 |
Microsoft Office SharePoint Server 2007 を採用し、
セキュアで使いやすい院内ポータルを構築。
情報共有の効率化で現場の変革と大幅なコスト削減を促進
|
米国聖公会の宣教医師ルドルフ・トイスラー博士によって 1902 年に創設され、キリスト教精神の下、患者中心の全人的医療を実践する財団法人 聖路加国際病院 (以下、聖路加国際病院) 。100 年以上にわたりその歴史を刻み続ける中で、医療の現場はもちろん、医療を取り巻く環境もめまぐるしく変化してきました。情報化の急速な進展に伴い、インフラには以前にも増して高い信頼性、安定性の確保が要求されており、乗り越えなければならないハードルは増える一方です。いかに最新技術を取り込みつつ、より自由度の高い情報活用を推し進めていくか。このテーマに対し同院が出した答えは、ハードウェア、ソフトウェアを含めた情報活用基盤の刷新でした。とりわけポータル構築基盤に採用された Office SharePoint Server 2007 は、個人、チーム、組織全体に大きな変革をもたらしつつあります。
＜導入背景と狙い＞
システム基盤の老朽化と共に、
情報の質そのものを問われる大きな問題が浮上
財団法人 聖路加国際病院
医療情報センター
副センター長
消化器・一般外科
嶋田 元 氏
|
|
聖路加国際病院の医療活動を貫く理念の中に、「a living organism (生きた有機体) 」という言葉があります。本能的に鋭い感覚を備えた生物体のように、人々のライフ スタイルや価値観、病気の種類、社会構造の変化に柔軟かつ迅速に対応する能力。これを、優れた病院に求められる重要な要件の 1 つと考え、あらゆる変化を敏感にキャッチしながら、病める人々のために身も心も寄り添える医療を目指す姿に、この言葉がしっかりと息づいています。
しかし、常に患者の視点で、あるべき医療を実現していくためには、時として自らの大胆な変革を迫られます。現に、IT 化の波は否応なしに医療の現場にも押し寄せ、電子カルテ システムを皮切りに、業務の効率化や医療の質の向上に向けた IT 投資はますます加速しつつあります。情報化によるメリットとリスクは表裏一体の関係にあり、あってはならない負の側面にも着目しながら、適切に対処していかなければなりません。特に 2005 年の個人情報保護法の施行を受け、医療情報の漏えい、紛失、誤用、改ざんといったセキュリティ リスクへの対応は急務となっています。
もちろん、同院も例外ではありませんでした。10 年前に導入したハードウェア群の老朽化に加え、基盤となるソフトウェアのバージョンも、サーバー OS は Microsoft Windows Server 2000、メール環境は Microsoft Exchange Server 2000 といずれも古く、運用面、セキュリティ面での不安は広がるばかり。最新技術を利用できないために、もどかしさを痛感する局面も増えていました。サポート期間の終了時期を考えても、早い段階でのアップグレードが必要なのは明らかでした。
こうしてシステム基盤の刷新がいよいよ現実的になる中で、職員の情報活用環境においても問題が顕在化。同院では、1998 年 10 月より、自前で構築したイントラネット サイトを通じて情報公開、情報共有のしくみが稼働しており、さらに 2006 年には、イントラネット環境でのファイル共有を目的としたアプリケーションを導入。ポータルとしての機能強化を試みたものの、院内に分散した情報を一元化するには、依然として力不足でした。同院医療情報センターの副センター長を務める嶋田元氏は、次のように振り返ります。
財団法人 聖路加国際病院
医療情報センター
システム運用室 SE
マネージャー
青木 宏之 氏
|
|
「とにかく探したいものが探せない。重要な情報がまとめて表示できない。これが一番のネックでした。アクセス経路が非常に複雑なだけでなく、同じようなファイルなのに、探す人によって見つけ出した場所が異なり、しかもファイルのバージョンが統一できていない。つまり、正確な情報にたどり着けないわけです。これでは、ユーザーが誤った情報を基に、誤った判断をしかねません」。
