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情報共有基盤の刷新に先がけて 2007 Office system を導入。
ソフトウェア アシュアランス特典による技術サポートや自宅使用プログラムの活用で、効率的＆スムーズな展開を可能に
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1892 年の創立以来、長い歴史を誇る日本興亜損害保険株式会社は、わが国における損保大手 5 社の一角を占める企業として大きな存在感を誇っています。同社では 2007 年から社内の情報基盤の大幅な刷新に取り組んでおり、現在も Microsoft Exchange Server や Microsoft Office SharePoint Server 2007 などのグループウェア／ポータル製品導入を含むプロジェクトが進行中です。そうしたIT基盤刷新の先駆けとして行われたのが、全社員をユーザーとする Microsoft Office のバージョンアップ〜 the 2007 Microsoft Office system (以下、2007 Office system) の導入でした。同社ではこの 2007 Office system 導入をスムーズに行うために、マイクロソフト ボリューム ライセンス プログラムを導入。その特典であるソフトウェア アシュアランスをフル活用して、導入・操作習得などの効率化とサポート コスト圧縮に成功しています。
＜導入背景と狙い＞
2007 Office system のスムーズな導入に向け
EA の採用を決定
日本興亜損害保険株式会社
IT企画部
サブリーダー
進藤 誠 氏
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「当社では、社内の情報基盤の刷新を目指して、大がかりな IT システムの導入・入れ替えを現在継続的に進めています。その先駆けとしてまず、2007 Office system の導入を行ったのですが、ここで 1 つ問題がありました。当社ではそれまで長らく Office 97 を使用しており、これを一気に 2007 Office system にバージョンアップした場合、機能や操作環境が大きく変わるため、ユーザーである社員が変化についていけない懸念があったのです。単純に比較して、Office 97 と 2007 Office system の間には、10 年分の進化があるといってもよいでしょう。そのギャップを埋めるため、バージョンアップにあたっては、ユーザーのサポートを最優先することが必要だと判断したのです」と、日本興亜損害保険株式会社 IT企画部 サブリーダー 進藤誠氏は語ります。
そこで 2007 Office system への移行に先だち、同社とマイクロソフトとの協議の結果、得られた結論が、マイクロソフト ボリューム ライセンス プログラムの 1 つであるエンタープライズ アグリーメント (以下、EA) の導入でした。同社のように 1 万台を超える規模での契約の場合、EA による包括契約が最もコスト メリットがあります。また、EA にはマイクロソフトのソフトウェアを最大限に活用するための、さまざまな特典が利用できるメンテナンス プログラム「ソフトウェア アシュアランス (SA) 」が標準で添付されています。SA には、「年中無休 (24×7) の技術サポート」や「トレーニング受講券」、ユーザーがソフトウェアのライセンス コピーを取得して、自宅の PC にインストールできる「自宅使用プログラム」などが含まれます。こうして EA の導入を決定、2006 年 6 月には契約が完了しました。
＜導入の経緯＞
SA 特典をプレミア サポートに振り替えられる点に着目、
ユーザーの問い合わせ対応に活用
2007 Office system の導入にあたっては、移行のための問題点の洗い出しや、アプリケーションの連携検証を行いながら段階的に移行を進めていくことになりました。そこでまず、比較的 PC リテラシーの高い本社部門で 100 名規模での試行導入を図りました。ここで約 5 か月間にわたって実際に使用しながらユーザーの声を集め、問題点があった場合はそのつど、ユーザーのシステムの構築および運用・保守支援に関して、24 時間 365 日の態勢で高度な技術支援を提供していくマイクロソフトのプログラムである「プレミア サポート」を活用しようと考えたのです。その際、SA の 1 つにとても有利な特典がありました。「年中無休 (24×7) の技術サポート (以下、24×7) 」です。これはマイクロソフトのユーザーのシステムが停止した場合などに、電話による年中無休・24 時間態勢のサポートを提供するサービスです。
「マイクロソフトに問い合わせた結果、この『24×7』のサポート権利を、プレミア サポートの『問題解決サポート』に振り替えられることがわかったのです。この振り替えができるのは、SA 利用者で、なおかつプレミア サポートを同時に契約している場合に限られますが、当社はすでにその規定を満たしていたので、問題なく変更することができました」 (進藤氏) 。
「24×7」の技術サポートを、さまざまなユーザーの問題解決に利用できるプレミア サポートに振り替えたことで、社内サポートの対応レベルを引き上げることができたと進藤氏は評価します。
「ベースのサポート契約に、この振り替え分が加わって、かなりの余裕があったはずなのですが、結局 2007 Office system 導入から 1 年間で使い切ってしまいました。もっとも、Office 97 と 2007 Office system のギャップの大きさから、問題の多さは予測していましたので、プレミア サポートへの振り替えは、その対応策として大いに功を奏したといえます」。
進藤氏はさらに、プレミア サポートの対応のきめ細かさにも十分満足できたと語ります。
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日本興亜損害保険株式会社
IT企画部
主任
森田 雅敏 氏
