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企業製品の安全性や品質を監査する第三者試験認証機関が、コミュニケーション インフラとして Windows Mobile を選択。監査員のモバイル業務に全面活用
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テュフズードジャパン株式会社は、ドイツのミュンヘンで行政から独立して誕生した第三者試験認証機関であるテュフズードの日本法人です。お客様先を訪問して実際の認証作業を行う監査員が、現場でさまざまな確認やコミュニケーションを行うためには、充実したモバイル環境が不可欠です。このような、モバイル コミュニケーションを実現するための新システムにおいて、テュフズードジャパンが選択したのは、機能面、セキュリティ面、そしてコスト面に優れた Windows Mobile 端末でした。
＜導入背景とねらい＞
ビジネスの根幹を担う監査員に、より優れたモバイル コミュニケーションのしくみを提供
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テュフズードジャパン株式会社
IT アドミニストレーター
ISO 20071 (ISMS) スペシャリスト ITIL Foundation
北村 和正 氏
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テュフズードジャパン株式会社
製品安全部
部長 品質保証システム アセッサー
関口 雄一 氏
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テュフズードジャパン株式会社 (以下、テュフズードジャパン) は、ドイツのミュンヘンで行政から独立して誕生した第三者試験認証機関であるテュフズードの日本法人です。
テュフズードジャパンでは、監査員と呼ばれる担当者が、日本各地のお客様先へ実際に出向き、製品の安全性や品質確認、工場の安全性テスト、最近では情報システムの安全性管理基準である ISO 27001 (ISMS) への適合などについて監査を行っています。
監査の結果、一定の基準を満たしていることが証明されると、該当企業に対してテュフズードが発行する認証マークである「テュフ マーク (テュフズード マーク)」の貼付を許可します。このテュフ マークは、企業製品の高い安全性や品質を保証する証として、国際的に高く評価、および認知されているため、認証マークを取得した企業は、自社製品が世界の安全基準に準拠していることを広くアピールできるようになっています。
テュフズードジャパンのビジネスの根幹を支える監査員は、社員の約 7 割を占めています。彼らが、自社のオフィスにいることは少なく、ほとんどの業務はお客様先で遂行されています。
しかも、作業場所は、お客様のオフィス内とは限りません。工場内や、時にはボーリング マシンが穴を掘っている工事現場というような場合もあります。また、一度お客様先へ出張すると数週間帰社しないことも少なくありません。そのため、出張中に日本法人やドイツ本社との情報共有や他のお客様とのコミュニケーションを行う際には、メールが必要不可欠となります。資料などを添付したメールをやり取りしたり、緊急の場合には電話をしたり、さらには、Web 画面で最新の監査基準をお客様に示すこともあります。
そのため、外出先でのコミュニケーションを支えるしくみの良し悪しは、テュフズードジャパンのビジネスに直結した重要課題となっています。以前は、ノート PC とカード型の PHS を使用していましたが、監査員からは、ノート PC に加え、より携帯性が高く、使いやすいモバイル端末を求める声が上がっていました。
テュフズードジャパン IT アドミニストレーターの北村 和正氏は、監査員の方から「都内で半日や 1 日程度の出張に行く際には、いちいちノート PC を持参したくはない。ただし、何かあった時の連絡手段は欲しい」という要望が上がっていたと話します。
テュフズードジャパン 製品安全部 部長の関口 雄一氏も、次のように話します。
「移動時の連絡や日報作成など、電車の車内でノート PC を使おうと思ってもなかなか利用が難しい場合があります。また、バッテリーも長時間は持たないので、せっかく使おうと思った際に使えないこともあります。通信する際にも、ノート PC を起動してからカード型 PHS でダイヤルアップ接続を行う必要があるため、時間がかかり面倒でした」。
こうした要望に応え、持ち運びが便利で、常にネットワークにつながり、簡単に使える携帯型端末の検討が開始されました。
＜導入までの経緯＞
ドイツ本社で導入している他社製端末を機能面、コスト面で退ける
