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日本初の Windows Live™@edu 導入で、1,500 人におよぶ卒業生のアカウントを管理。生涯メールの実現で卒業生、在学生間の情報連携と大学の活性化を図る
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1893(明治26) 年に、その前身となる日本体育会体操練習所が設立されて以来、実に百十有余年の伝統と実績を誇る日本体育大学。体育、スポーツ界のリーダーとして個性的な人材を輩出し続ける同学は、柔軟かつ個性的な教育を通じて、広く国民の期待に応え貢献できる大学へと変革を続けています。少子化による受験生の減少など大学経営を取り巻く状況が厳しさを増す中、卒業生との継続的で密接な関係が不可欠と判断した同学では、システム統合を機に、卒業生のための生涯メール実現に向け「Windows Live@edu」を採用。2008 年 3 月には、約 1,500 名におよぶ卒業生にメール アカウントを発行し、国内初となる実運用を開始しました。
＜導入背景とねらい＞
システム統合を機に、メール システムを見直し。
アカウントが増大する卒業生にフリーメール環境の提供を検討
日本体育大学 (以下、日体大) では、2006 年度まで、大学の IT 環境が、各教員が使用する教育研究系と、事務職員や業務システムとして使用する事務系の 2 系統に分かれていました。インターネットの接続環境も 2 系統存在し、インフラもサービスも別という状況で、コスト面での負担も大きなものとなっていました。それぞれのシステムの管理については、教育研究系の管理は教員自身が、事務系の管理は電算課が実施していました。
日本体育大学
管理部 電算課
主任
荒井 俊嘉 氏
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当時の状況を、日体大 管理部 電算課 主任の荒井 俊嘉 氏は、「教員の方々は、実務である教育活動と並行してメール システムの運用管理を実施していましたが、やはり負荷が高い状況でした。主体となっていた教員の方の異動もあり、2006 年 12 月頃、教育研究系および事務系両方のメール システムを電算課で担当するという話が浮上しました」と話します。
新たなメール環境を構築するための検討が進められる中、就職関係の部署であるキャリア教育支援課や、学外機能である同窓会から、これを機に卒業生にもメールのアカウントを提供し、継続的に使用できるようにしたいという要望があがりました。この背景には、18 歳人口の減少などに伴い、さらに厳しさが増す大学経営において、卒業生との継続的で密接な関係が不可欠という実情がありました。卒業生の口コミ効果を高めて入学者を増やす、卒業生から勤務先情報を収集して就職率を高めるなどの施策が必要と考えたのです。
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日本体育大学
管理部 広報課
課長
忠政 明彦 氏
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「18 歳人口の減少は事実であり、その影響を否定することはできません。また、他の大学でもスポーツに関わる学部、学科が増えるなど競争は激化しています。しかし、日体大はスポーツ界のリーダーを輩出する大学として、毅然とした姿勢を貫くことが重要と考えます。そのためには、卒業生との継続的で密接な関係の構築、そして具体的な仕組みが不可欠だったのです」−日体大 管理部 広報課 課長の忠政 明彦氏はこう話します。
当初は、それまで使用してきた事務系の Web メール システムを拡張して対応しようと考えていた電算課ですが、該当システムでは多量のアカウントの管理が難しいこと、また、在学生、教員のほとんどが Web メールではなく、メール クライアントを使用した一般的なメールに習熟していたこともあり、在学生、教職員が利用する学内のメール環境については、Web メール システムに加え一般的なメール サーバーとクライアントを使用したシステムとすることを決定しました。
一方、卒業生が使用するメール環境については、コスト面で頭の痛い問題がありました。
一般的なメール システムのライセンス料は、管理するアカウントの数に比例して増加します。在学生や教職員と異なり、毎年その数が増加する卒業生に対して、このようなランセンス料が必要となった場合、大学のコスト負担は非常に大きくなります。日体大の場合、卒業生の数は毎年平均約 1,500 名に達します。このため、アカウントが増えてもコスト負担が増加しないシステムを採用することが必須となりました。
検討が重ねられた結果、このような要求に対応できる施策としてあがってきたのが、Web を使用したフリーメール サービスの採用だったのです。
アカウントの確実な管理、秘匿性の確保、そして、ブランドによる安心感で Windows Live@edu を選択
2007 年の 4 月段階では、マイクロソフトが提供する Windows Live@edu をはじめとするフリーメール サービスが候補として検討されていました。
Windows Live@edu は、全世界約 4 億 6,500 万人以上のユーザーに利用されているインターネット ポータル サービスである Windows Live の機能を活用した教育機関向けのサービスです。メール サーバーなどをマイクロソフトにホスティングする形態となるため、学校側は、メール システムのアカウント使用料やサーバー ハードウェアなどのコストを削減し、さらに、システム運用保守などに関わる負荷を劇的に低減できます。メール サービスである Windows Live Hotmail は、1 アカウントあたり 5 ギガバイトのメール容量をも持ち、スパムメールやアンチウイルスの対策を実装しているため、信頼性の高い、セキュアな環境で利用することが可能です。
比較検討を開始した日体大が、評価のポイントとしてあげたのは、コスト面に加え、アカウント情報の安全な管理、メール内容の秘匿性の確保でした。
メール アカウントの生成、管理を含めすべてをサービス提供サイト側で実施する形態のフリーメール サービスもありましたが、Windows Live@edu の場合は、学内にアカウント管理のためのシステムが必要でした。今回のシステムでは、学内に導入するアカウント管理のシステムとして、Identity Lifecycle Manager 2007(以下、ILM 2007) の導入が想定されました。コスト面のみに着目すれば、追加システムがまったく不要な他のサービスの方が優位になりますが、日体大の判断は、上記の 3 つの評価ポイントを満たすことに重きを置いたものでした。
