 |
 |
 |
新しく作られた会社法や、2008 年に適用予定の日本版 SOX 法などによって大きな注目を集めている「内部統制システム」は、企業内の不祥事や不正な財務報告を未然に防ぐための、会社の内部をコントロールする仕組みのことです。今後すべての企業にとって必要とされる「内部統制システム」について、前回の「Visio で迎え撃つ J-SOX 法対策！」ではその概略と、業務プロセスを文書化する際に便利な「Visio 内部統制テンプレート」の使い方についてご紹介しました。
今回は、さらに一歩進んだ活用方法として、「Visio と Access を連携させた業務フロー図の作成」をご紹介します。 |
|
|
 |
|
Microsoft Office Visio 2003 は、ドラッグ アンド ドロップの直感的な操作で簡単にフローチャートの作成が行えるため、社内のさまざまな業務プロセスを見やすいフロー図にするのに最適なツールです。前回ご紹介したように、マイクロソフトでは、パートナー企業と協力してサンプルの 「Visio 内部統制テンプレート」 (株式会社マイスター提供) を公開しているほか、データベース ソフトの Microsoft Office Access 2003 と Visio 2003 を連携させて、より複雑な業務プロセスの文書化を行うための「内部統制対応文書作成ガイド」も公開しています。
今回はこの「内部統制対応文書作成ガイド」のサンプルを使いながら、データベースからインポートして図形を自動作成する方法や、データベースをリンクした業務フロー図の作成方法を見てみましょう。 |
|
 |
|
 内部統制対応文書作成ガイド
内部統制の確立において莫大な時間と労力を要するといわれている業務プロセスの文書化を Visio 2003 とデータベース ソフトの Access で効率的に行う方法を支援するガイドブックです。
※このガイドはサンプルであり、サポート対象ではありません。
|
|
 |
|
「内部統制対応文書作成ガイド」には、サンプルとして Access のデータベース ファイルが付属しています。このデータベースは、出荷処理の業務プロセスをまとめたもので、事前にこうしたデータベースを作成しておくことで業務フロー図の作成が簡単に行えます。
データベースから業務フロー図の図形を作成する際に重要な項目は、
A) 部門を区別するためのデータ
B) レコードを一意に区別するためのデータ
C) 図形のラベルとして表示するためのデータ
…などです。サンプルのデータベースと、そこから作成する業務フロー図を見比べて、それぞれの関連をチェックしてください。 |
|
| ▼サンプルのデータベース |
|
 |
|
| ▼サンプル データから作成した業務フロー図 |
|
 |
|
|
|
 |
|
今回の作成を行う前に次の準備を行ってください。
● Visio 2003 を最新の状態に更新
2005 年 9 月より Visio 2003 Service Pack 2 (SP2) が配布されています。今回の作成は SP2 を適用した Visio 2003 で行ってください。Visio 2003 の「ヘルプ」メニューから「更新のチェック」をクリックすると、最新の更新を行うことができます。 |
|
 |
|
● Visio 2003 での新規書類の作成
次の手順で基本となる図面を作成してください。この図面を元に、データベースからデータを取り込んで業務フロー図を作成していきます。 |
|
 | |
Visio 2003 を起動して、「ビジネス プロセス」の「部門連携フローチャート」をクリックします。 |
|
|
 | |
フローチャートの方向などを決めるダイアログが表示されます。縦横どちらでも自由ですが、ここでは横方向を選んでください。
また、「バンドの数」はフローチャートで描く部門の数になるので、サンプルのデータベースを確認して必要な部門数 (「顧客」「出荷管理者」「倉庫担当者」「納品担当者」) として「4」を入力します。 |
|
|
 | |
新規図面が作成されたら、プロセス名や部門名を入力します。ここではプロセス名を「出荷処理」としています。 |
|
|
 | |
部門名の向きを水平にしたい場合は、タイトル バーを右クリックして「すべてのバンドラベルを水平に表示」をクリックします。 |
|
|
 | |
横幅が足りなくなることを想定して「ファイル」メニューの「ページ設定」で「プリンタの用紙」として B4 を選び、書類のサイズを大きくしておきましょう。 |
|
|
 | |
こうして作成した書類を元に、業務フロー図を作成していきます。 |
|
