問題なく、これなら、今まで問題になっていたメールやファイルのやり取りを、自社サーバーを持たずに解決できると、すぐに導入を決めました」(天野 氏)。
さらに、同社の導入を決定させた要因には、そのリーズナブルな価格体系もあります。BPOS の導入コストは 1 ユーザーあたり月額 1,567 円から。つまり、同社の場合であれば、基本的なサービスの利用でわずか月額 7,835 円で Exchange Server と SharePoint Server を自社ホストと同様に利用することができるのです。
「従来、プロバイダーに支払っていた料金が 2 万円ちょっとありましたから、約 1/3 になった計算になります。実際に試用版で使ってみても自社サーバーでの運用と同じように利用できるのですから、これは非常にリーズナブルです。そこで、2009 年の 7 月にすぐに契約しました」(天野 氏)。
＜システムの概要＞
既存のインターネット環境をそのまま利用可能。
しかも導入コストはゼロなのが BPOS の魅力
BPOS はオンライン サービスなので、インターネット接続プロバイダーとの契約とルーターなど、通常のインターネット接続環境があれば、いつでも、どこでも、マイクロソフトのデータ センターにある Exchange Online に接続して、Outlook でメールやスケジュールの確認が可能なうえ、Microsoft® Internet Explorer で SharePoint Online を使ってファイルを利用できます。
Outlook の設定は、自社サーバー運用と変わらないので、メールの情報はすべてマイクロソフトのデータ センター 1 か所に集約され、どの PC を使っても同じメールやファイルを見たり編集することができます。
つまり、バラバラに保管されていたメールやファイルのデータが一元化され、メールの送受信やファイルの受け渡しが 1 か所で済むようになります。
さらに、サーバーの導入が必要ないので、物理サーバーの購入費はもちろん、サーバー導入費用やインストール費用、設定費用なども必要ありません。そのため、月額の費用負担が 1/3 になっただけでなく、実際には、通常数十万円から 100 万円単位でかかる導入コストが削減できたことになります。必要な費用は月額 1 名あたりの金額のみなのです。
しかも、導入はオンラインで簡単に行えるのですから、まさに、小規模企業向けの画期的なサービスだと言えるでしょう (図 2)。
しかし、同社ではトレーニングのプロとして心配していたことがありました。それは、データの移行です。従来、プロバイダーのメール サーバーを利用していたため、そこからの移行をどうするかが課題だったのです。
「当初は心配していたのですが、BPOS には、プロバイダーからメールを移行するツールや、別の Exchange Server からメールを移行するツールなどが用意されているため、迷うことなく移行を終えることができました。実際には、ツールは使わずに Outlook のプロファイルを移行するという方法をとりました。また、ファイル サーバーからの移行に関しては、現在、優先順位を決めて段階的に SharePoint Online に移行しています」(天野 氏)。
これで、同社では、5 人のインストラクターが教室、自宅、出張先のノート PC それぞれから、サーバーに置いてある送受信メールやファイルを同じ状態で、いつでも読んだり、保管、編集することができます。送信したメールが PC ごとにバラバラに保存されることもなく、いちいち教室に戻らなくてもすぐに最新のファイルが利用できるようになったのです。
＜導入効果＞
いつでも、どこでも同じメール、ファイルを利用でき予定表や To Do などの活用も進む。
さらに受講者へのサービス向上を実現
こうして導入された BPOS ですが、予想以上に絶大な効果があがっています。まず、BPOS でメールとファイルがそれぞれ一元化された環境で利用でき、いつでもどこでもメールやファイルを確認できることが挙げられます。
「メールの一元管理が可能になったことで、非常に生産性が向上しました。BPOS のおかげで、受信メール、送信メール共に、どこにいても同じものを見ることができ、スケジュールや To Do リストも一元化することができました。以前はスケジュールも何度も修正しなければならず大変でしたから、本当に助かっています。また、Outlook がない環境でも、ブラウザーから Outlook Web Access でメール データにアクセスできることも便利になった 1 つです」(天野 氏)。
