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Microsoft® Office Project の導入により、病院向け物流管理システム導入プロジェクトの一元管理を推進。プロジェクトを可視化し、お客様満足度と収益の向上を目指す。
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病院内の物流管理システムを中心に大規模病院向けのシステム開発から、導入・運用支援、コンサルティングまでの一貫したサービスを提供する株式会社サン・システムでは、事業拡大に伴い全社的なプロジェクト管理の整備を実施。プロジェクトを可視化する Project 2003 を全社導入することで、プロジェクトの進捗とリソース、コストをリアル タイムに把握できる管理体制を構築。新潟県長岡市の本社と東京・大阪の各拠点にまたがる人員のスキルとその配置と、経営層の状況把握と迅速な経営判断を容易にすることで、顧客満足度の高いサービス提供を可能にしています。
＜導入の背景と狙い＞
急成長により増加した案件を、Project で効率よく管理
株式会社サン･システム
社長室
室長代理
松本 康雅 氏
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株式会社サン･システム
開発本部
神林 由幸 氏
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2005 年 4 月の改正薬事法の全面施行に伴い、医療業界では、投薬過誤や、感染症発生時などの原因究明のために、「どの物品を、誰が、いつ、どの患者に、どれだけ使用したか」個別に把握できる管理体制が求められるようになりました。それに対応する医療過誤防止を目的としたシステムなどは、薬品や医療材料の流れを詳細に把握できる「物流管理システム」が基礎になります。併せて、同業界では現在、コスト管理についても重要性が高まり、在庫管理を含めたトータルな「物流管理システム」が非常に注目されています。
「大規模な病院になると、医療材料だけでも 1 万 2000 品目ほどの取り扱いがあり、さらに、1 年に 1 回のペースで品目が変わるため、お客様の医療現場でもなかなか品目の最新情報を把握しきれないのが実情でした」と語るのは、株式会社サン・システム 社長室 室長代理の松本康雅氏です。
株式会社サン・システム (以下、サン・システム) では、こうした医療業界のニーズに早くから取り組み、1997 年に 2 次元バーコードを利用した病院内物流管理パッケージ システムを開発。以来、病院内の物流管理を主軸にしたコンサルティング、システム開発、導入・運用支援を一貫して行い、全国各地の大規模病院向けシステムの導入を幅広く手がけてきました。こうした同社の取り組みは、医療業界において高く評価され取り扱い件数が急増。昨年は社員数を 2 倍に増員しました。
常時約 20 件のプロジェクトを同時並行でこなす多忙さに加え、新潟・東京・大阪に分散した拠点機能のさらなる拡充と拡大を推進する中で、急務であったのがプロジェクト管理体制の整備でした。
「病院では部門ごとに物の流れが違うため、病院全体の最適な物流システムを構築するには、非常に時間がかかります。当社ではこれまでプロジェクト管理を、各プロジェクト マネージャに任せていましたが、案件数が増加したことと、協力会社へ一部委託していることから全体の管理を行うことが難しくなってしまいました。そこで、システム導入までのプロジェクトを効率よく管理し、進捗、リソース (稼動状況と負荷)、コストをリアル タイムで把握できるシステムが必要となったのです」(松本氏)。
そして選ばれたのが、各プロジェクトの稼動状況をリアル タイムで把握し、全社的にプロジェクト管理を一元化できる、Microsoft Office Project 2003 でした。
「経営層への説明では、Project 2003 は Excel などの数字データとは異なり、ビジュアル化され、感覚的に捉えられるツールである点を強調しました。経営トップは時間がないわけですから、プロジェクトの状況が“見ればわかる”ということが重要になります。上層部の迅速な判断を得るためにも、プロジェクト管理を可視化できる Project 2003 が必要だと説明し、理解と協力を仰ぎました」(松本氏)。
＜導入経緯とシステム概要＞
拠点の枠を超え、プロジェクトのスキルやノウハウを共有
株式会社サン･システム
開発本部
谷地田 陽一 氏
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Microsoft Office Project 導入の目的は、「全社規模のプロジェクト管理の一元化」と、「地域の枠にとらわれない、柔軟な人的リソースの配置」にあったといいます。
「以前は、各プロジェクト マネージャが Excel などを使って個別にプロジェクト管理を行っていたのですが、報告の形式もタイミングも決まっていなかったために同期がとれず、経営層側で各プロジェクトの実体把握が同時に同一の尺度でできない状況でした。そこで新たに Microsoft Office Project を導入してフォーマットを統一するとともに、Project Server によって全社規模のプロジェクト管理を一元化することになったのです」とは、サン・システム 開発本部 神林由幸氏です。
さらに、松本氏は、「新潟、東京、大阪といった拠点の地域的な枠にとらわれない、柔軟な人的リソースの配置」の重要性について次のように説明します。
