 |
Microsoft® Office Live Communications Server 2005 を中核としたコミュニケーション システムの導入で、プレゼンス管理や Web 会議を実現。生産性向上や顧客対応の品質向上につなげる
|
株式会社ネットプランは、大塚商会の子会社としてネットワーク インフラの構築やレイアウト設計、電気設備、内外装工事全般、さらにはオフィス家具や什器の調達、セキュリティなど、オフィスに関わる設計および施工をトータルに手がけています。同社では、オフィスの移転に伴って生じたコミュニケーション上の課題を解決するため、Microsoft Live Communications Server 2005 によるコミュニケーション システムを構築。同社自身のオフィスを先進的事例のショールームとして公開する "avanzare"(アヴァンツァーレ) でもコミュニケーションのインフラとして紹介し、中小企業におけるコミュニケーション スタイルやワークスタイルの変革例として、注目を浴びています。
＜導入背景と狙い＞
プレゼンス管理機能の導入および携帯電話利用環境の統一を決定
株式会社ネットプラン
代表取締役社長
武田 幸雄 氏
|
|
株式会社ネットプランは 2005 年に現在の新宿へ移転。それを機に IT 環境を強化し、自社オフィスを中小企業向けの活きた事例＝ショールーム "avanzare" として公開していく画期的な戦略を採ることになりました。このショールームでは、同社の扱う商材を効果的に見せるだけでなく、国内の多くの中小企業にとって参考となるようなシステムやワーク スタイルの導入なども含まれています。中でも、同社が特に力を入れたのがコミュニケーション環境の改善です。当時の背景について、同社代表取締役社長の武田幸雄氏は次のように語ります。
「移転に伴い、まず問題となったのは、社員のプレゼンス管理でした。以前のオフィスは 1 フロアでしたが、移転によりビルの 4 フロアに分かれ、社員の顔が見えにくくなってしまったのです。これにより浮上したのが、電話の取り次ぎの問題。以前は同じフロアの中で担当者を直接呼んでいましたが、フロアが分かれてしまってはそうもいきません。またビジネスの特性上、客先や移転候補先のビルへと打ち合わせに赴いたり、各種届け出書類のために役所へと足を運ぶことも多いため、どうしても外出や直行直帰が多くなります。このため、電話連絡は業務に欠かせないコミュニケーション手段である一方で、顧客からの電話があった場合、担当営業がどこにいるかわからずにレスポンスが低下する、という問題があったのです」。
またプレゼンス管理とあわせて、解決すべきもう 1 つの課題となっていたのが、携帯電話の使用に関する不公平の存在でした。電話による報告や連絡がビジネスの基本である以上、携帯電話の利用は必然といえます。その一方で、大半の中小企業においては、携帯電話の利用環境やルール策定は曖昧なままであると武田氏は説明します。
「弊社のこれまでの携帯電話環境は、会社支給の携帯電話を持つ社員と、自前の携帯電話を業務にも利用する社員が混在するものでした。会社支給に関しては問題ないのですが、個人の携帯電話の場合、利用料金の一部を会社が補助するという形を取っていたものの、その補助額は一定額でした。実際には、業務にほとんど携帯電話を使用しない社員もいれば、補助額では足りないほど使用する社員もいます。また、業務用と私用の判別が難しいこともあり、結果としてどうしても不公平感が生じてしまうのです。社員はもちろん、経営者としても釈然としないものがあり、統一された環境への移行は必須と言えました」。
これらの問題を解決するために同社は、親会社である大塚商会と共に模索。そこで採用されたのが、Live Communications Server 2005 を中心とした新しいコミュニケーション システムの導入です。このコミュニケーション システムが実現する、プレゼンス管理や外出中の携帯電話への自動転送、新しい TV 会議システムなどにより、同社の抱えるさまざまな課題を解決し、コミュニケーション環境を一新することを目指しました。
＜導入の経緯＞
Active Directory との連動性の高さが導入評価の決め手に
|
株式会社ネットプラン
管理本部
取締役
小原 宏二 氏
|
同社がコミュニケーション システムの中核として Live Communications Server 2005 を選択した最大の理由は、Active Directory との連動性にある、と情報システム室課長の中出陽介氏は説明します。
「弊社では、社員の ID やパスワードを管理するしくみとして、2006 年に Active Directory を導入しています。当時は Live Communications Server 2005 の導入はまったく検討していなかったのですが、いざコミュニケーション システムを導入してみようとすると、Live Communications Server 2005 と Active Directory の連動性が非常に高い。既存システムをそのまま活かせるということもあり、この点を評価して Live Communications Server 2005 を導入することに決定しました」。
