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医療現場のノウハウを駆使し Microsoft Office 2003 を活用しチーム医療実現の最適なシステム構築。
タブレット PC でのペンで操作や書き込みと Microsoft Office InfoPath® 2003 のフォーム機能によりバックヤード業務を大幅に合理化。
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さまざまな業務プロセスに多種多様な伝票や帳票が密接に組み込まれているのが日本企業のビジネスの特徴。これは IT 化に一見反するように見えます。しかし視点を変えて考えてみましょう。現在の業務効率に問題があるとすれば、その業務に用いる帳票類とその流れ、処理の方法にボトルネックがある可能性が大です。そこに潜む問題点を解決しさえすれば、情報伝達をスムーズに行え大幅な効率化が実現する可能性があるのです。帳票類が重要な働きをする典型的な現場の 1 つが病院です。病院内でやり取りされる帳票が数百種類に達するのが一般的であり、そのような中で環境においてチーム医療を実施する上で、迅速で的確な情報伝達が大変重要になってきています。患者の受付から検査、診察、手術、薬品の処方、保険点数計算、会計といった一連の業務が、カルテをはじめとする帳票類によって成り立っています。その業務プロセスを改善するために既成の医療情報システムを導入する病院も増えていますが、事前検討が十分でないとコスト高になりかねず、また病院独自の業務プロセスに必ずしも完全に対応できない場合もあります。大阪府で整形外科を中心に長年実績を積んできた島田病院もこの課題に直面していました。同病院ではチーム医療を促進するための IT 導入にあたり、既成の業務パッケージではなく、より業務に即し、コストも抑えられる方法を選びました。タブレット PC と、Microsoft Office 2003 の アプリケーション の 1 つである InfoPath 2003。この組み合わせをツールとして選ぶことにより、低コスト、短期間でシステムの開発を行うことができ、そして何より医師の意図を容易に組み込んだ業務即応のシステムを完成させ、診療のバックヤード業務を大幅に合理化することに成功したのです。
＜導入の背景と狙い＞
バックヤード業務を軽減して医療への集中を
大阪府で 2 つの医療機関と疾病予防施設、介護老人保健施設を持ち、高齢者在宅支援も行っている「はぁとふるグループ」。複合的なヘルス ケア サービスを提供している同グループの中核を担うのが医療法人 永広会 島田病院です。同病院は設立当初から整形外科診療とリハビリテーションに力を注いできました。特にスポーツ整形分野を含む整形外科手術では年間手術件数が 900 件以上と、一般病院としては全国でもまれに見るほどの実績を積んできました。
多くの患者が訪れる同病院では、1 日に 10 件の手術をこなす日もあります。診療や手術そのものの労力はさておき、そのバックヤードで行われている業務の労力は膨大で、医師もスタッフも事務作業や帳票類の管理作業に忙殺される毎日が続いていました。しかし、そんな忙しさの中でも医療の現場は患者との人間的な関わりができなくてはいけないというのが院長の島田永和氏の信念です。「ヘルス ケアという事業には『魂』が要ると思ってるんですよ。人間に対する興味だとか、ある種思い入れだとか、そういうのがないとマシンになっちゃうじゃないですか。しかし、そういうきわめてヒューマンな部分を生かそうとしたら、事務的な業務はできるだけカットしなければならない」(島田氏)。
医師もスタッフも、医療そのものの業務にできるだけ専念できる環境が欲しい。それは、ますます厳しさを増す医療事業環境のもと、限られた予算と人員でさらなる事業拡大や患者サービスの向上を図らなければならない使命を持つすべての医師やスタッフに共通した思いでした。整形外科医師の佐竹信爾 (しんじ) 氏は言います。「三位一体の改革と言われて、負担する側も増える、払う料金も増えるし保険料も増える。診療報酬改定でプラス改定は絶対あり得ない。そんな環境下で我々は限界までやっています。この厳しい環境で生き残りを考えた場合、いかに業務の効率化をするかということも大事だと思っています」。
Microsoft Office Excel 2003 によるテンプレートを利用しても減らない記入やコピーの手間