「病院向けシステムの場合、国立系なのか、県立なのか、私立病院なのかでシステム導入のノウハウは異なってきます。たとえば、東京にある国立病院のシステム仕様をまとめた SE の場合、同一拠点内の都立病院のプロジェクトを担当するよりも、他の拠点で管理する国立系病院向けプロジェクトを担当させることで、その SE のノウハウを生かすことができます。そのため、“地域”という枠にとらわれず、適任者を選出する必要があります。このリソース管理にも役立つことが、Project 2003 導入の大きなポイントでした」(松本氏)。
Excel では把握できなかった、スタッフの詳細な稼動状況も、Project 2003 ならば「スタッフが、現在、どのプロジェクトに参加しているか。どの程度の稼動状況にあるか。そして、そこから他のプロジェクトに移動させることができるかどうか」などを一目で判断することが可能です。また、各プロジェクトのスケジュール調整と、拠点の枠を超えた最適なリソース配置を実現させることに適したツールです。
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株式会社網屋
営業本部
PMSグループ
マネージャー
鈴木 克哉 氏
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株式会社網屋
技術本部
PMSグループ
マネージャー
鹿野 富貴 氏
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さらに、サン・システムでは Project 2003 がサービス原価の算出を簡単に行えることも導入の要因としています。
Project 2003 では、プロジェクトごとの実績工数を Microsoft Office Project Server 2003 に蓄積することで、その工数データを基に財務担当者などが容易にサービス原価の算出を行うことができます。プロジェクト管理と管理会計との連携を視野に入れていた同社にとって、Project 2003 導入の大きなメリットと考えていたのです。
サン・システムでは、今回の Microsoft Office Project の導入に合わせ、Active Directory の導入と社内のネットワークを新規に整備。新潟県長岡市の本社にツールを管理する Project Server 2003 を導入し、本社と東京営業所、および大阪営業所のネットワークを VPN で構築しました。プロジェクト マネージャ用には、本社と各拠点それぞれに Microsoft Office Project Professional 2003 を導入、クライアント側に Project Web Access を導入することで、経営層はもちろん、各拠点のプロジェクト メンバ、さらには各拠点に在籍する外部パートナー企業の方が Internet Explorer 経由でプロジェクト情報をやり取りできる環境を整えました。2004 年 8 月に、本社システムをカット オーバー。続く 9 月に東京、10 月に大阪のそれぞれに Project 2003 を稼動させたのです。
サン・システムでは、このシステム導入を「時間をかけて自社で行うよりは、コストをかけてでもノウハウのあるスペシャリストにコンサルティングを任せ、短期導入を実現したい」(松本氏) として、株式会社網屋 (以下、網屋) にコンサルティングを依頼。システムの要件定義に 3 か月、実際の導入作業は 1 か月という短期導入を実現しています。網屋 営業本部 PMSグループ マネージャーの鈴木克哉氏は「サン・システム様のトップの方が自らのプロジェクト管理の必要性と課題、Microsoft Office Project 導入の目的を明確に認識しておられ、Project 導入の決定や導入時における仕様確認において、即座に役員会議にはかるなど、常に迅速な決断をしていただきました。このように経営トップの方が Project 導入チームに協力的であったことが短期導入を実現できた要因の 1 つでした」と、その成功要因を説明します。
さらに、網屋 技術本部 PMSグループ マネージャー 鹿野富貴氏は「今回の導入では、Project の導入と同時に、本社と拠点を結ぶネットワークの構築、および Active Directory によるユーザーやファイル、プリンタなどの資源の管理を新規に構築していったため、他のシステムとのコンフリクトを最小化できました。また、システム導入に際し、サン・システム様のご担当の方々がシステム検討から導入・運用に至るまで一貫して同じ役割を担われたことも重要な成功要因でした。組織変更などによって導入途中で担当や役割が変わると、要件定義への手戻りが発生し難航することも少なくないからです」と導入当時を振り返ります。
こうしたサン・システムの一貫した導入姿勢は、全社員のトレーニングにおいても効果を発揮。当初から導入にかかわっていた神林氏が社内のヘルプ デスクとしても機能することで、導入から展開までをスムーズに実現したのです。
＜システム導入の効果＞
プロジェクト管理の可視化により、業務効率をアップ
Project 2003 は、プロジェクト管理の 3 要素である、「期間≒スケジュール」、「コスト≒リソース」、「品質≒プロジェクト品質」を有機的に統合したさまざまな機能を有しています。
たとえば個々のプロジェクト管理では、スケジュールを 1 か所変更すると、関連するタスクまでが自動的に変更され、納期が遅れそうなタスクをクリティカル パスとして表示。進捗管理の効率化と早急な対応に貢献しています。また、タスクごとに、リソースの置き換えなどシミュレーションも行えるため、コスト削減や効率化も容易に実現。全社レベルでは、プロジェクトを一括管理し、さまざまな観点からポートフォリオ分析を利用した多角的な分析を行えるため、経営トップの重要な意思決定をサポートすることも可能になります。
これら、さまざまな機能と複数プロジェクトの一元管理を活用して、サン・システムでは、プロジェクトの可視化を実現。本稼動から半年にして、既にさまざまな効果が現れているといいます。
