マイクロソフトスマートビジネスセンター | はじめようスマートビジネス第 8 回「Outlook 2003 の迷惑メールフィルタを徹底的に使いこなす」

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普段メールを使っていて「なんとかならないの？」と思うのが迷惑メール。米国での調査では、インターネットでやり取りされているメールの 6 割以上が迷惑メールだという結果も出ています。これだけ膨大な迷惑メールが毎日届くと、必要なメールを分別する作業に時間がかかるうえ、誤って大事なメールを一緒に捨ててしまいかねません。ビジネスで使うコンピュータではなおさら、迷惑メールへの対策を行う必要があるといえます。
今回は Microsoft Office Outlook 2003 (以下、Outlook 2003) のさまざまな機能を使って、迷惑メールを防いでセキュリティを高める方法をご紹介しますが、まずその前に、「なぜ迷惑メールが届くのか」「迷惑メールはどう扱えばいいのか」といった点をおさらいしてみましょう。

■迷惑メールの主な種類

海外からの広告	迷惑メールとして現在最も多いタイプ。単なる広告も多いが、リンクをクリックさせてスパイウェアなどのダウンロードを促したりフィッシングサイトへの誘導を行うこともある。
出会い系	「○○さんからメールが届いています」など、架空の出会い系サービスに登録したかのような内容で「解除はこちら」のリンクをクリックさせてメールアドレスの収集を行う。
知り合い系	「この前はありがとう」「再送します」など、知人を装った軽い内容の文面でアダルトサイトや出会い系サイトへ誘導する。
架空請求系	見覚えのないアダルトコンテンツを使用したという内容で架空の料金を請求する。

増え続ける迷惑メールに対して総務省では、2002 年に「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」を施行して、相手の許諾を得ていない広告メールに関しては、件名に「未承諾広告※」と明記するように定めました。しかし、悪質な迷惑メール業者は、こうした法律を無視するばかりか、巧妙な手口を使って送信元のメールアドレスを偽装するなどの方法を使いながら、迷惑メールを発信し続けています。
最近ではメールアドレスなどの個人情報は厳しく管理されるようになってきましたが、これまでに収集された名簿が転売されたり、機械的に文字を組み合わせたメールアドレスに配信してエラーが戻ってこないアドレスを収集するなど、いまだに迷惑メールは後を絶たない状況です。
このような迷惑メールを受け取った場合は、本文に書かれたリンクをクリックしたり、返信をしたりせず、速やかに削除することが重要です。

こうした迷惑メールも、Outlook 2003 の迷惑メールフィルタなどの機能を使えば、多数の迷惑メールを自動的に振り分けて削除することができます。それでは、Outlook 2003 に用意された便利な機能を見てみましょう。

Outlook 2003 の「迷惑メールフィルタ」を使うと、受信メールをさまざまな条件で振り分け、迷惑メールと判断されるメールを自動的に削除することができます。なお、迷惑メールフィルタは Office 2003 の更新プログラム「Service Pack 2」でいくつかの機能が追加されています。そのため、ここではまず、使用している Outlook 2003 を最新の状態にしてみましょう。

Outlook 2003 を起動して、「ヘルプ」メニューから「更新のチェック」をクリックします。

Internet Explorer が起動して「Office Online」のページが表示されます。現在使用している Office の更新状況をチェックするために「アップデートの確認」をクリックします。
※画像は 2006 年 2 月現在のものです。

「必須のアップデート」欄で「Office 2003 Service Pack 2 (日本語版)」が選択されていることを確認してから、左側にある「同意してインストール」ボタンをクリックします。インストールが行われ、指示に従って再起動すれば更新は完了です。

インストールの途中でエラーが出る場合は、選択する更新項目を Office 2003 Service Pack 2 だけにしてください。また、Office 2003 Service Pack 2 以外にも Outlook 2003 用の更新プログラムがある場合はインストールしてください。

これで Outlook 2003 が最新の状態になりました。次のページから、Outlook 2003 の機能を使った迷惑メール対策の手順を見てみましょう。

次ページでは「迷惑メールの「受信拒否」と「一括削除」」をご紹介します。

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