病院の事務的業務は、患者データの作成や検査の受付、実施、結果記録、診察時の所見や治療計画、薬品の処方、手術が必要な場合の申し込みや同意書、手術の日程調整、などなど、たくさんの業務プロセスのそれぞれで生じます。プロセスとプロセスをつなぐのは、それぞれの担当者が記入する帳票類です。紙の状態の帳票類は、原本がそのまま各プロセスを流れていくのではなく、あるプロセスではコピーして保管され、別のプロセスではコピーしたうえで FAX により次の担当部署に送られます。記入やコピーなどの手間がかかるばかりでなく、同じ患者の治療のための書類が、複数の部署で保管されたり、一部同一内容の書類が再作成されたりすることにより、手術日程変更や、患者データの訂正などが生じた場合に、その事案に関する院内のすべての関係書類を改訂することがきわめて難しくなってしまいます。
こんな状況を何とかしたいと考えた同病院では、およそ 5 年前からパソコンを導入し、Excel により書類のフォーマット (テンプレート) を作成して利用していました。これでも一定の効果はありましたが、業務プロセスを大きく改善するには至りませんでした。「Excel でテンプレートを作ったことで、例えば手術申し込みなどはスムーズになりました。しかし、そのテンプレートに手書きしたものを手術の担当者に伝えるためには、それをコピーして手術室に FAX すると。以前と同じことをやっているわけです。紙ベースではやっぱり限界がある」(佐竹氏)。
そんな折、佐竹氏の相談相手になったのが同病院のシステム課課長代理の佐藤貴志 (たかし) 氏でした。佐藤氏は、10 年以上にわたり、グループ全体のシステム管理を一手に担っていました。IT を道具にしてこの課題を解決できないかと考えた 2 人は、市販のパッケージ製品などをいくつか検討してもみましたが、同病院の現場が求める機能との不一致やコストの問題などがあり、導入に足るパッケージはなかなか見つかりませんでした。しかし、その調査のなかで 2 人はやがて、最適な製品を発見することになりました。
＜システム導入の経緯と特徴＞
InfoPath 2003 と Windows Server™ 2003 との出会いと自前でのシステム構築
佐竹氏と佐藤氏が特に注目していたのは紙の帳票でした。院内で利用していた帳票を数えてみれば数百種類にもなり、Excel でテンプレート化した帳票は全体のなかでは少数なのが実情だったのです。「非常に帳票というのは多いんですよね。思っているよりもというか集めてみてびっくりする。それも 1 枚でも実は複写になっていてですね、たくさんの場所に移動していくと。そういう紙が本当にたくさんあるんですよね」(佐藤氏)。
紙には紙のよさがあり、これまで紙の帳票が業務プロセスを支えてきただけに、そこには業務のノウハウも詰め込まれていました。しかし佐藤氏は「情報を活用するとか、蓄積するとかいう部分については例えば膨大なカルテのなかから特定のものだけ取り出すということだけ取り上げても、非常に困難であると問題視してました」といいます。
しかし他の病院で導入が進む医療機関向けパッケージ製品で従来の帳票に詰め込まれていた業務ノウハウを吸収して構築することには思いのほかの困難がありました。「今までの歴史の中から生み出された帳票を生かそうとすると、カスタマイズ費用がどんどん上積みされていく。非常にコストが高い」(佐藤氏)。いくつかの大手 SI ベンダーに見積りを出してもらうと数千万円の金額にもなりました。これでは同病院の手には余ります。
そこで佐竹氏と佐藤氏の議論は、パッケージがだめなら自分たちの手で、少なくとも新しいシステムのモデルケースを作ろうという方向に向かいました。「島田病院の特徴である手術の領域で 1 つのものを作って、その上で、これをやればこんなことができるということをわかってもらうために」(佐竹氏) 手がかりとなるシステムを作成しようと決めたのです。
その結論に沿って、2 人は視点を変えて適切な製品を探し始めました。ほどなく、佐藤氏が有力な候補を見つけました。それが、Microsoft Office 製品の InfoPath でした。InfoPath は、まさに同病院で課題となっていた帳票類中心のバックヤード業務にうってつけの機能性を持っていました。
ノウハウが詰め込まれた帳票を生かして合理化できるのが InfoPath
