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プロジェクト推進にネットワーク技術を活用するため
Microsoft® Office Project を採用
納期やコスト管理を全社規模で実現
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株式会社ネットマークスは、ネットワークシステムの導入検討から、設計、構築にいたるまで、コンサルティングを含めた総合的なサービスを提供しているネットワークインテグレータです。VoIP をはじめとする IP Telephony 分野を重点ソリューションとして取り組んでいるほか、バイオメトリクス認証 (指紋や網膜など、人間の身体的特徴を利用する認証方式) やシングルサインオンなどのセキュリティソリューションにも力を入れており、新しい技術をいち早くマーケットへと提供している企業として知られています。ネットマークスではこうした様々な業務のプロセスの管理にプロジェクト マネジメントの手法を導入し、Microsoft Office Project による各プロジェクトの可視化、部門横断的なプロジェクト推進を実現しています。科学的見地に基づく納期管理やコスト管理を容易に実現できる環境が整備され、Enterprise Project Management 型企業への進化を遂げようとしています。
＜導入の背景＞
属人的な「プロジェクト管理」から、科学的手法を活用した「プロジェクト マネジメント」へ
株式会社ネットマークス
執行役員
ネットワーク ソリューション事業本部長
兼 パートナー ソリューション事業部長
佐藤 宏 氏
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企業が快適かつ安全なコミュニケーションをはかれる情報基盤の構築を目指し、あらゆるニーズに応える株式会社ネットマークス (以下、ネットマークス)。同社のビジネスは、サーバーやストレージシステムの構築といったハードウェア的側面から、セキュリティソリューションの提供や運用といったソフトウェア、サービス的側面にいたるまで、広範に渡っています。
ネットマークスがお客様に提供するソリューションには、顧客企業の業務内容全体に対する理解とともにそれを実現する各々の専門技術についての深い知識や経験も同時に求められます。そのためそれぞれが専門性を持つ事業部間が緊密に連携を取り合って案件を実行していくことが重要です。いかに円滑な連携の体制を築けるかが、顧客に対する納期管理や品質保証の成否に直結しているといっても過言ではありません。
「その業務プロセスに課題があったことが、Microsoft Office Project 導入の背景にありました」と、株式会社ネットマークス 執行役員 ネットワークソリューション事業本部長 兼 パートナーソリューション事業部長の佐藤宏氏は語ります。社内には中途入社の担当者も多く、属人的なスキルにもとづく作業の進め方や用語の違いがプロジェクトの進捗に影響を及ぼすことや各事業部の連携不備から起こるビジネスチャンスの損失があったり、IT 業界にありがちな長時間労働が慢性的になっていました。
「各人の経験に依存する度合いが高くなってしまうと、事業部間やプロジェクトメンバー間でずれが生じていきます。その弊害として、たとえば目的を明確化せずに行われる会議などのような、本来は不要な作業につながっていました。そこで、各事業部の枠組みを超えてプロジェクト マネジメントのための部署を設置し、統一的な手法の導入を開始したのです」(佐藤氏)。
＜導入の経緯＞
独自の「標準」を策定して Microsoft Office Project でテンプレート化
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株式会社ネットマークス
コンサルティング＆ソリューション開発部
プロジェクトマネージメントグループ
マネージャ
鈴木 利秋 氏
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2002 年 4 月から、プロジェクト マネジメント推進のために、プロジェクト マネジメントのスキル向上を図るための社内向け講習会を、導入パートナー企業の株式会社ユーフィット (以下ユーフィット) と共に開催しました。その後、全社を対象とし四半期毎に 1 回ずつトレーニングを行いながら、プロジェクト マネジメントの事実上のバイブルである PMBOK を使用した啓蒙を続けています。
また、社内の業務プロセスを標準化する作業も同時に進めています。プロジェクト マネジメントグループのメンバを中心に、各事業部の業務フローの把握に始まり、課題のヒアリングや用語の整備を行い、PMBOK を下敷きにしたネットマークスの「プロジェクト マネジメント標準」が策定されました。標準化されたこの内容はテンプレート化され、案件の計画時にプロジェクトマネージメントグループからプロジェクト マネージャに提供されます。各プロジェクト マネージャはそのテンプレートをカスタマイズし、プロジェクト全体の設計から進捗管理までを実行します。このテンプレートの集積が、全社的なアクションアイテムとして活用されています。
こうした手法で業務プロセスを実行していくためには、業務プロセス管理の各作業を、自動化、可視化するツールの導入が欠かせません。株式会社ネットマークス パートナーソリューション事業部 コンサルティング＆ソリューション開発部 プロジェクトマネージメントグループマネージャの鈴木利秋氏は、社内で使用するツールを検討した経緯を、次のように説明します。
「ツール検討の過程で、それまでのプロジェクト管理の現場では、Microsoft Excel で作成した予定表をプリントアウトし、案件ごとに手作業で照らし合わせるといった方法が多く取られていたことがわかりました。そこで新規にツールを導入するにあたり、こうした作業の大半を自動化するだけでなく、Microsoft Office による既存の管理業務との整合もスムーズに実現できる優位性を考慮し、Microsoft Office Project の導入を決定したのです。他のマネジメント用のツールとの比較検討も行ないましたが、機能と同時に最もコストパフォーマンスに優れていたことも、大きな決め手となりました」。
＜導入したソリューション＞
意思決定に必要とされる最適なツールを適材適所に配置
