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Exchange と SharePoint をベースに、メッセージング機能と情報共有機能の利便性を向上させた、全社的なコラボレーション基盤を構築。
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明治乳業株式会社は、国際化、自由化の波が押し寄せる食品、乳業界の中で、強い事業基盤の構築のために社内の IT 基盤を強化することに取り組んでいます。全国 100 か所の事業所に約 4,000 のメール ボックスを有する Notes から Windows® ファミリへの移行を進め、より多くのパワーを顧客サービスの向上に注力できる全社的なコラボレーション基盤を構築しました。
＜導入の背景＞
社員に効果的に情報を伝えるメッセージング システムを目指して
明治乳業株式会社
情報システム部
田中 利幸 氏
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明治乳業株式会社
情報システム部
助川 大 氏
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長年積み重ねてきた確かな技術力と商品力に裏打ちされた品質とブランド力を持つ、乳業業界最大手の明治乳業株式会社 (以下 : 明治乳業)。同社では、酪農、乳業界においてグローバル競争が本格化する中で、「独自の技術力、商品力を生かして世界の食品トップ企業と互角に競争できる食品企業グループを目指す」という長期ビジョンを策定、競争力の強化に努めています。
企業の競争力を高めるためには、情報伝達の効率化と共有化により社員の生産性を向上させる意味で、コラボレーション基盤の充実が重要な要素となります。その基盤のグループウェアとして、これまで明治乳業では、Lotus Notes 4.67/Lotus Domino 5.05 を UNIX サーバー上で稼動させ掲示板や各種通達業務に使用し、さらに一部基幹業務に直結したワークフロー システムが Notes と連動するアプリケーションとして稼動していました。しかし、全国に広がる 100 拠点、4,000 メール ボックスによる大規模な利用のためさまざまな問題を抱えていました。
「ユーザー数の多い大規模システムのため、Notes/Domino 上にデータベースが散在し、ユーザーは求める情報がどこにあるのか非常にわかりづらいものとなっていました」と話すのは、明治乳業 情報システム部 田中利幸氏です。
「Notes の場合はデータベースごとにアイコンが作成され、それをユーザーが自分で探し出してデスクトップ上に持ってこなければなりません。どの情報がどのデータベースにあるのか、その配置をある程度理解していないと欲しい情報が探せず、転勤や PC 更新の際には、ユーザーが情報の保存場所を探し回ることも多かったのです」(田中氏)。
また、明治乳業 情報システム部 助川大氏は、「人事異動の際のセットアップが負担になっていた」と運用管理上の問題を次のように指摘します。
「Notes 環境を移行する際には ID ファイルが必要となりますが、異動の際に『ID ファイルをなくしてしまいセットアップができない』と訴えられることが多く、そのたびに ID ファイルを再配布し、再設定を行っていました。また、個人アドレス帳を使用している場合などには、その移行に更新作業が必要でユーザーの負担になることが多かったのです」。
「さらには、メッセージング機能としても、WAN 越しで利用するユーザーが多く、メール システムのレスポンスの悪さが課題になっていました」(田中氏)。
そこで、「ユーザーに負担をかけず、必要な情報にすぐにアクセスできて、それぞれの社員の業務に効率よく貢献できるコラボレーション基盤の実現」を目指して、2003 年夏、全社的な情報共有基盤の見直しが決定されました。
＜導入経緯とシステム概要＞
パートナーとの綿密な協議により、マイクロソフト製品を選択
新たな情報共有基盤の構築を決定した明治乳業では、Notes のアップグレードや、他の Web 系グループウェアの採用など複数の候補を検討しました。その中で同社が選択したのは、Active Directory® をベースに、Microsoft Exchange Server と Microsoft Office SharePoint Portal Server、Microsoft Office Outlook などを用いたマイクロソフトのコラボレーション基盤でした。
「プラットフォームの決定後、今回の導入パートナーであるモジュレ株式会社 (以下、モジュレ) とマイクロソフトと、詳細かつ綿密な打ち合わせをするために合宿まで行いました。ここで、われわれの抱える課題に適切な提案やアイデアがもらえたことで、早い段階から新たな情報共有基盤のグランド デザインが描けました」(田中氏)。
