マイクロソフトスマートビジネスセンター | はじめようスマートビジネス「Windows SB Server 2003 + GroupBoard ワークスペースで情報共有活用編・ファイル共有で始めるグループワーク」

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前回の記事でご紹介したように、Windows SB Server 2003 を使うとセキュリティの高いファイル共有を簡単に行うことができます。今回はさらに、GroupBoard ワークスペースを使って、より情報共有がスムーズに行えるグループワークを実践してみましょう。

仕事のチームでファイルを共有する場合、最も重要なのは最新バージョンの管理です。複数の人が同時に編集を行った結果、「更新した内容が元に戻ってしまった」ということのないように管理しなければなりません。

GroupBoard ワークスペースには、ブラウザを使って簡単にファイル共有を行える機能から最新バージョンの管理、さらにはディスカッション機能によるコミュニケーションまで、さまざまなグループワーク機能が用意されています。誰もが使いやすい環境を整えることによって、ビジネスに効果的な情報共有をすぐに始めることができます。

ブラウザ画面からすばやく行える GroupBoard ワークスペースの共有フォルダ

GroupBoard ワークスペースを使うと、Windows SB Server 2003 の多彩な機能をブラウザの画面から簡単に利用することができます。共有フォルダにファイルをアップロードしたり、必要に応じてフォルダを作成する操作もブラウザ画面から簡単に行えるため、初めて操作する人でも迷うことなく情報共有が行えます。
ここではまず、ローカルのコンピュータで作成したファイルを共有フォルダで公開する手順をご紹介します。

ローカルのコンピュータで GroupBoard ワークスペースを開き、「共有ドキュメント」をクリックします。

「ドキュメントライブラリ」の画面が表示されますが、この段階ではまだ共有ドキュメントが 1 つも公開されていないので、何も表示されていません。新たにドキュメントを公開するには、上部にある「ドキュメントのアップロード」をクリックします。

また、「新しいドキュメント」をクリックすると、あらかじめ設定された Office アプリケーション (Microsoft Word など) を起動して新規に共有ドキュメントを作成することもできます。

「参照」ボタンをクリックして、アップロードするファイルを指定した後、「保存して閉じる」をクリックすると共有するドキュメントのアップロードが行われます。
「複数ファイルのアップロード」をクリックすれば、ファイル選択画面で複数のドキュメントを指定することができます。

「ドキュメントライブラリ」の画面に戻ると、指定したドキュメントが公開されていることがわかります。他のメンバーの画面にも同様の内容が表示されます。

上部のタブで「新しいフォルダ」をクリックすると、簡単にフォルダを作ることもできます。
用途に応じてフォルダを作成することで、社内の共有ドキュメントをわかりやすく管理することができます。

次ページでは「共有ドキュメントの修正と更新」をご紹介します。

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