「Project 2003 では Excel などの数値データとは異なり、ビジュアル化され、感覚的に捉えられるので、非常に使いやすいです。最近では、Project 2003 を見ることで進捗の遅れなども発見し、プロジェクト マネージャに対して、早期に対策の指示が出せるようになってきています」(松本氏)。
また、Internet Explorer を利用する Project Web Access を介して Project Server 2003 にアクセス。リアル タイムな拠点間での情報共有を可能にしたことで、「各拠点から本社に集合し頻繁に行っていた要求仕様の変更などに伴う全社会議」を大幅に削減でき、プロジェクト管理コストの削減も実現できたといいます。
「プロジェクトの実行段階で発生する懸案事項やドキュメントなどは、メールの添付でやり取りを行うと、いざ情報が必要なときに検索に時間がかかるなど、管理が煩雑になりがちです。Project 2003 では Word などで作成したこれらドキュメントを、Windows SharePoint Servicesを介してそれぞれのタスクにリンクし、ガント チャートなどから一覧することができるため、情報共有がスムーズに行えるのです。プロジェクトの実績管理ができるようになるのは、当然だと思っていましたが、情報共有がスムーズになりかつ効率化されたことは、導入後の新たな発見でした」(神林氏)。
また、その他について、サン・システム 開発本部 谷地田陽一氏は、次のように説明します。
「Active Directory を組み合わせて利用し、ユーザー アカウントを一元的に管理できるようにしたので、ファイルへのアクセス制限やコンピュータへのログイン制限などのセキュリティ対策も並行して行うことができました。また、2004 年に、新潟中越地震を経験したこともあり、地震対策として本社や各拠点でデータのバックアップを拠点間で行い、仮にどこかで地震などの災害が発生してもデータを守ることができるように工夫しました」。
＜今後の展開＞
社員の能力向上や、情報共有基盤としての可能性に期待
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スケジュール管理では、1 か所の修正でもプロジェクト全体に与える影響が視覚化できる [拡大図]
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単なる数値ではなく、グラフ化がされるので、実績も瞬時に把握できる [拡大図]
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エンタープライズ レベルの Project 2003 活用により、プロジェクトの効率化、可視化を推進している同社ですが、Project 2003 導入による副次的な効果も現れてきました。
プロジェクトの進行では、成果物を生み出す上で必要な作業を階層構造で表現する WBS (Work Breakdown Structure) の作成が重視されています。サン・システムでは、Microsoft Office Project で、この WBS をテンプレート化して、プロジェクトの進め方を結果的に国立・公立・私立といった病院の形態に合わせて標準化できる点が社員の提案能力向上に大きく貢献しているといいます。
「社員の考え方のロジックが変わってきたことを感じています。現在半強制的に全社員に WBS を Project で作成させていますが、その作業洗い出しの方法論が身に付き、お客様側の物流管理システム導入のための準備においても、WBS の考え方を基にして、具体的な提案ができているようです。これは、お客様に合わせ、より具体的かつ効率的なシステム導入を提案できるわけですから、顧客満足の向上に貢献するうえで大きなメリットです」(松本氏)。
また、今後同社では、経験豊富な社員のプロジェクト管理のノウハウを Project 2003 上にプロジェクト テンプレートとして保管し、全社規模で共有化できる情報系ツールとしての新しい視点での活用も目指しています。
「当社のシステム開発と導入サポートは、医療と物流という 2 つの分野を網羅した業務のため、そのノウハウを持つスタッフは限られてきますし、新人教育にも労力を使います。そこで、ノウハウのある社員のスケジュール管理やお客様との折衝方法などを、できる限り Project 2003 のプロジェクト テンプレートに落とし込み、当社の営業資産として活用していきたいと思っています」(松本氏)。
また、同社では、将来的にモバイルによるデータ通信などを活用することで、開発現場から本社のサーバーに直接アクセスしてプロジェクト管理が行える環境を整備することも視野に入れています。
「当社のスタッフはお客様の病院内で作業することが多いので、将来的には、開発現場からプロジェクトの実績を入力したり、懸案事項を参照できるようにしたいと考えています」(神林氏)。
現在主軸としている医療業界の物流システムに、看護支援システムなどの新規事業を加え、新たな拠点拡大を図るサン・システム。各プロジェクトの課題や問題を吸い上げ、より良い製品開発を目指す同社では、システム導入後の保守管理を含めた、総合的なプロジェクト管理を行っていきたいと今後の Microsoft Office Project の活用に大きな期待を寄せています。
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本ケーススタディは情報提供のみを目的としています。Microsoftは、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。
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