マイクロソフトのコンサルティングサービスである Microsoft IPA によって、従業員のワークスタイルの現状を定量的な観点から分析し、業務効率上の課題を発見、さらに生産性向上を目指した改善策を得られます。ここでは、実際の測定、分析されたデータにより、マイクロソフト製品の効果的な活用方法と新規投資案件の評価、検討を行えることが最も大きな特徴です。
ユーザーコメント
「製品のバージョンアップを要求する際にも、従来のように漠然とした予想ではなく、客観的なデータに基づく Microsoft IPA の報告をベースに、説得力を持った説明が可能となります。当然、それを受理する決定権者の意思決定も正確かつ迅速に行なえることになるはずです」
株式会社ニコン
精機カンパニー
企画部
システム課 マネジャー
船橋 仁 氏 談
株式会社ニコン
熊谷製作所
最先端の超精密技術を駆使した半導体製品の提供を通して、IT 社会の基盤づくりに貢献する株式会社ニコン精機カンパニー（以下、ニコン精機カンパニー）。昨今では、家電製品をはじめとする半導体利用製品の恒常的な低価格化が進んでおり、そこに搭載される半導体製品自体の価格もますます低廉化する傾向にあります。こうした状況下、IT 投資の最適化による投資効果の最大化に向けた取り組みが、同社にとって急務となっています。同社では、Microsoft Individual Productivity Assessment （ Microsoft IPA ） サービスを利用することにより、設計現場での IT 利用を中心としたワークスタイルに対して、細部にわたる実態検証を行ないました。その結果、業務改善に向け、今後一層マイクロソフト製品の有効な活用方法に対して明確な指針を得ることができました。
つまり、導入しようとする IT システムがどのような効果を上げうるのかを詳細に検討したうえで、必要な投資を行なうことこそが IT 投資における大切なポイントだと言うことができます。とはいえ、IT システムの導入が従業員の生産性を本当に高めることができるのか、またそれが実際にどの程度の労力や時間の削減につながるのかといった効果を具体的に見極め、もたらされるコスト上の成果を正しく見積もることは非常に困難だと言えます。
これに関して、ニコン 精機カンパニーでは、コンサルティング会社が提供しているサービスも利用していましたが、それはあくまでも製品開発のリスクマネジメントといった観点が中心で、とくに IT に関しては、ツールを用いて具体的な業務についての過去の経験や成果物をナレッジ化し、再利用しやすくするという性格が強く、IT 利用全般についての従業員の生産性に着目したものではありませんでした。
そうした IT の投資効果に関する課題に向けての検討を進めるなかで、同社がその課題解消に向けての最適な方法として選んだのが、マイクロソフトが提供するアセスメントサービス Microsoft IPA でした。このサービスは、任意に選定した企業内の個人のインフォメーションワークに内在する、改善余地を顕在化させることを目的としたものです。
Microsoft IPA は、数日〜 10 日の間、カメラを設置して調査対象者の業務時間中の行動をビデオ撮影してモニタリングするとともに、PC 上でアプリケーションに対するオペレーションのログ情報を取得し、その対象となったインフォメーション ワーカーの業務のあり方を可視化、数値化して捉え、分析を加えます。そして分析結果として、IT システムの活用を中心とした具体的な改善方法とその効果測定が示されます。
このサービスを利用するに至った経緯について船橋氏は「Microsoft SharePoint™ Portal Sever による経営情報ポータル構築を進める中、マイクロソフトからその提案を受けました。構築中のポータルにおける必要性を再検証するとともに、まさに我々の抱える課題に応えるうえで最適のサービスだと考え、即座に利用を決定しました」と振り返ります。
今回の Microsoft IPA による分析結果が、今後の同社のシステム展開に対しても重要な指針をもたらすことは言うまでもありません。通常、Microsoft Office をはじめとするアプリケーション製品の新バージョンには、さまざまな新機能が提供されることになりますが、ユーザーの観点からみれば、多くの機能のなかから自分たちの作業効率改善に有効なものを的確にキャッチアップするのは非常に困難です。
この点を踏まえて船橋氏は「我々のオペレーション上の問題点と、それを解消する具体的な新機能が紹介され、さらにはその新機能を利用した際の効果も明確な数字で示されています。カンパニーのシステム部門という私の立場にとってみれば、たとえば製品のバージョンアップの要望を意思決定層へ上申する際にも、従来のように漠然とした予想ではなく、客観的なデータに基づくこの Microsoft IPA の報告をベースに、説得力を持った説明が可能となります。当然、要望を受けたコーポレイト側でも、IT 投資に対する意思決定が正確かつ迅速に行なえることになるはずです」と説明します。そして、「今後、ニコン精機カンパニーでは、Microsoft IPA 結果を基に、先行している経営情報ポータル構築と合わせて Office System と Exchange Server 2003 における社内展開を検討していきます」と強調しています。
一般に IT システムについては、現場での作業や経営に対する貢献度を測り、その投資効果を明らかにすることは困難であるとされています。これに対し Microsoft IPA では、業務の多様な局面から実際の測定結果に基づく数値化、定量化された分析結果を提供し、定常的な経験則では決して得られない明確な指標をもたらします。IT システムを最大限に活用した業務効率改善と、IT 投資における ROI の最大化を目指す企業には、まさに必須のサービスと言えるでしょう。
改善余地とソリューションの関連性について、定量的可視化が行われました。「個人の操作性、生産性」や、メールなどの情報共有インフラによる「コミュニケーションや情報へのアクセス」を基盤として、「会議マネージメント」、「予算管理」、「プロジェクト管理」という
3 つの主な業務に対して、Office System と Exchange Server によるソリューションが提示されました。
からできます。