Active Directory とそのまま連動できる、という評価に加え、既存システムをなるべく活かす、という方向性は、今回のシステム導入における最重要課題の 1 つであったと中出氏は振り返ります。
「システムの構築にあたっては、既存のシステムに大がかりな変更を加えないというのが、最も注意した部分であり、同時に最も苦労した部分でもあります。たとえば、ネットプランは大塚商会の子会社であり、大塚商会の社内リソースにアクセスする必要のある社員は全体の約 3 分の 1 程います。この社員のために特別なセグメントを用意する必要があるのですが、新システムとどのようにつなげるかに関して、調整にかなりの時間がかかりました。しかし、こうした苦労とは逆に、Active Directory さえ導入してあれば、Live Communications Server 2005 そのものの導入は非常に容易であるともいえます。プレゼンス管理などは Live Communications Server 2005 の導入のみで簡単に利用できるようになり、我々システム担当者は、既存システムとの連携のみに注力できるわけです」。
今回のシステムでは、同時にポリコム TV 会議多地点接続システムも導入。プレゼンス管理とあわせ、すべての管理を Live Communications Server 2005 に集約するしくみを取りました。この TV 会議システムについて、中出氏は次のように語ります。
「これまでの TV 会議システムは、大塚商会のシステムを借りる形で利用していました。弊社の 5 か所の支社は大塚商会の事務所と同じビルに入居しており、会議のたびに大塚商会のシステムへの事前予約が必要でした。そこで、新しいシステムでは、社員各自の PC に Web カメラを設置して、Live Communications Server 2005 と連携した IP ネットワーク経由の Web 会議が行えるようにしました。この点も、弊社のコミュニケーション環境の改善に大きく寄与するものと期待されました」。
また、新システムの導入にあたっては、構築作業の態勢作りもユニークなものとなりました。プロジェクト スタッフには、ネットプランからの 11 名に加えて大塚商会の担当も参加しましたが、ネットプラン側のスタッフに幅を持たせたのが特徴だと中出氏は説明します。
「新しいコミュニケーション システムの目的の １ つとして、複数のフロアに分かれたさまざまな社員同士でのコミュニケーションの質を向上させることがありました。そのため、各フロア、各セクションから代表を選んで、今回のプロジェクトに加わってもらいました。このプロジェクト態勢により、偏りのない、実際の現場におけるコミュニケーションを想定したシステム作りが進められました。さらに、そのプロジェクト スタッフのうち 3 名は入社 1 年目の新人を選抜し、教育も兼ねたプロジェクトとしても推進することができました」。
＜システムの概要＞
ワーク スタイルの変革にともなってオフィスのフリー アドレス制を実現
株式会社ネットプラン
情報システム室
課長
中出 陽介 氏
|
|
このようにして導入された新しいコミュニケーション システムは、期待通りの効果をあげていると管理本部取締役の小原宏二氏は評価します。
「どの社員が今どこにいるのか、というプレゼンス情報を、システム上でリアルタイムにかつ簡単に確認できるようになりました。これにより、担当者が社内のどのフロアにいても、顧客からの電話をスムーズに取りつげるようになり、レスポンスが非常に早まりました。また、社外へと外出している場合は、社にかかってきた電話を各自の携帯電話へと自動的に転送できるようになりました。今回のシステム刷新と同時に、個人所有の携帯電話の利用を廃止し、すべて会社支給の携帯電話を用いるように変更しています。この端末は無線 LAN と携帯のデュアル対応であるため、社内では IP 電話の端末として利用し、外出して内線の IP 網からはずれると自動的に携帯電話の外線へと転送することができます。Live Communications Server 2005 のプレゼンス管理とシームレスな転送機能により、顧客対応のサービス品質は格段に向上しました」。
また、会議機能によるコミュニケーション品質の向上についても、「事例の共有化が可能になったことの効果が非常に大きいですね」と、小原氏は評価します。
