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Microsoft® Windows® XP Tablet PC Editionにより庁内の情報伝達が効率アップ
将来的な県民サービスへの応用を視野に
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埼玉県庁では 20 台の Windows XP Tablet PC Edition がインストールされたタブレット PC をいち早く導入。端末を容易に持ち運べる優れたモバイル性と、複数の人で画面が共有しやすいユニークな形状により、職員同士で新しいコミュニケーションスタイルが産まれたと報告されました。このことは庁内全体としての生産性向上に強く結びつくと判断され、現在は庁内職員の使用を想定して本格導入が検討されています。将来的には来庁した県民へのサービスとして、タブレット
PC を使った諸手続きや、県政の説明などにも応用できると考えられています。
＜導入の背景とねらい＞
県の諸施設において、IT 化推進のバリエーションを増やす
情報リテラシのばらつきをタブレット PC で吸収
埼玉県では、電子県庁を目指して 2001 年度までに、県の全組織を LAN/WAN で接続してきました。2002 年度にはほぼ 1 人 1 台のパソコン体制を整えました。これで電子県庁のベースになる基盤ができたと言えます。本庁だけでなく学校や県税事務所など約
500 もある機関すべて、約 1 万 2,000 人の全職員がすべてネットワークで接続されたのです。
「一般の企業からすれば、2001 年度にやっと LAN、WAN 化が実現したというのは必ずしも早いと言えないでしょう。しかし 1 万 2,000 人という非常に多くの職員のすべてにパソコンを行き渡らせるというのはとても大変なことでした。また、独自のネットワークが完成しているところと接続するなど、多くの問題もありました。しかし、ネットワークの完成が即システムの完成ではありません。これからさらに利用者の使いやすい環境を整備して行く計画です。タブレット PC はその重要な要素の 1 つと考えています」と、埼玉県 総務部 情報政策課 課長の坪井伸夫氏は、大きな組織へのタブレット PC の適用の方向性を示唆しています。
県の組織としては税務や政策決定のための情報収集といったコンピュータの利用が早くから進んでいた部署と、必ずしも進められていなかった部署がありました。パソコンを触る必要性がこれまであまりなかった部署も多く存在しており、職員の情報リテラシは均一ではありませんでした。
またタブレット PC の最大の魅力はその携帯性の高さと、コミュニケーションの取り易さでした。コンピュータの情報を参照するために机の前に縛られていることがなくなるのです。たとえば自分が参照している画面をそのまま他の職員の席へ持って行き、1 つの画面を見ながら話し合うということが簡単にできるのです。これまでは情報をいったんプリントアウトするか、自分の席に他の職員を呼びつけるか、相手の席まで行ってから同じ画面が開くまでパソコンを操作するなどしなければなりませんでした。タブレットPCではこうした手間が不要になり、生産性が大きく向上します。さらに無線LANを標準で搭載しているため、ネットワーク上にある情報であっても、机の前に縛られることなく自由に席を移って参照したり加工したりができるのです。
このようなねらいから、Windows XP Tablet PC Edition がインストールされたタブレット PC が、埼玉県庁に導入されました。
＜導入の結果と効果＞
次世代プレゼンテーションツールとして利用
ミーティングをスムーズに進める
県政にはさまざまな種類の情報が必要とされています。最近ではインターネット上の情報を参考にするケースや、メールで送られてくる情報も重要です。コンピュータの画面を、複数の職員が回覧することも増えています。坪井氏は、職員が情報を共有するシーンでのタブレット PC のメリットについて、次のように語っています。
「たとえばホームページなどで情報を集めて皆で情報共有する場合、タブレット PC によってスタイルが大きく変わりました。これまでは画面をキャプチャしてメールに添付したり、ホームページのアドレスを送っていましたが、この方法では送られた内容のどの部分に着目して欲しいのかを伝えづらかったのです。わざわざ描画ツールを立ち上げて印を付けるのは面倒です。タブレット PC を使えば膨大な情報の中から重要な部分だけをペンで切り取って、手書きのメモを加えてメールで送信することが容易にできます。さらに情報を受け取って返事をする側も、送られてきた情報にメモを追記することが容易です。情報を送る側と受け取る側の、双方にとってメリットはとても大きいと言えます」 (坪井氏)
プレゼンテーションの場では、タブレット PC のコミュニケーションツールとしてのメリットが最大限に発揮されます。県の業務では、県内の企業や県民の代表者たちを集めた会議が定期的に開催されます。ほとんどの会議では Microsoft PowerPoint® などで作成した資料を、説明者がプレゼンテーションする形式となっています。数十人が参加する会議ではプロジェクタを使ってプレゼンテーションすることになりますが、タブレット PC の画面に直接ペンでコメントを記入したり大事なところにマーキングをしたり出来るので、強調したい部分や重要な箇所がより分かりやすく伝わるようになりました。数人程度の会議であれば、タブレット PC をテーブルの中央に設置して皆で画面を共有しながらプレゼンテーションができ、さらには画面にペンで書き込みをしながらディスカッションが出来ますので、より生産性の高いミーティングが実現できます。また会議室まで持ち運ぶのもまったく苦になりません。
「タブレット PC は複数の人に画面を見せながら会議をするといったシーンに非常に向いているツールだと思います。ペンで画面を指しながら説明を進めれば、発表者と参加者がまったく同じ画面を見ながら議題について考えることができます。大人数で会議をする場合は、Microsoft PowerPoint の画面にペンで直接書き込みしているものをスクリーンに表示させることで、プレゼンテーションを非常に効果的に行えます。少人数の場合には、参加者全員でタブレット PC に書き込みしながら会議が進められます。いずれの場合も発表者がパソコンを操作するために、話が途切れるということもありません。他の参加者も画面を指して問題を的確に指摘できます」と坪井氏。またキーボードが苦手な人でも紙と同様にメモを取ることができるため、会議で指摘のあった事柄を資料に追記して後にメールで配布したり、議事録を簡単に作成するといったメリットもあると言います。
＜今後の展望＞
対面コミュニケーションに大きなメリットのあるタブレット PC を
今後は県民サービスで利用することを検討
このように小さな会議や、対面で話し合う用途に向いたタブレット PC は、今度は県民に対するサービスとして窓口に導入することも検討されています。
「現時点では県庁内部だけの利用となっていますが、将来的には窓口業務で使うことも考えられます。職員が来庁者に対し、画面を指し示しながら説明するといった場面にタブレットPCは向いているからです」と坪井氏は言います。ネットワーク上にある情報を県民に提供する機会は増えており、それらはいちいちプリントアウトする必要がない場合も多いものです。そんな時タブレット PC は、窓口で高品質な県民サービスを提供することにつながると考えられています。
「これまでパソコンで行えなかったことや、マウスでは不自由に感じていたことがタブレット PC で簡単にできるようになるという予感があります。電子県庁の実現を目指し、さまざまな分野にパソコンを浸透させるには、キーボードとマウスのパソコンだけでなく、タブレット PC も選択肢の 1 つとして、強力なツールとなることは間違いないでしょう」 (坪井氏)
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