テュフズード社では、既にワールドワイドで導入している、他社の携帯情報端末がありました。
通信機能を内蔵したこの端末は、ドイツの本社やヨーロッパで、エグゼクティブを中心に既に利用が開始されていました。しかし、端末価格や通信費などを考えると、非常に高額になり、監査員全員に配布を考えていたテュフズードジャパンにとって、大きな負担となることがわかりました。
今回のプロジェクトの立案者でもある北村氏は、プライベートで 10 年以上も Windows CE を使っていた経緯もあり、Windows Mobile を自社のビジネスに活用できないか検討を開始。Windows Mobile の利便性について北村氏は一定の満足を得たと言いますが、他社端末の導入実績をくつがえし、採用を決定するためには、より十分な説得材料が必要でした。
そんな中、2005 年に電話機能付きの Windows Mobile 端末、W-ZERO3 が登場。機能面、安全面に加え、コスト面での優位性も証明できると考えた北村氏は、本社から製品比較のためのチェック リストを取り寄せ、個々のチェック項目について評価結果をまとめていきました。
「安全性を重視する本社では、セキュリティに関する数多くのチェック項目を挙げてきました。例えば、リモート ワイプができるか、パスワードを間違えた場合自動的にロックできるかなどの内容です。これらの項目についてテストを実施し、すべての要望を満たしていることを証明しました」と北村氏は振り返ります。
コスト面での優位性も際立っていたと、北村氏は話を続けます。
Windows Mobile 端末は、ソフトウェアまで含めた一括での本体価格が安く、さらにデータ通信の定額制を利用できるなど、本社で導入している他社の携帯端末と比べ圧倒的なコスト パフォーマンスを持っていました。
「すべての監査員に配った場合、他社の端末に比べ、初期導入コストで約 2.5 倍の差、月額運用コストで約 7 倍の差が発生するという試算結果になりました。携帯電話の通信費だけについて考えても、月間約 39% のコストダウンができたというシミュレーション結果が出ています」。
高い安全性の保証、そしてコストでの優位性をアピールした約半年の説得が実り、2007 年 4 月から本格的な導入がスタートし、新システムは本番稼動を開始しました。
＜導入システムの概要＞
Exchange Server と連携し、メールの送受信やスケジュール確認に活用
構築されたコミュニケーション基盤は、Windows Mobile 5.0 または 6 が搭載された約 50 台のウィルコムの W-ZERO3 をクライアント端末として構成されています。サーバー側は、国内に 3 台の Exchange Server が配備されており、内 1 台がフロントエンドとして、他の 2 台がバックエンドとしてクラスタ構成で機能しています。ユーザーの認証は、本社にある Active Directory® によって行われ、ワールドワイドで一意な ID 管理を行っています。
監査員の日々の業務では、お客様先のオフィス、工場、工事中の現場、そして移動中の車内など、さまざまな場所でメールによる連絡の確認や送信を行います。この際には、端末に標準搭載された Outlook® Mobile を介して、メールを送受信したり、予定表を確認したりすることができます。特に添付ファイル形式で資料を送るケースが多いため、Exchange Server 側では、ユーザーごとのメール容量として 200MB を確保しています。
新システムの導入は非常に短期間で実現できました。使用しているメール サーバーが Exchange Server で構築されていたため、フロントエンドの Exchange Server 上の OWA (Outlook Mobile Access) および EAS (Exchange ActiveSync®) の設定を有効にするだけで、PC および Windows Mobile 端末からアクセスできる環境を容易に、かつ迅速に実現することができたのです。
「サーバー側については、既存の IT 資産をほとんどそのまま活用することができました。このため、導入のための時間とコストを大幅に削減することができたのです」と北村氏は評価します。
＜システムの導入効果＞
迅速なコミュニケーションの実現に加え、運用負荷軽減、コスト削減にも貢献
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テュフズードジャパン株式会社
プラント エンジニアリング部
化学物質リスク管理エキスパート
林 宏 氏
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Windows Mobile 端末の導入効果は、利便性、運用性などの面ですぐに現れました。
