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Microsoft Office Groove 2007 の活用で、ゲームや TV コンテンツ制作プロジェクトの情報共有とコミュニケーションの円滑化を実現。さらに、作業効率と創造性を大幅に向上
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株式会社ランド・ホーは、コンシューマー ゲームの開発、販売や輸出入、そしてエンターテイメントを基調としたインタラクティブ デジタル コンテンツの制作を行っている会社です。国内の有力ゲーム メーカーやメディアを取引先として、常に技術志向の開発体制を敷き、時代の感覚を先取りしたコンテンツを提供しているのが大きな特長です。
同社では近年、業容の拡大への対応と、社内の開発、制作部署どうしのより緊密な連携を目指して、体制の整備に力を注いできました。そこで同社では 2007 年に、Office Groove 2007 による共同作業のための IT 基盤の整備を実施し、「企画、デザイン、プログラミング」の各セクションのコミュニケーションとコラボレーションを促進。開発、制作の業務フローの円滑化および効率化、さらには社員相互のコミュニケーションを活発にして、チームの創造性強化までをも実現しています。
＜導入背景と狙い＞
プロジェクトに関するファイルやアイディアを集約して、作業の効率化と品質向上を目指す
株式会社ランド・ホー (以下、ランド・ホー) では、ゲームなどのコンテンツ開発を進める上で、作業の効率をいかに向上させるかに悩んでいました。そこで同社では、Office Groove 2007 を導入して、作業ステップごとに各部門を横断的に連携させ、情報の共有を通じたプロジェクトの生産性向上に取り組むことを決断しました。その背景や動機を同社 企画開発部 係長の河野 靖氏は語ります。
「当社のゲーム、コンテンツ制作は、大きく分けて『企画、開発』、『デザイン』、そして『プログラミング』のセクションに分かれています。これらの各ステップの作業は別々に進めてよいものではなく、お互いの部署間で頻繁なやり取りを行いながら進めることが必要です。そうした話し合いや連絡の "場" 作りとして有効なコラボレーション ツールを探していたのです」。
特に同氏の所属する企画、開発部門では、開発にかかわるドキュメントやデータ ソースなどを効率的に管理、共有できる環境が強く求められていたといいます。具体的な問題点として目立っていたのは、各スタッフが作成した資料やドキュメントが、どこにどのような形で保管されているか互いにわからず、これらの資料を活用できる体制が十分に整備されていないことでした。書類や資料を見たいと思った時に、すぐに見つけられないことで多くのロス タイムが生じていたのです。このことは、激しい開発競争と厳しい制作スケジュールを背景に、作業要求への対応や意思決定の迅速さが製品の成否に大きくかかわってくるゲーム開発では致命的な問題です。またプログラミング部門でも、他のスタッフがどのようなプログラムを作っているかすぐに参照できる環境が必要でした。これらが 1 か所に集められていれば、作業効率という点でも、またコーディングの統一など品質向上の点においても大きなメリットが得られます。Office Groove 2007 は、こうした問題点を解決し、大きなメリットが得られるという期待から導入しました。
「当初は 3 〜 4 名の小さい部門でテスト ケース導入から始め、だんだんユーザーを増やして全社展開しました。試験導入当時はまだ 30 名程度の規模でした。導入して実際に使ってみたところ、私たちの問題解決に役立つ機能を数多く提供してくれるのがわかりました。その中からたとえば知的リソースを 1 つの場所に集めて参照、交換できる機能を使って、製品企画のためのブレーン ストーミングの場として利用するといった活用を最初に行いました。たとえば Office Groove 2007 のディスカッション機能を使って、『ちょっと困っています』、『アイディアをください』といった伝言を入れておけば、アイディアを持っている他のチーム メンバがフィードバックを行い、それをもとに問題を解消したり、さらにクオリティの高い作業を実現することができるのです。また私たちの仕事では、一見雑談に見える自由な会話でも、そこからアイディアが生まれることがあります。そうしたフリーなアイディア出しの場も、こうした機能を使って実現しています」。
＜導入の経緯＞
インストール即使用開始の手軽さで、導入も運用もほとんど苦労知らずのうちに完了
ランド・ホーが正式に Office Groove 2007 の導入へ向けて動き出したのは、2007 年の 5 月頃でした。Office Groove 2007 がリリースされると聞いた河野氏は、まずどのような新機能が提供されるのかを、マイクロソフト パートナーのシステム・コンサルタンツ株式会社に問い合わせて情報を収集したといいます。そうした検討の結果、8 月頃には導入を正式に決定し、9 月には一部のスタッフのマシンに導入してテスト運用が開始されました。そしてこの 10 月からは、いよいよ全社員規模で稼働を開始したのです。