さらに、医療情報センター システム運用室のマネージャー青木宏之氏が続けます。
「以前の院内ポータルでは、トップ ページのみ広報部門が管理し、下位階層ページは完全に各部門任せ。そのため階層構造がバラバラで、何がどこにあるのかわからず、閲覧者にとっては大変不便な状態でした。また、HTML ベースでの更新作業だったため、個人がダイレクトに情報発信できる状況ではありませんでした」。
ハードウェア、ソフトウェアの両面から既存環境に限界を感じていた同院にとっては、よりセキュアで使い勝手のよい情報活用基盤を確立し、1 日でも早くこれらの課題を解決することが最優先でした。
＜導入の経緯＞
多くの可能性を感じさせる豊富な機能群に、
新しい院内ポータルの成功を予感
リプレースに向けた動きが本格化しようとしていた 2007 年 11 月、絶妙なタイミングでマイクロソフトから Office SharePoint Server 2007 の紹介を受けたことも、変革への意欲を大きく後押ししました。同院は、「必要な情報が探せない」という一番の問題を解消するエンタープライズ検索を始め、コンテンツ管理、コラボレーション、ビジネス インテリジェンス (BI) など、既存環境を置き換えるにふさわしい豊富な機能群を高く評価。組織をまたいだセキュアな情報共有や、院内に分散する情報の一元管理が可能になるだけでなく、メンテナンス性の良さ、将来にわたる拡張性など、さまざまな可能性を感じさせる製品の導入に迷いはありませんでした。
株式会社富士通ソフトウェアテクノロジーズ
システム基盤グループ
プラットフォームサービス事業部
技術サービス部
三沢 淳見 氏
|
|
そこで、ハードウェア環境のリプレースと、Microsoft Windows Server 2003 および Microsoft Exchange Server 2007 へのアップグレードと併せて、Office SharePoint Server 2007 による新しい院内ポータルの構築を決断。これを受け、次期システムの提案から構築、保守までをトータルに任されたのは、株式会社富士通ソフトウェアテクノロジーズ (以下、FST) です。電子カルテ システムを含む院内のシステム基盤は富士通のハードウェアで統一されており、過去 10 年にわたる保守サービスなどを通じて、富士通とは深い信頼関係にありました。FST のシステム基盤グループ プラットフォームサービス事業部 技術サービス部の三沢淳見氏は、提案のポイントを次のように語ります。
「ご自身で院内ポータルのコンテンツ開発を行いたいとのご要望を踏まえ、運用を支えるインフラの信頼性には特に重点を置きました。具体的には、サーバーに PRIMERGY、ストレージ システムに ETERNUS2000 ディスクアレイを採用し、ハードウェアの信頼性や安定性を確保。そこに Windows Server 2003 のクラスタ サービスやネットワーク負荷分散機能を組み合わせて、さらに可用性を向上させるという考え方です。そして、冗長化の実現を重要な柱として、障害発生時のリカバリー対策やディスクの拡張性も十分に考慮しました」。
間もなく院内の稟議が通り、2008 年 1 月にはプロジェクトが発足。その進行は、同院もかつて経験したことがないほど順調なものでした。そこには、プロジェクトの特長とも言える大きな理由が 2 つあります。1 つは、構築期間から稼働に至るまでペーパーレス化に徹したこと。普段から院内全体で積極的な取り組みを展開しているとはいえ、FST も含め複数の関係者が参画するプロジェクトです。紙文書をいっさい受け付けないというポリシーを貫いたのは画期的でした。
「当院では、通常の委員会会議などでも配布物はほぼゼロ。紙でもらっても、結局は捨ててしまったり行方不明になったりして、次回探すのに苦労するだけです。保管場所も確保しなければなりません」と青木氏。ペーパーレス化がプロジェクトにもたらしたのは、密度の濃いコミュニケーションでした。FST の三沢氏は、「たとえば週 1 回の定例会では、事前にメール配布される電子化された資料に目を通しておき、当日は解決すべき課題のみに集中します。会議時間を圧縮しながら中身を濃くするというスタイルです。アジェンダに沿ったミーティングを敢えて廃止することで、世間話に近い形でお客様 (病院側) のニーズや思いを引き出すなど、本当に必要な部分のコミュニケーションに徹することができたと思います」と分析。
