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Microsoft® Office InfoPath® 2003 で
社内申請のワークフローを短期に構築し、業務効率を改善
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総合広告代理店である株式会社 NTT アドでは、情報システム部に対する年間 1,000 件を超える作業依頼申請を効率よく処理するために、InfoPath 2003 と Microsoft Office SharePoint® Portal Server 2003 を活用し、「Outlook® をインターフェイスにした」 XML ベースのワークフローシステムを短期間で構築。業務効率を大幅に改善させています。
＜導入の背景＞
紙による社内申請業務を電子化
株式会社 NTT アド
情報システム部
担当部長
杉本 隼人 氏
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NTT グループのコミュニケーションパートナーである、株式会社 エヌ・ティ・ティ・アド (以下、NTT アド) は、「Communication Wings」をビジョンに掲げ、電波、印刷、交通、インターネットなどの媒体による広告展開およびセールスプロモーション、PR 業務から、コンテンツ開発を始めとする IT コミュニケーション展開までを提供する総合広告代理店です。
約 600 名が勤務する同社では、これらの業務を円滑に進めるための基盤として、グループウェアを Microsoft Exchange Server と SharePoint Portal Server で構築。さらに Active Directory® により、ユーザー ID の一元管理を行い快適な社内コミュニケーションを実現しています。
NTT アド 情報システム部 檀ノ原浩氏は、社内のコミュニケーション環境について次のように説明します。
「当社は業務の性格上、添付メールの件数も多く、以前のメールシステムでは、メールサーバーに負荷がかかり頻繁に遅延を起こしていました。そこで、2004 年にインフラの全面的な刷新に取り組み、Exchange Server 導入と併せて、セキュリティを強化するために、リソースを統合管理できる Active Directory を導入しました。また、業務アプリケーションを Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 にアップグレードしています」。
NTT アドでは、このインフラを存分に活用し、日々運用していく中で、「新しくメールアドレスを取得したい」、「メーリングリストを作成したい」、「新しいパソコンを設置したい」など、社内チームメンバの入れ替わりや作業環境のさらなる整備に関する年間 1,000 件を超えるリクエストが、情報システム部に寄せられています。
これらのリクエストはすべて作業依頼申請用紙によって行われてきました。その量は 1 年で事務用ファイル 2 、3 冊分に相当すると、NTT アド 情報システム部 担当部長 杉本隼人氏は言います。
「紙だと、かさばるうえに、ほかの書類に紛れてしまい、作業遅れの原因になることも多々あります。また、検索性も低く、依頼件数や作業内容が正確に把握できないため、作業依頼書の内容を Excel ファイルに入力して管理していたのですが、手間がかかるうえに誤入力も多いという問題がありました」。
NTT アド 情報システム部では、この作業依頼の処理を効率化するべく、2004 年 12 月に作業依頼申請へのワークフローの導入を検討開始。しかし、3 社の製品をリストアップして検討を重ねた結果、いずれの製品も NTT アドの要望を満たすことはできなかったと、檀ノ原氏は言います。
「さまざまなパッケージ製品を検討しましたが、それぞれに一長一短ありました。決まったフローしか管理できなかったり、入力フォーマットが定型化されているなどの問題があり、私たちが望む柔軟なワークフローを実現できるとは言えませんでした」。
そして、さらなる検討を進めているときに浮上したのが、Microsoft Office InfoPath 2003 と、Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 を連携させてワークフローを構築するという提案でした。
InfoPath 2003 は XML 形式でのデータ保存、連携を前提としているため、ユーザーがクライアント PC で入力した情報、データをそのままデータベースに取り込んだり、Web を利用して共有することが可能。自由度の高いワークフローを、低コストで、比較的容易に作成することができるのです。
＜システム開発＞
InfoPath 2003 の「簡易さ」により、約１か月で開発完了
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株式会社 NTT アド
情報システム部
檀ノ原 浩 氏
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Microsoft Office InfoPath 2003 と、Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 を活用したワークフローの開発がスタートしたのは、2005 年 2 月。その後、約 1 か月で開発が完了したと、檀ノ原氏は振り返ります。
「このワークフロー開発にあたっては、私たち情報システム部自身の手でインターフェイスの開発を行うのと並行して、株式会社エイ・エヌ・テイにワークフロー エンジン部分の構築を依頼しました。この分業体制によって、工期を抑えることができました」。
「それに」と、檀ノ原氏は続けます。
「InfoPath 2003 は、Word や Excel 同様のルック アンド フィールであるために、操作に戸惑うことが少なかったのです。また、入力ロジックもプログラムコードを書かずに生成されるため、XML の知識がなくても簡単に定型フォームを作成できます。私自身、XML でのフォーム作成経験は少なかったのですが、InfoPath 2003 を使うことで、拍子抜けするほど簡単にインターフェイスを作成することができました」。
Microsoft .NET Framework のアーキテクチャを採用したワークフロー エンジンは、SharePoint Portal Server 上に構築され、インターフェイスは Web パーツとして動作。Microsoft Office Outlook 2003 を窓口として、このワークフローにアクセスできるように構成されています。