こうした周到な準備に加え、Office Groove 2007 の設定の簡単さが功を奏して、システム導入時の苦労はほとんどなかったと河野氏は語ります。
「とにかくインストールすればそのまま使い始められるので、構築で苦労したということはほとんど記憶にありません。あえて言うなら、間接部門のスタッフなど PC に詳しくない人のインストールを私たちが手伝った程度ですね」と河野氏は笑顔で導入当時を振り返ります。
こうした「簡単さ」は、Office Groove 2007 の備える大きな特長の 1 つです。インストールだけではなく、その後のカスタマイズも非常に容易に行えるため、実際に使いながらユーザー各人や業務のフローに合わせて作り込んでいくことが可能です。また Office Groove 2007 は、他のグループウェア製品などとは異なり、サーバーが必須ではありません。そのため長い期間をかけて検討や構築作業を行う必要がなく、すぐに導入、利用が可能です。その結果、作業効率の低下に悩む現場をいつまでも待たせる必要がなく、必要に応じてすぐにシステムを稼働させることができるのです。
＜システムの概要＞
プロジェクトに合わせてワークスペースを作れる手軽さ
もちろん管理もセキュリティも万全
ランド・ホーが今回導入したシステムのもっとも大きな特長は、各種のファイルやデータがプロジェクトごとに設けられたワークスペースに集約、一元管理でき、チーム メンバどうしのスムーズな連携と作業効率の向上、そして確実なファイル管理が実現できること。一方、管理面では、システムの導入が非常に簡単であり、運用のための特別な人員や手間も不要なことの 2 点に集約されます。
同社では、Office Groove 2007 上にプロジェクトや企画ごとのワークスペースを作成し、その中にすべてのドキュメントやデータを集約しています。各プロジェクトにかかわるスタッフは、必要に応じてそのワークスペースのファイルにアクセスして作業を行ったり、掲示板を通じて他のメンバとのコミュニケーションを図ることができます。現在社内で行われているプロジェクト管理の例を、河野氏は以下のように紹介します。
「当社では一般に、プロジェクトは半年から 1 年くらいのペースで進められます。このプロジェクト 1 つに対してワークスペースが 1 つ設けられます。ここには企画、開発、デザイン、プログラミングの各段階の情報がすべて集約されており、プロジェクトのメンバは、このワークスペースを通じてコンテンツの絵やデータ、そしてアイディアや伝達事項および用件などのやり取りを行っていくのです。ここで注目したい Office Groove 2007 のメリットの 1 つが、 こうしたやり取りの記録が必ず残されることです。このため、後から第三者が見ても進捗が把握しやすいのです。また間違いや記憶違いなどを確実に確認、訂正できるのも大きな利点です」。
また業務に直接関係のないテーマでもワークスペースを立ち上げて、社員どうしのコミュニケーションや情報交換に活用している例もあるといいます。
「ゲーム開発のようなクリエイティブな仕事には、やはり世の中の動きや流行に関する情報が不可欠です。そういった点で、たとえば今面白いゲームや話題の本など、直接プロジェクトに関係なくても興味深いテーマで語り合える "場" は有意義です。いつも情報のアンテナを張っておき、お互いが面白いと思う話題で盛り上がれば、社内の連帯感醸成にもつながりますしね。作ろうと思ったらだれでもすぐにワークスペースを立ち上げられるという Office Groove 2007 の使いやすさも、こうした気軽な活用に貢献していると思います」。
こうしたエンド ユーザーにとっての使いやすさに加えて、管理面での容易さも見逃せないと河野氏は語ります。
「Groove のクライアントさえインストールすれば、すぐに利用を開始できます。そもそもサーバーが不要なので、サーバーの構築やメンテナンス、ユーザー ディレクトリの管理などの作業が発生しませんので、いわゆるシステムの管理者をおく必要がありません。またワークスペースを、ユーザーがわずか数クリックで簡単に作れることも、非常に大きなメリットです。当社のような業務では、プロジェクトの立ち上げ時や、新しいアイディアが持ち上がったらすぐに動き出す必要があります。業務の動きに即応してワークスペースを立ち上げられるのは、スピーディに効率よく仕事を進めるうえで有利です。さらに当社のプロジェクトは 4 〜 5 人単位で構成され、これらのメンバが細かいやり取りを頻繁に行いながら仕事を進めていくのですが、Office Groove 2007 には在席状況の確認機能、チャット、インスタント メッセージなどの各種コミュニケーション ツールを標準で装備しており、これらのツールを使ってチームの情報交換を行うことができます」。