タイトなスケジュールにもかかわらず遅延もなく進行できたもう 1 つの理由は、FST のプロジェクト マネジメント能力の高さにあります。プロジェクト マネジメントの国際規格である PMP (Project Management Professional) の資格取得者がプロジェクト全体をリードしたほか、世界標準のプロジェクト管理ツール Microsoft Office Project による正確な進捗管理を実施。メンバー全員がスケジュールやクリティカル パスをビジュアルに共有し、全体に影響を及ぼす致命的な問題を回避しながら進めることができたのです。
「FST は仕様書のバージョン管理がしっかりしていて、しかも非常にわかりやすい。課題への対処も早かったですね。解決しないままズルズルと進むことはなく、次のタイミングには必ず方針が立っているという印象でした。当院側もプロジェクト マネジメントのノウハウを随分勉強させていただきました」と嶋田氏も青木氏も口を揃えます。
＜システムの導入効果＞
単一のアクセス ポイントを通じて、
組織横断的なコミュニケーションを誘発
FST のリードでシステム構築は順調に進み、院内ポータルのコンテンツ開発に着手したのが 2008 年 6 月。開発作業は院内で行われたものの、ここでも FST がポータルの構築ノウハウを提供し、プロジェクトの成功をバックアップ。ユーザーの視点でいかにわかりやすく使いやすい環境を実現するかが焦点となり、議論には多くの時間が費やされました。
財団法人 聖路加国際病院
医療情報センター
システム運用室
春田 潤一 氏
|
|
「新しいイントラネットは、誰でもアクセスできるパブリック エリアと、権限管理が必要なプライベート エリアに大きく 2 つに分け、前者の背景色を緑系、後者を青系に統一して視覚的にわかりやすくしました。双方のテンプレートを用意し、それをベースに順次展開していこうとしています。この結論に至るまでには随分悩みました」と説明するのは、プロジェクトの主力メンバーの 1 人、医療情報センター システム運用室の春田潤一氏です。それでも、開発作業を通じて Office SharePoint Server 2007 の扱いやすさ、標準機能でできることの多さは十分に実感できたとのこと。
こうして 2008 年 9 月、ついにユーザー数 2,000 名、クライアント数 1,600 台という大規模な情報活用環境が整いました。既存環境からの情報の移行作業はユーザー主導で行われることもあり、しばらくの間は新しい環境との並行運用を継続。完全移行を予定している 2009 年 2 月末以降は既存環境にアクセスできなくなるため、客観的に見て重要度の高い情報については積極的な働きかけを行い、移行作業を促しています。ここで、早くも大活躍しているのが検索機能です。院内全体で横断的に情報を検索、管理できるメリットを活用し、どの情報の参照頻度が高いのか、新旧両環境を対象にユーザーの検索ログを分析。分析結果は情報の価値を判断するための指標となっています。これは今後の運用においても大きな強み、と嶋田氏は期待を寄せています。
「本当に優先順位の高い重要な情報かどうかは検索ログを見れば明らかです。これまでは、重要な情報だから掲載してほしいと言われれば断る理由がなく、結果的にトップ ページはリンクだらけでした。これからは明確な根拠を基に掲載の可否を説明できますし、現場のニーズとズレのない情報を発信していくうえでも役立ちます」 (嶋田氏) 。
稼働から 3 か月が経ち、大きく変化したのは情報流通のスピードと正確性です。HTML の知識がなくても、発信者自らがダイレクトに情報を登録でき、管理部門が承認ボタンを押すだけで公開できます。また、各部門が発信するニュースレターやガイドライン、規約、議事録などはパブリック エリアにコンテンツとして登録され、これまで院内に分散していた情報を 1 か所に集約。情報の一元管理、共有、バージョン管理が同時に実現したことで、現場は検索や管理に要していた手間から一気に解放されました。電話帳検索や、日替わりで自動更新される当直表なども便利に活用されています。
