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6,000 人規模の職員向けグループウェアを刷新。総合ポータルを目指して Microsoft® Office SharePoint® Portal Server を導入。
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三重県では、2004 年に 10 年先を見すえた総合計画「県民しあわせプラン」を発表。情報化政策においては「電子申請システム」や「公文書件名検索システム」などを構築し、住民サービスの向上に努めています。同時に県庁内業務の効率化を目指し、早い段階から Web ベースのグループウェア システムを活用してきました。しかし、ワーキング グループによる共有情報の蓄積など活用が進むにつれ、レスポンスと検索性に問題が出てきたことから、システムの刷新を決定。Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 を導入し解決を図ると共に、総合ポータルの構築を目指しています。
＜導入の背景と狙い＞
庁内の情報共有の促進を求め、処理速度と検索性に優れたグループウェアへ刷新
三重県
政策部
電子業務推進室
副室長
稲垣 裕久 氏
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三重県では、県民と行政がそれぞれの役割を担いながら、県民 1 人ひとりの“しあわせ”を築く「県民しあわせプラン」を制定。その一環となる情報化政策においては、県庁内に分散するシステムを整備し、「業務文書の一貫した電子化」によるペーパーレス化の推進、業務の効率化を実現してきました。
IT 基盤整備の一環として、2004 年には、稼動中の電子決裁システムに公開機能を付加。庁内で作成される公文書の件名をいち早く県民に公開し、現在では県民が自宅の PC からインターネット経由で公文書を検索して、検索結果を基に電子申請システムに連携して開示請求も行えるようになっています。
また、グループウェアについても、他県に先駆け 2000 年の早い段階から Web ベースのシステムを導入。「mics (mie intranet communication system)」と名付けられたシステムには、スケジュール管理、施設備品予約、電子掲示板、電子キャビネット、電子会議室、職員録の機能があり、職員の日常業務に欠かせないツールとして活用されていました。
そのグループウェア システムを積極的に活用する背景として、導入以前より全職員の間でコミュニケーションが盛んであったと、三重県 政策部 電子業務推進室 技師 森田芳彦氏は説明します。
「三重県庁では、部署をまたいでの連携がかねてより浸透しています。何かプロジェクトが起これば、すぐに関連のある部署から適切な人材をピックアップし、ワーキング グループを結成します。もはや日常的といってもよく、その数は正直把握できないほどです。このワーキング グループの情報共有にはグループウェアの『電子キャビネット』を利用し、ワーキング グループごとに参加者のアクセス権限を区切った形で必要な資料をグループごとに管理してきました」。
また、同庁では、会議日の設定などもグループウェア活用によりスムーズに進むといいます。
「所属長の予定調整でもグループウェアのスケジュールが空いていれば、そこに部下が会議枠を抑えることで調整が完了します。電話で伺いを立てる必要もなく、スケジュールを確認して予定を書き込んでいいことになっています。『グループウェアに登録していなければスケジュールは空いているもの』という意識が定着しているわけです」。
しかし、こうしたワーキング グループによる共有情報の蓄積などが進むにつれ、処理速度や検索機能などの性能に問題が出てきていたと言います。
「他者のスケジュールを確認しようとしても、レスポンスが悪く“非常に待たされる”感覚が強くなっていました。また、グループウェア内にある必要情報を検索する場合にも、何種類もの検索ワードを入れないと絞り込みが行えなかったり、検索結果が表示されるまでも非常に時間がかかるようになっていたのです」(森田氏)。
三重県庁では、ナレッジ マネジメントの一環として、所属部署ごとに独自で Web サイト「所属イントラネット ホームページ」を構築し、部署の活動を庁内にオープンにして連携を図っています。グループウェアからもこの Web サイト上の情報を検索できるようにしていたのですが、レスポンスが悪く必要な情報を即座に見つけられない問題もあったといいます。
そこで、三重県庁では、2005 年度にグループウェア システムの刷新を検討。その際、今回のシステムの構築にあたった日本電気株式会社より提案されたのが、三重県の総合文書管理システムとグループウェア システムとの連携でした。この提案について三重県 政策部 電子業務推進室 副室長 稲垣裕久氏は次のように説明します。
