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“社員同士のつながり”を促す統合情報基盤を構築。ユーザーの利便性はそのままに、セキュアなコラボレーション環境を実現。
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NECパーソナルプロダクツ株式会社では、「コラボレーションによる業務改善」をテーマに、Microsoft Exchange Server 2007、Microsoft Office SharePoint Server 2007 を導入。スムーズな会議の設定や外出先からのメール、スケジュール、共有ファイルの参照など、さまざまな面で業務の効率化が図られています。さらに、人事情報と連動した統合認証システムを構築し、ユーザーの利便性を損なうことなくセキュアなコラボレーション環境を実現しています。
＜導入背景と狙い＞
社員同士のつながりを深くする、コラボレーションの実現
NECパーソナル
プロダクツ株式会社
IT 戦略部長
永島 仁志 氏
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NECパーソナルプロダクツ株式会社（以下、NECパーソナルプロダクツ）は、NEC グループのパソコン事業の構造改革により、2003 年 7 月に関連企業 4 社を統合して誕生した企業です。同社ではパソコンの低価競争に対応するため、魅力ある製品の開発はもちろん、徹底したコスト削減、販売の効率化によって、「CS No.1」、「スピード No.1」、「シェア No.1」を目指しています。
この目標を受け、情報システムの企画、設計、構築、運用を担当する IT 戦略部では、業務の効率化や TCO の削減を推進しています。その業務効率化の一環として、社員同士の効果的な“つながり”を実現するために、統合コラボレーション環境の構築に着手しました。当時の状況を、NECパーソナルプロダクツ IT 戦略部長 永島 仁志氏は、次のように振り返ります。
「以前から社内のコラボレーション環境に対するさまざまなニーズがありました。『スケジュールを共有したい』、『営業関係のデータベースをもっと活用したい』、『海外と TV 会議をしたい』などです。これらの声を受け止めて、コラボレーション環境による業務効率の向上を目指すことにしました」。
またコラボレーション環境を構築するには、企業の社会的責任（CSR）として、コンプライアンスとセキュリティの強化も欠かすことができません。コラボレーション環境とコンプライアンス・セキュリティ強化の関係性について永島氏は CSR の観点から次のように説明します。
「コラボレーション機能を強化し、利便性を高めれば、その分コンプライアンス対応と、セキュリティ対策を強化しなければなりません。またセキュリティの強化だけを目的にプラットフォームの統一を行おうとしても、多くの制限が課せられ、ユーザーは“締め付け”と感じてしまいます。これでは、ユーザーには受け入れられませんので、コラボレーション環境によるユーザビリティの向上というメリットをセットで提供することが大切です。この両者が同時に実現すれば、セキュアな環境で、安心して、いつでもチームで連絡を取り合い、情報交換ができるになります。『夢のような世界』が実現するという表現を社内でもよくしていました」。
この「夢のような世界」を実現する新しいシステムを検討するためにプロジェクトをスタートしました。NECパーソナルプロダクツとして統合される以前から、各企業で稼動していたシステムを統一することを前提に、「最適な情報基盤は何か？」という議論が重ねられました。そして、さまざまな製品のベンチマークを取り、比較検討が行われました。
その結果、各製品間のセキュアな連携に加えて、コンプライアンス対応が可能であったことが決め手となり、サーバー環境とクライアント環境を共にマイクロソフト製品で統一することに決定。Microsoft Windows Server 2003、Exchange Server 2007、Office SharePoint Server 2007 を基盤として導入し、クライアント環境では、Microsoft Office 製品を利用するというシステム構成で構築することにしました。
各製品間のシームレスな連携とセキュリティ・コンプライアンス対策について、NECパーソナルプロダクツ IT 戦略部 マネージャー 齋藤 英雅氏は次のように言います。
