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Microsoft® Office Outlook®をベースとした
業務システムによる経営品質の向上
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長野県下でも有数の規模を誇る総合建設会社ヤマウラは、早くからノーツを利用した IT 化に積極的に取り組んできました。しかしその使い勝手の問題や、建設業特有の膨大な書類の処理に追われる状況を改善するため、2002 年 5 月より、Outlook を利用した G. system (日新建工株式会社開発) を導入しました。その結果、全社的な業務改善に成功しています。このシステムにより、社内の業務情報の共有化、迅速な情報伝達、認証ラインのデジタル化といった、抜本的な経営戦略の柱を自社で構築、運用しています。
＜導入の背景と狙い＞
操作性の高さと使い慣れたユーザーインターフェイスを重視し、Outlook でシステムを構築
「実は少し前まで、グループウェアのノーツを使っていました。メールボックスを開けるとき、ノーツの場合はキーというものが必要です。このキーの管理というのが非常に難しいのです。人事異動があると、半日くらいは電算室の中から担当者が出られないというような、効率の悪い状態が続いていました。」と株式会社ヤマウラ 電算室の春日公明氏は以前の苦労を語ります。そして、この操作性の問題が、一番顕著に表れたのはメールシステムでした。使い勝手の悪さがユーザーに抵抗感をあたえ、メールの送受信自体を敬遠するようになってしまったのです。当時この問題に頭を悩ませていたのは、技術部長の小林寛勝氏でした。小林寛勝氏は執行役員という立場から、業務改革という重責を担っていました。とにかく効果のある、実際に役に立つ IT システムが欲しい、その思いから、日々春日氏と議論を重ねていました。
建設業は、行政、施主、建築主との綿密な関係を保ち、法律上の問題をクリアしていく一方、工事予算の管理、協力業者への発注、工事そのものの工程管理など、その業務の 1 つ 1 つに書類が生まれ、それを処理し、また新たな書類が作成されるというサイクルの繰り返しです。その膨大な書類の処理に追われるのが業務の中心と言えなくもありませんでした。
日々の議論から、抜本的な業務改善システムが必要だという結論に達したヤマウラは、京都の日新建工株式会社が開発した G.system の導入を決定しました。この G.system は Outlook をベースとした業務支援システムであり、情報のリアルタイム共有、記録性の高いコミュニケーションなどが特徴です。作業手順等のマニュアルを作成し、定型書類の書式の統一を図り、保管されている帳票をデジタルデータ化し、最後にシステム全体のメニューとして、業務の流れを目次にしたポータルの作成を行うことで完了します。
Microsoft® Exchange Server の導入と Outlook の設定のみを外部業者に委託し、システム全体の構築はすべて社内で行いました。約 300 名の社員すべてに情報の共有化を図り、綿密なコミュニケーションを実現し、業務の手順を目次として用意し、そのシステムと社内業務との整合性をとるという、この導入プロジェクトのメンバーは 4 名でしたが、開発から導入まではわずか 4 か月で完了しました。ハードウェアとソフトウェアの環境整備を担当した春日氏は、Outlook と Exchange Server の利点である、ドメイン管理、ユーザー管理に感銘を受け、以前の苦労から考えると、そのあっけなさに驚いたと言います。Windows® ベースで使い慣れたインターフェイスを持つソフトウェアと、既存のハードウェアの利用により、導入コストと開発コストの削減のみならず、大掛かりな社内教育やサポートの必要性がないため、そのコストメリットはかなり大きいと言えます。
＜導入のメリット＞
認証ライン構築による業務の改善とそれがもたらすメリット
情報の共有は、書式化された書類だけではなく、全社員の経験に基づいた知識そのものを共有することが重要です。そうした蓄積が、現実の業務におけるトラブル回避につながることは言うまでもありません。以前は、トラブル回避のために認証を受けなければならないときでも、そのラインには 6 〜 7 人の捺印欄があり、認証に時間がかかりました。その解決のために、ヤマウラは思い切った方法を採用しました。認証ラインは起案者と審査者のみとし責任の所在を明確にする一方、承認を受けたらすぐに決済とすることでスムーズな会社運営の流れを作りました。長野県内にある多くの外部拠点から配信されたものも同様です。情報を共有し蓄積することで、認証の判断に対して、しっかりとした責任を持つことができるようになったのです。そして、承認された内容は、関係者すべてにメールのカーボンコピー (CC) で送られます。そのことにより、関係各部署との連携も取られ、全体の業務の効率化にもつながりました。