メールだけでなく、スケジュールに関しても Outlook の予定表が一元化されたので、常に最新のスケジュールの修正や参照が可能になりました。単に Outlook をメーラーとして使う以上の効果が出てきたのです。
ファイル サーバーに関しては、講師が利用するスライドの管理が容易になったと言います。
「もちろん、いつでもどこでもファイルが一元管理されているというメリットは大きいのですが、我々のような仕事だと、スライド ライブラリが非常に便利ですね。講習では Microsoft® PowerPoint® のスライドをよく使いますので、以前使ったスライドをきちんと管理でき、再利用できるというのはたいへん助かっています」(天野 氏)。
さらに、自社サーバーではないので、日々の運用をしなくてもよいということは、小規模企業にとっては大きなメリットです。
「日々の運用はオンライン センターが行ってくれるわけですし、システム ベースでのバックアップも行ってくれるので、バックアップについても考える必要がありません。さらに、セキュリティについても、ウイルスはもちろん、不正アクセス、マルウェアから迷惑メールまで何重にも保護されていますので安心です。これを自分たちで構築しようとしたら、コストも運用も大変だったことでしょう」(天野 氏)。
また、従来、メールやファイルの処理に追われて、受講者とのコミュニケーションが少なくなっていた現実があり、それが解決されたのもメリットとして挙げています。
「BPOS を導入してから、メールやファイルが一元化されたために、メール処理やファイルの確認のための時間が減少し、受講者と接する時間が長く取れるようになりました。お客様へのサービス向上という意味では、これは大きなメリットです」(天野 氏)。
＜今後の展開＞
バージョン管理など BPOS のより高度な機能の活用と
BPOS のノウハウをトレーニングに活かす
同社では、ファイル サーバーでは難しいドキュメントのバージョン管理についても、SharePoint Online の機能を使って積極的に行っていきたいと考えています。
「講師同士でファイルを同時に編集するということはあまりありませんが、講習の内容や、受講者からのレポートなどに、バージョン管理は欠かせません。そこで、SharePoint Online でのバージョン管理をするための準備をしています。たとえば、ファイル名がバラバラではバージョン管理ができないので、ファイル名規則なども含めて検討しています」(天野 氏)。
BPOS には、Exchange Online、SharePoint Online に加えて、Office Live Meeting、Office Communications Online もサービスとして提供されています。Office Live Meeting は、PC 上で遠隔地にいる人とのテレビ画像付きのミーティングが行えるというテレビ会議システムですが、これを受講者やトレーナーとのコミュニケーションに役立てて行こうと考えています。
「Office Live Meeting や Office Communications Online は、リアルタイムでのコミュニケーションができます。また、Office Live Meeting は、メール アドレスを持っていれば、BPOS に入っていない人でも使うことができますから、受講者とトレーナーを結ぶコミュニケーション ツール、お客様とのより親密できめ細かいトレーニングを実施するためにも、広く活用していきたいと思っています。既に遠隔地の受講者との Office Live Meeting が成果を上げています」。
さらに、天野氏はこうしたメリットをビジネスにつなげることを検討しています。
「BPOS のノウハウを実際のトレーニングに活かしていけるということは、我々のような仕事にとって大きなメリットだと思っています。コストはもちろんですし、メールやデータが一元化できるということを、もっと伝えていきたいですね。当社は実際に BPOS を利用しているわけですし、トレーニングが仕事です。実際にどう使うかを伝えるということが重要ですから、当社が実際に BPOS を使って蓄積したノウハウを、マイクロソフトのパートナーの方々に伝えられると思っています」(天野 氏)。
小規模企業における IT インフラを低コストで実現する BPOS は、運用にコストと時間を取ることができない小規模企業にとって、また、単なるメール送受信やファイル管理から一歩進んだ活用例として、今後、ますます利用されることでしょう。
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