InfoPath は、画面上でもプリントしても利用できる電子帳票ともいえる「フォーム」を作成、活用するためのソフトです。Excel や Word で作られた帳票フォーマットを読み込み、または新たにフォーマットを作成して、利用者が意識することなく XML のデータとして作成することができます。容易にデータベースとの連携ができるため、ユーザーは予め作成されたフォームを選んで画面に呼び出し、それに必要項目を入力することによりデータベースへの簡単でミスのない登録を行うことができます。一度登録された情報は簡単かつ高速に取り出せるだけでなく、同じ項目を必要とする他のプロセス用のフォームにも反映させることができます。しかも、あるプロセスで変更されたデータは、その変更項目を含む全フォームで一度にダイナミックに変更されるようになります。また XML データとして InfoPath のフォーム上で入力されたデータを他のシステムへ反映させたり、他のシステムから InfoPath 上へデータを連携させたりすることができます。
この特徴は、同病院が従来行ってきた帳票を媒介にした業務フローの電子化にぴったりのものに見えました。すでに Excel 上でテンプレート化している帳票も、このソフトにならそのまま読み込んで、より活用しやすい形で流用できるのです。また、操作性は使い慣れた Excel や Word などの Office 製品と同等です。
佐竹氏と佐藤氏は、InfoPath を中心に、新しい業務システムのプロトタイプを、自分たちの手で作る試みに挑戦することにしました。
低コストで高パフォーマンスを実現した Windows Server 2003 と Windows® SharePoint® Services
2 人の挑戦は、思ったよりも順調に、速やかに実現していくことになりました。サーバー システムやデータベース、情報共有の仕組みはすべて Windows ベースの製品が利用でき、InfoPath との違和感がなく、容易に構築ができたのです。InfoPath によるフォームづくりは、佐竹氏がみずから診療後に毎晩の残業で作成しました。「自分の一番使いたい入力画面が作れます。Access の入力フォームを画面で作る程度のスキルがあれば、項目の数や配置、画面のレイアウト、リストの種類、などを、使いやすいように自分でレイアウトできました」(佐竹氏)。
佐藤氏はサーバー部分の開発を担当しました。サーバー OS は Windows Server 2003 を使いました。また作成したフォームの情報共有を合理的に行うために Windows SharePoint Services (以下 WSS) を導入しました。Windows Server 2003 の管理下で、WSS は InfoPath で作られたフォームを共有可能な形で整理して蓄積します。ユーザーは必要に応じてフォームを自分の PC にダウンロードして、担当業務で発生するデータを入力します。患者データなどの既存データは、既存の会計システムに登録されたものが、フォーム上に抽出されます。フォームの項目を完成させたら、それを WSS に送信すれば、既存のデータベースである SQL Server 2000 に追加、あるいは変更処理が自動的に行われます。こうしたシステム間の連携は、InfoPath の特長の 1 つであるデータの XML 化と、Web サービスによって行われます。これら標準技術の採用により、システムの機能が変更、あるいは追加されても変更コストが少なくて済むことも、佐藤氏の狙いの 1 つでした。しかしそればかりではありません。
「実際に触ってみて、非常にレスポンスが早かった。医事システム上にある患者の情報をデータとして問い合わせをかけて InfoPath に表示させるには他システムとの連携が必要ですが、InfoPath そのもののパフォーマンスも、Web サービスを使った連携のパフォーマンスも高かった。それが非常に少ないコストで得られました」(佐藤氏)。
現場の業務はタブレット PC と無線 LAN で改善
さらに 2 人のアイディアは、診療現場での業務改善にも向かいました。バックヤードの業務を電子化するなら、そのデータが発生する源である現場で手間をかけずに入力できることが必要です。しかし、患者と対面しながらカルテ等を記入する診療現場で、医師がキーボートに向かったままでいることはできません。また、患部の箇所や状態などを絵で書き込むこともできなければなりません。
そこで佐竹氏が考えたのがタブレット PC の採用です。タブレット PC なら、紙とペンを手にしたのと同じ状態で患者に対面することができます。患部の絵などを記入するときも、画面上をタッチ ペンでなぞることで描くことができます。複数のタブレット PC は無線 LAN でサーバーと結ぶようにすれば、LAN 回線の取り回しを気にすることなく使え、しかも他部署にタブレット PC を持ったまま移動して打ち合わせなどを行うことができます。
