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業務効率の改善とは速やかに取引と作業を行なって会社に利益をもたらすことですが、そのためには製品やサービスの品質に加えて、顧客への対応力もまた不可欠です。顧客への迅速かつ適切な対応を実現するためには、いつでもどこからでも情報にアクセスできること、そして社員全員が各人の業務内容を共有しながら円滑にコミュニケーションを取ることが重要になってきます。 |
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トピック
1) 他の社員のスケジュールや案件を把握する
2) ペーパーレス時代の FAX 管理
3) 引き継ぎにも有効な、効率の良い名刺管理
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現在の業務内容はもちろんですが、急に過去の発注書や見積書などの文書ファイル、また各社員の担当する仕事の進捗状況などが必要になる場合があります。しかしこれらの情報が各人のコンピュータ内やプリントアウトした紙、ホワイトボードなどにバラバラに存在していると、正確なデータを入手することが難しくなります。
こうした時、担当者が社内にいれば確認することも可能ですが、外出していたりする場合には、迅速に対応できなくなります。こうした事態を避けるためにも GroupBoard ワークスペース を活用し、行き先掲示板機能を利用したスケジュール把握や、共有フォルダでのドキュメント管理を心がけましょう。 |
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電子メールでの商取引が大きな役割を果たす今でも、電話や FAX でのやり取りも依然として重要なインフラとして多くの企業で利用されています。ただし、FAX を用紙として受信する場合には FAX 機が設置された場所にいる必要があります。しかし、外出先などで顧客から FAX を送ったとの連絡を受けた場合、会社に電話して FAX の内容を確認するのでは内容に食い違いが出たり、それが図面だったりする場合は情報の伝達がうまくいきません。
また、FAX は受信したまま放置されてしまうという場合もあります。さらにうっかり破いてしまったり、水をこぼしてしまったりといった物理的な理由から内容を判読できなくなる可能性もあります。もしこれが大切な注文書などであった場合、顧客からの信頼度は著しく低下してしまいます。
こうした事態を避けるために有効なのが FAX サーバーです。Windows SB Server 2003 の FAX サーバー機能を利用すれば、外出先からデータとして FAX を確認できるだけでなく、関係者への閲覧や転送も可能となり、顧客への迅速な対応が可能となるのです。またダイレクト メールとして送られてきた FAX によって大切な紙資源を無駄にすることもなくなり、コスト削減に役立ちます。 |  |
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日本の商慣習において名刺交換は欠かせません。どんなビジネスもまずここから始まり、信頼関係を築いていくのです。しかし、いざ顧客に連絡しようと思ったときに、せっかく頂いた名刺を紛失してしまっていたり、名刺を見ても顔が思い出せないということもあります。
また、組織変更によって先方の連絡先や肩書きが変わってしまった場合、新たに名刺を頂くことになりますが、過去のものと混じってしまった場合、最新のものとの区別がつかなくなることもあります。提出書類に古い肩書きを記入したのでは心証を悪くしてしまい、取り引きに悪影響が出ないとも限りません。
また、自分の会社にも組織変更が多い場合、顧客を新担当に引き継ぎする際に、正しい情報を渡せなくなってしまいます。こうしたトラブルを避けるために有効なアプリケーションとして、名刺管理ソフトがあります。Microsoft Office InterConnect 2004 は、GroupBoard ワークスペース と連携して、名刺を電子書類化し、共有情報として扱うことが可能です。顧客に不愉快な思いを抱かせないためにも、効率の良い名刺管理を心がけましょう。 |
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