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マイクロソフト製品のソフトウェア資産管理を効率よく行うために、Microsoft Enterprise Agreement for government organizations (GEA) を 6 年間にわたり採用。約 3,000 台のクライアント PC のライセンス管理と、ライセンス コストの最適化を実現
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「各事務所で必要な PC は、当課で一括調達しています。また、その PC で使う Office 等のライセンスも一括で調達しています。PC と紐づけて、一括したライセンス管理ができるので、集計の手間は不要です。『いつ』、『何を』、『どれだけ』購入したか、6 年分の記録が簡単に把握できるようになっています。ソフトウェアのアップグレードやダウングレードも自由に行えますので、同一の PC に対してバージョン違いの Office のライセンスを二重三重に保有するということはありません」
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国土交通省 九州地方整備局
企画部 情報通信技術課
システム運営係長
諏訪薗 氏 |
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豊かな自然を有し、日本の中ではアジアの窓口とも言える地域として、重要な役割を担っている九州。しかしここは同時に、台風の来襲頻度が高く、集中豪雨や地震、火山災害など多くの自然災害にさらされている地域でもあります。この九州における国民生活を支える社会資本整備を行っているのが、国土交通省 九州地方整備局です。「国土形成計画」の一端を担い、沖縄を除く九州 7 県の「九州広域地方計画」を推進し、道路や河川、空港、港湾の整備、そして防災など、住みよい地域づくりを行っている同局では、管内で使用する IT 資産の適正管理を行うために、ソフトウェアのライセンス契約を工夫しています。6 年前から約 3,000 台のクライアントPC を対象として、包括的なライセンス契約である Microsoft Enterprise Agreement for government organizations (以下、GEA) を締結し、Microsoft Office Professional Plus 2007 と Microsoft Core CAL Suite を導入することで、沖縄を除く九州各県にある事務所や管理所のソフトウェア資産の集計・管理について、余分な手間をかけることなく実現しています。
「やはり、無駄はなくさないといけません。私たちもまだ 100% ではないので、効率的な業務の遂行、コストの削減など今後も努力していかないといけません」と語るのは、同局の企画部 情報通信技術課 システム運営係長である諏訪薗氏。
同課では、過去 6 年間にわたるソフトウェア資産管理の手法として GEA を導入した結果、トータルでのライセンス コスト削減にも成功しています。
PCと紐づけてライセンスを一元管理することで、「ライセンス数の過剰購入の防止」や「管理工数の削減」を実現している九州地方整備局。透明かつ公正な資産管理を実践するその取り組みは、「まだ終わっていません」と、諏訪薗氏は話します。
6 年間のライセンス調達を Web サイトで正確に把握・管理
「国土交通省 九州地方整備局 企画部 情報通信技術課 (以下、情報通信技術課) では、効率的なソフトウェア資産管理を行うために、マイクロソフトの包括的ライセンス プログラムである GEA を2003 年から 6 年間にわたって契約しています。対象となっているのは、本局 7 部 ＋ 35 事務所 (管理所含む) の約 3,000 台のクライアント PC です。情報通信技術課が、この 6 年間、GEA を契約し、ソフトウェア資産管理を効率化してきたことに対して、諏訪薗氏は、次のように説明します。
「各事務所で必要な PC は、当課で一括調達しています。また、その PC で使う Office 等のライセンスも一括して調達しています。PC と紐づけて、一括したライセンス管理ができるので、集計の手間は不要です。『いつ』、『何を』、『どれだけ』購入したか、6 年分の記録が簡単に把握できるようになっています」。
事実、Microsoft Office 製品や、サーバー製品を購入した 6 年間の記録については MVLS (Microsoft Volume Licensing Services : https://licensing.microsoft.com/eLicense/L1041/Default.asp) という Web サイトからいつでも確認できるようになっています。
「業務システムによっては、ハイスペックな PC となるため、私たちが調達する PC ではなく、当該事務所ごとに個別発注するケースが、わずかながら存在します。その場合、ソフトウェア ライセンスの発注も事務所単位で行われることになるのですが、その場合には、ここまできれいにライセンスを管理することが難しくなってしまいます。この部分もいずれ GEA に一本化したいですね」と、諏訪薗氏。
この例外的な個別発注だけでも、ソフトウェア資産管理の徹底に際しては、かなりの負担になってしまうと、同課 青木氏は説明します。
「(九州地方整備局内のライセンスを管理するために) 各事務所に PC の台数やライセンスの状況を教えて欲しいと依頼したのですが、確認作業にあたっては各事務所とも苦労したようです。各事務所で調達したソフトウェア ライセンスは、パッケージであったり、プリインストールであったり、いろんな形で調達されています。そのパッケージや購入記録を探し出して、PC とマッチングさせるという作業が大変だったわけです。しかし、私たちが一括管理しているライセンスに関しては、すんなりと把握できました」。
そして、GEA 導入によるメリットはコストの適正化にも及んでいると諏訪薗氏は言います。公共機関向け価格でのソフトウェア ライセンスの提供に加え、GEA は契約更新時にソフトウェア アシュアランスの費用を支払うだけでライセンスを利用でき、新たなライセンス料金を要しないため、九州地方整備局 企画部では GEA を 6 年間契約し続けたことで、トータルで 4 年目以降から、オープン ライセンス プログラムと比較した場合、大幅にコストを削減できています。
諏訪薗氏は言います。「GEA では、ソフトウェアのアップグレードやダウングレードも自由に行えますので、同一の PC に対してバージョン違いの Office を二重三重に保有するということはありません。これもコストの適正化に役立っていることと思います」。
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