メッセージング機能としては、Exchange Server 2003 と Outlook 2003 を導入することで、メール送受信のレスポンスの向上はもとより、スケジュールやメモを始めとする各自の情報の管理と整理の統合環境を構築。Notes 上で運用されていた掲示板やワークフローのアプリケーションは、SharePoint Portal Server へ移行。ユーザーが情報にアクセスしやすいように、Notes 上ではそれぞれのアイコンをクリックしなければ見られなかった掲示板の更新情報などは、新着情報のヘッドラインとして表示させるポータル サイトの構築を目指しました。さらに Active Directory を利用することによって、シングル サイン オンの実現も加えました。
合宿では、「お互いの用語合わせから始まって、細かな機能までを理解していった」という田中氏は、マイクロソフトのコラボレーション基盤の利点を次のように語ります。
「Exchange Server と Outlook のキャッシュ モードを活用することで、メッセージング機能の利便性が向上することがわかりました。つまり、キャッシュ モードを利用することで、ユーザーの体感的なスピードをアップさせることができ、オフラインのままメールの続きを閲覧したり、メールを作成できる、といった点も評価できました」。
さらに田中氏は、そこに Active Directory を活用することで、セキュリティを維持しながら、これまでの運用時の負荷を軽減できる点も魅力だったと言います。
「Active Directory と Exchange Server を導入し、ユーザー ID を一元管理することで、人事異動の際も、各人がアカウントにログインするだけで異動前のメッセージング環境をそのまま利用できることは、大きなメリットでした」。
また、Notes のデータベースへのアクセスの不便さは、SharePoint Portal Server を導入することで解決できると考えたと助川氏は当時を振り返ります。
「SharePoint Portal Server では、データベース内の情報を横断的に検索できます。さらに Exchange Server と連携することでメールの添付ドキュメントなどをそのまま活用した柔軟な情報共有が行えると考えたのです」。
今回のシステム構築について、田中氏は「パートナーであるモジュレの役割が大きかった」と言います。
「早い段階からモジュレとマイクロソフトに入ってもらったことで非常によい形になりました。特にモジュレには今回、明治乳業の利害を代表するエージェントという立場でベンダ各社の製品やソリューションを検討してもらい、交渉にかかるわれわれの手間や時間的負担を極力減らすことができました」。
助川氏も続けます。
「モジュレは、『ベンダ側のセールス トークの枝葉をそぎ落としながら、本質的な幹の部分を見極めて、最適な提案を行うことが、パートナーとしての私たちの役割である』と言っていましたが、まさにこの合宿でも、その役割を果たしマイクロソフトの提案を的確に評価してくれました。マイクロソフト側も厳しい選択眼に負けず、『Outlook の予定表に SharePoint イベント リストを組み込みドラッグできるようにする』など、細かなところまでアイデアを出してくれたので、非常に良い構想が描けました」。
＜導入メリット＞
事前の教育と検証の徹底によりスムーズな移行を実現
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モジュレ株式会社
代表取締役
松村 明 氏
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モジュレ株式会社
テクニカル リレーション サービス
マネージャー
森 康治 氏
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明治乳業の新コラボレーション基盤は、2005 年 3 月にサービス インされています。
マイクロソフト製品のコラボレーション基盤の導入を決定した明治乳業では、まずメッセージング システムと第 1 段階のポータル環境の整備に着手。合計 1 年以上に及ぶこのプロジェクトの前半は、明治乳業では初めての大規模な Windows プラットフォームの構築にあてられました。
「最大 8 社のベンダを率いてシステム基盤の構築を行う過程においても、プロジェクト マネージメントを任せたモジュレの貢献は大きかった」と田中氏は言います。
「安定したシステム基盤の早期構築が必須条件であり、常に明治乳業様の利害を代表するパートナーとして、ベンダ各社との調整や交渉にあたってきました」と、今回のプロジェクト マネージャ役を果たしたモジュレの代表取締役 松村明氏は言います。
並行して Notes 上にある掲示板と業務 Web システムの集約を進めることも実施し、田中氏、助川氏の 2 名による検証、さらに情報部門内全体への試験導入などの準備を経ることで非常にスムーズな移行を実現できたといいます。
モジュレ テクニカル リレーション サービス マネージャー 森康治氏は次のように説明します。