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「問い合わせの窓口のバックにマイクロソフトの技術サポート部隊が控えていて、こちらが質問した案件に関して、問題解決までの対応策を具体的に提示してくれるのがいいですね。重大な問題の場合には、修正プログラムまで提示してくれます。単なる製品の使い方レベルではなく、当社の事情や環境に即応して『この部分をこうすれば、こうなる』といった具体案を示してくれるのが助かりました」。
一方、同社 IT 企画部 主任 森田雅敏氏は、プレミア サポートのコスト面でのメリットも大きかった点を指摘します。
「最終的なサポート工数は私たちが当初予測していたよりも多く、プレミア サポートのベース契約分を1.5倍くらい上回るインシデント件数がありました。もしこれを通常のプレミア サポートのみで対応していたとしたら、かなり予算を上回ることになったと思います。その点でも SA 特典を振り替えられたのは、大きなコスト メリットだったといえます。トータルの移行期間で見ると、本社から全社へ段階的な導入を行いながら 10 か月がかり、1 万名を超えるサポート対象者を、わずか 25 名の IT 企画部で対応しきれたのは、やはりプレミア サポートがあったからだと思います」。
＜サポートの概要＞
自宅使用プログラムの導入で、
2007 Office system 導入への動きがさらに活性化
今回の 2007 Office system 導入にあたって、もう 1 つ大きな活用メリットがあった SA 特典は、「自宅使用プログラム (以下、HUP) 」です。これは SA 特典を利用する企業の従業員が、自宅のパソコンに 2007 Office system などのデスクトップ アプリケーションを割引価格で購入、インストールして使用できる制度です。
日本興亜損害保険株式会社
IT企画部
佐川 真希 氏
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「導入の動機はやはり、2007 Office system の操作感に早く慣れてもらいたいということでした。それには各自が自宅の PC にインストールし、折りをみては触ってもらうのが一番です。そこで全社員を対象に、希望者を募集しました」と、同社 IT 企画部 佐川真希氏は語ります。
募集開始は 2007 年 7 月。日本興亜損害保険グループの約１万人強の社員を対象に応募を募り、追って各職場の PC リーダーにも利用を勧めるなど、かなり積極的なアピールを行ったと言います。
「反応は非常によかったですね。募集開始と同時にかなりの人数が集まり、最終的に 500 名あまりに上りました。社内への導入が始まってから初めて 2007 Office system に触れるのでは、とまどう人が増えるのは必至ですので、できるだけ自宅で早くから使ってみてもらおうと、告知には力を入れました」 (進藤氏) 。
おかげで応募者という面では上々の反応を得ましたが、一方では解決すべき問題もありました。HUP ではソフトウェアの入ったメディアが直接エンドユーザーに提供されるため、ライセンスの管理をどう行っていくかが管理者側の重要な課題でした。
「退職した場合の使用権返上や、会社全体での使用期限経過後、各個人の PC に残されたままのソフトウェアをどうやってアンインストールするかという点についてマイクロソフト社と相談し、いろいろ方法を検討しました。最終的には、将来的に使用権がなくなった場合には各自アンインストールするという旨を明記した誓約書を書いてもらうことで対応しました」。
実際に、HUP の導入にあたっては、各エンドユーザーに対してさまざまな "啓蒙" が必要だったと言います。
「1 人につき 1 インストールを守るというのはもちろんですが、そのほかにもたとえば『これを使って自宅で仕事をするのだ』と思われると、給与外勤務と見なされてしまいコンプライアンス面でも問題です。それだけに、『ソフトウェアそのものを触って、体験していただくのが目的なのだ』というのを繰り返し強調しました」 (進藤氏) 。
こうした入念な告知のかいがあってユーザー側の反応もよく、「本当にこの価格でよいのか」という問い合わせも何件もありました。また今回 Office Access に初めて触れて、独学でデータベースの勉強を始めた人や、一足先に自宅導入した人が他の人に操作方法を教えるなど、予想を超える動きや成果があったと進藤氏は振り返ります。
「2007 Office system をインストールするために、スペックの高い PC に買い換えようとか、今までPCを持っていなかった人がこの機会に買おうといった声も聞かれました」。
ソフトウェア アシュアランス特典の概念図
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＜今後の展望＞
情報共有基盤のグレードアップを目指して、
今後はさらに多彩な SA 特典を活用
SA 特典には今回ご紹介した以外にも、さまざまな特典サービス プログラムが用意されています。日本興亜損害保険では、今後は他のメニューもぜひ活用してみたいと考えています。森田氏は、「無料トレーニング受講券を利用した研修を、一度使ってみたいと思います。すでにシステム部門に、『こういう特典がある』と提案しているところです。かなりの数の受講券をもらっているので、本社の技術者だけでなく、関連会社も含めたトレーニングが可能なのではないかと思っています」と期待を語ります。このほかにもストリーミング ビデオや各種教育コンテンツを提供する「E-Learning」を新入社員の自習用に活用するといったプランも持っていると言います。
また佐川氏は、「2007 Office system の導入は、現在ようやく一段落したのではないかと思います。とはいえ、まだまだ細かな照会があって、その電話対応などに追われてはいますが、今後はユーザーからの問い合わせを待つばかりではなく、私たち IT 企画部の側からも『こんなふうにすればもっと便利です』といったことがらを積極的に提案して、社内の情報リテラシーの向上に貢献していけたらと願っています」と抱負を語ります。
今回の情報共有基盤の整備をさらに推し進め、将来的にはプレゼンスや IP フォンなども含めた、包括的なコミュニケーション基盤の構築に向けて進んでいきたいという IT 企画部の声からは、日本興亜損害保険のビジネスを支える情報基盤が着々と築かれている事実が伝わってきます。
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