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社員力向上に向けて、ワークスタイルを可視化
Microsoft® Individual Productivity Assessment
(Microsoft IPA) でさらに改善されるエンジニアの職場環境
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クルマの特性にあった「専用タイヤ発想」で安全、快適、高品質そして何より楽しいタイヤを作り出す東洋ゴム工業株式会社 (以下、東洋ゴム工業)。同社の設計部門はこれまで「自分の机の上ですべてが完結する」職場環境の実現を目指してさまざまな改善を実践してきました。Microsoft Individual Productivity Assessment (以下 Microsoft IPA) の実施で同社は企業内個人に焦点を充て、数値に裏づけされた生産性向上に挑戦します。
※Microsoft IPA についての詳細はこちらをご覧下さい。
＜導入の背景とねらい＞
ワークスタイルを数値化して改善余地を見つけ出すMicrosoft IPA
 
東洋ゴム工業株式会社
タイヤ技術部 タイヤ先行技術 開発発グループ ネットワークシステム
担当課長
山下勉氏
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1995 年の MS-Mail (Exchange の前身) による電子メールシステムの展開から始まり、2001 年の電話、FAX、ボイスメールの Microsoft Outlook® への統合など、東洋ゴム工業はこれまでも IT を積極的に開発現場に投入し、エンジニアの生産性向上を図ってきました。「専用タイヤという日本ではまだニッチ市場を攻める私たちにとって生産性を向上させることは必須の命題でした」と、東洋ゴム工業 タイヤ技術部 タイヤ先行技術開発グループ ネットワークシステム担当課長、山下勉氏は言います。IT の導入で東洋ゴム工業のワークスタイルは大きく変わり、エンジニアの業務環境は以前と比較すると大幅に改善されました。しかし、一通りしくみができあがった現在、「新しいシステムを導入してもそれがどれだけ業務に影響しているのか効果が見えにくくなった」と、山下氏は指摘します。IT 投資でどれほどの効果が出ているのか、それを知るために同社は ROI (Return of Investment：投資回収率) を算出してみました。良好な結果を得て「現状では行くところまで行った」という思いがある一方、それでもわいてくる「まだ改善の余地があるのだろうか」という疑問に答えるのが、企業内個人の生産性をアセスメント (評価) する、マイクロソフト コンサルティング サービス (MCS) の新しいメニュー、Microsoft IPA です。調査対象として抜擢されたのは東洋ゴム工業 タイヤカンパニー タイヤ第一技術開発部 商品開発グループ、新開明彦氏です。新開氏は 10 年にわたりタイヤの設計、開発に携わってきました。「タイヤを設計するうえで一番難しいのは、人が感じたことを数値化すること」と新開氏は語ります。たとえば、「動きがよくて乗り心地のいいタイヤ」。エンジニアはこれを数値化して設計と実験、評価を繰り返し漠然とした言葉のイメージを数値に裏付けられた性能に置き換えていかねばなりません。エンジニアの生産性の評価もまったく同様で、作業時間や開発効率を正しく数値化し定量的に分析するということが課題であります。Microsoft IPA ではインフォメーションワーカーのワークスタイルをアプリケーション操作などの「ログ情報」と「映像情報」により記録し、マイクロソフトが 1988 年以来、製品開発段階で実施してきたユーザビリティテストにおけるノウハウを活用することでこれを解決しています。
＜Microsoft IPA のアセスメント手法＞
オペレーションログと映像によりワークスタイルを記録
これを数値化して業務活動の客観値を詳細に分析
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東洋ゴム工業株式会社
タイヤカンパニー タイヤ第一技術開発部 商品開発グループ
新開明彦氏
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IPA は大きく「測定」と「分析」という 2 つのフェーズから構成されます。
-測定フェーズ
コンサルタントはまず、対面インタビューおよびアンケートによって被験者の業務内容の概略やスケジュールを把握します。被験者の PC 操作 (いつ、どのアプリケーションを利用したか、どのファイルを閲覧したかなど) がすべてオペレーションログとして記録されます。また、画面操作や被験者の挙動そのものもビデオカメラによって記録されます。映像情報の測定は、日本語版 Microsoft Windows Media™ 9 Seriesで実現しており、高画質かつ最適なビットレートで長時間安定して録画 (エンコード) することが可能です。
-分析フェーズ
東洋ゴム工業株式会社
タイヤ技術部 タイヤ第一技術開発グループ 商品開発セクション
担当課長代理
森川幸則氏
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測定作業が終わると記録データは回収され、映像データとオペレーションログを突き合わせ、綿密に分析作業が行われます。分析の結果は現状分析レポート、Operational Opportunity (以下 OO) レポート、Environmental Opportunity (以下 EO) レポートという 3 つの報告書にまとめられます。現状分析レポートはインフォメーションワーカーの業務実態を可視化したものです。OO レポートはアプリケーション操作など「方法」を変えることで生産性向上が見込まれる改善余地をまとめたものです。そして、EO レポートではソフトウェアをバージョンアップするなど「環境」を変えることで生産性向上が期待できる改善余地について報告します。レポートにおいて、ファイルの探索、閲覧などの情報アクセスの状況、メールや会話などのコミュニケーション コラボレーションの状況、など分析項目は可能な限り数値化、グラフ化されており客観的な判断が可能です。
