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グループウェア POWER EGG と Microsoft® Exchange 2000
Server 、Microsoft SQL Server™ 2000 の組み合わせで、全国 54 拠点におよぶ EIP を実現
営業担当者の日常業務を一つの画面にまとめ、業務フローを大幅に改善
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日本事務器株式会社 (以下、日本事務器) は、2002 年 2 月に情報ネットワークを一新、全国 54 拠点を結び、より効率的な統合情報システムを稼働させました。同時にディサークル株式会社
(以下、ディサークル) のグループウェア 「POWER EGG ver.1.5 for SQL Server 2000 」 (以下、POWER EGG) を導入、Exchange
2000 Server と SQL Server 2000 の組み合わせで営業活動などの日常業務をポータル画面上で一元処理できる EIP(Enterprise
Information Portal) を実現しました。
＜導入の背景と狙い＞
拠点単位の分散システムから
経営情報システムの統合へ
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日本事務器株式会社
執行役員
情報システム部長
大西杜夫氏
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日本事務器では、それまで北海道から九州までグループの本社および営業・サービス 54 拠点をフレームリレーを使ったネットワークで結び、拠点分散型のシステムを運用してきました。拠点ごとにシステムを運用管理してきた蓄積があるため、拠点内で
LAN を使って情報を共有するには何ら問題はないものの、全社として情報を集約するのにさまざまな場面で支障をきたし始めていました。その 1 つがタイムラグの問題です。
「以前のシステムでは、各拠点で情報を更新して、一度リプリケーションを行ってからでないと、他拠点で最新のデータが使えないという問題がありました。フレームリレーによる拠点分散の限界が見え、全社の情報システムが時代に合わなくなってきたという実感が強くなってきました。新しいシステムの第一の目標は、営業実績、経営情報などを拠点間でリアルタイムに把握できるようにすることです」
(日本事務器 執行役員 情報システム部長 大西杜夫氏)
さらに「本社−拠点」「拠点−拠点」の LAN 間にわたる情報交換が円滑に行われない、承認・決裁が権限者の出張などによって滞るといった問題も指摘されていました。人事異動や組織改変にともなうアカウントの変更を個別に行う必要があったため、メンテナンスにも多くの時間が費やされていました。
最初の重要なテーマとなったのは、各営業拠点で毎日生成される販売実績などのデータをいかに本社で一元化し、リアルタイムで参照できるようにするかという点でした。とくに経営判断のために重要な財務管理システムについては、早急に刷新する必要がありました。経営情報システムの刷新を契機に、問題を個別に解決していくだけでなく、トータルな範囲で情報の共有を実現し、業務の効率化や営業支援も行うという方向でシステムの検討が始まりました。そこで提案されたのが、基幹システムと併せた、全社規模のネットワーク・グループウェアの再構築です。
＜導入システム＞
Exchange 2000 Server と POWER EGG を共存させながら開発
グループウェアとしての機能を拡充する
全社規模の新システムへの移行日は、オール "2" への遊びごころもあって 2002 年 2 月 22 日金曜日と決められました。実際には年度末の追い込みや決算で繁忙な時期を避け、万一トラブルが発生しても通常の業務への影響を最小限に食い止められる週末に対処しようという考えからでした。
まずネットワークは、各拠点の LAN を IP-VPN と ATM を使って結んだ幹線を構成しました。ハードウェアは、SQL サーバーに NEC の Express5800/140Rb-4、Exchange
サーバーとして同じく NEC のExpress5800/120Rd-2。OS には Microsoft Windows® 2000 Server を採用し、共有するデータベースには SQL
Server 2000、Web 関連は Microsoft Internet Information Services 5.0 を採用しました。このプラットフォームの上に、Exchange
2000 Server と、ディサークルが開発販売を行い、日本事務器も代理店となっている POWER EGG というグループウェア製品を搭載しました。