株式会社エイ・エヌ・テイ
.NET ソリューション部
.NET グループ
大窪 新一 氏
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「当社では、全社的な業務システムの窓口として Outlook 2003 を利用しています。今回構築したワークフローも、やはり Outlook 2003 からリンクしていますので、各自の PC 上に Outlook 2003 さえ立ち上げれば、メールも、社内情報の閲覧も、各種申請業務も行えるようになっています」(杉本氏)。
利用者が、 Outlook 2003 で『作業依頼書』を選ぶと、SharePoint Portal Server で帳票一覧が表示されます。その中から「カテゴリ」を選ぶと、「メール アドレスの追加」、「メール アドレスの削除」、「メール アドレスの変更」などの申請メニューを表示。
このメニューを選ぶと自動的に InfoPath 2003 が立ち上がり、作業依頼申請用紙とほぼ同じ入力画面へと移行。Active Directory によってユーザー ID が一元管理されていますので、画面上で必要事項を入力し「申請」をクリックするだけで、申請者の所属長などへ順に、承認依頼が添付されて送信されるしくみになっています。
「計画段階で、ワークフローにファイルを添付したいという要望をいただいていました。一般的なワークフロー エンジンだと開発が大変なので、相応の作業量を覚悟していましたが、InfoPath 2003 には Office ドキュメントや画像を添付できる機能が標準で実装されていました。さらに、Active Directory と .NET Framework によって、すでに開発環境が整えられていたこともあり、スムーズに開発を進めること
ができました」と、株式会社エイ・エヌ・テイ .NET ソリューション部 .NET グループ 大窪新一氏は言います。
＜システム導入効果＞
紙での運用よりも「分かりやすく」、「スムーズ」に
「インターフェイスをしっかりと作りこみましたので、このワークフローを実際に使ってもらえば、その利便性は社内の利用者に納得してもらえるはずと自信がありました。そこで、あえて教育や操作法のセミナーも開きませんでした」と杉本氏は振り返ります。
「各グループの担当者が集まる会議で、ワークフローの導入を初めて説明したときには、多くの人から『難しそうだ』と言われましたが、実際に運用が始まってみると、『使い方がわからない』などの問い合わせは、ほとんどありませんでした。むしろ、プルダウンメニューの中から項目を選択するだけで記入でき、また＊ (アスタリスク) がついた必須事項を入力しないと先に進めないなどの利便性により、紙で申請していたときよりも間違いが少なく差し戻しも減りました。さらに言うと、『どうやって記入すればいいのか？』という質問さえも、なくなっています」。
当初、社内から上がった不安の声に備え、カットオーバーから最初の 1 か月を移行期間とし、申請用紙とワークフローを並行運用していましたが、ワークフローの運用後すぐに、紙で申請を行う人はいなくなったといいます。
InfoPath 2003 と SharePoint Portal Server による申請ワークフロー システムは、NTT アドにさまざまな導入効果をもたらしました。
たとえば、Microsoft SQL Server™ 2000 のレポーティング サービスを活用し、申請書類のステータスを適時確認できるようになったことが、メリットとして挙げられます。
「管理者の立場から最も大きな効果といえるのは、作業が可視化できたことです。紙で申請処理を行っていたときは、『どの書類が、今、どこを回っているか』というステータス管理が難しいため、月次で処理を行っていました。そのため、私のところで最終承認を得るまでに、1 か月近く費やしてしまうものもありました。しかし、ワークフローによって申請が電子化された今、適時ステータスを把握することが可能になりましたので、私が作業を承認するまでの流れが、非常にスムーズになりました」(杉本氏)。
「メーリング リストを作成するときも、申請されたアドレスをデータのまま直接利用できるので、書類を見ながら手入力していたときのような誤入力がなくなり、精度も作業スピードも格段に向上しました。また、今回の InfoPath 2003 にかぎらず、Microsoft ベースの IT インフラに刷新してから、現在までトラブルがほとんど発生していません。ノントラブルでシステムを運用できる環境は、情報システム部にとって、何ものにも代えがたいメリットといえます」(檀ノ原氏)。
このほか、InfoPath 2003 は、エンドユーザー自身で容易に申請書のフォームをカスタマイズできることも、評価のポイントであるといいます。
「たとえば、申請ファイルに“管理者だけが見られるメモ”が設定できることも便利ですし、カスタムビュー機能によって部門ごとの入力項目を変更させられることも、非常に有効です」(檀ノ原氏)。
＜今後の展望＞
今回のシステムを応用して、運用範囲を拡大
「今回 InfoPath 2003 を使ってみて、XML の有効性を明確に実感しました。今後、XML を利用したしくみを、もっと幅広く業務に活かせるはずだと考えています。たとえば、現在は電話で受け付けているヘルプ デスク業務も、入力フォームを InfoPath 2003 で作成し、SQL Server と連動させていけば、単なる業務分析だけではなく、ナレッジ マネジメントにまで広げられるでしょう。他部署に関しても、定型フォームの入力業務は案外多いはずなので、そういった部分を XML 化していけば、ユーザーの負荷を軽減させ、全社的な生産性向上につなげられると考えています」(檀ノ原氏)。
「今後の計画としては、情報システム部内の申請業務をすべて InfoPath 2003 で電子化していく予定です。全社の業務へと応用できるかどうかについては、たとえば、総務系の申請手続きには『印鑑』が必要となりますので、いろいろと検証するべきこともあるでしょう。ですから、私たちとしてはまず、今回開発したワークフロー エンジンを活用して、部署内の業務への応用の幅を広げ、スキルとナレッジを積み重ねチャレンジしたいと思っています」と、杉本氏も今回のワークフロー システムの成功に笑みをこぼしながら、今後の展望で締めくくります。
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