「これまでは、総合文書管理システムにログインしなければ、承認処理が必要な文書の件数や決裁を受けて登録処理が必要な文書の件数がわかりませんでしたが、システム連携することでグループウェアのホーム画面にそれら総合文書管理システムの処理途中の文書件数が表示されるようになり、文書処理が効率的に行えるようになる。非常に利用メリットが高いと感じました」。
こうして、三重県庁ではグループウェア システムの刷新を決定。選択されたのが、処理速度と検索性能の高さ、および他のシステムと連携を図る際のカスタマイズのしやすさから、Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 によるグループウェア システムの再構築でした。
＜導入メリットと今後の展望＞
SharePoint Portal Server 導入で全庁ポータル構築の基盤が確立
三重県
政策部
電子業務推進室
技師
森田 芳彦 氏
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三重県庁では、このグループウェア刷新にあたり、「選定委員会」を組織。そして、現行システムの機能と改善点を洗い出しながら細かな要件を提示し、その結果、SharePoint Portal Server 2003 を選択しました。最も評価が高かったのは、その検索性の高さとポータルとしての将来性でした。
職員がスムーズに移行できるように、グループウェアは「mics」の名称を継承し、従来の機能をそのまま利用できるようにしました。新しいグループウェアには、従来使われていた機能 (スケジュール、施設予約、電子キャビネット、電子会議室) がそのまま踏襲されていますが、懸案だった処理速度、検索性は大幅に改善され、導入後のアンケートでは職員の 9 割が満足という結果が得られています。
「たとえば、ワーキング グループで活用している『電子キャビネット』内にはさまざまなファイルが存在しています。これらのファイルを全文検索するのですが、SharePoint Portal Server 2003 では、検索対象としてマイクロソフト製品の Word や Excel® はもちろん、一太郎や PDF などのファイルもカバーしています。しかもレスポンスが速い。これは、大きな満足ポイントでした」(森田氏)。
さらに、以前からの「所属イントラネット ホームページ」情報の検索もスムーズに行えるようになったといいます。SharePoint Portal Server では、ファイル単位のプロパティ情報だけでなく、リンク先の Web ぺージの情報も検索対象とするため、グループウェア内に「所属イントラネット ホームページ」をリンクさせるだけで、スピーディな検索を実現したのです。
また、今回の刷新で日常業務に大きな変化をもたらしたのは、「mics」と既存の総合文書管理システムとの連携でした。グループウェアのトップ画面には、パーソナライズされた総合文書管理システムのリンクが表示されて、決裁や承認が必要な文書は、それをクリックするだけで処理画面へ進むことができるようになりました。各職員は、自分が今必要な作業がすぐにわかり、承認待ちで業務が不必要に滞ることがなくなり、決裁や承認までのスピードアップが実現しました。
「以前のグループウェアは、最初の画面にメニューと県政の動きしか表示されていなかったのですが、今は予定と掲示板の新着 10 件、システム関連のニュース、総合文書の情報が表示されます。ポータル画面に予定、掲示板、文書情報が集約されて、利便性がかなり進化したと思います」(森田氏)。
人事異動の多い官庁ではそれに伴うアクセス権の変更が頻繁に発生しますが、Active Directory® によるユーザー管理に移行したことによって、この作業が従来の半分に短縮され、異動時の業務への支障も少なくなっています。
森田氏は、これまでを“SharePoint Portal Server 導入のファースト ステップ”とし、今後はポータルとしての活用を促進していきたいとしています。
「現在、三重県庁では、業務システム、データベース関連システムなどのリンク集的な全庁ポータル『miis (mie intranet information system)』があります。今後は、この miis の情報も SharePoint Portal Server で再構築したうえで、部署ごと、またはパーソナライズしたポータルとし、プッシュ型の情報提供、情報共有を模索していきたいと考えています」(森田氏)。
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