「製品間の連携性が高くなれば、ユーザーの利便性は格段に向上します。つまり、システム側では、複数のサーバー製品を組み合わせて構築していても、シームレスな連携ができれば、ユーザーはサーバー構成やシステム側のしくみを意識する必要はありません。単一の ID でシングル サインオンするだけで各種サービスを統一的な操作性で簡単に利用できるようになります。セキュリティ対策としてもシステム間で自動的に連携が取れることで、ユーザーに余分な手間をかけさせず、適切な対策を講じることが可能となります。マイクロソフト製品で統一することで、コラボレーション環境とセキュリティ強化、さらには、コンプライアンス対応が同時に実現する最適なプラットフォームを構築できるだろうと考えました」。
新しいシステムは、社内の人事システムや構内作業者管理システムと連携する統合認証システムを中心に、各種コラボレーション機能が一元的に提供されるしくみとしました。この統合認証システムには、Active Directory が活用されています。
バック エンドには Exchange Server 2007 と Office SharePoint Server 2007 を配置し、フロント エンドでは、使い慣れた Office 製品によって、バック エンドのしくみを意識することなく、さまざまなコラボレーション機能を気軽に利用することが可能になっています。
また NEC グループでは、企業単位での包括ライセンス契約であるマイクロソフト ボリューム ライセンス「Microsoft Enterprise Agreement」を以前から契約しています。マイクロソフト製品を選択することは、導入コストはもちろんのこと、段階的なシステム展開と、長期にわたるシステム活用においての保障とサポートが得られるというメリットがありました。齋藤氏は以下のように説明します。
「新しいシステムは、クライアント環境で Microsoft Office Outlook などの製品を使うことを前提としています。ボリューム ライセンスを契約していたおかげで、クライアント環境に関する新たなコストは必要なく、サーバー環境にかかるコストだけで導入できるということも TCO 削減という観点で大きなアドバンテージとなりました。また、プレミア サポート契約と組み合わせることで、マイクロソフトからすべての領域をカバーする適切なサポートが受けられることも重要なポイントでした」。
＜システム導入＞
トップダウンの社内展開が組織的なプロジェクトを成功に導く
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NECパーソナル
プロダクツ株式会社
IT 戦略部マネージャー
齋藤 英雅 氏
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システムの構築は、2006 年 10 月に着手。同社では、まず IT 戦略部を対象に Exchange Server 2007 のベータ版にて検証作業を行いました。
当時、 IT 戦略部門では社員 70 名、外注スタッフ 100 名の合計 170 名という体制で、この評価作業を行い、併せて、ユーザー向けのマニュアルや FAQ コーナーを設けたサイトを Office SharePoint Server 2007 上に用意するなど、社内展開に向けたサポート体制の準備を始めました。翌 2007 年 1 月の Exchange Server 2007 の発売と同時に製品版に切り替え、4 月には一部での社内展開を開始することになりました。ところがこの展開は課題が残る結果になったと永島氏は言います。
「新しい情報基盤の意義を十分に理解してもらうためのアプローチをしないまま、単に導入の担当者をアサインするだけで展開を開始してしまったため、ユーザー部門からは『なぜわざわざ切り変えなければならないのか』という疑問が出てきたり、『やりたい人だけやればいいのでは』という意識でとらえられてしまいました。そのため切り替え作業が遅れてしまい、2 週間たっても数人しか利用者が増えていませんでした」。
この経験から、社内展開は組織的にトップダウンで行われなくてはならないと感じたとのことです。齋藤氏はさらに説明します。
「トップダウンと言っても、上から強制するという意味ではありません。まずトップが新しい基盤作りの意義であるコンプライアンス・セキュリティ対策の重要性を理解し、そして、利便性についても十分に認識した上で、率先して利用し、実体験を通じて社員に新しい情報基盤の意義を伝えます。トップが利用すれば、トップのスケジュールを確認するためなど、自然と社員が新しい情報基盤を利用する機会がでてきます。そこで新しいしくみの意義や利便性を知ることになり、スムーズに展開できるようになりました」。