「誰が見ても正しい情報は 1 つ。これが大きいですね。しかも、固定化されたメンバーだけで共有していた情報がさまざまな人の目に触れることで、興味のある情報に対して意見を述べる、自主的に会議に参加するといったアクションも促されます。あらかじめ情報を共有できていれば、会議のためにわざわざ紙の資料を準備する必要もありません。当院のペーパーレス化がさらに加速することは間違いないでしょう」 (青木氏) 。
もちろん、懸案だったセキュアな情報共有が可能になったことも重要な成果です。これで当初の課題はほぼ解決されたことになります。
「既に実感しつつあるようなメリットが、この先もいろいろな場面に広がっていくわけです。まず紙文書とその保管スペースが削減され、さらに Office SharePoint Server 2007 の優れた検索機能により情報共有のプロセスが大幅に効率化されれば、院内全体で多くのムダを排除することができます。現時点ではまだ算出できる段階にありませんが、これは相当なコスト ダウンになるはずです」と嶋田氏は強調します。
＜今後の展望＞
医療の質の向上にどう貢献していくか、
現場のニーズに応える情報活用を模索
2009 年 2 月の完全移行を前に、現場での活用はこれからが本番。
現在はお知らせや会議といった事務的な情報がメインとなっているコンテンツも、ユーザーの活用状況を見つつ、徐々に増強していく考えです。具体的には、医療の質にかかわる情報に厚みをもたせ、より一層医療の現場に密着したポータルへと発展させるのがねらい。さまざまな役割の職員がかかわる医療の現場においては、ユーザーが必要としている情報も実に多様です。これらのニーズに応えていくために、まだ活用されていない BI 機能やワークフロー機能など、Office SharePoint Server 2007 の豊富な機能をどう取り込んでいくかが課題です。
一方で、早くも次のプロジェクトが始動しています。これは、電子カルテ システムと院内ポータルを連携し、個人情報を除く患者の診療情報を Office SharePoint Server 2007 上で展開させるという計画です。ただし、システム間をまたいだ医療情報の連携を真にシームレスなものにするためには、技術面での解決策も待たれます。院内では 1 台の PC を複数ユーザーが利用することも多いため、電子カルテ システムを始めとした業務系システムと、今回構築した情報系システムとでユーザー認証基盤を統合できないことが悩み。現在は専用 PC を与えられているユーザーのみ Microsoft Active Directory による認証を使用しています。Microsoft Windows へのログオンのプロセスが簡素化されれば、さらなる利便性の向上や新しい展開も見えてくるとして、今後のマイクロソフト製品の進化にも期待がかかります。もちろん、認証基盤を統合することだけが正解とは限りません。「いい意味でのゆるさ」を失うことで、かえって使い勝手が損なわれることのないよう、時間をかけてベストな解決策を模索していくことになりそうです。また、複数バージョンが混在する Microsoft Office 製品が将来的に the 2007 Microsoft Office system に統一されれば、ますます Office SharePoint Server 2007 との親和性が高まり、ユーザーにとってのメリットが拡大すると考えられます。
情報活用基盤の刷新により同院が手にしたのは、研ぎ澄まされた感性によって「患者中心の医療」を実践していくための「質の高い情報」です。これにより、医療の現場に新たな可能性が広がろうとしています。
|
| |
本ケーススタディに記載された情報は初掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
本ケーススタディは情報提供のみを目的としています。Microsoftは、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。
|
|
 |
|
|
|
からできます。