荒井氏は、「たとえコストがかかっても、個人情報であるメール アカウントを学内で確実に管理できることが重要と考えました。新規でアカウントを生成したい場合、大学側の対応だけで迅速に生成できること。あるいは、何らかのトラブルが発生した場合に、迅速に該当アカウントを無効にできるなど、大学としての意思決定がすぐ反映できるかが重要なポイントでした」と話します。
また、利用者のメールの内容を自動的に解析し、その結果を使って広告の表示を行うフリーメール サービスもありましたが、日体大側では、このような機能を問題視しました。荒井氏は、「メール内の解析はしないことが常識であると考えています」と話し、メール内容の秘匿性確保を強調しました。Windows Live@edu の場合、サービス内容説明文の中に「メールの内容はスキャンしません」と明示されており、メール内容の秘匿性が十分に確保できることが評価につながりました。
そして最後に、マイクロソフト ブランドに関する安心感があげられました。「マイクロソフトというブランドが持つ安心感、そして知名度にも注目しました。日本初の導入事例となることが、日体大にとってもプラスになると考えました」(忠政氏)。
これらの結果を総合的に判断したうえで、2007 年 6 月、日体大は Windows Live@edu の正式導入を決定。日本電気株式会社の協力の下、Windows Live@edu 導入プロジェクトをスタートし、2008 年 3 月に実稼働を開始しました。
＜導入システムの概要と効果＞
学内での確実なアカウント管理と、Windows Live@edu のコンビネーションで、安全かつ費用対効果の高いシステムを実現
今回の卒業生向けメール システムは、大学内に配備された ILM 2007 と、マイクロソフト側が提供する Windows Live@edu サービスから構成されます。
アカウント発行の手順については、最初に電算課が、各卒業生に対応した日体大ドメインの新たなアカウントを発行し、これを ILM 2007 に格納。その後、ILM 2007 から Windows Live@edu サービスに対してアカウントの生成が行われ、利用が可能となります。卒業生には、卒業式の当日、学位記、修了証書と共に、Windows Live Hotmail のアカウントが配布され、その後、該当アカウントは、半永久的に継続して使用することが可能となります。
ILM 2007 によるアカウント管理について荒井氏は、「直接、フリーメール サービス側に CSV ファイルなどからアカウントのアップロードをするサービスもありますが、誤って CSV 上のデータを削除してしまった場合には、復元できなくなり大きな問題となります。その点、ILM 2007 を介した今回のシステムでは、アカウントが ILM 2007 内のデータベースに確実に格納されるため、このようなリスクの発生を排除できます」と評価します。
現在は実稼働が始まったばかりで、詳細な結果が現れるのはこれからとしながらも、コスト削減への期待を、「今回のシステムでは、ひとつのアカウントあたり 5 ギガバイトのディスク容量を確保でき、ハードウェア投資、運用投資などが削減できることから考え、大雑把に捉えても、IT 関連コストを約 10 分の 1 に削減できると想定しています」(荒井氏) と話します。
Windows Live@edu サービスを使用したメール アカウントは、2008 年 3 月に実施された卒業式で、約 1,500 名の卒業生に配布され日々活用されています。
＜今後の展望＞
卒業生の活躍が、Windows Live@edu を介して大学の活性化につながる
日本電気株式会社
文教ソリューション事業部
第三営業部
石川 慶 氏
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日本電気株式会社
文教ソリューション事業部
第三営業部
主任
隈部 敏隆 氏
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今回発行された Windows Live@edu サービス アカウントは、2007年度の卒業生分のみとなりますが、今後の展望として、「毎年の卒業生に加え、順次同窓生全員に対し同サービスのアカウントを発行し、大学と卒業生間で双方向の情報流通を狙っていきたい」と忠政氏は話します。
また、今回のシステム化を実際に担当した日本電気株式会社 文教ソリューション事業部 第三営業部の石川 慶氏は、「日体大におけるサービス導入を機に、マイクロソフト社では、Windows Live@edu サービスに向けた日本のサポート体制を確立しました。管理面、技術面を通じて、日本語のスタッフによるサポート窓口があることは大きなメリットとなります。IT 部門に専任の職員が少ない学校や大学では、特にメリットがあるため、Windows Live@edu サービスの拡大に大きく寄与すると思われます。私達がこれから取り組むプロジェクトでも、Windows Live@edu サービスに向けた日本のサポート体制は、非常に有効なものとなるでしょう」と語ります。
同部門の主任 隈部 敏隆氏は、日本の大学市場動向を踏まえ、生涯メールの重要性とフリーメールの可能性について、次のように示唆します。
「卒業生に生涯変わらないメールアドレス (生涯メール) を提供し、卒業生との継続的な連絡手段を確保することで、長期にわたる情報共有を実現しようと考える大学が増えています。このような試みを実現するにあたって、ライセンス増に伴うコストの増大は大きな課題です。日体大で実現された Windows Live@edu ベースのシステムのようにライセンス単位での課金を行わないサービスが求められているのです。私達は、Windows Live@edu を活用したメール システム構築ノウハウを他学にも横展開し、生涯メール実現を支援していきたいと考えています」(隈部氏)。
最後に、日体大 副学長 監物 永三 氏は、「卒業生は私達の大きな財産のひとつです。彼らが社会で活躍することで、学生も高い目標を持つことができ、最終的には大学の活性化にもつながります。このような卒業生と在学生とのコミュニケーションを創出し、継続的で密接な関係を構築する基盤として、Windows Live@edu に大きな期待を持っています」と締めくくりました。
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