「以前の TV 会議システムには事前予約が必要だったこともあり、どうしてもフォーマルな会議になりがちな傾向がありましたが、Live Communications Server 2005 と連携した オンライン会議を小規模で気軽に行えるようになったことで、会議のあり方が変わってきました。ちょっとした相談などの、よりカジュアルな会議を頻繁に行うようになってきたのです。これにより、従来に比べてより緊密な情報交換が可能になっています。地方発の案件を東京の本社と共有したり、その逆も容易に行えます。案件に関連した図面を共有し、相手の顔を見ながら情報交換を行うことで、業務の効率や生産性は確実に上がっているといえるでしょう。また、見込み情報なども同様に共有することができるため、その発掘も効率的に進められるようになりました」。
こうしたコミュニケーション スタイルの変化は、新システム導入の大きな効果の 1 つであると小原氏は語ります。
オフィス内風景
|
「新システムでは、コミュニケーションのすべてを Live Communications Server 2005 と連携した IP ネットワーク環境へと移行しています。これに伴い、老朽化していた従前の電話環境から脱却できたこともよかったですね。これまでのように電話機に縛られて席をレイアウトする必要がなくなりました。自由に仕事場所を選べるフリー アドレス環境の弊社の現在のオフィスでは、通常のデスクや会議スペースに加え、集中して考えをまとめたいときに利用するコンセントレーションブースなどもあり、その時々の仕事内容にあわせて場所を選ぶことができます。こうしたワーク スタイルの変革は、生産性の向上といった効果の他に、レイアウト変更にともなう工事コストの削減にもつながっています。また、社員が自分の机周りだけでなく "オフィス空間そのもの" に帰属意識を持つようになったことも、副次的ながらおもしろい効果なのではないでしょうか」。
また、システムの費用対効果については、「投資と考えれば十分な効果をあげている」と武田氏は説明します。
「通信コストそのものに関しては、携帯電話のリース料や通信代も考えると、総額では以前よりも増加しており、IP 化に伴う通信コストの削減という効果はありません。しかし、コストの増加を補ってあまりあるメリットがあるのも事実。営業効率の向上、売り上げや生産性の向上、見込み情報の発掘、大塚商会とのコラボレーションなど、その効果は非常に高いものがあります。すなわち、コストではなく投資として考えたときにこそ、今回のシステム導入に意義があるのです」。
＜今後の展望＞
中小企業向けの先進的事例として "avanzare" で積極的な PR を展開
ネットプランでは今回のコミュニケーション システムの導入により、意志決定の大幅なスピード アップが実現しました。現在のところ Live Communications Server 2005 の導入は東京支店のみになりますが、今後は各本支社にも導入し、本社および支店のどこにいてもカバーすることのできるプレゼンス管理を実現する予定です。あわせて、新システム下における運用ルールの策定も重要な課題であると、小原氏は今後の展望について語ります。
「コミュニケーション スタイルが変革することは、ワーク スタイルそのものが変革することにつながります。今は導入してから間もないこともあり、この変革に対する多少の戸惑いもありますね。たとえば、客先で商談中であっても、社内向けの電話がシームレスに携帯電話へと転送されてしまうこともあり、このような場合への対応をどのようにすべきかなど、新しい環境における運用ルールの改善も検証する必要があるでしょう。社外での今後の作業環境についても、高機能なスマートフォン端末や、シンクライアントからのグループウェアへのアクセス、SFA システムへのアクセスなども含めて考えていきたいですね」
また、ショールームとして公開している同社のオフィス "avanzare (アヴァンツァーレ  )" のより積極的な PR も行っていきたいと、武田氏は意欲的な姿勢を見せます。
「大手向けのショールームが豊富にある一方で、中小向けのオフィス ショールームというものは実のところほとんどありません。avanzare は、弊社の顧客の約 8 割を占める中小企業に向けた、最適なショールームの 1 つなのではないでしょうか。ビルの複数フロアに入居したり外出先との電話連絡が多かったりと、弊社自身が典型的な中小企業の特性を備えていることもあり、多くの中小企業ユーザーの参考になると考えています。ネットプランが扱う商材はもちろん、今回導入したコミュニケーション システムのようなインフラも含めたオフィスの将来像を見せていきたいですね」と、自社のオフィス環境に対する自信とともに、avanzare の見学を提案する武田氏。中小企業における先進的事例を実際に体感できる場として、今後も貴重な情報を提供していく予定です。
|
| |
本ケーススタディに記載された情報は初掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
本ケーススタディは情報提供のみを目的としています。Microsoftは、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。
|
|
 |
|
|
|
