マイクロソフトスマートビジネスセンター | はじめようスマートビジネス第 10 回「新しい "人脈管理" を実現する InterConnect 2004」

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わからない単語が出てきたらマイクロソフト単語帳でチェック！

出会った日時や交際履歴、社内の上下関係まで InterConnect 2004 なら丸ごと管理

多くのビジネスマンが、膨大な数の名刺と Microsoft Office Outlook 2003 などメールソフトのアドレス帳を併用して、仕事上の連絡先を管理しているでしょう。そんなとき、「紙の名刺が最初からデジタルデータだったらどんなにラクだろう」と思ったことはありませんか？それを実現するのが Microsoft Office InterConnect 2004 です。

印象的な電子名刺を作成して相手先にメールで送ることはもちろん、Outlook の連絡先と連携してメールの履歴をまとめたり、その人と同じ会社や部署といった "人のつながり" を見やすく整理することもできます。さらに、社内で案件担当者を紹介したり仕事の引き継ぎなど、人脈を広げるときにも効果を発揮します。

今回は、InterConnect 2004 を使って、電子名刺の作成から、その送受信、基本的な管理や共有の仕方などをご紹介します。

InterConnect 2004 を使うと、既存の紙製名刺をたった 2 ステップで簡単にデジタル化することができます。

1. 会社名、住所、部署、担当者名などの基本情報を入力

2. デザインを選択して保存

名刺のデザインは、記載する項目や書体、位置などを自由に変更でき、ビジネス用やプライベート用といったように複数のデザインを登録して使い分けることができます。マイクロソフトのサイトから多彩な名刺デザインを無料でダウンロードできるので、さまざまな用途に合わせて使い分けてみましょう。

さらに、連絡先のデータベースは Outlook 2003 と連携しており、どちらかを更新すれば、もう一方にもすぐに反映されるため、担当者の肩書きが変わったときなども、古い情報で取引先とトラブルになるのを防止することができます。

まず、電子名刺に記載する基本情報の入力を行います。
InterConnect 2004 をインストールして最初に表示される画面の「お勧めアクション」で「重要」をクリックします。

「本人の基本情報」ダイアログが表示されるので「会社」タブに住所や電話番号など必要事項を入力します。「写真」のエリアをクリックすると自分の顔写真などの画像も登録できます。
なお、「会社」以外のタブでは次の基本情報を登録できます。

「自宅」タブ
自宅の住所や電話番号、携帯番号、個人用メールアドレス、Web ページなど

「その他」タブ
会社や自宅以外の電話番号やメールアドレス、メッセンジャのアカウントなど

「詳細」タブ
ニックネームや性別、誕生日、自己紹介など

「ドキュメント」タブ
会社の組織図などのファイル

設定が完了したら「OK」をクリックします。

続いて表示される画面で、電子名刺のデザインを選択します。「テンプレートの向き」で横または縦を決め、デザインを選んだら「OK」をクリックします。

マイクロソフトのサイトから、多彩なシーンで利用できるデザインテンプレートを無料でダウンロードすることができます。
「勝負！名刺コレクション」

自分の情報を登録した電子名刺が完成しました。右側の作業ウィンドウで「名刺デザインの作成」をクリックすると新しいデザインの登録ができ、ビジネス用やプライベート用など複数のデザインを使い分けることができます。

左側の「名刺デザイナ」でデザインを選ぶと、名刺の書体や位置を変更することができます。また、「デザイン」メニューから「挿入」を選ぶと、名刺に記載する情報を追加したり、会社/自宅の電話番号など、複数ある情報を入れ替えたりできます。

次ページでは「電子名刺の送受信と連絡先への登録」をご紹介します。

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