テュフズードジャパン プラント エンジニアリング部 化学物質リスク管理エキスパートの林 宏氏は、導入の効果について次のように話します。
「1 日に届くメールの約 6 割がお客様からの連絡です。この中には緊急に連絡が必要なものもありますが、それほど急がなくて済むものもあります。Windows Mobile 端末を携帯していれば、まず内容を確認し、急ぎの場合はすぐメールをするか電話をかけるなどの対応をし、それ以外はオフィスやホテルなどに戻ってからノート PC で返答することができます。この切り分けを、どこにいてもできることが大きなメリットです」。
また、北村氏は、社内の別のユーザーからのコメントとして、「特にお客様からのメールに対しては、安心感を与える意味でも、すぐに返信するよう心がけています。数行程度の内容であれば、ノート PC を立ち上げなくても Windows Mobile で十分対応することができます」と評価されたことを話します。お客様企業同士がライバルというケースもあるため、出張先を口にすることはできない事情がありますが、「Windows Mobile を使えば、たとえ移動中や地方であっても、場所が限定されません」と話します。
関口氏は業務上、海外との情報共有が欠かせないことを挙げて、Windows Mobile と Exchange Server が連携していることのメリットを次のように説明します。
「私が担当している、製品のコンプライアンスに関わる評価作業では、ヨーロッパへの輸出基準に合致しているかという確認が必要となります。ドイツ本社など、海外への問い合わせが発生した場合にも、ワールドワイドで管理された Exchange Server 上のアドレス帳を参照することができるため、瞬時に連絡先を探し、確認を行うことが可能となりました」。
情報としてやり取りされるのは、メールだけではありません。
林氏は、「お客様に説明する際に、撮影した写真などを実際に示しながら話を進めることができるのは、非常に便利ですね」と話します。
林氏はさらに、移動中の車内でも手軽に作業ができるようになったと喜んでいます。
「新幹線の中で数時間 Windows Mobile 端末を使用しました。京都ぐらいからテキストを入力し始め、名古屋を過ぎるぐらいまでかけて完成して、すぐに送信しました。走行中の新幹線の中でしたがネットワーク接続は問題ありませんでした」。
最後に、北村氏は運用面についてのメリットを次のように説明します。
「ユーザーである監査員の方に端末を貸与する際に、個別にオリエンテーションを実施しましたが、Windows® に近いということで、皆理解が早かったです。配布後も、操作がわからない話はほとんどなく、すんなりと楽に入っていけたという返事が返ってきました。日ごろ使っている PC と似たようなインターフェイスなので、違和感なくスタートできたのでしょう」。
＜今後の展望＞
将来的には、SharePoint® Server との連動も、さらにコスト面での改善も推進
将来の展望に関して北村氏は、今後登場する VPN ソフトなどに依存するとしながらも、「Outlook 連動や Office SharePoint Server 2007 経由でのストレージ利用などもあり得ます」と話します。
ドイツ本社では、Web ベースのイントラネット システムがあり、VPN ソフトが完備されれば、これらのシステムの活用も可能になる見込みです。
また、コスト面のさらなる改善については、PBX から内線として直接着信が可能となるしくみを導入することも計画しています。これにより、会社への通話や拠点間の通話も、通信料が不要となります。通常の固定電話の数を減らして、コスト削減を図ることができるのです。1 つの Windows Mobile 端末を持参すれば、通話も含めた各種の用途に活用できるようになり、利便性も格段に高まります。
「既存の IT 資産を素直に使ったことが良好な結果につながったと感じています」と北村氏は、今回のシステム構築を総括しています。そして、Windows Mobile 端末と Exchange Server は、多大な努力や時間をかけずにモバイル コミュニケーション環境を実現する最適なコンビネーションであり、小規模から大規模システムまでシームレスに拡張できるプラットフォームであると話します。
最後に、製品安全部の部長であり、品質保証システム アセッサーである関口氏は、「企業製品の安全性や品質を監査する第三者試験認証機関である私たちが、自らのコミュニケーション インフラとして Windows Mobile 端末を選択したことが、この製品への私たちの評価を表していると思います」と締めくくりました。
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