현대/기아자동차는 클라이언트/서버 기반에서 웹 기반으로 전환함으로써 인터넷을 통해 실시간 업무 지원이 가능하도록 하는 데 중점을 두고, 마이크로소프트 Exchange 기반의 새로운 그룹웨어를 오픈했다.
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솔루션 개요
분야 : 자동차 소프트웨어 : Exchange 2000 Enterprise Server,
....Active Directory, SQL 2000 Server, SIGMA Workflow
구성 : 마이크로소프트의 Exchange Server 와
....대림정보통신㈜ 의 SIGMA Workflow 엔진을 도입하여
....그룹웨어와 전자결재 구축
구축 업체 : 대림정보통신㈜
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"Baan사가 Exchange Server를 사용해 10,000명의 사람들이 전자우편을 주고받을 수 있도록 하는 데 필요한 서버는 Lotus Notes를 사용할 때 필요했던 숫자의 절반 정도이다. Baan사의 정보기술 담당 이사인 John Douglas에 따르면 Notes를 사용할 때는 20명의 관리자가 필요했으나 지금은 3명의 관리자로 시스템을 운영할 수 있다고 한다."
포브스에 실린 글의 일부이다. 메시징 플랫폼을 Lotus Notes에서 마이크로소프트의 Exchange Server로 교체한 Baan의 사례는 Exchange Server의 효율성을 단적으로 드러내고 있다.
 
현대/기아자동차(회장:정몽구)가 마이크로소프트 Exchange Server 기반의 새로운 그룹웨어를 오픈했다. 지난 2000년 11월 그룹웨어 변경 작업 기획에 착수, 2001년 9월에는 기존 Notes와 별도로 운영되었던 AIX 기반의 메일 서버를 Exchange Server 기반으로 변경했고 12월말부터는 Notes에서 처리했던 대부분의 업무를 SQL Server 기반으로 한 대림정보통신㈜의 SIGMA Workflow로 처리하도록 변경했다.
기존 시스템은 여러 가지 문제점을 내포하고 있었다. 우선 기간시스템과의 연계가 부족했고 지식관리시스템으로서의 역할을 수행하지 못했다. 운영 측면에서는 시스템을 효율적으로 관리하지 못하고 총소유비용이 크다는 문제가 있었다.
무엇보다 클라이언트/서버 기반의 시스템이라는 점이 가장 취약점이었다. Notes를 사용하기 위해서는 클라이언트 소프트웨어를 설치해야 하고, 인터넷 메일을 보기 위해서는 다른 소프트웨어를 사용해야 한다는 불편이 따랐다. 즉 인터넷 환경을 지원할 수 있는 기반이 조성돼 있지 않아 향후 EIP로 발전시켜 나가는 데 장애가 될 수 있다는 것이 가장 큰 문제였다.
기존 시스템은 Lotus Notes 4.6을 사용하고 있었다. 처음 시스템 개선을 기획할 때는 웹 연동을 지원하는 Notes R5로 업그레이드하는 방향으로 추진했으나 곧 Exchange 2000 Server로 교체하는 방안을 검토하기 시작했다. 구축은 대림정보통신이 담당했다.
대림정보통신은 Exchange 2000 Server 의 출시와 더불어 SQL 2000 Server 과 함께 100% 웹 기반의 SIGMA KMS 2000 을 탄생시켰으며, SIGMA KMS 2000 의 패키지 중 그룹웨어와 전자결재를 자체 고유 방법론인 "SIGMA 개발 방법론" 을 활용하여 현대/기아 자동차 그룹웨어를 구축하게 되었다.
우선 Notes R5로 업그레이드할 경우 시스템 개선에 소요되는 비용이 높다고 판단했기 때문이다. 정보기술팀에서는 Notes R5로 업그레이드할 경우는, Exchange 2000 Server로 교체할 경우보다 약 1.8배의 비용이 소요된다고 분석했다. Exchange를 채택할 경우 마이크로소프트의 EA(Enterprise Assurance) 계약을 적용할 수 있어 클라이언트 라이선스 비용이 전혀 들지 않는다는 점이 비용을 줄일 수 있는 가장 큰 이유다.