IT 戦略部では、社内展開を改めて 6 月から段階的に行うことでスケジュールを再調整しました。まず第 1 ステップとして 800 名程度のユーザーへ展開。その後の 8 月末までの第 2 ステップでは、1,000 名程度に展開し、9 月末までの第 3 ステップまでに社内展開を完了しました。スケジュールの再調整からはわずか 4 か月の期間で、当初の 4 月から数えても、半年という短期間で導入展開をすべて完了させてしまいました。
「ユーザーにとって見慣れた Office のインターフェイスを利用しているので、特別なトレーニングは必要ありませんでした。最初の検証作業の最中に作成されたマニュアルや FAQ をイントラネット上に用意していたことが功を奏しているようです。私が過去に経験したプロジェクトと比べても、かなりスムーズに進行できています」と永島氏は振り返ります。
新たな情報基盤の概念図[拡大図]
人事情報と連動した統合認証システムを中核に、さまざまなコラボレーション機能がセキュアな環境から提供されます。
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＜システムの導入効果＞
使い始めて実感できるコラボレーション環境の便利さ
新システムの本格的な利用はまだ始まったばかりですが、コラボレーション環境の利便性は既にさまざまな場面で実感されています。永島氏は、「一例ですが」と前置きして、スケジュール共有について次のように語ります。
「たとえばスケジュール共有ができるようになったということだけでも新鮮でした。ほかの人のスケジュールがいつでもわかり、会議の設定も簡単にできます。会議の予定が決まったら、ボタン 1 つで開催通知は完了。自動的に参加者のスケジュールに登録されます。既に使い慣れている会社では当たり前の機能かもしれませんが、初めて使った人たちにとっては画期的でした。みんなで『便利だ、便利だ』と言って大喜びしたものです」。
永島氏は最も重要なポイントとして、次の点を挙げました。
「これらの便利なコラボレーション機能の裏では、アカウント管理が人事情報と連動して行われることや、適切なアクセス権コントロール、さらには、インターネット アクセスやメール送受信のログの取得がなされています。ユーザーの利便性が損なわれることなく、セキュリティ対策やコンプライアンス対応を実現するという、当初の目的を達成できました」。
適切なセキュリティ対策が実現できているからこそ実現できる機能として、リモート アクセスがあります。リモート アクセスを使えば、携帯電話からもメールのチェックやスケジュール管理などを行うことができ、外出や出張が多い営業部門を中心に、さらに業務効率が向上します。
齋藤氏はこう言います。
「リモート アクセスは許可制としたところ、一度に 300 人もの利用申請がなされて非常に驚きました。しかし、ユーザーにとって便利と思える機能だからこそ、積極的に使いたいという人が増えているのだと思います」。
新システムの中心として位置付けられている統合認証システムは、人事システムや外注スタッフを管理している構内作業者管理システムと連携させることによって、メールやスケジュール管理などの認証に用いられているほか、オフィスへの入退室管理の IC カード式ドアといった物理的なセキュリティ システムや、来訪者管理システムなどとも連動しています。さらに登録ユーザーのアカウントの発行および削除も人事発令と同時に自動的に反映されるようになり、アカウントの発行や削除が行われ、セキュリティ ホールになりがちな幽霊アカウントやアクセス件の抹消忘れなどが発生することはありません。特にプロジェクトごとにメンバが入れ替わる外注スタッフのアカウント管理の工数負担は大幅に削減されました。
電子メールや Web アクセスのログ保存、アクセス権の管理、文書の暗号化、データのバックアップなどのベーシックなセキュリティやコンプライアンスへの対応のしくみに特に力が注がれています。これらの基本的なしくみは、Exchange Server 2007、Office SharePoint Server 2007 の標準機能を活用し、ユーザーの手間をかけずに自動的にセキュリティ機能が働くようになっています。ユーザーに手間をかけないことの重要さについて永島氏は強調します。
「以前のシステムでも、さまざまなセキュリティ対策をしていましたが、その多くは、ユーザーに対する注意喚起や利用方法に委ねるものでした。そのような属人的なしくみでは、人為的なミスなどによりセキュリティ上の問題が起こりかねません。さらに利用規定などで強化する必要もあり、結果としてユーザーの利便性を低下させる原因になっていました。今回、ユーザーからは見えないバックエンドのしくみとしてセキュリティ対策を実装したのですが、セキュリティを強化しながら利便性はむしろ向上しているという点が特長となっています。ユーザーはセキュリティ対策を意識することなくシステムを利用することがでます」。