POWER EGG は Enterprise Management Portal と命名されたパッケージソフトで、ブラウザに「今日の予定」「アシストメッセージ」「お知らせ」「メールサポート」メニューを
4 分割表示させ、Web ページのリンクと同じように項目をクリックすれば、処理を開始するようになっています。POWER EGG 自身と Exchange 2000
Server が提供するメール機能と連携させることで、受信メールを ToDo に登録して依頼事項の進捗状況をチェックできたり、スケジュールに組み込んだりすることができます。
ユニークなのは、「ナレッジポイント (KP) 」という仕掛けです。社員一人一人がさまざまな機会を通じて獲得したクレーム情報や顧客情報を入力すると、個人にポイントが蓄積されていきます。社員の得点状況やランキングを表示して確認することもできます。
「ユーザーに書き込みを促し、ナレッジデータベースの構築と CRM を促進するための、インセンティブ等に活用していただけます」 (ディサークル パートナー営業部
杉原美智子氏)
＜導入の結果＞
Exchange 2000 Server と SQL Server 2000 をベースにして
業務フローをシームレスに完結
今回構築したシステムは、日本事務器の社内業務を効率化していくことはもちろんですが、顧客に提案していくシステムの実証実験という意義もあります。
「これまでもお客様のご要望をお聞きして、ニーズとコストに見合ったシステムを提供してきましたが、今回自社のシステム構築を通じ、自身の経験のもとに使えると判断されたものは、積極的にお客様にも提案していこうという狙いがあります」
(大西氏)
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POWER EGG
(NaviView 画面＆スケジュール）
[拡大図]
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例えば POWER EGG においては、大規模なネットワーク構築を提案していく際、最大クライアント数はどの程度までかという点がこれまで明解ではありませんでしたが、1500
ユーザーの同社でも、何の問題もなく運用できることが確認されました。
「当メーカーで行ったロードテストの結果では、1 万クライアントまで円滑な動作が確認できています」 (ディサークル パートナー営業部 営業企画室室長 柳谷研氏)
「2000 〜 3000 クライアントの範囲で問題がなければ、弊社が主に対応するパッケージソフトの市場ニーズはほとんどカバーできると考えています」
(大西氏)
日本事務器が身をもって感じた POWER EGG 導入の最大のメリットとは、営業担当者らがひとつの画面で日常業務のほとんどを処理できるため、業務フローが円滑化することだと言います。
「POWER EGG は約 10 年というメーカー自身の稼働実績を踏まえて発売されているグループウェアだけあって、早期の立上げに適していると感じました。以前の他のグループウェア利用時に比べてコストが抑えられたことや、パッケージにきめ細かな機能が用意されており、応用範囲が広いことも利点です」 (大西氏)
さらに Exchange 2000 Server のメール機能からさまざまな業務フローを関連づけ、その時点ごとの課題や進行中のテーマとして分類できる点は、煩雑な業務を簡素化するのに役立ちます。SQL Server 2000 に蓄えられていくナレッジを全社で共有していくことで、将来にわたる営業支援や適切な顧客対応も可能になりました。
全社ネットワーク／ POWER EGG 概要図 [拡大図]
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＜今後の展望＞
さらに多くの機能を利用し
財務システムや電子決裁を軌道にのせていく
POWER EGG には多彩な機能がありますが、目下のところ利用しているのは一部であり、今後ユーザーが使い慣れてきたところで、より多くの機能を全社利用できるようにしていくと大西氏は言います。
「併せて全社統合型の新財務システムも稼働開始しましたが、将来的には報告・申請業務を電子化し、出先からでも承認や決裁が実施できるようにしていきたいという構想があります。たとえば稟議書にもいろいろ種類があって、一度決裁すれば済む場合と、開発案件など、プロジェクト単位で承認し開始された後の進捗状況や販売実績を投下した資源やスケジュールとの対比で追跡していかなくてはならない場合があります。そうした長期のフォローに耐えられるようなシステムを追求し、検討していきたいと考えています」 (大西氏)
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