초기 개선 비용 뿐만 아니라 총소유비용 측면에서도 Exchange가 효율적이라고 판단했다. 래디캐티그룹은 Exchange 2000 Server와 Notes R5의 총소유비용을 비교한 자료에서 연간 사용자당 총소유비용이 Exchange의 경우는 64.93 달러로 Notes의 경우인 166.66 달러 대비 39%로 낮게 나타난다는 분석결과를 내놓았다.
가용성, 메시징 시스템의 평균 사용자 응답시간, 서버그룹관리 방법 등 성능면에서도 Exchange가 뛰어났다. Single Sign On 기술을 적용한 편리한 사용자 인증, 동시 2만명까지 지원하는 채팅 기능, Outlook이나 전화를 이용해 메일, 음성메일, 팩스 등을 지원하는 통합 메시징 기능 등 사용자 편의를 높이고 협업 기능이 뛰어나다는 것도 Exchange의 장점이다.
특히 웹 연동 부분이 불안한 Notes보다 Exchange가 클라이언트/서버 구조에서 웹 환경으로 전환하려는 현대/기아자동차의 시스템 변경방향에 잘 부합했다. Exchange로 교체할 경우 모바일 접속 환경을 마련할 수 있었던 것도 매력적 요소였다.
Notes 환경에서의 기존 시스템은 하드웨어로 RS6000 또는 Windows 기반의 Intel Server를 혼용해서 사용했다. 현재는 60대가 넘는 서버가 모두 Windows 2000을 기반으로 하고 있다. 수량이 많지만, 전체 하드웨어 가격이 확실히 저렴하다.
변경된 그룹웨어는 회사 안에서는 물론이고 회사 밖에서도 인터넷을 통해 다양한 형태의 기업 정보에 접근할 수 있는 EIP 성격을 띠고 있다. 강력해진 문서검색 기능을 통해 회사 내외의 정보 문서를 통합 관리할 수 있게 됐고 화상회의 기능, 게시판, 토론 및 작업방, 부서별 업무 공유 영역 기능 등을 이용해 커뮤니케이션에 소요되는 시간과 경비를 절감할 수 있다.
현대/기아자동차의 시스템 변경 작업은 그룹웨어 이용 및 운영, 향후 발전 계획 등 여러 측면에서 의미가 크다. 우선 클라이언트/서버 기반에서 웹 기반으로 전환함으로써 인터넷을 통해 실시간 업무 지원이 가능하게 됐다. 기존 시스템에서는 메일이 지연되고 누락되는 등 속도와 안정성에 문제가 있었지만, 새 시스템은 적은 비용으로 더욱 안정적인 메시징 작업을 수행한다. 해외 법인이나 공장 등과의 업무 교류가 많은 현대/기아자동차의 특징을 잘 살려 교류가 더욱 활성화될 수 있는 기틀을 마련했다.
둘째, 기존 그룹웨어는 수많은 업무지원 기능을 포함하고 있어 시스템이 점점 비대해지고 그에 따라 유지보수의 필요성, 비용이 계속 증가하는 구조였다. 새 그룹웨어는 사내 협업 활성화에 필요한 기능 위주로 구축해 운영상의 효율을 높였고 환경 변화에 빠르게 대응할 수 있는 확장성을 확보하게 됐다.
현대/기아자동차는 현재의 시스템을 EIP로 발전시킨다는 목표를 갖고 있다. 현재는 브라우저를 통한 업무 지원만 가능하지만 향후 모바일 장비를 통한 업무도 가능하도록 업그레이드할 계획이다. 각 업무 단계마다 모바일 장비로의 Notification이 가능해지는 등 생산성 향상에 기여할 기능들을 구현해가고 있다.
현대/기아자동차는 확장성, 성능, 비용 측면에서 우수성을 지닌 Exchange의 도입으로 미래지향적 기업정보시스템의 토대를 마련했다.  
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