全社への展開を見込み、ネットマークスではプロジェクトに関する意思決定のそれぞれのレベルに合わせて、Microsoft Office Project ファミリを導入しています。たとえば、決裁や全体の統括を行なう管理職クラスは、Web ブラウザのみで実行できる Project Web Access を用いて Project Server にアクセスし、進捗状況の確認やプロジェクトのポートフォリオ分析を行っています。また各プロジェクトのリーダークラスは、Project Professional を用いてドキュメントやプロジェクトの運営を管理。そしてメンバは Project Standard で主にタイムマネジメントを行なうなどといったように、業務にあわせたツールの展開が行われています。
このように使い分けている理由について鈴木氏は、「とにかくたくさんの関係者に Microsoft Office Project を使ってもらい、そのツールに慣れてもらうことがプロジェクト マネジメントの普及に必要なことと考えています。各人が担当する役割に応じた使用を行なうことで、プロジェクト マネジメントそのものの理解もよりスムーズに進んでいるようです」と説明しています。現在のところ、東京、大阪、名古屋の各事業部で約 70 名のメンバが Microsoft Office Project を使用しています。
この Microsoft Office Project の導入は、2003 年 7 月に完了しました。しかし、メンバに対するプロジェクト マネジメント習熟度を高めるための学習は、その後も継続的に行われています。導入後の 3 か月間は、各事業部を対象に Microsoft Office Project の活用法を中心とした詳細なトレーニングを週 1 回ずつ行い、現在では個別のニーズに合わせたトレーニングを行っています。また、プロジェクトリーダーを対象に PMP(Project Management Professional) 資格の取得を奨励し、2 週間に 1 回のペースで自主的な勉強会を開催しています。さらに、理論や手法と現場とのギャップを解消するため、プロジェクトマネージメントグループのメンバそれぞれが、現実のプロジェクトにも参画しています。「リアルタイムで現場のプロジェクトを改善していくためには、現場を知ることが最善の策です。標準に基づいた理想とされる判断をその場その場で実行し、各部門のプロジェクトリーダーを育てていくことを目標としています。もちろん、現場の声を吸い上げてテンプレートにも反映させており、プロジェクトマネージメントグループも成長をしながら展開を進めているわけです」と、鈴木氏は説明します。
また、ネットマークスに対する Microsoft Office Project の導入パートナーである株式会社ユーフィットは、教育研修時からネットマークスの取り組みに関わってきました。株式会社ユーフィット コンサルティングビジネス部 シニア営業マネージャの徳永泰夫氏は、「プロジェクト マネジメントの組織への導入にあたっては、関連する全ての部署で認識を統一していく必要があります。導入の先鋒としてプロジェクトマネージメントグループを立ち上げて指針を明確にし、プロジェクトマネージメント手法を一気呵成に統一したことが成功の要因でした」と振り返っています。
リソースの利用可能時間の表示
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＜今後の展望＞
Enterprise Project Management 型企業への展開も視野に
Microsoft Office Project の実運用は 2003 年度から開始され、将来的にはその効果も定量的に計測していくことが予定されています。導入後数か月での実感値として「Microsoft Office Project を利用して計画を共有することにより、各作業の目的がメンバ間にも明確になり、不要な会議などの時間が減った上にアウトプットの質が向上しました」(鈴木氏) という評価がなされており、期待はますます高まります。
また、プロジェクトの計画についてもサーバーでの一括管理に移行しており、プロジェクト間の連携や部門横断的な進捗管理、社内リソースの連携が実行しやすくなったといいます。全く新しい技術を用いたソリューションをマーケットにいち早く提供することの多いネットマークスにとっては、各プロジェクトの細かな進捗状況に至るまでを各人の役割に合わせて確認する一方、現在進行中のプロジェクト全体を俯瞰しプロジェクトのポートフォリオを調整できるシステムは、部署間が連携し組織として最大限の成果を出すには欠かせないツールとなりつつあります。
また佐藤氏は「各個人が自分自身のプランニングを包括的に管理できるため、『この作業には停滞が起こりがち』といった自分自身の癖に気付くようになったことも、導入メリットの 1 つです」と語っています。さらに、案件の遂行についても Microsoft Office Project とプロジェクト マネジメント標準による科学的見地に基づくようになったことで、見積もり精度が高まっているといいます。「経験と勘に基づいた工数見積りとは異なり、標準の WBS による工程管理を行っているため、精度が上がっているのです。コストセービングにも威力を発揮すると期待しています」(鈴木氏)。
さらにクライアント企業やベンダー企業との情報の共有化においても、Microsoft Office Project の活用が検討されています。「お客様や協力会社と Microsoft Office Project を用いたプロジェクト情報の共有が可能になれば、各工程における無駄の削減がさらに進むでしょう。より広い業種や業界で Microsoft Office Project が活用され、企業間のコミュニケーションがより円滑になることを期待しています」(佐藤氏)。
今後ネットマークスは、プロジェクトマネージメントによる業務プロセスの可視化とあわせ、経営判断の迅速化に対しても Microsoft Office Project を活用していきたいと考えています。そのために「Microsoft Office Project を活用して、プロジェクトの評価尺度を固めていこうと思っています」と、佐藤氏は話しています。最終的には営業活動も含めて社内のあらゆる業務についてプロジェクト化を進めていき、Enterprise Project Management 型企業への発展を視野に入れたいという目標を掲げています。
Enterprise Project Management の手法は、以前から存在していた経営手法の 1 つといえます。しかしその実現のためには、多くの作業が必要とされることもまた事実でした。Microsoft Office Project が機能強化を重ねてプロジェクト マネジメントのための作業を大幅に自動化するようになったことで、いよいよその実現が現実味を帯びて検討され始めています。ネットマークスが目指す先進的な業務スタイル、企業像を、Microsoft Office Project はバックアップしていきます。
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