はじめよう スマート ビジネス 第 17 回Visio で迎え撃つ J-SOX 法対策！

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なぜ今、業務プロセスの文書化が必要か？内部統制を無理なく実践するための Visio 2003 ガイド
Microsoft Office Visio 2003 2005 年に制定された会社法や日本版 SOX 法 (J-SOX 法) に向けた動きによって、「内部統制システム」という言葉が、会社の経営者や総務、法務など、各部署で注目を集めています。
「内部統制システム」は、会社の不祥事や不正会計を未然に防ぐ体制のことで、その構築には業務プロセスを明確にして、いつでも点検できるように文書化する必要があります。

しかし、販売や経理、人事など、部署ごとに業務プロセスは大量にあるほか、誰もが業務フロー図などの作成に慣れているわけではありません。そんな悩みに応えて、マイクロソフトでは、パートナー企業と協力して「Visio 内部統制テンプレート」 (株式会社マイスター提供) を公開しています。
今回はこの「Visio 内部統制テンプレート」を使って、Microsoft Office Visio 2003 で社内の業務プロセスを文書化する便利な方法をご紹介します。
■内部統制システムと日本版 SOX 法
「内部統制」という言葉が注目されるようになったのは、新しく作られた会社法により、大会社の経営者に管理責任が厳しく問われるようになったためです。人命に関わる虚偽や情報システムの管理ミスなど、企業の不祥事が拡大する中で、会社の内部をコントロールする仕組みとして「内部統制システム」が必要とされているのです。また、日本版 SOX 法では、実際には経営状況が悪化しているにも関わらず不正な会計処理をして偽の財務報告を提出するなどの不正会計防止に関する法律が制定されようとしています。2008 年に適用予定の日本版 SOX 法への対応に向けて、現在各社で業務プロセスの文書化が進んでいる状況です。
内部統制システム
■中小企業に内部統制システムは不要か？
会社法や日本版 SOX 法で内部統制システムの整備が義務づけられているのは、大会社 (資本金が 5 億円以上か負債が 200 億円以上の株式会社) または株式を公開している企業です。そのため、中小規模の企業の中にはまだ準備を進めていない会社も少なくありません。しかし、"会社の不祥事や不正会計を未然に防ぐ" ための仕組みとして、内部統制システムは今後すべての会社にとって必要になるでしょう。また、大企業が内部統制システムを整備したときには、リスク コントロールの面から他の取引企業に対しても内部統制システムを求めてくることが考えられます。
そうした背景から、会社の規模に関わらず内部統制システムの準備が必要となっているのです。
■業務プロセスの文書化に最適な Visio 2003
業務プロセスを文書化するといっても、最初は誰もがとまどってしまうのではないでしょうか？内部統制システムについては、まだこれといって標準的な書式がないため「こう書かなくてはならない」という決まりはありません。
重要なのは、「作成しやすく修正が簡単にできる」ことです。業務プロセスの文書化は一度作ったら終わりではなく、内部統制システムが整備されていくにしたがって何度もアップデートを繰り返す必要があります。そこでオススメなのが Visio 2003 です。
Visio 2003 は、ドラッグ アンド ドロップの直感的な操作で簡単に作図が行えるソフトウェアで、特にフローチャートの作成に効果を発揮します。フローチャートでよく使う記号が「シェイプ」としてあらかじめ用意されており、コネクタの自動接続機能によりそれぞれのシェイプを接続したまま自由に作図が行えます。
Visio 2003 スクリーンショット
■文書化に必要なファイルをまとめて作成
今回ご紹介する「Visio 内部統制テンプレート」では、Visio 2003 と Excel 2003 を連携して業務プロセスの文書化に必要な「業務フロー図」「リスク コントロール マトリックス」「業務記述書」といった 3 種類の文書を作成していきます。
●業務フロー図
業務の流れをフローチャートで表すことによって、知らない人が見ても業務プロセスを理解することができます。内部統制システムでは、第三者に社内チェックの状況を監査してもらうことがあるため、業務フロー図は非常に重要な文書と言えます。

●リスク コントロール マトリックス
業務の中で考えられるリスクを洗い出し、それに備える社内チェック (コントロール) の方法や関連する決算書の科目などをまとめた表です。この図表は業務フロー図と連動し、常に最新の状態に保つ必要があります。

●業務記述書
業務フロー図だけでは表せない細かな作業をマニュアルにしている場合などは、その文書を上記 2 つの文書と一緒に保管しておきます。
業務プロセスの文書化
テンプレートと手順書のダウンロード
「Visio 内部統制テンプレート」は、マイクロソフトのサイトから無償でダウンロードできます。
「Visio 内部統制テンプレート」をインストールした後、[スタート] メニューの [すべてのプログラム] から [内部統制ツール] - [内部統制テンプレートを開く] を選ぶと、業務フロー図を作成するために必要なシェイプやメニューのある新しい図面が開きます。
画像1
次のページからは、このテンプレートを使って図のような業務フロー図の作成をご紹介します。また、同じ手順で「受注」や「発注」、「出荷」など、さまざまな業務プロセスに合ったフロー図を簡単に作成することができます。

■今回作成する「購買_発注処理」の業務フロー図

画像2

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■その他のサンプル フロー図
【受注フロー図】
画像3

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【発注フロー図】
画像4

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【出荷フロー図】
画像5

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NEXT 次ページではテンプレートを使った業務フロー図の準備をご紹介します。

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