Office Groove 2007 では、1 つのファイルを全員が使って作業を進めます。このため更新したデータがそのまま最新データとなり、従来のようにコピーで作業を進めた結果、古いファイルで新しいデータを上書きしてしまう、いわゆる「先祖返り事故」などが起こる可能性も排除できます。また、こうした "目に見えない使いやすさ" の一方で、"目に見える使いやすさ" 、すなわちユーザー インターフェイスの良さも挙げられます。
「当社では進捗管理などに Excel を多く使用していますが、Office Groove 2007 は Office System と共通点の多いインターフェイスなので、利用するにあたって特別なトレーニングなども不要です」。
また同社では TV 番組のコンテンツ制作も手がけており、この担当者は番組の制作会社など社外へ出向いて作業を行うことが少なくありません。しかし TV 番組の制作では極秘情報も多く、情報漏えいの危険性がある普通のメールなどでは社内との連絡ができませんでした。このため外出先からは社内のファイルやデータが活用できず、効率の悪さがスタッフを悩ませていました。しかし Office Groove 2007 であれば、社外からインターネット回線を通じて、容易にアクセスできるうえに安全性も高いので、社内のメンバとの連絡を密に取りながら進行することが可能となり、作業効率も大幅に向上したと河野氏は語ります。
「この TV といいゲームといい、当社には社外秘扱いの情報が少なくないのですが、Office Groove 2007 のセキュリティ レベルは高く、安心して作業ができます」。
Office Groove 2007 では、ユーザーに意識させることなく、ソフトウェアのバック エンドで強力な暗号化を行っています。このユーザビリティの良さと強固なセキュリティを両立させた点も、Office Groove 2007 の大きな特長です。
またさらにセキュリティ、コンプライアンス対策を強化したい、あるいはユーザーの利用ポリシーを管理したい、といった場合には追加で Microsoft Office Groove Server 2007 を社内に構築する、またはマイクロソフトがホスティングしている Microsoft Office Groove Enterprise Services をインターネットを通じて利用することが可能です。このように、ユーザーのニーズに応じて柔軟に構成を組むことができることも長所として挙げられます。
＜今後の展望＞
さらなる生産性の向上、そして成果物の共有などへ向けた活用法の検討を推進
Office Groove 2007 にはチームの生産性を向上させる、コラボレーションとコミュニケーション機能が多数備わっています。同社では、これらを活用して、今後もさらなる生産性の向上に取り組んでいきたいと考えています。
「具体的な数字は出しにくいのですが、Office Groove 2007 導入によって、セクションどうしのやり取りが円滑化している確かな感触があります。またすべての作業記録が残るので、伝達事項の伝え忘れなどのミスがなくなる、またセキュリティ面での管理も確実に行えるといった、さまざまな効果が生まれています。今後もこうした Office Groove 2007 ならではのメリットを他にも発見し、積極的に活用していけば、チームの情報共有、共同作業は円滑に進み、最終的に会社全体の生産性向上につながっていくと確信しています」と河野氏は語ります。
同社ではこの Office Groove 2007 によるシステムに、Microsoft Office SharePoint Server 2007 を組み合わせて、最終成果物を全社に共有する、作成された情報をワークフローを使って、回覧、承認を行うなど、より広範囲にわたった情報共有、共同作業環境実現へ向けた試みなども構想中だといいます。
「いずれは出退勤管理など、開発以外の部門にも活用できたらと思っています。そのためにも引き続きプロジェクト単位での活用を進めていき、終了したプロジェクトの蓄積はアーカイブ化して共有するような、さまざまに連携し合ったシステムに育てていく予定です。Office Groove 2007 には Office SharePoint Server 2007 との同期機能が備わっているので、チームの成果物を SharePoint Server を通じて全社に公開することも検討しています」。
自由な発想と緊密な意見交換、それを支える多彩なコラボレーション、これらすべての要素が一体となって新しい価値を生み出すゲーム業界にあって、Office Groove 2007 はランド・ホーの創造力と開発力を、これからも力強く支えていくことは想像に難くありません。
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