新システムの運用管理には、Microsoft Operations Manager 2005（MOM 2005）を採用しています。新システムはマイクロソフトの製品をコアに構築されていることから、親和性などについて考慮した結果、運用についてもマイクロソフト製品が適しているだろうとの判断があったからです。運用ツールについて齋藤氏は説明します。
「マイクロソフト製品で構成されているシステムの監視や運用には、マイクロソフト製品を用いるのが最も効率が良いと考えるのは当然のことでしょう。しかし、既に多くの情報システムの運用を行っている我々にとって、従来からの組織体制や運用業務プロセスをできるだけ変更せずに導入ができる必要がありました。導入評価によって検証した結果、MOM 2005 は、これらの条件にも合致していました」。
＜今後の展望＞
リアルタイム コミュニケーション機能により、さらなる効率化を
NECパーソナルプロダクツでは、この新しいコラボレーション機能をさらに強化した統合情報基盤バージョン 2 として、Microsoft Office Communications Server 2007、Microsoft Windows Server 2008、Microsoft Dynamics CRM の導入を検討しています。
Communications Server 2007 では、さまざまなリアルタイム コミュニケーションによるユビキタス コラボレーョンの実現を計画。
特に、在席情報の確認、IP 電話、机上 TV 会議、Web 会議などを、ノート パソコンはもちろん、携帯電話や Windows Mobile 端末など、多彩なデバイスから行うことができ、密接なコミュニケーションを実現できるユニファイド コミュニケーション環境の導入を検討しています。永島氏は統合情報基盤の将来像について次のように語ります。
「既に社内では『会社支給の携帯電話を全員に配布します』とか『Web 会議をできるようになります』とか『パソコンでも電話ができるようになります』、『携帯電話から音声応答でメールをチェックできます』、『いつでも、どこからでも会議に参加できるようになります』といった情報を少しずつ明らかにしています。『まるでテレビで見る海外ドラマのような世界が実現しますよ』とシステムの将来の夢を語って、ユーザーの新システムへの期待感を高めています」。
マイクロソフトの今後の動向として、Windows Server 2008 のターミナル サービスに注目しているとのことです。ターミナル サービス リモート プログラムを活用すれば、リモート ターミナルで実行されるアプリケーションが、各ユーザーのローカル コンピュータで実行されているかのように動作します。
NECパーソナルプロダクツでは、この機能によって、ユビキタスの実現だけでなく、機密データ持ち出し防止など、セキュリティ対策もさらに進むと期待しています。
また、Microsoft Dynamics CRM では、営業系の各種共有情報の効率的な活用を想定しています。営業系の各種情報を SharePoint Server 2007 に移行し、Microsoft Dynamics CRM と組み合わせたシステムを新統合情報基盤上に構築して利用することで、営業スタッフの業務効率が飛躍的に向上すると見込んでいるとのことです。
こうした将来構想のベースには、“人”に応じた機能を提供するという考え方があると齋藤氏は説明します。
「たとえば営業、開発、工場のスタッフではそれぞれ求めるものが違ってきます。営業のスタッフであれば、外出することが多いので、モバイルの利用が役に立つでしょう。開発部門ではデスクで PC に向き合っている時間が多く、工場ではラインに立っている時間が多いわけです。全然使い方が違うのですから、一律にサービス機能を考えるのではなく、これからはそれぞれに応じた形で機能を拡張することが大切になってきます」。
最後に、マイクロソフトのテクノロジを支持する理由として、永島氏は次のように語ります。
「私たちが実現したいと思ったことを親身になって解決してくれようとする姿勢が、マイクロソフトへの信頼感となっています。私たちの戦略では“人の育成”や“人のつながり”を重要視していますが、マイクロソフトの基本スタンスも同じものだと感じています。まさに、私たちの戦略と同じベクトルで、マイクロソフトも共に未来を見ていると言えるでしょう」。
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