ヤマウラでは、この G.system により、QMS (品質管理) 、EMS (環境管理) 、OHSAS (労働安全管理) を構築し、国際標準のマネージメント システムを実現しています。ISO 関係の業務についても、あらためて書類を作成し、運用することではなく、このシステムの流れに沿って運用していくことで、すでに ISO に必要な書類が完成されているというのが、特筆すべき特徴であると言えます。開発メンバーの 1 人であり、ISO 事務局の小林則貴氏によると、ISO 関係の書類が紙ベースであったときは、見たいときに見られないという不便さがあり、他の部署からの問い合わせに対しては、どの書類が該当するのかわからず、まずは事務局まで持参するようお願いするという対応しか取れなかったと言います。しかし、そうした電話での対応に要する時間は、システム導入によって 5 分の 1 くらいに短縮されたとのことです。また、業務上のトラブル回避という点からみても、トラブルが起きそうな業務への改善提案と、その提案に対しての答えを全員が共有することで、事前の解決策が得られるようになりました。
＜導入結果と今後の展望＞
業務改善システムから生まれた経営品質向上のシステム
導入後、多くの社員から、書類の回りが速くなった点と全員で共有できる点が評価されています。建設業においては、多種多様で膨大な書類が作られては廃棄されていくことの繰り返しとなります。このシステムにより、社員は自分たちの業務を把握し、システム内で必要な書類を探し処理するということが円滑に行われるようになり、書類の不備等のトラブルを回避するなど、大幅な業務改善が実現されたのです。情報伝達のスピードがアップしたことと、その情報が全社員に同時配信されること、この 2 つが功を奏し、1 人 1 人が処理できる情報量が格段に増えました。そして、その処理された情報がシステムにフィードバックされ、新たな情報として、企業全体のレベルアップに直接に結びつく社員のスキルアップに大きく寄与することになったのです。
現在ヤマウラでは、技術部長 小林寛勝氏の発案のもと「経営品質」という言葉を全社員の指標としています。「今までは個別にそれぞれのシステムがあって、それぞれの目標で動いていました。これからは完全に一体化され、システムも一体、会社も一体、それがすべて経営であるという位置づけになりました。このシステムを選んだことは 200 ％正しかった。確実に会社の財産となった。また、全員が使うことができ、かつ、日々進化していくシステムの作り込みをしてあるため、これからも大きく会社の経営に寄与できると、大きな期待を持っています」と技術部長の小林寛勝氏は語っています。日々進化するシステムを持ち、日々成長する企業としての自信が揺らぎないものとなった瞬間でした。
＜導入システムの特徴＞
コスト メリットを最大の特徴とし、実業務のトラブル回避を実現
ヤマウラはこのシステムによって、あらゆる社内文書のデジタル化、ペーパーレス化を実現しました。メール システムとデジタル捺印による認証ラインまでもデジタル化を果たしています。また、ISO に関わるすべての業務も、現在このシステム上で運用されています。建設業本来の従来からの業務として、まず作業手順の確認があり、その運用、それによって作成された文書管理という流れがあります。それを G.system では、ポータル、認証ライン、パブリックフォルダという流れで考えています。文書管理に関しては、デジタル化し Outlook のパブリックフォルダを利用することで、全社員のリアルタイムな情報共有を実現しました。また、Exchange Server のメール機能により記録性の高いコミュニケーションを実現しています。それをイントラネット上のポータルでの業務手順と密接に連動させ、実業務との整合性を図ることが可能となりました。こうしたシステムは、サーバー上のデータベースを利用し、高価なグループウェアを導入することではじめて可能になると思われがちです。その際の導入コストと開発コストを考え、また、運用上のトラブル回避の観点から、システム改善はなかなか進まないのが実情です。G.system は、既存のイントラネット上に Exchange Server を導入し、Outlook を利用することで、そういった問題すべてに解決の方法を提供しています。
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