「全部文字で打てるのかと言われたら打てないわけなんですよ。手術中のスケッチとかというのが出てきますと。じゃ、それをどうするんだというところで、やっぱりタブレット PC というのは大きかったと思います」(佐竹氏)。
＜システムの効果と今後の展望＞
業務プロセスの改善とデータ蓄積による情報活用の途を開く
2004 年 12 月、佐竹氏と佐藤氏の熱意により、新システムのモデルケースとなるべきシステムが稼働を始めました。手術支援システムです。これを使うと、医師は、診察室で患者と対面しながら患者の基本データや検査データなどを、自分のタブレット PC 上で参照することができます。所見や、患部の状態などを手書き文字や絵で書き込んでいけます。さらに、手術の同意を得たら同意書を作成したり、手術の日程を手術室などに照会しながら予約することなどを、診察室から動くことなく行えるようになりました。
同様にタブレット PC を利用するスタッフにも、慣れないキーボード操作が必要な従来の PC よりもタブレット PC は好評を博しています。InfoPath とタブレット PC を使えば、手軽にデータが入力でき、しかもその入力フォーム上でルールに違反する入力を行うと、ただちに注意がうながされ、訂正を行うことができます。入力漏れを防ぎ、データの完全性を担保するには好適な環境が生まれました。
しかも、さまざまなデータは InfoPath の電子フォームとして WSS 上に蓄積されるばかりでなく、必要な項目についてはデータベース (SQL サーバー) と連携して、他システムでも利用可能な形で蓄積されていきます。その仕組みはシステムのバックエンドで動き、ユーザーは特別にデータベースの存在を意識する必要がありません。データベースに蓄積されたデータは Microsoft SQL Server 2000 の分析機能を活用して瞬時に経営上必要な統計的情報の抽出をできるようにしました。
煩雑を極めた帳票類の管理は、このシステムの構築により手術関係の業務に関して大幅な労力削減が可能になりました。また、医師やスタッフの時間の使い方が変わってきました。単に伝票処理に費やしていた時間が、本来の専門的な業務へとシフト可能になったのです。さらに、データの蓄積とその迅速な利用が可能になったことにより、患者や疾患の増減傾向分析や、経営上の実績の把握もリアルタイムに行えるようになりました。
「最近はこういう疾患が減っているといった情報をみんなにリアルに把握してほしい。またスタッフにはコンピュータに自動でやらせたらいい仕事はコンピュータにまかせて、その時間をほかに使いなさいと言えるようになりました」(佐竹氏)。
手始めに自前で開発した手術支援システムは、単に帳票の電子化といったレベルではなく、業務プロセスも確実に改善しているようです。また、目指すところもはっきりしてきました。
その一点目は、同様のシステムの横展開です。今回のような帳票類に着目した合理化は、他のさまざまな領域で応用できそうです。これを含め、院内のできるだけ多くの業務を IT によって連携させていくことが、同病院の究極の目標です。そのためには、今回のシステムをさらに強化し、拡張性をもたせるための新たなサーバー導入なども課題として見えてきました。
また、情報の活用によるサービスレベルの向上も、現実的に可能になってきました。それは患者への情報のフィードバックです。「この手術の成績はこんなのですよ、と。この手術をしたらどれぐらいの入院でいけるんだろう、どれぐらいでスポーツ復帰できるんだろう、仕事復帰できるんだろう、といった患者様の当然の疑問に即答できる、つまり情報をフィードバックできる能力をもつこともやっぱり大事だと思います」(佐竹氏)。
始まったばかりの同病院の IT への挑戦は、今後もさらに加速しながら進展していきます。「現場のドクターや協力してくださる方と一緒に、(IT 化を) 進めていかないといけないですね。次はもうトライケースではない。今まで以上に密に連携を取りながら形にしていくという作業が次のステージで待ってますんで、今まで以上にですね、お互い死ぬ気でやっていこうということですよね」 (佐藤氏)。「医療には魂が必要」という島田院長の信念に答えるべく、同病院のチャレンジは続きます。
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