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 경복대학이 오랫동안 운영해온 오라클 DB와 파워빌더 기반 클라이언트 서버 정보시스템을 전격 걷어내고, 마이크로소프트 .NET과 SQL Server 2005를 근간으로 한 웹 기반 포털 종합 정보시스템을 구축해 대학 경쟁력을 한층 끌어올리고 있다. 기존 클라이언트 서버 환경의 비효율적인 학사행정 서비스의 문제점을 뿌리 뽑아 사용자 중심의 신속하고 다양한 정보서비스는 물론 대학경영의 효율화로 치열한 대학 경쟁 시대에서 살아남기 위한 해법을 찾은 것. 경복대학은 타 대학에 비해 상대적으로 매우 적은 30명의 직원이 학생, 교직원을 위한 행정 서비스를 지원해 왔다. 때문에 양적으로 급증하는 행정 서비스 수요와 타 부서와의 유기적인 협업 필요성에 대처할 수 있는 새로운 대안을 모색할 수밖에 없었다. 그러나 아무리 직무 전문성이 높더라도 단순 인원 증원으로는 장기적인 대안이 될 수 없는 상황이었다. 대신 새로운 정보시스템을 통해 행정 서비스 능력을 배가하는 것이 가장 바람직하다는 결론을 내렸다. 특히 기존의 클라이언트 서버 환경은 학생들의 접근이 어려워 정보처리에 한계가 있다는 지적을 받아왔다. 새로운 정보 시스템은 인터넷에 친숙한 학생들에게 양질의 보다 편리한 서비스를 제공하기 위해 웹 기반으로 전환, 통합돼야 했다. 기업의 정보시스템이 웹 기반으로 급속히 전이되고 있는 가운데 지성의 상아탑인 대학에도 웹 시스템에 대한 필요성이 강력하게 제기되고 있는 시점이었다. 경복대학 정보지원센터 김용구 팀장은 “행정서비스 수요가 급증하고 대부분의 업무가 즉각적인 처리를 요구하게 되면서 종전의 방식으로는 더 이상 양질의 행정 서비스를 제공할 수 없는 상황에 직면했다”며, “기존의 클라이언트 서버 환경이 아닌 웹 환경의 새로운 시스템 구축으로 업무처리능력을 배가하는 것이 가장 이상적이라고 판단했다”고 신규 시스템 도입 배경을 설명했다.  경복대학은 2005년 9월 웹 기반의 종합정보시스템 구축에 나서게 된다. 김용구 팀장은 “단순한 종합정보시스템의 도입만으로는 궁극적으로 업무 효율화를 기대하기 어려운 상황이었다. 이에 따라 업무 프로세스 표준화를 선행할 수 있는 솔루션과 파트너 선정에 주목했다. 특히 협업이 쉽고, 급변하는 대학의 환경변화에 유연하게 대응할 수 있는 운영환경이어야 했다”고 솔루션 선정 배경을 밝혔다. 즉 정보 시스템은 반드시 업무 개선과 업무 표준화를 수반해야 하며, 업무 변경의 경우 신속하고 정확한 프로그램의 변경이 가능해야 한다는 것을 기본 전제로 설정한 것. 이런 전제에 따라 경복대학은 마이크로소프트 .NET과 SQL Server 2005를 개발, 운영 환경으로 선택했다. 동시에 업무프로세스 표준화가 가능한 응용솔루션 업체로 위지언과 KT네트웍스 컨소시엄을 최종 파트너로 선정했다. 위지언 컨소시엄은 대학 학사 행정 업무 전산화에 대한 풍부한 경험으로 전체 업무 흐름을 잡고, 세부 요구 사항을 잘 드러나게 하는 최적의 업체로 평가됐다. 대학전용 차세대 ERP 솔루션인 WizCAPMUS는 표준화 과정을 거쳐 개발 기간을 단축하고, 개발자 실수로 인한 오류를 최소화하도록 개발됐다. 경복대학은 종합정보시스템 구축 과정에서 마이크로소프트 플랫폼과 응용 솔루션의 장점을 고스란히 맛보았다. 우선 업무 프로세스 표준화를 확립할 수 있었다. 업무별로 명확한 단계를 거치도록 프로세스 중심의 명문화, 규정화가 이뤄졌다. 그 결과 불필요한 업무를 제거하고 표준 시스템을 정립함으로써 담당직원이 이에 따라 업무를 처리하기만 하면 된다. 둘째, 위지언에서 제공하는 프레임웍으로 개발함으로써 개발 프로세스에 따른 예측 가능한 개발이 이뤄졌다. 이로써 개발 품질을 획기적으로 높일 수 있었다. 셋째, 업무 전문가를 투입함으로써 오류를 줄이고 예정된 기간에 프로젝트를 완료할 수 있었다. 이런 과정을 거쳐 구현된 종합정보시스템은 인터넷이 가능한 곳이면 캠퍼스나 캠퍼스 밖 어디에서든 접근할 수 있도록 웹 포탈 환경으로 구현됐다. 시스템은 크게 수업, 학적, 등록업무, 취업, 생활 등을 처리하는 학사행정시스템과 급여, 자산, 회계, 구매 등을 처리하는 일반행정(ERP)시스템으로 구성됐다. 이외 전자결재를 포함한 그룹웨어 시스템을 완벽히 연동시켰으며, 한시적 입시관련 업무는 별도 시스템으로 운영되도록 했다. 학생, 교수, 직원들은 단일 로그인(Single sign-on) 만으로 웹 포탈에 접속해 웹메일, 커뮤니티, 그룹 웨어, 학사행정, 일반행정 시스템을 모두 이용할 수 있도록 했다. 또한 클라이언트 서버 환경을 웹 단일 환경으로 통합함으로써 보다 종합적인 서비스가 가능해졌다. 시스템 관리자 측면에서는 .NET, SQL Server 환경으로 시스템 운영과 유지보수가 매우 쉽고 편리하게 됐다.  1년여에 걸쳐 종합정보시스템을 구축한 경복대학은 125명의 교직원, 30명의 사무직, 10명의 행정조교, 5000명의 학생이 아주 적극적으로 새로운 정보시스템을 이용하고 있다. 이를 통해 경복대학에도 많은 변화들이 생겨났다. 무엇보다도 경영 효율화를 통해 대학의 경쟁력을 더욱 강화할 수 있게 됐다. 또한 업무 프로세스 표준화가 선행돼 직원들의 행정 업무 중복과 재작업을 최소화함으로써 비효율성을 제거했다. 새로운 시스템으로 인해 업무처리속도는 40% 이상 향상됐고, 업무처리능력은 2배 이상 증가했다. 예를 들어 기존 수작업으로 처리 시 평균 5일 이상 소요되던 급여작업이 이제는 정보시스템에서 처리됨으로써 2일 이내에 완료할 수 있게 됐다. 출장처리 등 오프라인으로 처리되던 각종 결재는 대부분 전자 결재가 이용돼 결재 시간이 평균 40% 이상 단축됐다. 또한 포천캠퍼스와 남양주캠퍼스 사이에 이원화된 업무 처리를 위해 이동할 필요없이 온라인으로 해결함으로써 업무처리능력이 2배 이상 향상됐다. ▶ Case Study는 마이크로소프트의 기술로 새로운 비즈니스 사회를 만들어 가는 사례를 소개하는 칼럼입니다. 본 사례의 소개에 협조해 주신 고객사께 진심으로 감사드립니다. | ||||||
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