「サービス インに向けた事前準備には、ドメイン設定や Outlook のインストールなどを行うために、明治乳業の情報システム部門の方々と共に全国の拠点を回りました。インストールに関しては、ORK (Office Resource Kit) で提供されている、カスタム インストール ウィザードのオプション『サイレント モード』を活用することで、明治乳業様の仕様に合わせた実行ファイルを各拠点の PC に一斉にインストールすることができたため、総計 4,000 台にも上る移行も、設定ミスもなくスムーズに行えました」。
4,000 台のクライアント PC の準備が完了した後、最後のポイントが“Exchange Server へのメール ボックスの切り替え”でした。
そこで、活用されたのがマイクロソフト製品の移行ツールであったと、森氏は言います。
「Microsoft Exchange Server 2003 に標準で用意されているツールを活用することで、Notes のメール ボックスを Exchange Server へと 1 週間で移行させることができたのです」。
さらに、明治乳業情報システム部門では、検証時の経験を基に約 30 分のビデオを作成、社員への事前教育を実施していたこともあり、サービス イン直後から社員間で操作に関する混乱も生じなかったといいます。
「検証時はマイクロソフトから米国における β 版の事例やベスト プラクティスの情報を提供してもらいました。実際の評価環境を築いてもらい、さまざまな条件を想定したテストを繰り返しました。そのおかげで、問題の洗い出しはもちろん、『未読メールを赤く表示させるには?』といった細かなユーザー インターフェイスの設定まで確認することができました」(助川氏)。
「明治乳業様の業務に支障を与えないように、100 拠点、4,000 メール ボックスにも上る大規模なシステムの切り替えを、1 週間という短期間で実現させることが必要でした。厳しいスケジュールではありましたが、数か月にわたり入念な準備を行ってきたことから勝算はありました」と、モジュレ 松村氏は言います。
「今回のメリットの 1 つには、モバイルからの情報共有が実現できたことがあります。旧システムでは、PHS で通信をする場合、動作が非常に遅くなるため展開していませんでした。今回のシステムでは、Exchange と Outlook のキャッシュ モード機能によりオフラインになった場合もメールの続きが見られたり、低速回線時には自動的にヘッダーのみダウンロードすることができることなどから、リモート アクセス環境が整備できました。また、既存の ISP を経由して PHS から社内にアクセスできるパスを用意することで、投資を抑えることもできたのです」(助川氏)。
さらに、田中氏はドキュメントの検索性が格段に向上したことも評価をしています。
「これまで掲示板のアプリケーションでは、あるキーワードに対する資料を検索したいと思っても、タイトルでしか検索できないため、必要な情報に到達しにくかったのです。しかし SharePoint のドキュメント ライブラリでは、全文検索機能があるので、有用な情報をすばやく手にすることができます」。
「今までは、どこにどんな情報があるのかがわからず、いろいろな人が個別に同じものを作って持っていたという無駄が生じていました。しかし、これにより全社的に情報共有を行える情報基盤が築けたと思っています」(助川氏)。
さらに今回のプロジェクトでは、今後必要とされるパッチなど補足ソフトの配布を東京から全国へリモート コントロールが行える環境をモジュレが構築するなど、ユーザー サポート体制にも特別な配慮がなされています。
＜今後の展開＞
Notes のアプリケーション資産の移行を進め、強固な情報共有の「場」を形成
2005 年 3 月、メッセージング環境の移行を終了した明治乳業は、現在、Notes 上のアプリケーションの移行に向けて作業を継続しています。
「目下、業務内容や目的などに従ってプライオリティを付け、それに従って Notes 上のアプリケーション資産の移行を進めています。2006 年 3 月までに、その全部を完了する予定です」(助川氏)。
明治乳業では、新たなコミュニケーション基盤として、社内に散在する各種システムを、必要な人が必要に応じて活用するためのポータルを実現したい、としています。そのためには、Notes 上で作成されたアプリケーションだけでなく、社内の他システムで展開されているアプリケーション上の周知事項やメッセージ、スケジュールや施設の利用状況などをポータル化して、この情報基盤の上で各自に必要な情報へのアクセスを実現する予定です。
「従来の情報基盤では、別システムにログインするたびに、それぞれパスワードを入力するなど面倒な操作が必要でした。これに対して、新たなコラボレーション基盤では社内ポータルとして、さまざまなアプリケーションを統合的に表示して集中管理できるようになります。現在、それぞれの業務に必要なシステムを、1 つのポータル画面から利用できる環境整備を進めています」(田中氏)。
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