新開氏は測定期間中その働きぶりを完全に記録されました。「カメラマンが横にいるわけではないのでストレスは感じませんでした」と同氏は言います。映像は定点カメラで記録されるので被験者は測定を気にすることなく日常業務に専念できます。新開氏を推薦した東洋ゴム工業 タイヤ技術部 タイヤ第一技術開発グループ 商品開発セクション担当課長代理、森川幸則氏は「以前からエンジニア個人の生産性を分析してみたいという思いがありました。調査対象としては、普段からとても良く仕事をしている新開君であれば、動じることなく普段どおり仕事ができると思いました」と、抜擢の理由を説明します。
山下氏は「私も昔はエンジニアだったので、個人の生産性と全体の生産性が結びつくという考えが根底にあります」と、個人に焦点を当てた IPA のアセスメント手法の有効性を語っていました。
今回のケースで実際に提出された 各種レポートでは、
- PC 作業や非 PC 作業内のアプリケーション使用状況などの作業分類
- パブリックフォルダ等の情報アクセス・参照の傾向
- 作業プロセスとコミュニケーションによるコラボレーションの傾向
- Microsoft Office 2000 による OO レポート
- Office 2000から Office XP へのアップグレード効果 (EO レポート)
- Microsoft SharePoint™ Portal Server 2001 による改善余地
- Microsoft Project Server 2002 による改善余地
などが報告され、OO/EO について測定日ごとに OO/EO 種別、アプリケーション名、OO/EO の内容、発生回数、改善予測時間がそれぞれの事例について述べられています。
Windows Media 9 Series で実現した「映像情報」測定画面 [拡大図]
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＜導入の結果と今後の展望＞
レポートで明らかになった改善余地と IPA への期待
被験者の新開氏は IPA により「Microsoft Excel の操作法など、私の知らない使い方を指摘してもらって新しい発見があった」と言います。「最初はヘルプをよく見ますが、ある程度慣れてくると我流で突き進んでしまうことが多く、新しい使い方を覚えようとしません」 (新開氏)。 このような、OO/EO レポートにある自分だけではなかなか気づかないアプリケーションの非効率的な使い方は被験者が相談される立場であるほど、被験者だけでなくその周囲のスタッフにも共通する改善余地であることが推測できます。同じところで同じような間違いを繰り返すことをやめるという小さな積み重ねが組織全体の生産性を高めることにつながっていきます。新開氏はまた「私の実際の仕事を上司に知らしめるいい機会だった」とも語っています。IPA にはエンジニア自身の改善要求を第三者 (コンサルタント) の指摘で明らかにするという効果もあるようです。
森川氏は「彼が資料をどこにどういう風に取りに行っているかという他部署との関連が分かった」と、非 IT 系業務にも注目します。設計が本来の仕事である被験者にとって非 IT 系すなわち PC を使っていない時間の中には付加価値を生まない作業も含まれており、改善の余地が考えられます。
山下氏も「PC に向かっている時間とそうでない時間がイーブン (同程度) だった点には驚きました」と、レポート内容を振り返ります。新開氏には多くの人が相談を持ちかけ、そのつど被験者の作業は中断させられていたのです。「非 IT 系の行動分析の中に会話による思考の中断などを始めとして約 160 時間以上も業務改善できる余地が見つかり、一従業員の働き方を見直すことから、マネジメント全般に対して大きな示唆を得ることができる、と強く感じています。言うまでもなく、IT 系についても Office XP、SharePoint Portal Server 2001、Project Server 2002 などの環境改善により約 80 時間以上の改善余地が見つけることができ、今後、早期に製品導入を行うことを検討しております」とレポート内容を高く評価しています。
ワークスタイル現状分析レポート (一例)
ここでは一例として、PC 作業および非 PC 作業をアプリケーション使用履歴や作業内容で大きく分類しています。
ワークスタイルの傾向 (表) [拡大図]
※単位 時間：分
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Operational Opportunity (OO)/Environmental Opportunity (EO) レポート (一部)
東洋ゴム工業 新開氏のワークスタイルより、OO および EO を整理し、Office XP、Project Server 2000、SharePoint Portal Server 2001 の導入で、年間約 80 時間以上の改善余地が明らかにすることができました。
ここでは、Office 2000 環境上で OO ならびに Office XP へアップグレードした際の EO を一例として、下記で取り上げます。
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本ケーススタディに記載された情報は初掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
本ケーススタディは情報提供のみを目的としています。Microsoftは、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。
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